河北省民生类档案跨馆查询利用实践探索

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，“扎实推进各级国家综合档案馆开展互联网和移动端查询利用服务，将档案查询利用服务融入区域内‘一网通办’服务体系，推动档案查询利用服务延伸到村、社区基层一线，促进档案公共服务均等化、便捷化。”随着人民生活水平的显著提高，公众迫切要求加快档案开放、扩大档案利用、提供优质高效服务。为落实国家档案局加大跨区域档案信息资源共享平台建设力度的要求，实现河北省内区域间档案信息资源共享，充分发挥档案服务民生、服务社会的作用，满足人民群众日益增长的档案信息、档案文化需求，河北省档案馆（省方志办）积极探索服务大局、服务人民群众的新途径、新方式，以民生档案“搭桥铺路”，通过建立河北省民生类档案异地跨馆查询利用机制，开展“异地查档、跨馆服务”，积极拓展民生档案利用服务领域，持续推进档案利用服务提质增效。

一、民生类档案跨馆查询利用服务方式初尝试

2021年7月6日，习近平总书记对档案工作作出重要批示，提出了“四个好”“两个服务”的目标要求，为做好新时代档案工作指明了方向。为贯彻落实习近平总书记重要指示批示精神，全面提升档案工作服务水平，2021年，河北省档案馆（省方志办）牵头倡议创新为民服务机制和方式，在全省范围内建立河北省民生类档案异地跨馆查询利用体系。省内各级综合档案馆积极响应，通过签订省、市、县三级跨馆利用合作协议，共建民生档案跨馆利用服务机制，实现了全省各地区之间线下民生档案资源的共享。

全省签订的175个综合档案馆民生类档案跨馆利用合作协议中，省级综合档案馆1个、市级综合档案馆11个、县级综合档案馆163个，内容包括学籍档案、婚姻档案、人事调动档案、职称档案、军转及复退军人安置档案、土地流转承包档案等20余种民生类档案。2021年10月14日，河北省内民生类档案异地跨馆查询利用服务工作正式开启，开通省、市、县三级综合档案馆共建共享利用平台。至此，全省民生类档案异地跨馆查询利用工作取得突破性进展，初步实现了河北省内区域间档案信息资源的共享。

二、试点先行，探索省域跨馆利用触角纵伸到底

自2021年10月河北省民生类档案跨馆利用平台运行以来，得到了全省各级综合档案馆的支持。为满足社会民众不同方面的档案利用需求，将档案利用为民服务纵向推进，2022年，根据各市县综合档案馆跨馆利用工作进展情况，经过充分调研并征求各方面意见综合考量，确定邯郸市、唐山市、张家口市、正定县、沽源县五个综合档案馆为试点，实施民生类档案跨馆利用试点工作。三个市级试点通过精心策划媒体宣传，科学调整数据库，提升群众认知度和体验感；两个县级试点在试点范围内尝试民生档案跨馆利用机制建设纵深到底，探索基层乡镇、行政村跨馆利用空白地区的民生档案利用途径，丰富完善跨馆利用机制。经过一年的努力探索，各单位圆满完成试点工作任务，实现省市县乡村五级档案资源互通共享，扩大了跨馆利用的社会影响力和知名度，综合档案馆服务社会造福于民的使命感和创新力得以释放和展示。正定县档案馆、沽源县档案馆、丰南区档案馆积极与11个乡、镇、街道办事处、村签订跨馆利用协议。

各级综合档案馆试点摸索总结的跨馆利用经验价值：一是探索了基层乡镇、行政村跨馆利用空白地区的民生档案利用途径，丰富完善了跨馆利用机制，打通了省市县乡村五级之间互通跨馆利用通道，扩大了跨馆利用范围及档案利用种类，改变了基层地区档案利用的局限性以及不便捷现实。二是探索建立了方便查阅的档案专题数据库，将民生档案进行梳理、筛查、分类，有效提高了利用效率。三是探索了扩大跨馆利用影响力的多种宣传模式，有效服务带动和提升了档案利用体验感和群众对档案馆的认可度。

三、跨馆利用实现省市县三级向省市县乡村五级跨越式推进

党的二十大报告提出，全面推进乡村振兴。与城市居民相比，农村居民享受的基本公共服务的数量和质量明显不够，为推进档案部门更广泛更深入地服务社会、服务民生，民生类档案异地跨馆利用服务助推乡村振兴，将档案资源向服务人民群众的薄弱地区下沉，让更多基层群众了解并享受到异地跨馆利用服务的便利和实惠。2023年，河北省档案馆（省方志办）全面贯彻落实习近平总书记提出的关于档案工作“三个走向”的重要指示，以民生需求为导向，以“异地查档、跨馆服务”为抓手，继续牵头深化河北省民生类档案异地跨馆利用工作。通过示范引领、典型推介等方式，多措并举广泛推广试点成果，全面推进民生类档案异地跨馆利用在基层乡镇及行政村落地。一是就跨馆利用工作开展走访调研，以第一手实践成果助推发展。制定《河北省民生类档案跨馆查询利用实践探索调研工作方案》，印发《关于调研民生档案跨馆利用工作的函》。2023年6月，赴唐山市档案馆、邯郸市档案馆调研，设计和发放《河北省民生档案跨馆利用工作情况问卷调查表》，撰写《河北省民生类档案跨馆查询利用实践探索调研报告》。二是借助全省馆长联席会携手推进工作，落地实施。2023年7月，河北省档案馆（省方志办）主持召开全省各级国家综合档案馆馆长联席会，制定印发《关于深化河北省民生类档案异地跨馆利用工作的函》，全面推进省内民生类档案异地跨馆利用平台建设向基层乡镇及行政村延伸。会后，13个市综合档案馆（含定州、辛集）积极响应，按照文件要求，认真谋划，加强沟通，组织召开现场推进会，印发相关通知和实施方案，推进此项工作落地。三是做好工作的指导和总结，全省覆盖率实现跨越式增长。2023年，河北省内新增跨馆利用县区级协议馆6个，跨馆利用协议馆增至180个（不含省档案馆）。全省181个市县级综合档案馆除一个县级馆外，实现了省市县三级综合档案馆跨馆利用的全覆盖。全省704个乡镇、4552个行政村与档案馆签订了《河北省民生类档案异地跨馆利用协议》，辐射13个市，74个县（市、区），其中14个县实现辖区内乡镇及行政村跨馆利用全覆盖。档案利用者欲查阅省内181个综合档案馆（含省档案馆）保管的民生档案，不仅可以向所在城市的市县级综合档案馆提出申请，也可以就近向签约乡镇（街道）、村（社区）提出申请，可同等享受异地查档、跨馆服务的便捷。深化跨馆利用工作全面扩大了省市县乡村五级民生档案资源互通联查，各级综合档案馆档案服务民生迈上一个新的台阶。

三年来，通过省内跨馆利用，解决人民群众实际问题的实例非常多。河北省档案馆（省方志办）第一例跨馆利用是2021年10月21日一位沧州青县利用者欲查找1996年抗洪救灾省级表彰决定。省馆（办）工作人员接到青县综合档案馆的利用申请后立即进行查找，很快找到这份档案并通过传真的方式将复制件发往青县综合档案馆，不到半天时间，远在沧州青县的利用者就拿到了省馆的档案复制件。节约成本、免去奔波、提高了效率，“让档案多跑路，群众少跑腿”成为现实，被利用者连连称赞！

2022年4月，河北省档案馆（省方志办）接到承德市隆化县档案馆的电话，称有两位利用者想要查询省级表彰决定，分别是1994年第三产业普查优秀表彰和1990年省标准计量系统先进。随后隆化县档案馆发送了电子查档申请表，依据申请表上的信息，最终找到这两份表彰决定，复制并传真至隆化县档案馆。跨馆利用切实打造出民生档案查询“直通车”，实实在在为百姓谋福利，提升群众查档幸福感。

2023年8月1日，黑龙江省档案馆联系河北省档案馆（省方志办），提到一位河北省唐山市冀东监狱的利用者，需要查阅黑龙江省档案馆的两份档案，但由于天气原因，买不到到黑龙江的车票。为解决利用者的困难，黑龙江省档案馆提出和河北省档案馆（省方志办）进行跨馆利用，利用者再到石家庄拿取所需要的民生档案。由于河北省档案馆（省方志办）已经获得各市档案馆的授权，告知黑龙江省档案馆可以直接与唐山市档案馆联系，最终，利用者在家门口的唐山市档案馆就拿到了自己需要查找的档案。

四、省外跨馆利用协议签订提速增效

除与河北省内各市县综合档案馆建立跨馆利用合作关系以外，省内、省外双管齐下，在跨省利用方面也进行诸多探索。2020年，与北京市档案馆、天津市档案馆签署的跨馆利用合作协议，是贯彻落实习近平总书记“努力使京津冀成为中国式现代化建设的先行区、示范区”重要指示，京津冀档案方志协同发展的具体实践，构建起的三地跨馆服务使群众享受到更多协同发展的红利和成果。继此之后，河北省档案馆（省方志办）加快与省外综合档案馆的合作步伐，扩大省内群众异地跨馆利用范围。2022—2024年，河北省档案馆（省方志办）突破京津冀地区，向人口流动密集地区扩展。先后与上海市浦东新区档案馆、重庆市档案馆、山东省档案馆、黑龙江省档案馆、北京市丰台区档案馆、辽宁省档案馆、江西省档案馆、成都市档案馆、福建省档案馆等签订了跨馆利用协议。跨馆利用服务触角延伸至华东、东北、华北和西南地区，实现了省外跨馆利用的新突破。

五、创新省内省外联合跨馆利用模式

为将纵向延伸到底、横向向外拓展两方面优势机制发挥更大效应，河北省档案馆（省方志办）建立授权机制创新全省联动方式。省内180个市县档案馆自愿签订《民生类档案跨馆利用授权书》，授权后的180个档案馆可直接与河北省档案馆（省方志办）的省外协议馆进行跨馆利用，避免了跨省域档案利用工作的重复推进，是三方共赢的合作。授权机制快速、高效地打通了河北省各级综合档案馆跨省际民生档案资源共享的通道，创造了河北省各级国家综合档案馆民生档案跨省互通资源共享的新格局，省域跨省际利用更加高效便捷，范围更加拓展。

随着社会的进步和发展，档案服务向纵深发展的条件更加成熟，创新体制机制，提高服务水平，增强自主能力，将成为档案工作的重点任务。从“十四五”开局之年，河北省各级国家综合档案馆团结携手，谋求共同发展，建立河北省民生类档案异地跨馆利用体系，到2023年，全面扩大“一网查档、异地出证”惠民服务覆盖范围，推进档案服务体系建设迈向更广泛区域、惠及更多民众，河北省档案馆（省方志办）从民生类档案异地跨馆查询利用工作入手，逐步完善方便人民群众的档案利用体系，打破地域限制，转变服务方式，切实把为民服务做到群众心坎上。

今后一个时期，河北省档案馆（省方志办）将继续完善和优化跨馆利用机制，扩大异地跨馆查询利用范围，充分发挥国家综合档案馆作为信息资源基地的作用，搭建更方便、更快捷、更高效的档案利用服务通道，提高广大人民群众对跨馆利用的认可度与满意度，打造成河北省各级档案部门融汇档案力量、服务人民群众的重要平台纽带，切实把习近平总书记的“两个服务”理念做深做细做到实处，在实现中国式现代化河北场景中贡献档案方志力量。

作者单位：河北省档案馆（省方志办）