基于数字智能化背景下电子档案管理研究

摘 要：随着社会发展，各行各业进入大数据时代，对于信息的数字智能化管理已成为大势所趋，如何突破传统管理模式束缚，充分融合现代信息化技术，并实现数据赋能电子档案管理水平的提高，是当前各单位需要面临的重要难题。本文以基于数字智能化背景下电子档案管理研究为题，结合当前行业发展情况及未来发展方向，在组织体系、干部队伍、信息化建设等方面提供改革创新思路，为融合大数据技术、健全管理体制机制、培养高素质人才提供切实可行的策略手段，从而助力档案行业全面步入电子管理时代。

关键词：数字智能化；电子档案

档案是记录着社会各部门、企事业单位、学校企业等组织各项活动的最有效、最原始记录，是今后参与各项决策及发展规划的科学指南。做好档案管理工作，提高电子档案开发利用水平十分重要。现阶段，档案管理已由传统模式下的纸质文件管理方式转变为依托操作系统与计算机网络的电子档案管理手段，其与大数据、云计算等现代科学技术的有机融合，为档案的收集、归档、著录、分类、鉴定、利用和存储等业务流程提供了便利条件，使得在数字智能化背景下档案工作能够适应改革道路上的新要求与新挑战，也是快速发展的信息社会中实现良性发展的必然选择。

1 数字智能化背景下电子档案管理综述

所谓智能化是指在计算机网络、大数据、物联网、区块链等技术的支持下，能够实现对各类信息与各种事务的自动化、自主化处理，从而提升工作效率与服务质量，降低工作成本，实现可持续发展。在档案工作中实现电子档案的数字智能化管理，无疑为各项管理任务赋予了系统性、便捷性等特点。因此，以现代科学技术为支撑促进档案工作转型升级是各单位今后发展的必然选择。

1.1 电子档案管理内容

电子档案的管理是指将具有凭证、参考、保存价值并进行归档保存的纸质档案转化为电子档案存储与管理的过程，大致分为原生电子档案与数字化后的电子档案。其管理过程分为收集归档、存储管理、共享利用三方面。在收集归档过程中，档案部门可根据本单位出台的制度体系与电子档案收集整理的标准流程，对纸质档案进行数字化扫描加工，并通过OCR识别方式将其转变为双层PDF形式，利用“互联网+政务服务”的技术优势，将电子档案资源信息在线加密传输，汇总至系统平台进行自动分类、著录，形成档案资源数据库，方便后续的整理与利用[1]。在存储管理过程中，基于相应的管理平台或者系统，制定科学合理的存储策略，将电子档案文件存储至服务器、存储器、硬盘、光盘等介质中。同时做好关键信息的备份恢复工作，防止档案信息丢失、存坏或盗取。在共享利用过程中，依托档案管理开发利用一体化平台，实现海量电子档案文件的在线归档、高速检索、精准定位，使得社会公众能够方便快捷获取档案信息，也促进了多部门档案资源信息整合与共享协作。

1.2 电子档案管理与利用服务优势

1.2.1档案服务更为便捷。在传统档案管理模式下，管理人员大多采用人工查询、手动翻阅的方式，不仅规范性差、精准率低，还在如今呈现几何倍数增长的档案数量下出现检索速度慢、利用效果不明显的问题，耗费了大量的人力物力，无法充分彰显档案资源的潜在利用价值。然而在电子档案管理模式下，可借助计算机网络、操作系统、数据挖掘等技术，在用户查询利用过程中可在海量的电子档案资源中开始精准定位信息，实现检索的自动化，进而为管理员及社会公众提供优质服务。

1.2.2管理利用更为安全。一方面，传统的纸质档案文件极易受外界环境影响造成纸张的腐蚀、风化和虫蛀等损伤，并且也时常因人为失误造成文件丢失、撕毁、泄露等不可逆的损害。然而电子档案对外部环境要求低，具有环保性的特点，可极大降低管理成本。另一方面，档案文件中的涉密档案、不可公开档案占有相当大的比重，在互联网的开放性背景下，可利用防火墙、漏洞扫描、加密传输等安全防护手段有效避免社会不法分子及黑客对电子档案信息的攻击、篡改与破坏，使得电子档案管理的保密性大大提高，最大程度地保证其真实性与完整性。

2 数字智能化背景下电子档案管理现存问题及面临困境

2.1 管理意识薄弱，现代化推进缓慢

在科技日益发达的今天，电子档案利用范围及服务群体不断扩大，但是部门单位的档案管理机构受传统档案思想的影响，缺乏档案信息化建设的顶层规划，重“藏”轻“用”现象随处可见，没有在内心接纳并适应档案信息化转型升级，而是将大部分时间、精力、资金放在档案的手动收集整理、保管存放等单一、重复的活动上，造成大量的资源浪费。同时，档案的利用方式落后，手段较为有限，没有充分利用大数据、新媒体优势，电子档案文件无法在广大范围内被宣传、利用，严重制约了档案信息服务效率[2]。

2.2 管理制度分散，科学化推进缓慢

随着现代科学技术的发展，档案信息的管理逐渐走向自动化、数字化和信息化，但是在管理领域仍然存在组织建设不完整、管理制度不规范、执行标准不统一的问题，使得对电子档案信息的管理融合、资源流动产生了较大影响。一是组织建设方面。由于大多部门及企事业单位对电子档案管理的重视程度不够，没有单独建立工作专班，专项负责档案工作，使得在制度制定、工作监督、资金申请等方面对上衔接困难、对下执行较差，职能职责不完善、流程业务不通畅，使得电子档案的收集整理、整合归档、共享利用等业务推进力度不够，进而制约整体发展。二是制度建设方面，目前多数部门单位的电子档案管理制度体系较为陈旧，没有根据时代的发展与模式的改革进行优化完善，对于管理流程的规范、工作人员的监督、日常业务的考核不够到位，未能有效约束工作人员的行为，无法评估档案管理工作的实际效果与质量，导致漏洞问题频频发生。

2.3 人员素质较低，专业化推进缓慢

在新形势下档案管理模式得以改革更新，对于档案管理干部队伍要求也越来越高。但是，大多数部门单位管理人员档案水平较低，受长期传统纸质档案管理模式的影响，难以接受现代信息技术的管理方式，理论水平难以真正满足实际工作需求。与此同时，大多数部门的档案管理工作由办公室年龄较大、即将退休的人员或者刚上班的年轻同志代管，年龄结构参差不齐，人员流动性较强，往往刚了解管理方式方法便被调到其他岗位，使电子档案管理工作出现脱节的情况。单位对工作人员的后期培训培养力度不够，管理水平一直无法得到有效提升，导致仍然采用传统的“人工化、纸质化”管理模式开展各项征集归档、开发利用等工作，不能熟练应用大数据、人工智能登记书，严重制约了电子档案潜在价值的开发。

2.4 资金投入较少，共享化推进缓慢

虽然现阶段无论在政策支持还是技术支撑下，都为电子档案的管理带来了较大便利，但是在宏观层面看，整体仍存在滞后性，受各种因素限制使得档案利用精准度、精细化程度不高。一方面在于投入力度较小，受“重建设、轻管理”思维模式影响，相当数量的部门单位尚未设置电子档案管理专项资金，信息化设备的采购与更新工作开展不到位，服务器、存储器、网络设备、安全设备较为老旧，使得相关技术无法被应用，创新思路无法被执行，造成电子档案信息化管理工作受到严重制约。另一方面在于协同共建力度较小，在档案行业尚未制定统一的共享流程，没有充分利用大数据平台及“互联网+政务服务”的环境优势，无法做到档案数据的快速安全传输与在线归档，档案管理与现代技术深度融合水平较低，档案利用的手段陈旧，受到时间与空间的限制，无法实现档案资料的共享，导致“信息孤岛”问题不断加重[3]。

3 数字智能化背景下电子档案管理未来优化路径

3.1 革新发展理念，全面推动电子化进程

随着经济的不断发展以及科学技术在档案行业的应用和普及，档案电子化趋势越发明显。为此，各级档案管理部门要进一步提高对电子档案管理的重视程度，尽快从传统的档案管理思维向数字化的档案管理思维转变，加快档案信息化改革步伐，在政策制定、制度标准建设、人力资源建设、财政资金支持等方面提供必要的支持，更高效地发挥电子档案部门的优势。同时要加强对电子档案管理的宣传，线上线下宣传档案管理趋势、未来发展方向及电子档案管理的效益，引导干部队伍树立档案服务意识，进而提高电子档案管理水平。

3.2 规范管理制度，不断健全科学化体系

3.2.1建立精细化工作机制。建立电子档案管理领导小组或者工作专班，由分管领导为组长，档案业务部门负责人为副组长，其他部门档案员为组员，统筹规划本单位工作方案制定、业务流程实施、日常考核监督等各项工作，进一步明确职能职责、细化工作措施，坚持问题导向，紧盯薄弱环节，使得单位及时掌握工作进度，助力本区域、本行业、本单位人员树立正确的档案价值导向，结合工作实际，在数据管理、社会服务等方面匹配新时期信息化发展模式，推动形成职责边界清晰、层层负责的工作责任机制。

3.2.2建立科学化工作制度。领导小组要根据实际情况，深入《中华人民共和国档案法》《“十四五”全国档案事业发展规划》《数字中国建设整体布局规划》以及《机关档案管理规定》等法规、政策文件，制定《电子档案管理制度》《电子档案利用服务规范》《涉密文件管理制度》《档案灾害应急预案》等制度标准，将规范化、严格化管理理念贯穿档案工作全过程、各方面，确保档案管理有保障、管理体系有落实、应急事件有预案，进而推进档案管理体系和治理能力现代化。

3.3 培养优秀人才，持续打造专业化队伍

3.3.1加大员工招聘力度。着力加强人才引进工作的开展，面相社会、企业、高等院校等地进行人员选拔，并针对应聘者的专业能力、学习能力、理论基础、信息化素养进行严格审核，提高电子档案管理岗位就业门槛，同时确保新入职员工进行岗前培训，尽快有效应对各类专业化的复杂问题。

3.3.2加大人才培养力度。增加既懂得现代档案管理与信息化理论知识，又具备系统实操能力的复合型人才，构建“引进来+走出去”的电子档案管理队伍培养模式，“引进来”是通过邀请业内专家、高校教授、先进地区档案管理业务骨干前来授课，针对宏观政策背景、重点问题解决、未来发展前景、科学技术应用等进行详细讲解，引导档案管理人员树立良好的电子档案管理理念与工作思维，确保相关业务流程顺利开展。“走出去”是定期开展外出调研活动，让本单位档案管理人员前往发达地区进行电子档案管理考察调研，不断学习新技能、新思路和新方法，进一步开拓眼界，全面丰富其信息化工作实践经验，从而能够在处理疑难杂症时做到游刃有余[4]。

3.4 加强设施建设，着力研发共享化平台

3.4.1加大设施投入。相关部门单位要积极向上级部门汇报当前电子档案管理工作面临的问题与解决方案，争取档案信息化专项资金。一方面，采购先进的服务器设备、存储设备以及安全网关、漏洞扫描、日志审计等安全设备，另一方面做好数字档案室及机房的日常运行维护工作，保证相关设备定期更新，实现电子档案的科学化、智能化和数字化管理，为相关工作的开展奠定基础[5]。

3.4.2加大技术应用。电子档案管理领导者及管理人员要深度挖掘本单位档案工作实际需求，按需选择大数据、云计算、数据挖掘、人工智能、物联网等技术，并以档案资源共建共享和开发利用为目的，建设以档案资源收集、管理、利用、共享、安全等多形式多层次的一体化平台，全面整合本地区档案管理系统，优化档案数据利用模式，建立数据资源归集共享审批流程，做到便捷化、科学化、合理化，在保证档案资源共享的同时确保数据在流转过程中的安全可靠。

结语

综上所述，电子档案的管理为档案行业带来了全新变革，在提高了档案管理与利用效率的同时，使工作人员从过去复杂单一的工作模式中解脱出来，但不可避免地仍存在信息化不完整、管理体系不健全、人员能力不专业等问题，需要相关领导者及管理人员不断在实践过程中寻求解决路径，在制度建设、硬件配置、人才培养等方面不断完善，逐步构建一个科学完善的电子档案管理体系，进而在新时代充分发挥数字档案资源的优势。

参考文献

[1]赵颖.数字智能化背景下事业单位电子档案管理研究[J].办公自动化，2024，29（01）：55-57.

[2]马倩.机关事业单位档案管理中的电子档案管理探究[J].陕西档案，2023（05）：50-52.

[3]刘妍.大数据时代电子档案管理与利用服务路径分析[J].兰台内外，2023（27）：12-13+16.

[4]闫冬.新形势下事业单位电子档案管理研究[J].通化师范学院学报，2023，44（12）：102-105.

[5]商婧媛.大数据背景下事业单位电子档案管理研究[J].黑龙江档案，2023（05）：187-189.

作者简介：赵秀梅，（1976—），硕士研究生学历，北京航天控制仪器研究所副研究馆员，研究方向：档案管理。周艳宏，（1981—），大学学历，北京航天控制仪器研究所馆员，研究方向：档案管理。