《中华人民共和国档案法实施条例》学习宣传提纲（二）

编者按：《中华人民共和国档案法实施条例》自 2024 年 3 月 1 日起施行，这是继 2020 年《中华人民共和国档案法》修订后档案法治建设又一新的重要里程碑，标志着档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化进入了一个新的阶段。本期刊登国家档案局办公室发布的《< 中华人民共和国档案法实施条例 > 学习宣传提纲》，供大家学习贯彻。

四、关于档案的管理

第三章完善档案管理相关措施，细化档案工作责任制，进一步明确归档责任、移交责任，统一归档和档案移交接收进馆有关要求，对档案馆通过接受捐献、购买、代存、交换等方式收集档案提出要求，细化档案馆保管措施，完善档案鉴定销毁制度，增加有关国有档案目录数据汇集的规定，对档案复制件的赠送、交换、出售，档案或者档案复制件出境等作出明确规定，并明确档案服务企业的条件，规范档案服务外包。新增和修改的主要内容：

（一）细化档案工作责任制。机关、团体、企业事业单位和其他组织是档案的主要形成单位，是档案资源建设的关键。建立档案工作责任制是保障档案工作开展的重要前提。《实施条例》对机关、团体、企业事业单位和其他组织建立档案工作责任制提出具体要求。一是确定档案工作组织结构、职责分工，即确定组织机构内与档案工作相关的部门设置、职能规划、流程运转、职责分工等。二是落实档案工作领导责任、管理责任、执行责任。领导责任是指组织机构负责人或档案工作协调机制应当承担的决策、协调档案工作重大事务和重要事项的责任；管理责任是指档案部门承担的统一归口、统筹推进档案业务工作的责任；执行责任即直接责任，是指组织机构相关部门和人员承担的相关材料的收集、整理、归档和档案管理具体工作责任。三是健全单位主要负责人承担档案完整与安全第一责任人职责相关制度。

（二）明确归档责任、统一归档要求。《实施条例》规定应当归档的材料，由单位的各内设机构收集齐全、定期归档，任何机构或者个人不得拒绝归档或者据为己有，并且将归档工作中经实践检验的成熟做法上升为法规制度，规定机关、群团组织、国有企业事业单位应当明确本单位的归档范围和档案保管期限，经同级档案主管部门审核同意后施行，单位内设机构或者工作职能发生重大变化时要及时作出调整。

（三）明确移交责任、细化移交要求。《实施条例》规定档案移交国家档案馆的义务、期限，完善有关提前移交、延期移交等具体规定。延期移交是一项行政许可，对专业性较强或者需要保密的档案，立档单位经同级档案主管部门检查和同意，可以延长向档案馆移交的期限，未经同意擅自决定本部门档案不向国家档案馆移交的行为，属于违法行为。已撤销单位的档案在未达到法定移交期限，可以提前向有关的国家档案馆移交，是法定移交的一种特殊情形。需要注意的是，由于单位保管条件不符合要求或者存在其他原因可能导致不安全或者严重损毁的档案，经协商可以提前交有关档案馆保管，但涉及政府信息公开的责任仍由原单位承担。

（四）规范档案馆收集档案工作。为进一步拓宽档案收集范围、增强国家档案资源体系的完整性，《实施条例》明确了档案馆除按照国家有关规定接收移交的档案外，还可以通过接受捐献、购买、代存、交换等方式收集档案，并要求档案馆通过上述方式收集档案应当遵守国家有关规定，考虑档案的珍稀程度、内容的重要性等，规范相关工作，明确相关方权利义务和档案利用条件。

（五）完善国家档案馆馆舍建设和使用有关规定。国家档案馆接收收集范围内的档案，是其法定的义务和责任，必须履行。档案库房是档案保存的主要场所，设施设备是档案安全保管必不可少的保障条件。针对现实中存在国家档案馆库房容量无法承载现有应接收档案、馆库条件无法保障档案接收的情形，《实施条例》明确了同级人民政府应当采取措施，保障国家档案馆依法接收档案所需的库房及设施设备，并同时规定任何单位和个人不得侵占、挪用国家档案馆的馆舍，不得擅自改变国家档案馆馆舍的功能和用途。

（六）新增国有档案目录数据汇集规定。《实施条例》在总结近年来脱贫攻坚和疫情防控两类档案归集工作有关实践经验基础上，增加有关国有档案目录数据汇集的规定。明确县级以上档案主管部门可以依托国家档案馆，对属于国家所有的档案中具有永久保存价值的档案分类别汇集有关目录数据，以便摸清底数、掌握情况，更好维护国有档案完整与安全、发挥国有档案作用。

（七）完善档案或者复制件的出境审批规定。《档案法》规定，属于国家所有的档案及其复制件，以及非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案及其复制件对国家和社会具有重要保存价值或者应当保密的，禁止擅自出境。《实施条例》修改不同等级档案或者复制件的出境审批规定，增加国家档案主管部门为有关档案出境的审批主体。明确一级档案原件严禁出境，二级档案原件需要出境的，应当经国家档案局审批。禁止擅自出境的档案或者复制件，应当按照管理权限，经国家档案局或者省、自治区、直辖市档案主管部门审查批准，同时做好与法律法规衔接，明确档案出境涉及数据出境时，应当符合国家关于数据出境的相关规定。

五、关于档案的利用和公布

第四章进一步优化档案利用和公布具体规定，对档案开放、档案开放审核、延期开放、档案复制件的法律效力、档案利用的形式和程序、档案公布的概念和形式、档案的公布权、馆藏档案的开发利用和公布等作出具体规定。新增和修改的主要内容：

一是完善档案开放审核机制。档案开放审核是确保档案开放工作安全有序的重要前提。《实施条例》明确了国家档案馆，档案形成单位、移交单位、保管单位，档案主管部门各自的职责，推动国家档案馆馆藏档案依法、有序向社会开放。一是国家档案馆建立馆藏档案开放审核协同机制，会同档案形成单位或者移交单位进行档案开放审核。二是档案形成单位或者保管单位负责尚未移交进馆档案的开放审核，并在移交进馆时附具到期开放意见、政府信息公开情况、密级变更情况等。三是县级以上档案主管部门要加强对档案开放审核工作的统筹协调。

二是明确档案延期开放要求。《档案法》规定，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案，可以多于二十五年向社会开放。《实施条例》明确了申请延期开放的程序。此事项原为行政许可，根据《国务院办公厅关于全面实行行政许可事项清单管理的通知》，转为内部审批，并从实际出发优化审批层级，将延期向社会开放档案的审批权下放给同级档案主管部门，这样也有利于同级档案主管部门统筹和掌握本地区档案开放工作情况，更好推动落实开放审核协同机制。

三是提升档案利用服务水平。《档案法》在扩大档案开放方面迈出了重大步伐。为落实《档案法》有关规定，进一步提高档案开放利用水平，《实施条例》明确要求国家档案馆创新档案利用服务形式，推进档案查询利用服务线上线下融合，不断强化档案馆服务功能，积极为档案的利用创造条件。

四是促进馆藏档案的开放利用和公布。国家档案馆作为集中管理国家档案资源的机构，要积极促进馆藏档案的开发利用和公布，这是坚持以人民为中心的发展思想对档案工作的必然要求。《实施条例》要求国家档案馆开展馆藏档案的开发利用和公布，促进档案文献出版物、档案文化创意产品等的提供和传播。同时，鼓励其他各类档案馆向社会开放和公布馆藏档案。这一规定将引导档案馆主动作为，创新档案开放共享与文化传播机制，进一步彰显档案工作存史资政育人的功能作用。

六、关于档案信息化建设

第五章强化档案信息化建设重点内容，明确电子档案管理信息系统建设要求以及电子档案应当符合的条件，规范电子档案移交、接收及保管相关措施，对重要电子档案异地备份保管、灾难备份系统建设、传统载体档案数字化和数字档案馆（室）建设工作等提出具体要求，明确档案主管部门推进档案信息资源共享职责等。主要内容有：

（一）明确电子档案管理信息系统建设要求。电子档案管理信息系统是各单位确保电子档案安全保管和有效利用的必备条件，电子档案管理信息系统应当与形成电子档案的办公自动化系统、业务系统相互衔接，以实现电子档案在形成单位的全过程管理。实现电子文件规范归档，需要办公自动化系统、业务系统具备归档功能。综合考虑现实情况，《实施条例》对机关、群团组织、国有企业事业单位等作出“应当加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设”的原则规定。

（二）进一步明确电子档案的合法要件。来源可靠、程序规范、要素合规是电子档案的法定要求，满足此法定要求的电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。《实施条例》进一步明确电子档案合法要件的具体要求，使法律条款更具可操作性。一是来源可靠，要求“形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠”。二是程序规范，要求“全过程管理符合有关规定，并准确记录、可追溯”。三是要素合规，要求“内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合规范要求”。不同种类的电子档案的构成要素，应符合其相应的标准规范的要求。

（三）规范电子档案移交、接收以及保管。定期向档案馆移交档案是机关、团体、企业事业单位和其他组织的法定职责。《实施条例》强化对电子档案移交工作的规定，进一步强调电子档案形成单位定期向档案馆移交电子档案，档案馆接收电子档案的法定职责。一是移交方式。可以根据各单位具体情况，在符合国家关于网络安全、数据安全以及保密要求等规定的前提下，选择在线或离线方式。二是“四性”检测。电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性是电子档案管理最基本的质量要求，在全过程管理的关键环节都要进行检测。三是移交期限。《实施条例》明确的档案移交期限，适用于包括电子档案在内所有类型的档案。考虑到在实践中存在形成单位提前将电子档案交档案馆的情况，规定经国家综合档案馆同意提前将档案交档案馆保管的，在国家规定的移交期限届满前，该档案所涉及政府信息公开事项仍由原制作或者保存政府信息的单位办理。

（四）明确数字档案馆（室）建设要求。数字档案馆建设对提升档案信息化整体水平起着重要的促进作用，数字档案馆建设覆盖了信息化基础设施、档案数字资源、制度规范、安全体系建设等方面。《实施条例》规定“档案馆应当积极创造条件，按照国家有关规定建设、运行维护数字档案馆，为不同网络环境中的档案数字资源的收集、长期安全保存和有效利用提供保障”，明确各档案馆应当以数字档案馆建设为抓手，全面推进档案信息化建设。在数字档案室建设方面，提出“国家鼓励有条件的机关、团体、企业事业单位和其他组织开展数字档案室建设”，以引导各单位全面提升档案信息化水平，更好支撑数字时代各项业务工作转型升级。

七、关于监督检查

第六章对档案监督检查作出进一步规定，建立档案工作情况定期报告制度，细化涉嫌档案违法调查处理相关规定，明确行政执法队伍建设要求。主要内容有：

（一）建立档案工作定期报告制度。为加强对国家档案馆和机关、群团组织、国有企业事业单位的监督和指导，《实施条例》建立了档案工作情况定期报告制度，具体明确了报告制度的义务主体、具体要求。国家档案馆和机关、群团组织、国有企业事业单位是各级档案主管部门的重点监管对象，档案工作情况定期报告制度将其作为义务主体，报告制度的接收主体为同级档案主管部门，报告时间要求为定期，各级档案主管部门可以结合本地实际情况灵活设置，既避免监管流于形式，也不强制增加相对人负担。

（二）完善涉嫌档案违法调查处理相关规定。档案监督检查是档案行政管理的关键环节。《实施条例》明确了档案主管部门在监督检查工作中的调查权、处理权、建议权，连同《档案法》明确的检查权，组成了完整的档案监督检查的权限内容。一是档案主管部门的调查权。《档案法》赋予单位和个人对档案馆不按规定开放利用档案、档案违法行为的投诉、举报权，以及档案主管部门主动监督检查职责，上述行为中发现的线索和案件，档案主管部门应积极回应，及时依法组织调查。二是档案主管部门的处理权、建议权。档案主管部门发现有档案违法行为，要根据违法情形追究责任。需要追究有关责任人责任的，档案主管部门可以依法向其所在单位或者任免机关、单位提出处理建议。为避免有关机关、单位处分不当，要求其将处理结果书面告知提出处理建议的档案主管部门。

（三）加强档案行政执法队伍建设。为了进一步提升档案行政执法能力、确保档案法律法规得到有效实施，《实施条例》明确要求档案主管部门应当加强档案行政执法队伍建设，合理配备行政执法力量，并注重行政执法机构队伍梯队建设，定期对行政执法人员进行法律法规、档案管理知识、执法程序和技巧等方面的教育培训，提升执法人员的专业素质和执法水平。档案主管部门工作人员要主动学习，自觉参加当地司法行政机关组织的执法资格考试，取得行政执法证件，增强行政执法的权威性和公信力。

八、关于法律责任

原实施办法第五章罚则部分内容已由《档案法》调整、规范，《实施条例》第七章进一步补充、细化法律责任，根据规范对象、行为性质和责任种类的不同，分别对国家档案馆有关违法行为，单位或者个人涉及归档、移交的违法行为，以及单位或者个人侵占、挪用国家档案馆馆舍可能涉及刑事、民事责任的违法行为等作出规定。

此外，明确档案服务企业的法律责任。随着档案外包服务需求快速增长，各类服务机构发展迅速，《实施条例》从防范化解风险出发，明确档案主管部门发现档案服务企业存在违法苗头时，应提前介入，通过行政约谈、责令限期改正等柔性执法形式，消除安全隐患和违法后果。同时，为促进主管部门公开公正依法行政，提供社会公众对档案服务企业有效监督，明确行政处罚信息依照有关法律、行政法规的规定予以公示。

九、关于附则

行政法规的施行时间，是行政法规的生效时间。《实施条例》于2023年12月29日经国务院常务会议审议通过，并于2024年1月12日由国务院总理李强签署第772号国务院令公布，自2024年3月1日起施行。同时，为做好衔接工作，《实施条例》规定，《中华人民共和国档案法实施办法》自《实施条例》生效之日起废止。

来源：国家档案局网站