如何推进机关事业单位档案管理工作规范化与标准化

摘 要：文章旨在探讨推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化的重要性、现状问题及策略。研究采用了文献综述法，发现推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化是提高档案管理水平、促进单位高质量发展的必然要求。但是，目前仍存在认识不到位、制度不健全、人员素质有待提升、信息化建设滞后等问题。为此，文章从健全制度体系、加强队伍建设、创新工作方法、强化质量监督等方面提出了推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化的策略建议。

关键词：机关事业单位；档案管理；规范化；标准化；策略

中图分类号：G271 文献标识码：A

档案是机关事业单位履行职责、开展工作的重要依据和信息资源，是国家宝贵的历史文化遗产。加强和改进机关事业单位档案管理工作，对于提高工作效率、促进单位持续健康发展具有重要意义。当前，机关事业单位档案管理工作规范化、标准化程度还不高，存在诸多亟待解决的问题，推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化，已成为新时代档案工作的重要任务。

一、推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化的重要性

1.是提高工作效能、促进依法行政的客观需要

档案管理工作规范化、标准化是提高机关事业单位工作效能的重要保障。规范、标准的档案管理，能够确保档案资料的真实性、完整性、可用性，为单位依法决策、依法行政提供准确、可靠的信息支撑。通过推进档案管理工作规范化、标准化，可以促进单位形成科学有序、运转高效的工作机制，进一步提高工作效率和质量。同时，规范化、标准化的档案管理也是单位依法行政的重要体现，有助于强化单位依法办事意识，推动权力运行制度化、规范化和程序化。

2.是加强信息资源整合、推动单位高质量发展的必然要求

档案蕴含着丰富的信息资源，是单位宝贵的知识财富。推进档案管理工作规范化、标准化有利于加强档案信息资源的开发利用，推动信息共享、协同办公，为领导决策、业务工作提供有力支撑。通过规范档案管理，加强档案数字化建设，可以促进单位内部及跨部门的信息资源整合共享，实现资源优化配置，提高工作效率和管理水平。规范、标准的档案管理，也有助于促进大数据、人工智能等现代信息技术在档案工作中的应用，形成信息引领、创新驱动的发展新模式，为单位高质量发展提供强大动力。

3.是传承优秀文化、弘扬主旋律的使命担当

机关事业单位档案记录了党和国家事业发展的光辉历程，是中华民族宝贵的文化遗产，彰显了党和国家的优秀文化和价值追求。加强档案管理工作，对于传承红色基因、弘扬革命文化、培育社会主义核心价值观具有重要作用。通过推进档案管理工作规范化、标准化，充分挖掘档案的思想内涵和文化价值，可以更好地用档案说话、以档育人，教育引导干部群众传承革命精神、坚定理想信念。规范、标准的档案管理也是单位践行社会主义核心价值观、展现良好形象的重要途径。

4.是提高管理水平、走向规范化、与专业化的发展趋势

随着经济社会的快速发展，对机关事业单位档案管理工作提出了更高要求。推进档案管理工作规范化、标准化是适应新时代档案事业发展的必然要求，是提高单位管理水平的重要举措。通过制定完善的档案管理制度，优化工作流程，创新管理方式，可以全面提升档案管理的系统性、规范性和科学性。

同时，档案管理工作规范化、标准化也是单位治理体系和治理能力现代化的题中之义。随着大数据、云计算、人工智能等现代信息技术在档案领域的广泛应用，对档案工作者的专业素养和能力提出了更高要求，推进档案管理工作规范化、标准化成为大势所趋，也是档案工作走向专业化的必由之路。

5.是维护国家安全、树立守法意识的重要保障

档案信息事关国家安全和利益，做好档案安全保密工作是维护国家安全的重要方面。推进档案管理工作规范化和标准化，有助于筑牢档案安全保密防线，切实维护国家安全。通过建立健全档案安全保密制度，规范档案收集、整理、保管、利用等各环节工作，强化档案载体、环境、设施的安全保护，增强工作人员安全保密意识和能力，可以最大限度地防范化解档案安全隐患。同时，档案管理工作规范化、标准化也是树立全社会守法意识的重要保障。机关事业单位要带头依法管档、依法用档，自觉接受相关部门和社会公众的监督，用实际行动引导全社会尊崇法治、遵纪守法，共同营造良好的法治环境。

二、机关事业单位档案管理工作现状及存在的主要问题

1.思想认识不到位，重视程度有待提高

当前，一些机关事业单位对档案管理工作的重要性认识不足，存在重业务、轻管理的倾向，档案管理在单位工作中的战略地位尚未得到充分体现。一些领导干部对档案工作缺乏应有的重视，档案部门在单位“三定”中职能定位模糊、机构不健全、人员配备不足等问题突出，档案工作基础薄弱。同时，档案工作与业务工作衔接不够紧密，对档案工作的投入不足，档案信息资源开发利用水平有待进一步提升。

2.制度建设滞后，规范性、可操作性不强

科学、完备的档案管理制度是规范档案工作的基本遵循。目前，不少机关事业单位的档案管理制度不健全，存在重复建设、碎片化管理等问题，制度的系统性、协调性有待加强。一些单位制定的档案管理制度过于原则、笼统，缺乏可操作性，对档案收集、整理、保管、利用等环节缺乏明确具体的规定，档案工作随意性较大。还有一些单位照搬照抄上级单位制度或其他单位的做法，没有结合本单位实际，制度针对性、实效性不强。制度建设滞后，导致档案管理工作缺乏规范、统一的标准，各项工作难以形成规范化、标准化的运行机制，档案工作质量和效率难以保证。

3.队伍素质参差不齐，专业化水平亟待提高

规范化、标准化开展档案管理工作，归根结底要靠一支政治素质过硬、业务能力精湛的档案工作队伍来实现。当前，机关事业单位档案工作队伍存在专兼职配比失衡、队伍老龄化严重、专业结构单一等问题，队伍整体素质有待提升。一些单位重业务培养、轻素质提升，缺乏系统的岗前培训和在岗培训，档案工作人员专业知识更新不及时、工作方法单一、创新意识不强，难以适应新时代档案工作的要求。同时，档案工作的专业性、社会认可度不高，专业档案人才奇缺，高层次、复合型、创新型档案人才严重匮乏。

4.信息化建设滞后，资源整合共享不足

信息技术是推进档案管理工作规范化、标准化的重要手段。当前，一些机关事业单位对档案信息化建设重视程度不够，投入不足，硬件设施陈旧、系统功能单一、安全保障措施不健全，信息化管理水平较低。各单位档案数据库标准不统一，互联互通不足，信息孤岛问题突出，跨部门、跨地区档案资源整合共享难度较大。电子档案的真实性、安全性、可用性面临严峻挑战。同时，大数据、云计算、区块链等新技术在档案管理中应用不足，数据挖掘、知识发现、辅助决策等智能化功能有待进一步拓展。

三、推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化开展的策略

1.提高认识，将档案管理纳入单位整体工作部署

推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化开展，必须从思想认识上高度重视，将档案管理工作摆在与单位中心工作同等重要的战略地位。要充分认识档案工作在促进单位高效运转、健康发展中的基础性、保障性作用，切实转变“重业务、轻管理”的陈旧观念。将档案管理纳入单位工作总体布局，与业务工作同谋划、同部署、同推进、同考核。健全完善档案工作领导体制和工作机制，成立以单位主要负责人为组长的档案工作领导小组，加强统筹协调，形成分工明确、责任到人的管理格局。还要把档案工作纳入单位绩效考核指标体系，与业务工作同部署、同落实、同检查、同问效，构建齐抓共管的档案工作大格局。各级领导干部要带头学档案、懂档案，运用档案指导实践、推动工作，充分发挥档案在单位决策部署、管理创新中的支撑和保障作用。唯有如此，才能真正将档案管理工作落到实处，形成规范化、标准化管理的长效机制。

2.健全制度，构建科学、完备的工作体系

制度建设是推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化开展的重要保障和有力抓手。（1）要根据档案法律法规和有关标准，结合本单位实际，系统梳理档案业务工作流程，修订完善档案管理相关制度，做到制度设计科学合理、内容全面系统、要求明确具体、程序规范有序，为档案管理工作提供基本遵循。（2）应健全档案收集、立卷、整理、保管、统计、鉴定、利用等业务工作制度，明确工作程序和质量标准，促进各项工作形成规范化、标准化运行机制。（3）完善档案信息化管理制度，规范电子文件材料归档范围、归档要求、移交接收、存储保管等，实现电子档案与传统载体档案管理的有机统一。（4）建立档案安全管理、档案保密审查等配套制度，加强档案安全保密，维护国家秘密安全。同时，注重加强制度的贯彻执行，严格责任追究，确保各项制度落地生根、发挥实效。唯有构建起科学完备、严密高效的档案工作制度体系，才能真正将机关事业单位档案管理工作推向规范化、标准化的轨道。

3.加强队伍建设，提升工作人员业务素质和能力

高素质、专业化的档案工作队伍是推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化开展的根本保证。要树立正确用人导向，坚持德才兼备、以德为先，选优配强档案工作力量。合理设置档案工作岗位，科学划分岗位职责，实现人岗相适、职责明晰。大力加强档案工作人员教育培训，有计划、分层次、全覆盖开展岗前培训、在岗培训和继续教育，重点强化档案法规、业务知识、信息化应用等方面的学习培训，切实提高工作人员的政策水平、业务能力和信息技术应用水平。建立健全档案人才培养使用机制，完善职称评聘条件，畅通职业发展通道，增强职业荣誉感和获得感。加大档案专业人才引进力度，积极吸纳档案学、历史学、信息管理等相关专业人才，优化档案队伍专业结构。打造一支政治素质高、业务能力强、善于创新的高素质、专业化档案工作队伍，为推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化提供坚实的组织和人才保障。

4.创新方法手段，积极运用现代信息技术

科技进步为推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化提供了有力支撑。要树立创新意识，积极运用现代信息技术手段不断创新档案管理理念、丰富管理手段、优化工作流程，推动档案管理工作适应时代发展大势。加强档案信息化建设，着力构建功能完善、性能优良、安全可靠的档案信息管理系统，实现档案信息采集、加工、存储、检索、利用的自动化、网络化和智能化。推进电子档案与传统档案协同管理，依托大数据、云计算等技术，加强档案数据的共享与利用。积极探索人工智能、区块链等新技术在档案管理中的运用，赋能档案管理现代化、智能化开展。同时，注重强化档案数据安全防护，构建集物理安全、网络安全、系统安全于一体的立体化安全防护体系，全面提高档案信息系统安全保障能力。通过现代信息技术与档案管理工作的深度融合，全面提高档案管理工作的信息化、标准化、规范化水平，推动档案管理工作迈上新台阶。

5.加强资源整合，促进跨部门、跨地区的协同配合

机关事业单位档案管理工作涉及面广、链条长，必须加强各方资源整合和协同配合。要牢固树立“大档案”工作理念，主动跨出单位和部门藩篱，拓宽工作视野，加强与相关单位、部门的沟通联系，形成分工协作、密切配合的工作机制。加强档案工作与政务、机要、信息化等业务工作的互联互通、横向协同，实现信息共享、优势互补、成果共用。积极探索跨地区档案资源整合的有效路径，依托“互联网+”等信息技术手段，推进跨区域档案目录体系对接、跨区域档案信息资源共享共用，实现区域档案资源的全面整合与深度利用。充分发挥档案在服务中心工作、促进经济社会发展中的独特价值，主动服务单位重大决策、应急管理、绩效考核等工作，用档案信息资源赋能单位高质量发展。同时，要主动融入地方档案事业发展大局，积极参与档案精准扶贫、援疆援藏等重大专项工作，在更高层次、更宽领域推进资源融通、优势互补。只有充分调动各方积极性，最大限度地实现档案资源共建共享共用，才能不断拓宽机关事业单位档案管理工作的广度和深度，推动档案管理工作实现规范化、标准化、系统化发展目标。

6.强化监督指导，全面提升档案管理工作质效

规范化、标准化是一个持续推进、不断深化的过程，必须加强组织领导和监督指导。上级主管部门要加强对机关事业单位档案管理工作的领导，及时制定工作规划，明确目标任务，强化政策指导。要完善档案监督指导机制，有计划、有重点地开展业务指导和检查督导，推动政策措施落实。建立科学、合理的评估考核机制，将档案工作纳入单位综合绩效考核体系，运用考核结果指导工作，推动落实。要注重发挥档案专业机构的业务指导作用，加强与机关事业单位的协作配合，提供政策咨询、业务指导、技术支持等服务。在实践中及时发现和解决苗头性、倾向性问题，总结推广先进经验做法，形成你追我赶、比学赶超的良性工作氛围。同时，要主动接受社会各界和人民群众的监督，虚心听取意见和建议，持续改进工作作风，以监督倒逼档案管理工作不断规范提升。唯有如此，才能推动机关事业单位档案工作顺利开展，切实将档案工作的规范化、标准化落到实处，见到实效。

三、结束语

档案管理工作是机关事业单位管理的重要组成部分，事关单位发展和国家长治久安。推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化开展，是新时代赋予档案工作者的重大任务，要以新时代中国特色社会主义思想为指导，围绕“规范化、标准化”这一主线，从健全制度体系、加强队伍建设、创新工作方法、强化质量监督等方面持续用力，推动档案管理工作再上新台阶。

参考文献：

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[4]包苏日娜.机关事业单位档案管理工作规范化标准化推进探讨[J].办公室业务，2021（08）：121-122.

作者单位：汶上县融媒体中心（汶上县广播电视台）