机关事业单位档案管理信息化建设路径探究

摘 要：随着信息化技术的迅速发展和广泛应用，机关事业单位面临着档案管理工作方式的根本性变革。本研究围绕机关事业单位档案管理信息化建设的必要性、面临的挑战以及具体实施路径进行深入探讨。首先，从档案管理和应用的视角出发，阐述了信息化建设对于提高档案工作效率、保障档案安全以及促进档案资源共享的重要性。随即，识别并分析了在信息化过程中可能遭遇的主要挑战，并从加强档案信息化管理体系建设、构建全面的档案信息化安全防护机制以及打造复合型档案管理人才梯队三个角度出发提出了一系列实施策略。以期能够推动机关事业单位档案管理向更高效、安全、现代的方向发展，最终实现档案管理工作质的飞跃。本研究旨在深入分析事业单位档案管理信息化建设的必要性、面临的挑战及实现路径，以期为机关事业单位档案管理的信息化转型提供理论支撑和实践参考。

关键词：机关事业单位；档案管理；信息化；规范化

事业单位作为支撑社会各领域稳定运行的关键架构，承担着管理和保存大量文本、图片等纸质档案的任务[1]。这些档案不仅数量庞大，而且种类繁多，其管理一直是一个颇具挑战的任务。信息技术的飞速发展为机关事业单位的档案管理带来了新的挑战和转型升级的新机遇。因此，探究事业单位在信息化浪潮中如何有效推进档案管理的信息化建设，不仅有助于提升档案管理的效率和安全性，还能促进档案资源的合理利用和共享，是当前亟待解决的关键问题。

1 机关事业单位推进档案管理信息化建设的必要性

1.1 基于档案管理的视角

在当前信息化时代背景下，机关事业单位面临的档案管理模式需与时俱进，其推进档案管理信息化建设的必要性显得尤为突出。一方面，随着电子政务的深入推广和数字数据的急剧增长，传统的纸质档案管理方式已难以满足高效、快速的信息检索和共享需求，亟须通过信息化手段提升档案管理的现代化水平[2]。另一方面，信息化建设能有效应对档案数量急剧增加所带来的压力，通过数字化转换，不仅可以优化档案存储空间，还能够实现快速准确的信息检索，极大地提高工作效率。此外，档案管理信息化还关系到信息安全与保密工作的升级，数字化管理可以引入先进的加密技术和访问控制，保障档案数据的安全性。同时，面对全球化的信息共享要求，信息化建设是实现档案跨时空共享的有效途径，对于提升机关事业单位的工作透明度、服务效率及公众满意度具有重要意义。

因此，从应对数字化挑战、提升管理效率和安全性到满足现代化服务需求等多个维度考虑，推进档案管理信息化建设不仅是一种趋势，还是一种迫切的需求。这对于提高机关事业单位的管理现代化水平，实现高效、安全、便捷的档案管理具有不可替代的作用。

1.2 基于档案应用的视角

档案不仅是存储历史资料的工具，还是一种可以重复利用、具有深厚价值的资源。然而，传统的档案管理方式因其流程烦琐、效率低下以及对档案物理保存条件的高要求，限制了档案的有效利用，使得众多档案资源未能被充分发掘与使用。信息化建设能够通过数字化手段，保障档案的长期保存与易于检索，减少纸质档案可能面临的损坏与丢失风险，实现档案价值的最大化。同时，借助档案管理系统，机关事业单位可以更灵活地响应外部借阅需求，高效地提供服务，从而极大地提升档案的使用率和服务质量。由于信息化建设支持跨领域的档案整合，能够增强档案服务于机构决策、研究和公众服务的能力，进一步突显其在促进知识共享、支撑社会发展中的重要作用。因此，从增强档案利用价值、提升服务效能、保障档案安全长久保存等方面考虑，推动档案管理向信息化转型是极为必要的。

2 机关事业单位推进档案管理信息化建设面临的挑战

机关事业单位在推进档案管理信息化建设的过程中，面临的问题集中在制度建设的滞后性、信息化安全防护的薄弱性以及构建高效复合型人才团队的紧迫性三个维度，需要突破传统档案管理体系在适应数字化转型中的困境。

其一，制度建设的滞后性问题凸显现行档案管理体制在面对信息化浪潮时的响应迟缓。制度的僵化不仅会阻碍管理模式的创新，还成为档案信息化进程中无形的束缚[3]。随着工作内容和方式的演进，原有的档案管理规章未能及时更新以反映新技术的应用与管理需求，导致实践操作与理论制度之间出现断层，影响着档案管理效率和安全性。

其二，档案信息化安全防护的不足直接关系到档案资料的完整性与保密性，成为推进信息化建设时必须重点解决的问题。尽管网络技术极大地提高工作效率，同样也使档案资料面临着多种威胁，包括技术漏洞、非法侵入甚至内部管理疏漏等，这些问题如果不被有效控制，将严重损害机关事业单位的利益和声誉，无疑为档案资料的保护埋下了潜在风险。

此外，长期以来，档案管理依赖于人工操作，对信息技术的依赖度低，导致部分资深人员在技术应用上存在明显短板。在信息化建设的大潮中，档案管理不仅需要传统的分类和归档能力，还需要对信息技术的深入理解和应用能力，管理人员专业技能与信息技术应用能力的不匹配以及既有人员对新兴技术的适应性不强，新招聘人员又缺乏必要的档案管理知识等问题都直接影响着信息化建设的效率和质量。

综上所述，机关事业单位在推进档案管理信息化建设的过程中，必须综合考量制度、安全与人才三大维度的挑战，通过制度创新、加强安全防护措施以及培养和引进复合型人才等方法，全面提升档案管理的信息化水平，确保其在数字化时代的有效运作与发展。

3 机关事业单位档案管理信息化建设的路径

3.1 加强档案信息化管理体系建设，推动档案管理的规范化

随着信息量的激增和数据类型的多样化，加强机关事业单位档案信息化管理体系的建设显得尤为重要。通过构建一个高效、规范、可靠的信息化管理体系，实现档案安全保存和快速检索，确保信息的安全性和完整性，进而推动档案管理工作的全面规范化。

一方面，档案信息不仅记录了单位的发展历程，还是每位成员工作成果的体现。因此，明晰每个人在生成和利用这些资料时的角色，是优化档案管理实践的基础[4]。因此，在推进档案管理信息化建设的过程中，确立清晰的责任分工对于提高整体管理效率和质量具有关键意义。这不仅涉及将信息化建设的理念融入日常管理，还要求每个参与者都能明确自己的角色和职责。为此，首先，需要对档案管理中的各个角色进行定义和澄清，针对每个角色制定详尽的职责描述。例如，档案创建者负责生成和提交电子档案，确保信息的完整性和准确性；档案管理者则负责审核、归档和维护这些档案；技术支持人员负责系统的日常维护和用户培训。明确角色定义与职责后，即可建立责任落实机制。通过制定一套明确的工作流程和标准操作程序（SOP），并将其整合到档案管理信息系统中，使得每个流程环节都有明确的责任人，确保工作流程透明化，每步操作有据可依。

另一方面，机关事业单位可以搭建一套综合性的档案信息化管理平台。该平台需要包含信息录入、储存、编辑、分析及输出等关键功能模块。为此，单位应精心设计包括数据采集处理、用户查询、系统维护、帮助支持及权限管理在内的子系统。通过引入先进的互联网技术，确保平台能够实现不同部门之间的信息互联互通，从而促进档案信息的自动化和高效管理。在具体实施上，机关事业单位需确保数据采集模块能够全面收录来自各业务部门的信息，而查询模块则应根据用户权限提供定制化的搜索范围以及简洁高效的数据库访问入口，从而使得用户能够通过输入关键词快速准确地检索到所需档案信息。此外，对于需要转化为电子格式的纸质档案，管理人员应通过专门设计的接口进行扫描和数字化处理，同时对敏感或机密档案执行严格的加密措施，防止信息被泄露。

为进一步提高档案管理效率，工作人员可以通过信息化系统实现文件的电子流转及自动化管理。具体而言，利用局域网技术，将文件按照预定的处理顺序自动在相关部门间传递，同时，通过在系统上设定自动催办机制，对于超出预期处理时间的文件，由系统自动向责任人发送提醒，确保任务的及时完成。此外，在文件处理完成后，系统将自动执行预归档操作，通过实施这一系列信息化措施，旨在推动机关事业单位实现档案管理流程的高效自动化，有效支撑信息化建设的深入发展。

3.2 构建档案信息化安全防护机制，提升档案管理的安全性

在数字化时代背景下，档案数据的安全成为管理工作的重中之重。档案不仅包含了机关事业单位运营的关键信息，还承载着重要的历史和文化价值，其安全问题直接关联到单位的信誉和运营安全。构建一个强大的档案信息化安全防护机制，既是对抗外部网络威胁的必要措施，又是提升档案管理效率和质量的关键步骤。

其一，加强档案数据加密保护的措施，包括引入先进的加密技术和身份认证机制。这涉及为档案管理信息系统集成复杂的访问权限设置，确保只有通过严格身份验证的用户才能访问相应的档案内容。通过采用数字签名技术，对所有敏感或重要的电子档案实施加密处理，保证档案的传输和存储过程中不被未授权的用户访问或篡改。在此基础上，机关事业单位可以为每位用户分配独特的密钥，采用公钥加密技术，使得档案在发送和接收过程中能够得到有效的保护，从而极大地降低信息被泄露的风险。

其二，全面实施数据备份策略，以确保在遭遇黑客攻击或系统故障时，重要档案资料不会丢失。这需要建立一个多层次、多位置的备份体系，包括在本地服务器和云端同时保存档案的备份副本，确保数据的冗余存储。定期进行数据备份操作，并验证备份数据的完整性和可用性，以保证在紧急情况下能够迅速恢复档案信息。此外，事业单位还可以制定详尽的备份和灾难恢复计划，对所有参与档案管理的人员进行培训，确保每个人都清楚在数据丢失或系统故障时的应对流程。

通过构建档案信息化安全防护机制，机关事业单位不仅能够有效提升档案管理系统的安全防护能力，还能在面对安全威胁时，确保档案资料的完整性和可用性，从而为档案管理信息化建设提供坚实的安全基础。

3.3 打造复合型档案管理人才梯队，提升档案管理综合水平

在信息化时代背景下，档案管理工作逐渐演进为一个综合性技术和知识的高度融合领域，这不仅极大地提升了对工作人员专业技能和综合素质的要求，还重新定义了他们的角色定位。作为档案管理和技术实施的关键执行者，档案管理人员不仅需掌握传统的档案知识和管理技巧，也必须具备对信息技术的深入理解和应用能力[5]。因此，构建一个具备高度专业和信息化素养的复合型档案管理人才梯队显得尤为重要，旨在确保员工能够紧跟档案管理领域的最新发展，在面对信息化挑战时，能够灵活应对，从而提高整个单位的档案管理效率和质量。

一方面，关于人才招募，机关事业单位应当明确新加入人员的能力要求，将档案管理专业知识和信息技术应用能力作为基本门槛。此外，可以通过建立校企合作关系，引入实习生和毕业生，不仅为其提供实践平台，还为单位培养潜在的长期合作伙伴。同时，单位还可利用专业猎头服务寻找行业的资深人才，以引入更多高层次专业知识和管理经验，促进团队的整体素质提升。

另一方面，在员工培训方面，事业单位应首先进行需求分析，明确档案管理人员当前的能力水平及与岗位要求之间的差距，基于此制定个性化和针对性的培训计划。例如，对于那些对最新档案信息系统操作不熟悉的员工，应提供系统功能、操作流程等方面的专项培训。培训频次方面，保持每月至少一次的常规培训和每季度至少一次的专题培训，以确保知识和技能的持续更新。此外，机关事业单位应为员工提供足够的实际操作机会，如参与到信息化项目的规划和实施中或是负责电子档案的日常管理和维护工作。通过在实践中的学习和挑战，助力员工更快更扎实地掌握理论知识，并将其应用于工作实践。

通过这样一套全面而细致的培训和人才发展计划，机关事业单位不仅能够在信息化背景下提高档案管理的专业水平和效率，还能够充分挖掘和利用档案资源，进一步加强档案管理的信息化和规范化建设，为单位的长远发展提供坚实的人力资源支持。

结语

本文围绕机关事业单位档案管理信息化建设的关键议题进行了深入研究，从档案管理和应用的必要性出发，剖析了推进信息化建设过程中所面临的挑战，并提出了加强信息化管理体系建设、构建安全防护机制以及打造复合型人才梯队等实施策略。旨在为机关事业单位档案管理信息化建设提供一套可行的实施路径，以提高档案管理的效率和安全性，促进档案资源的有效利用和共享。展望未来，随着信息技术的不断进步和应用领域的不断扩大，机关事业单位档案管理信息化建设将迎来更多机遇和挑战。因此，持续关注技术发展趋势，加强人才培养和技术应用的深度融合，将是推动档案管理信息化建设进一步发展的关键。本研究希望能够为此提供启示，为未来的研究和实践探索开辟新的方向。

参考文献

[1]陈修远.机关事业单位人事档案标准化建设提升策略探析[J].办公室业务，2024（02）：40-42.

[2]苏淑娥.信息化时代机关事业单位档案管理创新分析[J].中国管理信息化，2023，26（24）：179-181.

[3]孙世赟.档案管理信息化的对策探究[J].办公室业务，2023（18）：14-16.

[4]王艳红.提升事业单位档案管理信息化水平的合理途径分析[J].兰台内外，2023（07）：28-30.

[5]张文婧.事业单位档案管理信息化建设路径[J].文化产业，2022（09）：104-106.

作者简介：黄晓莺（1983.04.25—），大学学历，福建省邵武市人大代表服务中心档案馆员，从事人大机关档案管理。