基层档案室纸质档案保护路径探析

纸质档案是以纸张作为载体的一种档案，是主要的传统载体档案。纸质档案在当前档案室管理的各种档案中占据了很大的一部分，由于纸质档案制成的材料不同，加之各基层档案室的保管条件和管理方式有很大的差异，导致目前基层档案室的部分档案受到不同程度的损坏。

一、基层档案室的现状

我国基层档案室数量众多，几乎每个基层单位都设有档案室，这些档案室保存的纸质档案居多，保管的条件不一，有的基层档案室保管条件相对较好，档案管理的现代化水平和信息化水平较高，从业人员综合素养高，纸质档案保管的较好。还有一些基层档案室纸质档案的保管条件相对较差，设备简陋，单位重视程度不够，档案管理人员业务水平不高，纸质档案材料不同程度地受损，为将来的档案移交和使用带来了隐患。

二、影响纸质档案保存的因素

纸质档案是国家机构、社会组织或者个人在履行其法定职责中形成的各种重要的有保存价值的信息记录。影响纸质档案保存的因素很多，总结起来有两个方面，一是主观因素，二是客观因素。主观因素解决起来比较容易，通过学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等法律法规，提高对档案和档案工作的思想认识，提高业务素质。下面从客观方面分析影响纸质档案保存的不利因素。

（一）纸质档案制成材料影响纸质档案的保存

纸质档案制成材料是承载并反映档案信息的物质材料，包括档案信息载体材料和记录材料，不同的纸质档案制成材料其寿命不同。我国西汉时期发明了造纸术，由于技术和造价等原因，直到东汉蔡伦改进造纸术，手工纸才得到大量应用。东晋时期纸张最终取代简牍、缣帛等其他档案材料成为档案载体的主体。19世纪末，我国正式进入机械造纸时代，20世纪80年代，随着造纸工艺水平的迅速提升，纸张需求量增加，机械造纸占据市场主体，但是纸张质量急剧下降，延长纸张档案使用寿命是当务之急。纸质档案保护就是根据纸质档案制成材料的性质，采取适当的技术手段，保护好纸质档案，尽量延长档案使用年限，从而更好地发挥档案的利用价值。

（二）档案纸质材料的加工方法影响纸质档案的保存

档案纸张的构成物质大都是植物纤维，目前在提取植物纤维时通常使用的是物理机械法和酸碱化学法，这两种方法各有利弊。物理机械法通常是通过高速旋转的机械研磨，使植物纤维离解，其优点是成本低、效率高，但是由于在机械高速运转的作用力下，部分纤维被打断，并且几乎保留了全部木素，导致纸张的硬度不够，容易发黄变脆。酸碱化学法是在高温下用酸碱蒸煮，分离出纤维，去除木素，这种方法保留了纤维素，可以造出高档纸张，但是保留了部分酸碱成分，不利于纸张的长期保存。

（三）字迹材料的性质影响纸质档案的保存

字迹耐久性一方面是指字迹色素成分的耐久性，另一方面是指字迹色素与纸张的结合牢固程度。目前色素耐久性最好的是炭黑，其化学性质最稳定、最耐久，不仅耐光、耐热、耐酸碱，还不溶于水等其他溶剂，它会在纸张材料上形成一层薄膜，牢牢固定在纸上，耐摩擦不扩散，是目前纸张档案的首选。色素比较耐久的是颜料，其化学性质相对稳定，耐光、耐热性能较好，但耐酸碱性能较差，有些颜料还有水渗油渗现象。色素耐久性较差的是有机染料，其化学性质不稳定，不耐光，有的还不耐酸或不耐碱，甚至还溶于水等其他溶剂。色素在字迹材料转移固定在纸质材料的过程中，会有三种转移固定方式，分别是结膜、吸收和粘附，其中以结膜方式转移的最为稳定。其次是字迹材料被纸张材料吸收。再次是字迹材料粘附在纸张材料上，这种固定方式最不耐久，最不稳定，容易被摩擦掉。

（四）档案室环境影响纸质档案的保存

研究证实，纸张的耐久性可以保存五百年以上，一般纸张的耐久性在二百年以上。纸张的老化除了受时间因素影响外，还受自然因素、化学因素等影响。自然因素主要包括温湿度、光线、有害气体、有害微生物等，这些因素可以加快纸张内部发生水解反应、光解或者氧化反应，从而造成纸张强度下降或者字迹模糊等。化学因素主要是指植物纤维素、半纤维素、木素等化学成分在外界光线、热、氧、有害微生物、有害气体、氧化剂等因素的作用下，使纸张内部化学结构发生化学变化，从而影响纸质档案材料的耐久性。

三、基层档案室纸质档案保护的基本原则

基层档案室的纸质档案的保护须结合实际，从思想上、制度上、价值上等各方面着手，坚持以下基本原则。

（一）坚持理论与实践相结合的原则

加强纸质档案的保存和管理，必须提高思想认识，用科学的技术加以指导，积极吸收前沿学科知识，不断探究和使用新技术，尽可能地延长纸质档案的使用寿命。

（二）坚持规范制度、强化基础设施建设并重的原则

加强顶层设计，通过制定各种制度、标准和规范，使档案保护工作有章可循。通过完善档案库房基础设施，构建档案保护基础性条件，达到保护档案的目的。

（三）坚持关注重点、照顾一般的原则

档案室保存的档案种类比较多，纸张寿命各不相同，可以采取抓住重点、照顾一般的原则，在保管期间可以对重要的档案进行重点关注，对一般的档案提供基本的保管条件，确保在其保管期限内的安全即可。

（四）坚持预防为主、防治结合的原则

在档案保管中一般采取的是预防措施，杜绝各种不利因素对档案的损坏，这是档案保护的根本。但是在开展日常档案检查时，要及时发现破损的档案，通过消毒、杀虫、修复、托裱等方式对症治疗，对受损档案实施抢救或者保护，从而达到保护档案的目的。

四、基层档案室纸质档案的常用保护措施

以上从档案制成材料的性质、档案制成材料的加工过程、字迹材料的性质、纸质档案保存的环境等方面分析了影响纸质档案的各种因素，对应着这些因素，可以采取如下措施保护纸质档案。

（一）针对不同制成材料的纸质档案，采取不同的保管措施

对于选取手工中性纸质材料作为文件用纸，使用碳黑色素记录的档案，保存起来比较方便，因手工纸质材料植物纤维素长宽比大，纤维素和半纤维素多，木质素少，故手工纸张不仅柔韧性强、强度高。加之中性纸张不含酸碱性，不易和周围有害气体或者水分发生化学反应，更利于纸质档案的保存。对于使用机制纸张和有机染料记录信息的纸质档案要重点保管，是因为机制纸和有机染料更容易与外界环境发生化学反应，造成纸张发黄、强度下降、字迹模糊消失等现象。

（二）全面了解纸质档案安全现状

熟知档案的数量、保管条件、损坏程度等，为后续有针对性地开展档案保护打下基础。同时研究分析造成档案损坏的原因，找出影响档案安全的因素，有的放矢地创造条件，降低影响档案安全的各种风险，及时托裱修复已损坏的档案。

（三）加强档案室纸质档案的日常保管

影响纸质档案损坏的外因较多，主要包括：温湿度、光、热、有害微生物、有害气体、天灾、啮齿动物等。针对这些因素，可以分别采取不同的措施。例如通过通风或者空气调节设备调控档案库房的温湿度；经常打扫室内卫生，保持档案室洁净，防止灰尘对档案纸张的摩擦，造成档案字迹的模糊；采用冷冻真空干燥等物理灭菌法或者采用化学灭菌法强化对霉菌的灭杀，使档案免受有害微生物的侵害；选用合适的照明光源，优先选用白炽灯，防止和减少自然光对档案的照射；在强化对库房内档案的保护的同时，把档案的保护延伸至库房外，即在档案的流通环节和利用环节也要加强对档案的保护。对已经损坏的档案，要及时采取相应的技术和方法进行修复和保护，从而延长档案的使用寿命。

（四）全面提升档案室从业人员的档案管理水平

一方面，通过到高等院校、科研院所等脱产学习，提升档案从业人员的档案管理工作能力和业务水平。还可以通过举办档案业务短期培训班，提高档案职业道德素养和档案服务意识。强化档案宣传教育特别是档案法律法规的宣传教育。让大家都知道，档案的保护不仅仅是档案室工作人员的职责，也是全民的责任，只有人人参与，全民行动，才能使档案的保存时间更长久。

（五）加快推进纸质档案数字化

纸张都有使用寿命，保管再好，也会随着时间的流逝而逐渐发黄、变脆、老化。开展档案数字化是提高档案利用效率，保护档案原件的有效途径。对于珍贵档案特别是易受损的档案资料，优先实施档案数字化，用档案的副本或者复制件替代原件，从而保护纸质档案原件，延长纸质档案寿命。

（六）做好档案保管突发事件的应急处置

突发性事件是不可提前预知的，往往具有突发性和破坏性。因此，档案室要提前制定应急预案，切实履行职责，保证发生突发事件能够有效应对。编制应急预案时要统筹考虑，包括档案库房的重要区域和部位，档案库房的常用和备用钥匙，重要管理人员的联系方式，抢救档案的先后顺序和具体位置等。对灾害造成的受损档案进行及时抢救，采取措施避免发生次生和衍生灾害等。

（七）重视对破损档案的修复工作

在档案保管和利用过程中，由于纸张随着时间的流逝而发生物理性质变化，造成了纸质档案的损坏。为了延长档案寿命，档案工作人员必须对受损档案进行抢救性修复。目前，纸质档案的修复方式主要包括去污技术，例如机械去污、溶剂去污、氧化去污等；去酸技术可采用液相去酸和气相去酸等；加固技术主要有涂料加固和丝网加固等；修裱技术可使用揭粘技术、修补技术和托裱技术等。

档案室是档案工作的基层组织，是开展档案馆工作的前提和基础。档案室保存的纸质档案，不仅是单位和个人重要的历史记录和证据，还是国家档案财富的重要来源。加强基层档案室纸质档案的保护意义重大，刻不容缓。

作者单位：承德市不动产登记中心