事业单位档案管理工作创新思考

［摘 要］档案管理工作是事业单位实施各项管理工作的基础和保障，对于提高事业单位的工作效率和改进工作作风有着重要作用。事业单位档案管理工作有利于保障干部职工的合法权益，提高事业单位的运转效率，准确把握事业单位的发展情况，推动区域经济高质量发展。本文分析了事业单位档案管理工作创新的必要性和创新趋势，在此基础上，重点阐述了事业单位档案管理工作创新和优化的有效策略。旨在加速推进事业单位档案管理工作创新进程，争取实现对档案资料的标准化、规范化、科学化管理，最大限度发挥档案资料的价值。

［关键词］事业单位；档案管理；创新策略

［中图分类号］G27 文献标志码：A

事业单位保存了大量的档案资料，随着事业单位的运营和发展，不断有新的档案资料生成。其中，档案资料的归档、分析、保存和利用整个流程具有较强的综合性、系统性、专业性，为提高事业单位档案管理工作质量，管理人员需要树立先进的档案管理观念，运用数字化、互联网、大数据等多种技术手段，切实提高档案管理工作效率和质量，深入挖掘档案信息的价值，辅助决策制定，从而发挥事业单位的公共服务职能，为地方经济社会健康发展提供有力保障。

1 事业单位档案管理工作创新的必要性

1.1 有利于保障干部职工的合法权益

事业单位的档案资料详细记录了干部职工的个人信息、工作经历、奖惩情况，加强档案管理工作创新，可以确保档案信息准确和完整，为干部职工参与社会保险、职位晋升和调动、培训、退休等工作的开展提供可靠依据，有利于保障干部职工的合法权益，实现事业单位人力资源的优化配置和高效利用。

1.2 有利于提高事业单位的运转效率

以往事业单位档案管理工作效率偏低，档案资料归档不及时，查找和使用档案信息耗时较长。通过实施档案管理工作创新，引入现代信息技术，构建电子档案管理系统，可以实现档案信息的自动归档、快速检索和高效利用，为事业单位各项业务工作的开展提供有力支持，有利于提高事业单位的运转效率。

1.3 有利于准确把握事业单位的发展状况

领导和干部职工都是事业单位发展不可或缺的力量，应充分认识到事业单位发展现状及遇到的困难，集思广益，共同参与事业单位运营管理，提高事业单位发展水平。这就需要加强档案管理工作创新，通过收集、整理和分析档案信息，准确把握事业单位的发展情况，及时调整发展战略，推动事业单位健康发展［1］。

1.4 有利于推动区域经济高质量发展

事业单位的运转效率和服务能力会对区域经济发展产生重大影响，需要加强档案管理工作创新，依托档案信息提高事业单位的管理与服务能力，联合其他政府部门和社会机构，深入挖掘和开发利用当地优势资源，促进产业结构升级，改善当地居民的生活条件，推动区域经济高质量发展。

2 新时期事业单位档案管理工作创新趋势

2.1 电子化

在信息时代，将数字化技术应用到事业单位档案管理工作，建设电子档案管理系统，转变档案管理载体和方式，在线上自动采集、处理、分析档案信息，给档案管理人员带来了巨大便利，既可以降低档案管理人员的工作强度及其操作失误引起的档案信息失真风险，又能促进档案信息高速共享和高效利用，提高档案管理自动化、智能化水平，减少档案管理成本，为事业单位档案管理工作创新提供了可行思路。

2.2 互联网和云存储

互联网技术在事业单位档案管理工作中的应用可以将不同部门有机联系到一起，畅通信息沟通渠道，促使档案信息高速传输和共享，符合新时期档案管理工作规范化、高效化开展要求。同时，运用数字化技术将纸质资料转化成电子档案，保存在云平台上，打破了时间和空间对档案管理工作的限制，使得用户可以远程访问云平台，获取档案信息。云存储模式还能自动进行数据备份，严格审核访问者的身份信息，拒绝存在风险的访问，保障档案信息安全性。

2.3 大数据分析

大数据分析技术的应用能够对体量庞大、结构复杂的档案信息进行高速处理，运用不同的大数据分析工具可以得到多层次、多角度的分析结果，从海量档案信息中挖掘出有价值的一部分，提高档案管理效率，符合新时代事业单位档案管理工作要求，弱化了主观因素的影响，使得事业单位领导可以根据准确全面、时效性强的档案信息作出科学合理的决策，为事业单位发展赋予了新的动能［2］。

2.4 安全管理

信息安全是一个重要课题，在事业单位档案管理工作中，需要加强对单位机密信息和干部职工信息的全面保护，防止这些档案信息外泄而威胁国家和人民群众的根本利益和财产安全。通过加强档案管理工作，构建网络信息安全防护机制。运用多种信息安全技术对档案信息的采集、流转、利用进行全过程、全方位、动态化监管，防范木马病毒入侵电子档案管理系统，致力于创建安全的档案管理环境。

3 事业单位档案管理工作创新和优化的有效策略

3.1 优化档案管理制度

档案管理制度是事业单位档案管理工作的重要指导规范，事业单位应建立健全的档案管理制度，明确档案管理流程、内容、标准和责任，优化档案管理工作的制度环境，推动档案管理工作高效化开展和不断创新。首先，结合我国相关法律法规以及事业单位档案管理工作要求对现行档案管理制度予以完善，补充相关内容和条款，对于有歧义和不适用的条款予以修改，确保档案管理制度能够真正发挥出对档案管理工作的指导作用，鼓励各部门人员参与档案管理制度建设，提出可行建议，获得单位全员对档案管理制度的认同，迅速执行新制度，提高单位全员对档案管理工作的支持和配合度。其次，优化档案管理工作流程，要与档案管理组织结构、制度体系、管理目标相匹配，符合新时代事业单位档案管理工作数字化、信息化发展要求，严格落实各个环节，避免任何一个环节出现偏差。第三，在档案管理制度中要体现档案管理人员的具体职责，不得有职责交叉和遗漏的情况，以便在档案管理责任落实到不到位时能够迅速找到责任人追究其责任，使档案管理工作规范化开展。最后，构建激励机制，采取多种激励措施，以此来约束和激励档案管理人员的行为，调动档案管理人员的积极性，使其在档案管理工作中兢兢业业、认真履职、勇于创新，从而实现事业单位档案管理工作长效创新发展。

3.2 推进档案管理信息化建设

档案管理信息化建设是事业单位档案管理工作创新的重要形式，通过建设电子档案管理系统，利用数字化、信息化工具实施对档案信息的规范高效管理，能够显著提高档案管理工作效能。在电子档案管理系统的规划、建设和运维阶段，需要采取以下措施。首先，在系统规划阶段，事业单位要结合档案管理工作内容、要求、目标，科学规划设计电子档案管理系统的结构框架和功能，应保证系统具有较强的兼容性、灵活性、可扩展性，这样电子档案管理系统才能与其他部门的信息系统相对接，充分发挥档案信息对事业单位运营管理和公共服务的支持作用。其次，在系统建设阶段，事业单位要加大资金和技术的投入力度，引进质量性能可靠的软硬件设施，通过跨部门、跨领域的合作整合档案资源，或者与高校、研究机构、企事业单位等合作，共同建设电子档案管理系统，合作研发适用于事业单位档案管理工作的软件，提高软件的实用性，在建成系统后进行调试，确保系统界面简洁，功能齐全，操作便捷［3］。最后，在系统运维阶段，对纸质档案进行电子化处理，利用大数据技术对档案资料价值进行判断，筛选出有价值的档案资料，自动分类、归档、生成目录，对于无价值的废弃档案，要及时销毁。在档案信息上传到系统之前，先由部门负责人对档案内容、形式、准确性和完整性进行审核，确定完全符合归档标准后，再由档案管理人员审核，并将电子档案保存在云平台上，从而依托电子档案管理系统强化事业单位档案管理工作的规范性和严谨性，提高档案信息的利用率。

3.3 规范电子档案管理程序

电子档案管理系统的应用将会引起事业单位档案管理工作发生巨大变革，需要重新制定档案管理程序，对档案资料导入、入库、借阅、移交、利用等环节的操作要点予以明确，促使档案管理人员规范操作，提高档案资料精细化、信息化管理水平。第一，档案导入，针对事业单位运营过程中形成的电子档案要在收集时进行审核，确保电子档案的完整性与准确性，标注存储格式和属性，导入电子档案管理系统，对于有价值的档案资料，要采用纸质档案和电子档案的形式保管。第二，档案入库，针对纸质档案，在系统的档案入库页面勾选要入库的档案，点击“分配库位”，选择存放位置，以便后续能够快速查找到需求的档案信息。第三，档案借阅，用户在系统的档案借阅模块输入关键词，检索档案信息，点击“借阅申请”，经过档案管理部门审核后开放权限，即可在线获取档案信息。第四，档案移交，档案管理部门要对档案移交手续进行审查，确保移交单位及接收单位的手续齐全，在规定时限内完成档案转移。第五，档案利用，通过点击档案存储模块中的档案利用率，可以获悉事业单位的档案利用情况，为档案管理工作的创新和优化提供正确导向，有助于改进工作方法，提高档案管理服务效果［4］。值得注意的是，事业单位档案管理工作要严格遵循《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》的规定，提高档案管理人员和使用者的信息安全意识，避免档案信息查询、利用、传递等环节出现信息泄露的情况。

3.4 创新档案管理服务形式

事业单位是为广大人民群众提供公共服务的重要机构。在新时代要切实加强档案管理服务形式的创新，提高档案资料的利用率，满足用户多元化、个性化的需求，从而有效发挥档案资料的价值，促使事业单位更好地履行服务职能，得到用户的认可。第一，在线档案服务。通过运用互联网和数字化技术开展电子档案管理工作，为用户提供在线查询、申请、预约等服务，用户可以通过电子档案管理系统在线上随时查阅档案信息，办理相关业务，大大节省了用户的时间和精力。第二，档案智能化服务。利用人工智能和大数据技术为用户提供智能化服务，根据用户常见问题生成标准答案，用户可以自行按照答案解决问题，提高了系统响应速度和事业单位档案管理服务能力。第三，多元化档案服务。新时代事业单位档案管理工作要朝着信息服务、知识管理、文化传播的方向转变，为用户提供多元化、精准化的服务，让档案服务更加贴近用户的需求。第四，个性化档案服务。通过应用信息化技术，为用户提供个性化的档案服务，使用户能够根据自身实际需求，选择服务内容和方式，赢得用户的满意。第五，档案共享平台。事业单位要加强档案共享平台建设，将电子档案保存在云端服务器上，用户可以使用web页面查询和下载档案信息，还能实现不同机构和部门之间的档案信息共享，提高档案资源的利用效率，降低档案管理成本［5］。

3.5 加强档案安全管理工作

档案安全管理是事业单位档案管理工作的重要组成部分，如果档案信息泄露，会给事业单位发展造成负面影响，人民群众的利益也会受到损害。因此，事业单位必须从技防、物防、人防的角度，创建安全的档案保管环境，降低档案信息的安全风险。首先，利用多种网络信息安全技术为电子档案管理系统构筑安全防线，如身份认证技术、入侵检测技术、数据加密技术、防火墙技术等，抵御木马病毒的入侵和黑客的攻击，防止档案信息被不法分子截取、盗用、篡改，还要定期对档案信息进行备份，防止突发停电事故或设备故障造成档案信息丢失。其次，对于档案管理工作使用的办公设备，要定期进行检查、维护、更新，保证各类硬件设备的安全稳定运行，通过安装智能监控系统、智能门禁系统和智能环境监测系统，自动实施机房环境温湿度的调节，档案管理人员出入机房和档案室时必须进行身份认证，防止无关人员进入档案室和机房而威胁档案信息安全［6］。最后，对档案管理人员实施信息安全教育，观看相关教育片和纪录片，提高档案管理人员的信息安全意识和保密意识，对于违反事业单位档案管理制度的人员予以严厉处罚，增强档案管理人员的责任感和危机感，并要在档案查阅及调用中规范其办理手续，档案移交过程要有专人、专车进行，使档案安全意识渗透到所有档案管理人员心中，全方位维护档案安全。

4 结语

加强档案管理工作创新是提高事业单位档案管理和服务能力的有效路径，需要建立健全的档案管理制度，加强档案管理信息化建设，规范电子档案管理程序，创新档案管理服务形式，严格落实档案安全管理工作，从而利用数字化、互联网、人工智能等先进技术，充分挖掘档案信息价值，促进档案信息共享，为用户提供多元化、个性化、智能化的服务，全面提高档案信息利用率，为事业单位高质量发展保驾护航。

参考文献

［1］张泽宇，张懿.浅议事业单位档案管理中精细化的运用［J］.兰台内外，2024（22）：49-51.

［2］张颖.信息技术在事业单位档案管理中的应用探讨［J］.兰台内外，2024（22）：10-12.

［3］李晓丽.新时代事业单位档案管理创新与服务模式改革探讨［J］.兰台内外，2024（18）：47-49.

［4］张璐芳，王薇.新时期事业单位档案管理的重要性探讨［J］.办公室业务，2024（10）：69-71.

［5］单世东.浅议网络时代事业单位档案管理工作的优化路径［J］.黑龙江档案，2024（2）：99-101.

［6］杨薇.事业单位人事档案管理的必要性与优化策略探析［J］.中国产经，2024（11）：185-187.