人工智能时代下行政事业单位财务管理全流程自动化应用研究

【摘要】文章通过介绍RPA财务机器人流程自动化的定义及特点，运用文献研究法、专家访谈法、实地调研法和案例分析法等四种方法，挖掘高校和其他行政事业单位财务管理的实际需求，指出财务管理全流程自动化的理论意义和现实意义，分析RPA财务机器人流程自动化应用现状，从财务管理全流程自动化的角度出发，重塑财务管理流程，结合RPA人工智能技术进行应用场景开发，并总结方案设计的应用效果，以期提高财务管理效率和水平，不断加强财务监督职能、拓展财务决策价值，为单位总体战略规划和经济决策提供财务依据。

【关键词】人工智能；行政事业单位；全流程自动化；RPA财务机器人：应用场景

【中图分类号】F810.6

★ 基金项目：天津市财政局、天津市会计学会2023-2024年度重点会计科研项目“人工智能时代下行政事业单位财务管理全流程自动化模式研究”（Q230601）。

“大物移云智”逐渐走入人们视野，对我们的工作生活产生巨大影响，尤其是财务工作，伴随大量的数据产生。在国家的“十四五”规划中，财务信息化建设是一项重要要求，要不断提高财务管理效率、降低管理成本、减少风险，更好地满足国家财务管理要求。如何利用RPA（机器人流程自动化）等新技术为财务工作赋能、挖掘财务数据价值成为当前财务工作的重中之重。

一、RPA概念及特点

（一）RPA 概念

机器人流程自动化（Robotic Process Automation，RPA）是一种应用程序，它通过模仿人在电脑上的手动操作的方式代替人工处理可定义、规则明确的大量重复性工作，从而实现流程自动化和办公自动化的工作目标。

与通常所说的具有实体机械的“机器人”有所不同，RPA实质上就是安装在电脑上的软件，融合了大数据、人工智能、云计算、ChatGPT等技术，通过模拟键盘、鼠标等实际操作按照特定指令完成工作。

（二）RPA 特点

1.数据处理速度快。不同于人工操作，RPA处理数据速度相当快，可以有效提高财务数据处理速度。

2.规则明确，可以消除人工误差。目前应用RPA技术的前提是工作流程规则明确，因此RPA的工作过程及工作成果具有一定的规律，可以消除人工操作失误带来的工作误差，降低操作风险和财务风险，提高财务工作质量。

3.可操作性强。RPA的操作性不被某个系统或软件所限制，在不改变原有系统和应用流程的情况下，它可以操作Excel、word、微信、钉钉等办公软件，也可以登录网页上传下载以及处理数据，操作灵活，可以成为财务工作者的“电子办公小助手”。

二、财务管理全流程自动化现状

信息技术不断发展，财务领域也逐渐走向智能化。2017年，德勤会计师事务所推出首款财务机器人“小勤人”，掀起了财务机器人热潮，为财务管理流程自动化开辟了新的路径。当前行政事业单位财务管理制度建设不断完善、组织架构相对成熟、系统建设初见规模、人才培养不断发展，但财务管理方面仍有很多不足，本部分将从预算管理流程、财务核算与财务报表管理流程、RPA全流程自动化应用三方面分析行政事业单位财务管理现状。

（一）预算管理流程现状

1.编制流程不规范。行政事业单位大多实行的是基层单位逐级向上编制的“自下而上”的预算编制模式，即“二上二下”（见图1）。但单位内部部门大多采用的是“一上一下”模式，也就是说在财政部门和主管部门下达“一下”控制数后，直接由单位财务部门根据“一下”控制数进行预算调整，形成“二上”预算数上报财政部门和主管部门，后经批准下达“二下”预算数。整个流程中单位内部其他部门（以下简称“二级单位”）只需上报本部门“一上”预算数，而后等待本部门最终预算数结果。

2.预算数据不准确。预算编制数与实际执行数差异较大。通常情况下，财政部门和主管部门会根据当年资金情况和整体业务运行情况进行一定范围内的金额核减，故“一上”预算数与“一下”控制数不完全一样。而二级单位只需形成最初“一上”预算数，“一下”控制数下达后由单位财务部门直接进行预算调整。单位财务部门虽然总管单位财务，但对各二级单位的实际业务开展情况掌握并不全面，大多数二级单位因不用考虑单位总体资金情况，仍有着“不管项目能否开展，先把资金要到手”的错误思想，造成预算编制数与实际执行数差距较大的局面，资源分配不合理，甚至还会对单位整体的战略发展规划产生消极影响。

3.预算编制方法不恰当。当前大多数行政事业单位采用最多的预算编制方法是增量预算与定期预算相结合。增量预算编制原理简单、工作量小，适用于业务比较稳定的单位，但不合理的预算会一直延续下去，预算编制数据与实际资金需求匹配度低。比如对于经济价值小但预算金额大的业务容忍度较高、对于经济价值较大的重要业务但历年经费投入不大的业务容忍度较低。定期预算通常以会计年度为周期进行编制，前后各个期间的预算衔接不紧密，预算编制不灵活，尤其是陆续取得的科研项目经费，不利于“放管服”背景下科研经费的管理。

4.单位内部预算管理系统和项目库缺失。当前行政事业单位对外上报预算数据和项目库管理使用的是预算管理一体化系统，此系统适用于单位与财政部门之间的预算流程，并不适用于单位内部的预算细化管理，而单位内部并没有预算管理系统和项目库管理系统。单位内部的预算编制、预算审核、预算调整、下发通知、项目库管理等流程全靠人工通过Excel表格操作，工作效率与准确性较低，操作痕迹不明显，不符合内部控制制度要求。

（二）财务核算与报表管理流程现状

1.纸质信息传递效率低，审批流程繁琐。基于行政事业单位严格内部控制管理的工作特点，财务审批流程较为繁琐，尤其是大额资金支付涉及各级领导签字。目前行政事业单位整体财务系统信息化程度不高，纸质单据的传递必不可少，经办人“集齐”各级领导签字十分不易，若领导出差审批流程迟迟不能完成。财务前台审核时，纸质单据填写不规范、签字不全、材料不全等情况会产生退单，由于经办人对财务报销政策不了解，整个报销过程会耗费较多时间，导致工作效率低，加剧了资金延误支付引发的财务风险。

2.审核要点多，前台人员压力大。行政事业单位整体信息化程度低，部分高校上线了网上报销系统，而大部分单位财务报销仍采用纸质报销单形式。纸质单据填写不规范审核要点较多，包括金额大小写、部门编号、项目编号、摘要内容、签字及材料是否齐全真实等，对审核不合格的单据退回至经办人手中，修改后财务前台人员重新审核单据，一套单据多次审核导致财务前台人员审核负担加重。

3.系统集成程度低，经费预算控制程度低。行政事业单位预算管理较为严格，年终预决算需要完全匹配，故预算执行过程中，需要财务人员控制好经费使用情况。但实际情况下，大部分行政事业单位信息化程度低，无法将预算控制细化到具体项目和经济分类上，也无法对预算进行实时统计分析工作，主要靠人工识别经费使用合理性，对预算控制程度较低，无法完全实现事前控制，弱化了内部财务管理职能，不利于财务监督工作的开展。

4.数据结构化程度低，报表数据准确性差。行政事业单位整体信息化程度低，财务数据来源为手工操作，且各系统之间数据信息不共享。绘制决算报表、政府财务报告、教育经费统计等报表时需要财务人员手工填报，工作效率低，表表之间、账表之间的勾稽关系缺乏系统自动检验，报表数据准确性差。

（三）RPA财务机器人全流程自动化应用现状

RPA技术作为人工智能时代下的新型技术，可以应用到低附加值业务、超大容量数据处理、高频业务处理、重复性业务等方面，在财务管理、风险管理、财会监督等方面提供了全新路径。RPA在当前的财务管理工作中，应用优势明显：全天不间断待命，适用7×24×365模式；工作效率高，通过设置多个程序同时运行，处理数据速度快；中文版语言编写代码，设计门槛低；非侵入性特点可以打通不同业务系统；基于处理规则明确业务的特点，操作层面可保持持续稳定状态，实现“零错误”；RPA可助力财务共享中心以及智能财务体系的建立，促进财务模式转型升级。

同样RPA财务机器人也有自身的应用局限性：作为狭义的人工智能，RPA财务机器人并不像广义的人工智能AI一样进行自然语言处理，导致异常事件处理不灵活；RPA财务机器人可登陆电脑的所有软件及数据访问，存在数据泄露风险，对运行环境要求高；RPA财务机器人需要财务技术人员前置规则，将规则以代码的形式组成流程组才可完成流程自动化，财务技术人员既要懂财务业务，又要懂代码编写，对人员配置要求高。基于以上原因，目前RPA财务机器人流程自动化应用普及度较低，尤其是行政事业单位，对于财务机器人更是望而却步。

三、RPA应用方案设计

（一）预算管理流程方案设计

1.单位内部上线预算管理系统并建立项目库。内部预算管理系统功能包括项目库、预算编制、预算调整、预算审批、经费下达、项目拆分、基本设置及权限管理等。通过系统控制可以有效提高工作效率和数据准确性，还可以对预算编制、预算调整、预算批复整个流程进行追溯管理，为后续的审计检查和财会监督提供新路径。

2.建立科学预算编制方法。对单位内部所有项目进行标识管理，分为基建项目、非基建重大改革项目、日常运行项目、科研项目等，按照标识对不同类型项目选择不同的预算编制方法。比如基建项目和非基建重大改革项目由于不经常发生且影响较大采用零基预算，做好事前评估；日常运行项目比较稳定采用增量预算，同时对不合理项目进行剔除；科研项目受科研实验进度影响采用滚动预算，同时保持预算调整的严肃性，做好调整记录。

3.规范预算编制流程。上线单位内部预算管理系统，结合RPA财务机器人技术对单位内部预算管理流程进行重塑，具体流程见图2。

“一上”阶段，单位财务部门向二级单位下达预算编制通知和相关工作部署。各二级单位根据预算编制原则、本部门上一年度运行情况、下一年度发展规划制定本部门下一年度的预算收入和预算支出情况，上报至财务部门。财务部门利用RPA财务机器人技术对二级单位上报的“一上”阶段预算数据进行自助对比分析，包括与本部门上一年度纵向对比、与其他部门相似项目横向对比、本部门预算结构组成对比，出具分析结果，并对预算相差较大的项目经费进行风险预警并及时沟通，上报单位领导班子进行审议。RPA财务机器人进行“一上”预算建议数的汇总导出，将汇总结果自动上传至预算管理一体化平台进行预算“一上”阶段上报工作。

“一下”阶段，单位财务部门接收财政部门和主管部门预算“一下”预算控制数，RPA财务机器人在单位内部预算管理系统录入“一下”预算控制数，财务部门将“一下”预算控制数在二级单位间进行二次分配，通知二级单位对“一下”预算控制数按照财务部门二次分配结果及时进行预算调整。

“二上”阶段，RPA财务机器人将二级单位调整后的“二上”预算数据与“一上”预算数据进行自助对比分析，出具分析结果供财务部门参考并提请单位领导审批。批准后，RPA财务机器人进行“二上”预算建议数的汇总，并将汇总结果自助上传至预算管理一体化平台进行预算“二上”阶段上报工作。

“二下”阶段，RPA财务机器人将“二下”预算批复数在预算管理系统中录入，并下达通知，二级单位遵照执行。

4.建立定期培训制度与预算编制指南。在单位内部定期进行预算编制培训，召集二级单位“一把手”和负责具体预算编制人员参加，就预算编制原则、预算编制流程、预算编制特点和注意事项进行详细讲解，知识点串成流程线、织成框架网。财务部门主持发布预算编制指南，加强预算编制理念的宣传，形成长效机制。

（二）财务核算与报表管理方案设计

“大物移云智”热潮来袭，人工智能迅速在财务领域开花。基于行政事业单位整体信息化程度不高、工作效率低、准确性差的现实情况，通过建立财务集成系统，结合RPA财务机器人技术对行政事业单位财务核算和报表管理流程进行重塑（见图3），可以加快财务报销速度，有效提高财务管理效率和财务管理水平，随时随地查询报销进度，提高教师服务满意度。

图3中各业务流程为：

A1：用户在网上报销系统线上填报报销单，同时在网上报销系统可以直接调用其他系统的电子数据，譬如用户可以调用采购系统的采购单据、资产管理系统的资产入库单、合同管理系统的合同信息等，用户将这些电子信息与报销单作关联，作为财务报销的附件材料。

A2：根据审批权限，各级领导在OA办公系统进行线上审签，审批通过流转至A3；审批不通过流转至A1。

A3：各级领导审批完毕后，RPA财务机器人代替财务人员登录网上报销系统，根据提前内置的审核规则自助获取待审单据进行审核，同时利用OCR识别技术对发票进行数据提取，自行验证发票真伪，审核通过流转至A4；审核不通过流转至A1。

A4：RPA财务机器人代替财务人员自动获取审核通过的财务单据，在财务核算系统自动制单、保存、打印。

A5：财务人员对RPA财务机器人处理过的财务单据进行复核，复核通过流转至A6，复核不通过流转至A1，并将复核结果反馈至网上报账系统、网上查询系统。

A6：RPA财务机器人代替出纳人员在网银结算系统进行银行自动结算、状态验证、打印回单等操作，并将汇款结果反馈至财务核算系统、网上报账系统、网上查询系统、OA办公系统、采购系统、资产管理系统以及合同管理系统。

A7：汇款成功后将所有财务资料全部自动保存至电子档案系统，为后续内部审计和财会监督提供新路径。

A8：RPA财务机器人代替财务人员在报表管理系统编制各类报表，自主填报报表数据并根据提前内设的勾稽关系和规则进行报表审核，对于变动较大的项目、强制性错误进行风险预警提示，以供财务人员进一步判断财务数据合理性，确保报表数据准确性。

四、RPA场景应用效果

（一）推进业财融合功能

建立财务管理全流程自动化的智能财务体系，跨系统进行交互，实现信息共享，将财务与业务进行融合，提高财务对业务的管控能力与财务管理效率，推动财务职能由核算型向管理型、战略型转变。

（二）提升财务管理水平

随着国家对高校及其他行政事业单位投入经费的增多以及高校规模的发展，现行的ERP系统已经不能满足单位财务管理的要求。建立智能财务体系、实现财务管理全流程自动化，利用RPA财务机器人技术开发财务应用场景，在保证财务信息质量的同时将财务人员从繁忙的机械性工作中释放出来，投入到提高财务管理和服务水平工作中，不断提高财务管理能力和师生满意度。

（三）推展财务战略价值

智能财务体系的建立可以提高预算管理能力、实现资源合理配置，将单位的资源放在重点发展领域，同时其他领域共同协同发展，包括可视化、标准化、高效化的财务数据和动态监控，推动财务工作由事后的核算型会计向事前的管理型会计转变，为单位的顶层设计与战略发展规划提供智能决策。

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责编：险峰