档案数字化保存与智慧应用

摘 要：【目的】探讨档案数字化保存的技术方法及其在智慧应用中的实践效果，分析如何提高档案管理的效率和质量，促进文化遗产的保护与传承。【方法】首先，通过文献分析法，回顾梳理了档案数字化保存的相关理论和技术进展；其次，运用案例分析法，选取了中国国家博物馆、故宫博物院的档案数字化项目作为案例，对其实施过程、技术路线及成果进行了深入分析。【结果】档案数字化保存不仅显著提升了档案管理的效率，还通过智能化技术的应用，对档案资源价值进行深度挖掘、应用和共享。【结论】随着技术的不断发展，档案数字化保存与智慧应用将进一步拓展其应用场景，成为一种新型的文化传承方式，助力解决现代社会中的各种问题，如产权纠纷、历史研究等，为社会发展和进步提供有力的信息支撑。

关键词：数字档案；数字化保存；智慧应用

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1003-5168（2024）17-0155-04

DOI：10.19968/j.cnki.hnkj.1003-5168.2024.17.032

Digital Preservation and Intelligent Application of Archives

WANG Jing1 CHU Ju2 SHEN Jitao3

（1.Nanang Earthquake Prevenlion and Disaster Reducion Center， Nanyang 473000， China; 2.Henan Science and Technology Innovation Promotion Center，Zhengzhou 454003， China; 3.Nanyang Medical College，

Nanyang 473000， China）

Abstract： [Purposes] The purpose of this paper is to explore the technical method of digital preservation of archives and its practical effect in the application of wisdom， and analyze how to improve the efficiency and quality of archives management and promote the protection and inheritance of cultural heritage. [Methods] Through literature analysis， this paper reviews and combs the relevant theoretical and technical progress of digital preservation of archives. Secondly， using the case analysis method， the archives digitization projects of National Museum of China and the Palace Museum are selected as cases， and their implementation process， technical route and achievements are deeply analyzed. [Findings] The study found that the digital preservation of archives not only significantly improved the efficiency of archives management， but also deeply explored， applied and shared the value of archives resources through the application of intelligent technology. [Conclusions] In the future， with the continuous progress of technology， digital preservation and intelligent application of archives will further expand its application scenarios and become a new way of cultural inheritance. It can also help solve various problems in modern society， such as property rights disputes and historical research， and provide strong information support for social development and progress.

Keywords： digital archives; digital preservation; intelligent application

0 引言

随着大数据、AI、云计算等信息技术的迅猛发展，档案管理工作也迎来了前所未有的变革。档案数字化在提高存取效率、节省存储空间、保护原件、促进信息共享、提高安全性、支持远程工作以及教育和研究等方面发挥着重要作用。中国档案数字化市场规模自2019年的26.2亿元扩大至2023年的40亿元，呈现稳定增长趋势。数字档案馆建设成交数量持续攀升，成为市场亮点，显示出行业强劲的发展潜力和数字化转型的持续深化。然而，档案的数字化保存仍面临着一系列挑战，如数据质量与完成性保证、版权和隐私保护、标准化与互操作性、数据安全等问题。如何采用AI图像修复、区块链存证、3D扫描、云计算存储等先进的技术手段解决这些问题是当前档案管理领域研究的重点［1］。本文探讨档案的数字化保存和智慧应用，以期为档案管理工作的高质量发展提供参考。

1 档案数字化保存的意义

1.1 数字化时代的背景

档案数字化是在信息技术迅速发展的背景下兴起的一种趋势，它涉及将传统的纸质档案转换成电子形式的过程。云计算、大数据、人工智能等新兴技术的发展为档案数字化带来了技术支持和挑战。现代社会信息化程度的提高使人们对信息的需求不断增加，档案数字化能够更好地满足公众和组织对信息的快速获取和便捷使用的需要，提高档案管理的效率和质量，例如通过电子检索系统快速定位档案，提高信息检索速度。此外，档案数字化还可以改善档案的保存条件，减少对原件的直接接触，从而延长档案的使用寿命。当前，许多国家和地区出台了关于档案管理的法律法规，鼓励或要求将重要档案数字化，以确保信息的安全性和可访问性［2］。对于珍贵的历史文献和文化遗产来说，数字化是一种有效的保护手段，能够确保这些宝贵资源得以长期保存和广泛传播。档案数字化还能够为学术研究提供丰富的资料，促进文化交流和历史研究。总之，档案数字化是信息技术、社会发展和法律法规等多个因素共同作用下的产物。它不仅改变了传统档案管理的方式，还推动着社会信息化进程向前发展。

1.2 数字档案的重要性

1.2.1 提高档案管理效率。数字档案可以通过计算机网络快速检索和获取，大大缩短了信息查找的时间，提高了工作效率。电子化的索引系统使得用户能够根据关键词、日期等多种方式快速定位所需的信息。数字档案不需要实体存储空间，减少了对物理空间的需求，降低了存储成本。对于大型组织而言，这意味着可以释放出更多的空间用于其他用途。

1.2.2 长期完整地保护原始资料。纸质档案容易受到潮湿、虫蛀、火灾等自然环境以及天灾人祸等因素的损坏、侵蚀甚至毁灭，原始珍贵资料被破坏甚至消失。纸质档案的数字化保存，可以通过数字技术将这些稀缺的、珍贵的资料实现多重备份或加密保护，即便是原始纸质档案受到损毁，也会有数字化的备份资料，从而保障档案信息的完整性和连续性，这对于历史文献和文化遗产的保护、传承和利用具有极其重要的意义。由此可见，纸质档案的数字化保存维护了档案信息的安全性，实现档案的长久保存，避免受到岁月和环境的侵袭。因此，越来越多的机构和企业通过数字化的形式转换和保存重要的纸质档案，以保障核心资料的安全性和稳定性。

1.2.3 促进信息共享与交流。数字档案易于复制和分发，便于不同机构之间共享信息，促进了知识的传播和交流。在教育、科研等领域，数字档案能够为更多人提供学习和研究的机会。数字档案使远程办公成为可能，员工可以在任何地方访问所需的文件，提高了灵活性和便利性。云存储和协作工具使得团队成员能够实时共享信息，增强了团队合作的能力。

1.2.4 文化遗产保护与传承。对于珍贵的历史文献和文化遗产，数字化是一种有效的保护手段，能够确保这些珍贵资源得以长期保存和广泛传播。数字档案还能够为学术研究提供丰富的资料，促进文化交流和历史研究。通过对数字档案的整理和分析，可以挖掘出潜在的商业价值和社会价值。

2 数字档案保存面临的挑战

2.1 数据安全性

数据的安全性是数字档案保存面临的重要问题。随着网络攻击事件频发，如何确保数字档案的安全成了档案管理部门必须面对的难题。为此，加密技术、多重备份和访问控制机制成为必要的措施。网络安全是影响档案数字资源长久保存与备份的重要因素之一，档案数字资源保存主要依靠互联网展开，若网络安全无法得到保障，就会对档案数字信息的安全性造成影响。在互联网技术飞速发展的当下，病毒、网络漏洞等问题会给档案数字资源的保存与备份造成巨大损害。若不对档案数字资源进行安全保护与加密，将给不法分子可乘之机，造成档案数字信息丢失或损坏等问题，甚至对企业或单位的信息系统带来重大安全威胁，因此加强对档案数字化建设中的信息网络安全环境治理至关重要［3］。

2.2 长期保存策略

实施多层次的备份策略，确保至少有三个副本存放在不同的地理位置。使用可靠的存储介质，如磁盘阵列、磁带库、云存储等，以确保数据的安全性和持久性。采用如PDF/A、TIFF等开放标准格式，确保文件在未来仍然可读。随着新技术的发展，原有的保存技术可能需要升级或替换，因此需要创建并维护详细的元数据，记录档案的来源、格式、转换历史等信息，以便于未来管理和使用，确保档案能够及时迁移到更先进的技术平台上。利用区块链技术进行数据存证，确保数据的不可篡改性和可追溯性［4］。通过实施上述策略，可以有效地确保数字档案的长期保存和可访问性。需要注意的是，数字档案长期保存是一个持续的过程，需要不断地评估和改进。随着技术的发展，这些策略也需要适时调整以适应新的挑战。

2.3 标准化与互操作性

若要长久保存档案数字资源，首先要确保数字资源格式的统一，选择开放和稳定的文件格式，如PDF/A、TIFF、MARC XML等，这些格式被广泛接受并且适合长期保存。定期检查文件格式是否过时，并考虑迁移至更新的标准。为了保证档案数字资源的安全性与有效性，相关部门必须完善档案数字资源储存管理体系，严格依照相关体系开展档案数字资源管理工作［5］。当前，我国相关部门已经针对档案数字资源管理制定了有效的管理制度，但在相关制度落实过程中依然存在一定问题。部分单位在展开档案数字资源管理时，无法根据自身实际情况进行管理制度的调整与优化，导致档案数字资源管理体系的价值无法发挥、档案损坏无法恢复等问题频繁发生，严重影响了档案数字资源的长久保存与备份。

3 案例研究

3.1 文化遗产保护中的数字档案

文化遗产保护中的档案数字化是将传统形式的文化遗产转化为数字格式的过程。它可以避免物理材料的进一步损坏，使这些珍贵资料可以被更广泛地访问和研究，对于保护和传播文化遗产至关重要，主要包括以下步骤。

[①]数字化前的准备。确定哪些档案最需要被数字化，这通常涉及对档案的历史价值、稀有性以及物理状况等因素进行评估。制定详细的数字化项目计划，包括目标设定、预算编制、时间表安排等。确保所有必要的版权或许可都已获得，以便合法地进行数字化工作。

[②]数字化过程。清洁和修复原始档案，确保它们适合数字化。使用适当的设备和技术（如高分辨率扫描仪、专业相机等）对档案进行扫描或拍摄。记录关于每份档案的详细信息，包括来源、作者、日期、类型等元数据。

[③]后处理与管理。检查数字化文件的质量，确保图像清晰且准确反映原始档案。将数字化文件存储在安全的地方，并定期进行备份以防数据丢失。为每个文件创建详细的元数据，便于管理和检索。将数字化档案整合到一个统一的数字档案管理系统中。

[④]分享与利用。通过网站、数据库或应用程序等形式提供对数字化档案的在线访问。设计友好的用户界面，便于用户查找和使用档案资料。利用数字化档案进行教育活动，提高公众的文化遗产保护意识。采用开放标准和格式来存储文件，以确保长期的可访问性和兼容性。定期更新软件和硬件，确保数字化档案能够适应技术的发展。

[⑤]迁移与转码。随着时间推移，将文件从旧格式迁移到新格式，以避免过时问题。使用OCR（光学字符识别）、语音识别等技术自动提取档案中的信息。通过对大量档案数据进行分析，揭示历史趋势和模式。利用虚拟现实/增强现实等技术打造沉浸式体验，让用户更深入地了解文化遗产。

[⑥]国际合作。与其他国家和机构共享数字化档案资源，促进全球文化遗产的保护。提供多语言版本的档案信息，便于国际用户访问。通过这些步骤和方法，档案数字化能够有效地保护文化遗产并将其推向更广阔的利用范畴［6］。随着技术的进步，未来的档案数字化工作会呈现更加多样化和个性化的发展趋势。

3.2 中国国家博物馆馆藏金文档案数据采集与整理

全国6 000余家博物馆借助数字技术，正火热迈向数字化的新征程。馆藏文物可以帮助人们了解古代社会的各方面，如青铜器铭文的字体叫“金文”，体现了古代文化和艺术的特点，是了解我国书法流源和艺术形态的重要资料；中国国家博物馆里的“盂克双鼎”，大克鼎铭文28行，共计290字，这些铭文铸在大克鼎的内壁。但采集这些数据给从事文物保护和研究的相关人员增加了工作难度，为此，中国国家博物馆采用了高精度三维数据，结合人工智能技术，自动提取青铜器上的纹样生成线画图，同时对于带有铭文的青铜器，在三维数据的基础上采用网格变形算法对文物曲面ROI区提取参考平面，计算文物表面与参考平面的距离、曲率等特征参数，最后使用交互式方法对计算出的特征参数进行可视化表达，从而形成文物的数字化拓片［7］。数字拓片技术的不断成熟，将为无损获取铭刻于青铜器上铭文的信息提供了重要途径，具有十分重要的现实意义。

3.3 故宫博物院馆藏资源数字化

故宫博物院目前已有约92万件套文物实现了数字化采集，占比接近故宫藏品总数的50%，并计划每年完成7至8万件文物的基础数字采集工作。故宫通过打造“数字文库”平台，公开了超过10万件文物的高清影像，每年至少还会增加1.5万到2万件。还利用可移动文物知识图谱技术开发了智能搜索引擎。在该技术加持下，观众能够方便快捷地查找数字文物库里的文物，且搜索某一件文物时，搜索引擎还会智能化地推荐其他类似文物，便于相关人员了解、研究和鉴赏。通过对文物数字资源采集、加工、管eaafc3d49478c62d278565845d61163457e36c826f3d6b5eacc224bae51f272d理、利用的全流程智慧化管理，可以帮助文物留存“数字身份”，并深度挖掘其利用价值，转化为高质量的公共服务数据，使这座古老的宫殿焕发出新的生机［8］。

4 结论

未来，随着信息化建设的加速和无纸化办公的普及，档案数字化需求日益增长，政府、企业及学校等机构对档案信息化建设的重视，将进一步推动纸质档案向电子化档案转化，以提高查询和利用效率。同时，人工智能、大数据、云计算等先进技术的不断成熟与应用，将进一步推动档案数字化行业的技术革新，提升档案数字化处理的效率和质量，实现档案信息的智能化管理和利用。此外，档案数字化服务也将渗透到更多行业和领域，通过与图书馆、博物馆、文化馆等机构的合作，拓展至更广泛的文化传承与利用领域，为公众提供更加多元、丰富的档案信息资源。

参考文献：

［1］金凡.《纸质档案抢救与修复规范》解读与思考［J］.北京档案，2024（3）：33-36.

［2］卢毅.纸质档案数字化加工现状及建议［J］.机电兵船档案，2024（1）：95-96，108.

［3］何丽霞.数字化技术在档案管理中的应用研究［J］.信息记录材料，2024，25（1）：47-49.

［4］刘赞，魏菲.关于加强档案数字化管理的几点思考 ［J］.黑龙江档案，2023（6）：45-47.

［5］史金.档案数字资源长期安全存储的对策建议［J］.北京档案，2022（7）：38-40.

［6］钟声.档案数字资源长久保存和备份技术与策略［J］.兰台内外，2021（31）：10-12.

［7］张建明，龙凌云，杨安荣.数字胶片技术及其在档案数字资源长期保存中的应用［J］.中国档案，2023（2）：64-66.

［8］倪代川.数字档案资源生态服务探析［J］.山西档案，2020（5）：35-44.

收稿日期：2024-08-07

作者简介：王静（1980—），女，本科，档案专业馆员，研究方向：防灾减灾类档案管理；楚莒（1991—），男，本科，助理工程师，研究方向：科技管理、科技成果转移转化、科技成果评价；沈继涛（1978—），男，硕士，高级工程师，研究方向：信息化建设。