“互联网+档案”背景下关于数字档案馆建设的若干思考

摘 要：“互联网+”背景下，传统仓储式档案管理无法满足当前社会需要，数字档案馆建设成为以档案信息化引领档案工作现代化的重要抓手，成为顺应时代发展的必然选择。在“十四五”档案事业发展规划中明确指出“加速数字档案馆（室）建设”，文章从其建设必然性入手，分析互联网时代数字档案馆建设要求，从而引发对构建依法治理、安全高效、协同发展的数字档案馆建设工作新格局的相关思考。

关键词：互联网+；数字档案馆；信息化；数字化转型；信息安全

随着时代的发展，传统的库房管理已经不能满足当前社会需要。2015年《政府工作报告》中首次提出制定“互联网+”行动计划，强调互联网与各传统产业跨界深度融合，在此背景下，档案领域提出“互联网+档案”，着力打造以数字档案馆为依托的数字化转型档案管理新模式。法律遵循方面，新修订的《档案法》新增“档案信息化建设”专章，并在2024年公布的《中华人民共和国档案法实施条例》中就实施细则进一步完善。

1 数字档案馆建设的必要性

1.1 数字档案馆建设是数字中国建设的必然要求

当前，数字中国建设如火如荼，数字档案资源是其不可或缺的战略资源。未来数字档案馆将逐步取代传统实体档案馆的中心地位，成为档案馆的主体。2023年，国家档案局认定首批8家国家档案局重点实验室，下达年度档案科技项目140项，组织实施重点项目11项。同时，各地档案系统积极探索运用数字模型、云计算、人工智能等现代化信息技术手段助力加快数字档案馆（室）建设。截至2023年底，全国档案查询利用服务平台已接入档案馆1886家，各级综合档案馆接入率达60%。新一代信息技术的研发应用在档案开放审核、编研开发、查询利用等方面发挥作用日益凸显。因此，建设数字档案馆、推动档案工作数字化转型是适应数字中国发展战略、提高档案治理效能、实现档案事业高质量发展的必然选择和必经之路。

1.2“互联网+”为数字档案馆建设奠定坚实基础

“互联网+档案”致力于通过互联网技术，与档案各项工作深度融合，实现档案事业转型升级。互联网技术的运用使得档案的收集、整理、存储、检索和使用更加高效和便捷。在数据收集方面，互联网使得数字档案馆可以利用网络技术对各类档案进行采集，包括电子邮件、社交媒体、网页等新型档案形式；在数据存储方面，互联网+为数字档案馆提供了云存储、大数据等技术，可以实现海量数据的存储和管理；在数据利用方面，互联网+使得数字档案馆可以利用搜索引擎、数据分析等技术，实现档案的快速检索和深度利用，也为数字档案馆提供了更广阔的服务领域，如在线查询、远程服务等，极大地提高了档案馆的服务能力和水平。

1.3 提升档案服务水平亟须数字化管理体系建设

对档案工作提出的“四个好”“两个服务”的目标要求，践行以人民为中心的发展理念，要进一步为档案的开放和利用提供便利条件，推进档案共享利用，使档案工作更好地服务人民群众。TqdKfmC0CXydPH6RoAQj6A==各地实践经验表明，利用数字档案馆既能有效保护纸质档案原件，又能为利用者提供快速、准确、便捷的查档服务，实现档案资源利用的最大化。在此目标下，一要推进档案资源共建共享，要求档案主管部门推进档案数字资源共享利用工作，鼓励有条件的单位加强档案资源深度挖掘和开发利用；二要各级档案馆强化档案馆服务功能，合理简化档案利用手续，积极拓展利用服务渠道，加快线上线下融合，充分运用信息化手段为档案利用提供便利。三要推动全国档案查询利用服务平台融入全国一体化政务服务平台，开发服务平台移动端，加大各地档案馆接入平台工作力度，提升查档利用覆盖率与办结率。四要加快档案资源数字转型，持续推进馆藏档案数字化，推动电子文件单套归档、电子档案单套管理和移交进馆，推进政务服务电子文件归档，加大电子档案在馆藏资源中的比重。

2 互联网环境下数字档案馆建设要求

2.1 软硬件设施齐全

数字档案馆建设要按照“五位一体”的功能定位，参考开放档案信息系统（OAIS）模型，遵循国内最新的标准规范，实现档案资料管理系统与办公自动化系统的无缝衔接，确保数字档案的大量储存、查询、利用。故而数字档案馆需要有足够的存储空间和处理能力、支持大数据分析和处理的高性能服务器；用于构建高速、稳定的网络环境，确保数字档案快速访问和传输的路由器、交换机等；供用户访问和查询数字档案的计算机等终端设备；用于实现数字档案在线管理的档案管理软件、能够支持高效数据查询分析的数据库管理系统；用于对档案资源进行深入的数据分析和挖掘的数据分析软件；包括防火墙、入侵检测系统等在内的安全防护软件。各种系统和应用由软件集成，形成一个统一完善的数字档案馆系统。要科学界定各地数字档案馆建成认定标准，参考国家档案局计划设数字档案馆建设新等次的思路，将数字档案馆建设与馆藏档案数字化等基础业务工作有机整合、协同推进，鼓励基础较差的县级馆聚焦关键基础业务开展数字档案馆建设[1]。

2.2 档案信息资源建设体系完备

数字档案馆资源体系建设重点之一是维护档案完整与安全，这也是档案管理的基本原则。利用信息网络、档案一体化管理平台等，可创新开展档案业务指导服务，探索推进实现智能管理，推动机关、企事业单位档案工作提质增效，提高档案工作整体智治水平。最新公布的《实施条例》明确要求，要将“档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划，加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设，并与电子档案管理信息系统相互衔接，实现对电子档案的全过程管理”。要进一步细化对文件归档、档案移交和档案接收等基本业务流程的要求，在“入口”环节确保档案的齐全完整。明确国家档案主管部门或者省、自治区、直辖市档案主管部门为档案出境的审批主体，完善档案出境的有关规定，并加强与有关法律法规的衔接协调。

2.3 人才队伍建设与时俱进

数字档案馆运行管理系统迭代升级快，针对现实服务需求要面临智慧化转型等新挑战，探索更便捷高效的服务，需要一支高素质专业化的人才队伍，掌握并充分利用人工智能、大数据等现代信息技术，提高档案信息资源管理智慧化水平。当前，数字技术日益成为创新驱动发展的先导力量，档案事业也开启了具有全局性、战略性意义的数字化转型，带动档案管理模式、服务方式发生变化。新时代档案人才队伍建设要顺应信息革命时代浪潮，抢抓数字化发展的历史机遇。数字档案馆人才培养要强化创新意识，鼓励探索数字档案馆的新模式、新方法；健全培训机制，定期进行档案业务培训，教授前沿信息技术、数字档案管理和保护等专业课程；加强部门协作，通过与高校、研究机构等进行合作，引入外部的高级人才和先进的技术，培养带动档案工作人员整体素质提升；建立合理的激励机制，通过设立各种奖励机制，激发档案人才的积极性和创造性，鼓励他们为数字档案馆的发展做出更大的贡献。

2.4 档案服务理念升级

数字档案馆以用户需求为导向，档案部门应在服务形式上树立“精品”意识，注意针对性与个性化。要顺应数字化发展趋势，加快基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，不断推进馆藏档案数字化和档案数据库建设；要坚持易用性原则，提供易于理解和使用的界面和功能，如搜索引擎、在线咨询等，使用户能够方便快捷地获取所需信息；推动实现电子文件资源共享，开发编制高质量、全方位的计算机检索途径，通过最快捷的检索途径把最全面、最有价值的档案信息传递给利用者；提供互动平台，鼓励用户参与，提高用户的满意度和使用效率；发挥资政育人作用，提高用户的信息素养；保障信息安全，防止信息被泄露，提供安全的查询和利用环境；持续优化服务，不断收集查档利用反馈，进行自我评估和改进，以更好地服务于用户。总之，数字档案馆能够在大量的档案信息资源中及时为用户寻找所需的信息资源，解决用户的实际需求。因此，数字档案馆建设要整合档案大数据资源，创新用户核心的智能化服务场景，逐步提高档案信息资源的利用率。

2.5 各地区协同发展，统筹兼顾

“十四五”期间，在全国数字档案馆建设的部署中要求大力推进中西部地区数字档案馆建设。以云南省数字档案馆建设工作为例，自2009年开始实施档案数字化战略以来，云南省以档案数字资源建设为核心，全面提高档案管理与服务水平、不断拓展工作领域、加强档案科技工作和人才队伍建设，构建了规模大、类型多、特色鲜明的档案数字资源体系。全省还建设了6个区域性电子文件在线归档和电子档案在线移交接收平台，系统平台配套完善，档案数据化初具规模，档案查阅利用方便快捷，实现“分钟级”查阅，查阅利用人数连续两年增长60%以上。建成了全省重要档案和电子档案备份库，构建起集近线、脱机、异质、异地为一体的电子档案备份体系和机制[2]。这为欠发达地区开展数字档案馆建设工作提供了有力借鉴，对各级档案馆在“互联网+”背景下抓住电子文件深化应用的机遇、融入数字中国、对接电子政务等传授方法。

3 数字档案馆建设新格局

3.1 以法律为准绳，加快推进档案工作数字化转型

在2024年的全国档案工作会议上，国家档案局将加大档案工作数字化转型和现代化建设力度被列为本年度重点工作。档案工作数字化转型就是档案机构深化应用新一代信息技术，激发档案数据要素创新驱动潜能，建设提升数字时代档案记录、管理和服务能力，加速业务优化、创新与重构，创造、传递并获取新价值，实现档案工作转型升级和创新发展的过程。《实施条例》规定：一是要求机关、群团组织、国有企业事业单位应当将档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划，加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设，并与电子档案管理信息系统相互衔接，实现对电子档案的全过程管理[3]。三是补充数字环境下的档案安全管理规定，提出重要电子档案异地备份保管、灾难备份系统建设、传统载体档案数字化和数字档案馆（室）建设等工作的要求。四是规定推进档案数字资源共享利用工作的责任主体。《实施条例》与时俱进地新增档案信息化建设的规定，将有力推进档案工作的数字化转型，使档案工作更好地融入数字中国建设中并发挥应有的作用。

3.2 以安全为核心，细化落实档案安全责任

档案安全是档案事业的根基，数字档案馆管理更要守好档案安全底线和红线。强化档案安全责任落实，建立健全安全风险告知及追责机制，一是细化档案馆档案保管措施，要求档案馆制定安全风险管控措施和应急预案，并对档案进行分级保护和管理，开展常态化安全风险隐患排查整治，提高人防、物防、技防水平，提高应急处置能力。二是档案馆馆舍建设和使用有关规定，要求档案馆保障所接收档案必需的库房和设施设备，馆舍建设应当符合相应的标准。三是加强档案信息网络安全，提高数字资源安全水平，落实关于重要电子档案异地备份保管、灾难备份系统建设的各项具体要求，利用现代信息技术做好档案安全保密工作，确保档案实体和网络信息安全。

3.3 以融合为目标，示范带动凝聚全域合力

档案信息化建设是推动档案事业现代化的强基工程，数字档案馆又是信息化建设的依托，是基础之基础。当前，信息化建设存在明显区域发展不平衡问题。破解这一难题，要强化政策保障，鼓励和支持中西部等欠发达地区档案信息化的建设和发展；组织专业培训，从全国层面组织专家学者送学上门，提高档案工作人员的信息化管理能力和应对信息化挑战能力；鼓励发展先进技术，利用云计算、大数据等现代信息技术，提高档案信息管理的效率和质量；完善合作机制，鼓励不同地区的档案管理部门可以建立合作关系，共享资源和经验，共同推动档案信息化进程；建立健全信息化建设的监管机制，确保各地区信息化建设的质量和进度，避免出现严重的区域发展不平衡现象，破解档案信息化区域发展不平衡的问题。在“互联网+档案”模式下，让档案查询利用服务从到馆查档向跨馆跨区域利用方向发展，让融合发展成为可能。搭建全国档案信息查询利用平台，多层面一体推进共享利用，建立档案信息共享平台，实现资源共享，鼓励各地区之间合作，互相学习和借鉴，共同研究和解决信息化建设中遇到的问题，减少信息孤岛现象，通过合作可以实现优势互补，推进形成资源共建共享的良性机制，提高各地区整体效率。

在“互联网+”背景下，建设数字档案馆，要持续深化档案信息化建设和数字化转型，重点围绕电子档案单套管理保障、档案数据治理开发、新一代信息技术安全应用等关键问题，充分调动高校、科研院所、企业等积极性，组织开展科研攻关，激发创新主体活力。

参考文献

[1] 王宪东.关于加快推进全省档案工作数字化转型的调研报告[J].山东档案.2023（05）：12-13.

[2] 黄凤平.数字档案馆建设驱动云南档案事业创新发展——在全国数字档案馆建设推进会上的交流发言.[J].云南档案.2021（06）：5-7.

[3] 黎家伟，向禹.新《档案法》背景下档案服务多元推进策略[J].资源信息与工程. 2022， 37 （05）：119-122+126.

作者简介：赵洪（1983—），大学学历，山东省乐陵市档案馆馆员，主要从事数字化、数字档案馆建设和办公室工作。