信息化时代不动产档案智慧化管理路径分析

摘 要：随着各地房地产政策的出台，不动产档案的重要性日益受到广泛关注。人民群众对不动产档案服务需求的不断提升，为不动产档案的信息化、智慧化建设提出更高要求，需要在实践中加以调研探索。本文从时代背景出发，结合临沂市的相关实践，探索可推广可复制的档案智慧化模式。文章认为，面对数字时代的新要求，需要通过建立智慧化管理利用系统平台，整合多方数字资源并实现精细化管理、广泛化利用，将档案工作变被动服务为主动服务，促进不动产档案机构由审批型向服务型转变，节省群众时间与资金成本，形成共建共享、协同发展的局面，进而促进整体行业高质量发展。

关键词：不动产档案；智慧化；数字资源

随着现代技术的不断发展，各行各业正式进入数据化时代，档案信息化建设、智慧化管理便是此时代背景下的产物，也是电子政务建设的重要组成部分。不动产档案涉及范围广、内容较为复杂、利用较为频繁，推动其治理体系与治理能力现代化，实现档案工作创新性协同发展，是当前不动产管理部门面临的契机与转型趋向[1]。

1 信息化时代做好不动产档案智慧化管理的应然性分析

1.1 不动产档案智慧化管理是为人民服务的必然要求

不动产档案是登记机构在不动产物权登记过程中形成的，包括不动产登记簿、登记机构登记审核过程中形成的材料和申请人提交的原始凭证房地产权证等相关文件资料。这些档案材料作为社会广大群众及各方组织明晰权属关系、维护合法权益、保障社会稳定的重要构成部分，在我国国民经济提升、民生服务提升、促进经济发展等方面占据着十分重要的地位。利用信息化技术实现不动产档案智慧化转型升级，突破传统模式束缚，提高管理效率，是践行以人民为中心的发展思想的题中之义。“互联网+政务服务”在2016年政府工作报告中首先被提出，同年9月国务院印发《关于加快推进“互联网+政务服务”工作的指导意见》，要求各部门单位简政放权、放管结合，利用信息化技术推动政府职能向服务型转变。《中华人民共和国档案法》中第三十五条也明确规定，各级政府应将档案信息化纳入规划，加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。这在顶层设计层面为不动产档案实现信息化管理营造了良好的发展环境[2]。总之，不动产档案智慧化管理既有时代所需，也有政策扶持，具有良好的发展机遇。

1.2 不动产档案智慧化管理的主要优势

一是降低工作成本。不动产档案智慧化管理有利于全面推行不动产登记“无纸化”，推动电子手签、电子印章等基础应用，实现“全程网办”。据统计，经过智慧化改造，临沂市本级减少打印纸质证书（证明）20.3万余本，减少纸质档案45万余宗，节省直接成本300余万元、间接社会成本1000余万元，取得明显的经济效益和社会效益。二是服务水平高效。顺应数字化改革，推动档案数字化转型，推行“互联网+不动产登记”登记信息查询模式，将不动产档案全部挂接到公共服务平台，为群众提供不动产登记信息线上查询。群众可通过自助查询机查询、扫二维码查询等线下方式查询登记信息，档案查询无需取号排队，即来即查，当场办结，构建了全天候、多维度“线上+自助+窗口”的不动产查询体系。同时，智慧化管理可整合区域档案数据资源，全面上线不动产登记云平台，将查档服务延伸到基层，实现登记系统平台、数据采集渠道、数据采集标准、数据使用标准、政务服务标准、系统维保升级的“六统一”。把“档案库”变成“便民库”，打破不动产登记事项申请区域的限制，使老百姓坐在家里就能查到需要的档案，在各点都能享受到“现场查档、当场出证”服务，有利于提升人民群众的幸福感。

2 信息化时代做好不动产档案智慧化管理面临的困境

2.1 管理意识淡薄，重视程度不够

长期以来，管理层对档案工作重视程度不够的问题较为突出。未能上升到档案为民服务的高度，对信息技术赋能档案管理认识不够深刻。认为档案文件仅仅是在不动产工作职能中发挥支持性、辅助性的意义，其管理效率低下不会影响宏观公共服务质量，使得管理工作因循守旧，在政策、资金、人员、制度等方面得不到有效支持，无法做到与时俱进，阻碍了不动产档案管理智慧化进程。

2.2 管理机制缺失，制度标准零散

以往的不动产档案管理以纸质档案保管、人工查询利用为主，日常管理工作较为简单，对外利用业务和整体流程较为单一，档案部门长期处于较为边缘的地位，导致在单位内部的发展规划、工作开展、宏观调控、制度约束等方面极少提及档案，形成的制度标准也仅仅是应付检查，薄弱的管理基础也使得档案信息化、智慧化工作难以科学开展。以临沂市为例，不动产档案“一次办好”始于2018年，与信息化时代发展存在较大的落差，数字技术应用不够及时的问题较为突出。

2.3 人员素质不足，培养模式落后

在不动产部门的档案工作中，工作人员综合素质不达标、人才匮乏已成为困扰多年的重要因素。过去的档案管理人员大多年龄较大、学历较低、流动性强，即将退休的人员较多，缺乏过硬的专业素质，档案工作基本为兼管、代管状态。人力资源部门对档案人才的引进力度不够，尚未建立切实可行的长效档案培训机制，使得管理人员综合素质水平长期无法提升。

2.4 资源整合不足，归档效率低下

受不动产工作性质影响，档案文件种类繁多、数量庞大。尤其在近几年，不动产档案应用频率增多、应用范围扩大，在工商登记、户籍办理、购房转卖等方面均需档案文件支撑。但由于发展不充分、不平衡的因素，导致各部门单位不动产档案数据管理存在较大差异，数据标准口径、传输渠道、管理制度等方面大不相同，甚至部分档案存在破损、丢失情况，严重影响互联互通。同时受技术应用及平台建设等方面工作的制约，档案资源无法实现高效整合。

3 信息化时代做好不动产档案智慧化管理的路径分析

3.1 扎实推进思想转型

随着时代的进步与信息化技术的不断发展，档案管理部门要高度重视档案工作，深刻认识做好档案管理对高效开展不动产工作的重要作用，紧紧围绕“四个好”“两个服务”目标任务，将档案管理作为一项全局性工作来抓，建立档案收、管、用全流程管理制度体系。临沂市管理部门每年3次召开不动产档案管理利用专题会议，要求全体工作人员进一步提高政治站位，增强档案意识和法治观念，增强做好档案工作的责任感和使命感，全力把各门类档案收好、管好、用好，并结合当前工作查漏补缺、总结经验、延续历史、突破创新，坚决杜绝“重业务、轻管理”思想，将档案管理工作纳入年底综合考核，作为评先树优的主要依据。把档案标准化建设贯穿管理全过程，严把移交关、存放关、借阅关，确保档案科学、规范、有效地为各项不动产管理工作服务，加快推进不动产档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化。与此同时，要依托融媒体平台，充分利用门户网站、某音、某信公众号等方式，宣传不动产档案管理的政策精神、法律法规、管理经验、前沿技术和利用手段，让全体人员及社会公众转变思维，消除过去“档案工作边缘化”的观念，进而为档案工作的顺利开展营造良好的发展环境，不断提高档案工作规范化、标准化和科学化水平[3]。

3.2 扎实推进治理体系建设

一是强化组织领导。成立档案管理工作领导小组，实行一把手亲自抓、分管领导具体抓，一级抓一级、层层抓落实的工作推进机制，形成自上而下的档案管理网络体系，进一步明确工作职责，细化业务分工，做好日常监督，从而推动整体工作有序开展。二是完善制度保障。通过深入学习《中华人民共和国档案法》《不动产登记操作规范（试行）》《不动产登记资料查询暂行办法》《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》等政策文件，统筹规划不动产档案管理制度及信息化、智慧化发展的方案，进一步加强制度建设，规范档案管理，完善档案库房管理制度、档案利用借阅制度、电子档案文件管理利用制度、不动产档案开放管理制度、电子数据安全保障制度等一系列档案管理制度，将制度上墙并狠抓落实，为不动产档案管理工作顺利开展提供有力的组织和制度保证。三是抓细档案业务。对现存全部不动产档案开展全面摸查整理工作，结合实际需求，制定《不动产档案分类方案》《不动产档案文件材料归档范围和保管期限规定》，科学推进“三合一”制度建设，按照档案门类和归档内容逐门类、逐条线、逐年度清理并收集，确保清理和收集无死角，同时进行了规范整理，真正做到归档内容清楚、档案门类清楚和档案数量清楚。

3.3 扎实推进平台建设

一是强化基础设施建设。积极争取上级部门支持，持续加大档案经费投入，加大对档案基础设施建设的投入，对档案室进行全面升级改造，对现有硬件配置进行全面升级，增加档案密集架，严格按照档案安全“八防”要求，增配精密空调、遮光设备、自动报警气体灭火系统、除湿机、防磁柜等。定期投放防虫剂，做到防火、防盗、防腐、防虫、防光、防尘、防潮，从源头上切断安全隐患，为不动产登记档案的永久保存提供了有力保障。与此同时，在智慧化平台建设过程中，每年划拨不动产档案信息化专项资金，用于采购服务器、存储器、网络设备、安全设备，并做好日常运行维护、硬件更换维修、软件升级优化、安全等级保护等工作，为后期开发档案管理利用平台做好资金保障。二是加快数字资源建设。依靠“存量数字化、增量电子化”原则，积极争取财政资金支持，向财政局申请档案数字化专项经费，全面开展档案全文扫描、文件格式转换、系统平台挂接等工作，补齐不动产档案数字化率低的短板[4]。三是优化系统功能。将不动产档案管理系统平台的升级改造纳入重点工作，并根据实际工作运行情况与信息化平台需求，以实现高效便捷、智慧精准的服务为目标，通过招投标的方式逐步推进智慧化建设，将数据挖掘、物联网、区块链、机器学习、语义识别等技术与不动产档案的高度检索、安全保管、快捷利用等相结合，同时利用计算机网络技术实现区域内互联互通、共建共享、跨库检索等功能，真正做到不动产电子档案一键检索和一键查询，一键转档、网上借阅，打造不动产电子档案形成全流程网上办理、全方位智能服务、全领域智慧支撑的档案工作新模式，大力提升档案工作效率与档案服务水平，进一步为不动产档案利用服务工作赋能增效。

2.4 扎实推进人才培养

以“人才兴档”为主抓手，全面开展档案管理队伍综合素质提升工作。一是大力引才。通过省考、事业编、公开选拔等方式，提高岗位就业门槛，优先选拔既懂得档案管理业务技能，又了解大数据、云计算、人工智能、区块链等技术的复合型人才，为档案工作的开展注入新的活力。二是精准育才。全面构建系统化培训课程体系，并结合本单位档案管理人员结构情况，制定“引进来”+“走出去”相结合的培训计划，一方面邀请本地档案主管部门业务专家等对于不动产档案的法律规定、制度标准、工作经验、技术应用、档案分类、注意事项等理论知识，帮助档案管理人员形成完整的知识架构体系。另一方面赴先进地区参观学习，多取经、多实践、多看多想、多开阔视野，以实战方式来查漏补缺、补齐短板，激发人才发展的内生动力，构建战略思维和创新思维，进而全面提高业务水平与能力。

3.5 扎实推进部门协同

一是全面优化升级不动产登记“一网通办”平台。利用平台实现多种不动产档案文件的在线征集与分类归档，优化业务流程，加快档案形成，突破时空界限，做到按时归档。例如，临沂市向开发企业、房产经纪机构、非银行金融机构延伸不动产登记服务端口，实现档案数据的集中汇集。二是优化不动产登记档案业务流程。与多部门积极对接，确保业务各个流程产生的数据与信息完整可靠、准确无误，力求不动产档案的完整性、准确性与可靠性。例如，临沂市针对涉税业务，协调税务部门设置测试窗口，及时发现运行中存在的问题，确保平台平稳运行；与住建部门设置系统接口，完成系统对接，实现登记系统交互共享，获取电子合同，发挥档案在防止“一房二卖”方面的重要作用。

结语

虽然不动产档案智能化管理工作取得一定成绩，但是随着互联网时代复杂性的提升，社会不法分子及黑客侵入系统盗取重要数据与涉密信息的风险性逐步增加，需要进一步强化保密意识，提升安全防范能力，落实网络安全等级保护制度，确保系统建设符合包括设施设备、访问控制、服务器配置、功能设置、备份机制等“三级等保”的技术要求，保障物理、网络、主机、应用、数据等基础设施设备和软硬件安全，推进不动产档案安全工作制度化、法治化、规范化发展，切实提高电子档案文件的安全防护水平[5]。

参考文献

[1]韩小非，高飞.浅谈“互联网+专利政务服务”能力提升[J].中国发明与专利，2017，14（09）：21-23.

[2]徐志杰.不动产登记档案信息化管理研究[J].兰台世界，2023（10）：102-104.

[3]韩佳伟.大数据时代下不动产登记档案管理信息化建设探讨[J].东方企业文化，2023（S1）：160-162.

[4]闫石.大数据时代不动产档案管理及利用思索[J].黑龙江档案，2023（03）：79-81.

[5]程相英.不动产登记档案助力政务服务升级[J].山东档案，2023（05）：78-79.

作者简介：刘海燕 （1971—）， 大学学历，临沂市不动产登记交易中心档案管理科科、副研究馆员，研究方向：档案管理。