退役军人档案现代化管理方式研究

摘 要：随着时间的推移，中国退役军人的规模逐步扩大，管理退役军人的档案是一个关键而迫切的课题。以往的纸质档案管理模式早已无法适应现代经济社会的需要，怎样实行退役军人档案信息化管理工作是各级人民政府和相关单位亟待解决的课题之一。退役军人档案管理工作是我国政府部门管理工作的重要内容之一，进一步提高退役军人档案管理信息化水平和服务水平，以适应退役军人及其亲属对档案信息管理工作的需要有着重大的历史意义。文章对退役军人档案管理工作展开研究探讨，希望能够有效引导和完善相关管理，提高退役军人档案管理水平。

关键词：退役军人档案；档案信息；现代化；效率

中图分类号：G271；E263 文献标识码：A

一、关于退役军人档案管理的问题研究

1.退役军人档案管理的意义

退役军队档案管理的意义不言而喻，它对保障军队权利、维护军队权益、保障国家安全有着重大意义。因此，退役军人档案管理的意义表现在：（1）维护军队利益。退役军人档案是反映军队全面状况和个人荣耀的重要基础，唯有对军队的工作经验、军龄、奖赏处分等信息实行正确记录和管理，才能最大限度地维护军队的利益；（2）保障军人福利。通过开展退役军人档案管理工作，能够准确掌握退役军人的健康状况、入伍日期以及服役地区等信息，为退役军人提供医疗保险、入学以及购房等各类社会福利服务提供有力保障；（3）保障国家安全。档案关系到军队的信息、军事技能和战斗经验等敏感数据，必须保证此类数据不被泄露；（4）促进了退役军人事务服务的精细化管理。通过开展退役军人档案精细化管理工作，能够更好地为退役军人提供个性化的服务，以适应退役军人的不同需要，从而提高了政府部门对退役军人事务服务的管理能力。退役军人档案管理的意义不容忽视，唯有重视、科学以及细致地实施监督管理，才能更好地服务于退役军人，保障军队利益，保障国土安全。

2.基于现代化档案管理的意义

现代化档案管理对团体和个人都有意义。首先，有助于组织更好地管理和运用档案资料，从而提高信息检索、共享效率以及安全与环境保护水平。其次，现代化档案管理有助于个人更好地保护和管理资料，从而更好地保障自身的隐私权与安全。此外，现代化档案管理还可以促进档案管理工作的规范化和标准化，提高档案管理的专业化水准，推动信息技术资料的共享与沟通，促进科研与社会发展。因此，现代化档案管理对组织和个人都是必不可少的。

二、退役军人档案管理要素剖析

1.数字化技术的应用

数字化技术是把传统纸质文档转化为数字化形式的技术，能够有效保存和处理档案资料，增加资料的可访问性和可持续性，同时又可以降低所需要的存储空间和人工管理的成本。（1）文件扫描。使用扫描仪把纸质文档转化为数码格式，存储于电脑或云端；（2）光学文字识别（OCR）。把扫描的图像文档转化为可编辑的文本文档，方便检索与编辑；（3）元数据标注。给所有数字化文档添加元数据，如文件名称、作者以及时间等，以便于更好地管理和查询文档；（4）创建索引。为数字化软件创建索引，以便迅速定位和查询所需要数据；（5）数据备份结构与保存。把数字化文档备份在几个地方，以保证数据安全；（6）资源共享与合作。利用平台或云端储存，便于多人共享与合作管理档案文件；（7）档案存档与销毁。对档案文书实施管理，按照业务要求实施存档、销毁或留档处理；（8）安全控制。采取适当措施保障了数字化文档的安全性，包括加密、权限管理、防病毒防火墙等。总而言之，数字化技术的应用有助于提高档案管理水平，减少管理成本，增强数据稳定性和可访问性，是现代文档管理工作的关键工具与技术手段。

2.信息系统构建和创新

随着军事信息化发展的日益深入，退/mfcuZFpJQqfVG/n2Bus/A==役军人事务处理将显得更加关键。为了更好地管理退役军人档案，建立健全档案信息化管理系统就显得十分必要。退役军人档案信息系统的建立，主要涉及以下方面：（1）档案电子化。对退役军人的各种档案资料实行电子化保存，内容涉及个人基础资料、服役经历、荣誉奖励以及医疗信息等，以便于查询与管理；（2）数据资源共享。形成数据共享系统，做到各个单位之间的数据互联互通，增强数据的时效性和准确度；（3）制定档案管理标准。通过制定档案管理标准和规范，完善了档案的记录、更新、存档和销毁等过程，以保障档案信息的安全与完整性；（4）创新性业务。运用网络和大数据分析技术，发展各种便民服务，如在线查询、预约看病、社区服务等，提升退役军人获得服务的便利性与舒适性；（5）政策推广。将退役军人的有关政策、法律法规通过系统发布等方法开展推广活动，使退役军人及时掌握政策动向。通过建立和创新退役军人档案信息系统，能够更好地为退役军人提供优质服务，提升其就业、安置和生活稳定性，从而达到对退役军人事务工作的精细化和精准化管理。同时，为部队和政府部门提供了可信的决策依据和管理工具，推动军地合作，共同保障军事安全和社会稳定。

3.档案保护和资源共享制度

退役人员档案保护和资源共享制度是指政府针对退役军人的有关档案文件实施有效保护和管理，并做到档案信息的资源共享与运用，全面维护国家和个人的权益。退役军人档案保障的意义是保障退役军的安全和隐私权，避免泄露或者滥用个人敏感信息。保卫军事机密信息，避免泄露国家安全和军队秘密。维护退役军人的名誉与尊严，防止档案资料被错误使用或篡改。

首先，建立健全档案管理体系，以保证档案搜集、整理、保存和使用均遵循有关法律法规和制度要求。

其次，健全档案网络系统，做好档案信息的安全防护和加密控制，避免数据被泄露、篡改。促进档案信息资源共享与互联互通，推动各单位之间的信息交换与资源共享，提高档案管理工作效率。

最后，加强档案管理与监控，建立档案查询与使用机制，保证档案信息被正确规范利用。退役军人档案保障和信息共享制度的建设是推动国家信息化管理与服务的重要途径，可以有效保障退役军人的合法权益，推动社会和谐与稳定发展。

4.档案管理人员的培养和发展

退役军人档案管理人员的培养和发展至关重要。（1）培训内容。培训内容不仅要涉及档案管理的基本知识、政策法规等方面，还可以根据退役军人档案管理的特殊性质和需要开展专项训练，以提升其工作技能和管理水平；（2）实践操作。采用实际操作的方法开展培训，使退役军人档案管理人员可以熟练掌握档案管理的作业过程与标准，提高自身的实际操作能力；（3）专业辅导。对退役军人档案管理人员提供专门的辅导与帮助，协助员工处理在工作中出现的具体困难，提高其管理能力与技能；（4）继续教育。定期举办培训与学术活动，使退役军人档案管理人员进一步提高自身的专业技能。采取上述举措，能够有效提高退役军人档案管理人员的工作水准和创新能力，从而保证档案管理工作的质量和效果，为退役军人提供良好的服务。

三、退役军人档案管理模式研究

1.优化档案管理流程

第一，整合数据。构建退役军人档案数据库，把退役军人的信息、军职经历、荣誉记录等信息集成到一起，以便于管理与查询；第二，自助服务。构建网上自助查询和受理平台，使退役军人和有关工作人员能够利用互联网查看档案信息、办理文件等，减少了人工办事的时间和成本；第三，缩短业务流程。缩短退役军人档案业务流程，减少冗余的申请环节和烦琐的手续，提升办理效能和使用感受；第四，提高稳定性。加强档案管理的安全措施，保证退役军人档案资料的保密性和完整性，避免发生档案信息被泄露、篡改等问题；第五，定时更新。定期更换与汇总退役军人档案资料，保证资料的准确性与时效性，增强档案管理的可靠性与实用性。

2.档案管理规范化建设

退役军人的档案管理是一个关乎国家安全和军事秘密的重大工作，其管理规范化对维护退役军人的利益和保障国家安全必不可少。一是建立健全档案管理体系。建立专门的退役军人档案管理体系，确定档案的管理和使用权限，保证档案管理工作有序、规范开展；二是制定档案管理安全措施。制定科学、准确的档案管理制度，以保证退役军人档案的机密性和完整性，并避免档案被泄露或损毁；三是开展档案电子化管理。利用现代信息技术手段，开展对退役军人文档的电子化管理工作，以提升文档检索和共享的效能，降低人为错误和重复性劳务；四是规范档案管理程序。严格依照规范化的管理程序，完成档案的收集、存档、转让、借阅和销毁等环节工作，提高档案管理效率；五是加强档案管理人员的培养。加强对档案管理人员的培养与考评，增强档案管理能力与专业知识水准，保证可以准确、规范地开展档案管理工作。通过以上规范化建设，能够有效地提高退役军人档案管理工作的专业化水平和管理效率，保护退役军人的合法权益，保障国家安全和社会稳定。

3.实施档案信息化管理

随着科学技术的进展，退役军人档案信息化管理成为发展的趋势。这种智能化的管理模式能够极大地提高档案管理的工作效率和准确度，为退役军人提供良好的服务。首先，退役军人档案信息化管理能够把退役军人的信息、荣誉记录等数据保存到计算机系统，方便检索与更新信息，不但能够节约纸质档案产生的空间和人员成本，而且能够降低档案保管流程中的错误；其次，智能化管理能够做到数据资源共享和各部门协同工作。各单位或者单位内部能够实时展开资源共享和交流档案数据，减少数据孤岛和数据冗余，提高档案管理效率；最后，信息化管理还能够集成各种功能模块，实行统一管理工作，涉及人事、医疗等许多方面，使档案管理更为统一、全面。总之，退役军人档案管理智能化应用不但能够提高管理和服务水平，而且能够给退役军人带来更为便捷和有效的服务，促进档案管理向数字化、智能化和智慧化的发展。

4.完善档案保管业务

第一，建立管理部门。建立专业的退役军人档案管理部门，系统监督、管理退役军人的档案，提高档案的专业化管理水平；第二，完善档案检索业务。提供方便、快捷的档案检索业务，适应退役军人和有关单位的需要，确保档案信息的时效性和准确度；第三，强化档案保密工作管理。建立严格的档案保密制度，确定档案检索权限，并加强档案保护和信息安全措施，以保证退役军人档案的安全；第四，构建档案信息资源共享制度，与有关部门协作，推动退役军人档案信息资源共享，提高档案资源的利用效率。优化退役军人档案管理服务，提升服务质量，为退役军人提供良好的档案服务。

四、退役军人档案管理工作展望

随着时代发展，退役军人档案管理工作也要与时俱进，借助现代化档案管理工作理念和手段，提高管理水平和效能。（1）建立统一的档案管理标准。建立健全退役军人档案管理体系，统一档案管理标准，确定档案的类别、存放、使用和销毁等管理流程，明确工作人员的职责和权利，以保证退役军人档案管理工作有序开展；（2）引入数字化手段。利用现代化手段，构建电子档案管理体系，实行档案资料的电子化、网络化处理，提升资料检索与使用的质量，保证档案资料的安全与完整性。（3）建立健全档案管理体系。保证档案资料的完整性与安全性，保障退役军人的个人隐私与利益，严格控制档案的借阅与拷贝，避免档案资料外泄；（4）加强档案应用与咨询服务。通过档案信息为有关单位和组织提供咨询服务，为退役军人提供退役证明、离退休金申领等业务，提高社会各界对于退役军人的重视与保障；（5）加强对档案管理人员的培训和继续教育。为档案工作人员提供相应的培训和继续教育机会，提高专业化管理水平与服务水平。

展望未来，随着信息化建设的持续深入和档案管理理念的不断更新，退役军人档案管理工作将越来越科学合理、快捷有效，为服务退役军人、推动社会和谐、稳定起到越来越关键的作用。有关机关和组织应积极接受现代化档案管理理念和手段，不断完善退役军人档案管理工作，给“老兵”带来更高质量的服务与关怀。

五、结论

在现代化档案管理视野下，退役军人档案管理必须强调信息化、数字化和规范化要求，以提高管理水平与服务水平。此外，档案管理人员还必须建立健全档案管理体系和业务流程，明确任务分工和操作程序，以完善档案管理运行标准，标准化开展退役军人档案管理工作。同时，还应积极开展档案信息资源共享，增强档案的使用价值与服务有效性，满足退役军人的信息检索与使用需要，推动档案管理工作更加便捷化与智能化。总而言之，退役军人档案管理工作必须以现代化档案管理视野为引导，持续推动档案管理信息化建设，提高档案管理水平和服务水平，更好地服务退役军人，保障国家安全和社会安定。

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作者单位：济宁市退役军人服务中心