事业单位档案信息化管理与智慧化服务模式研究

摘 要：事业单位档案信息化建设已经取得一定进展，信息化管理为智慧化服务奠定了基础。持续探索事业单位信息化管理和智慧化服务模式，有助于提高档案管理效率和利用效度。在实际工作中，一要加强档案制度建设，以标准化管理促进信息化建设；二要深入挖掘档案价值，整合档案资源，推动档案信息共享，以共享发展促进档案服务质量提升；三要创新档案服务模式，以智慧化工具和技术丰富档案服务形式，为档案服务创造更多的可能性。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；智慧化服务

中图分类号：G27 文献标识码：A

信息化时代背景下，事业单位在档案管理过程中应充分利用信息技术手段，构建智慧化服务模式，更好地满足不同主体对于事业单位档案信息的多元化诉求，也有助于更好地发挥档案价值，促进事业单位档案事业高质量发展。因此，以问题为导向，对于当前事业单位信息化管理与智慧化服务面临的现实困境展开分析，进而提出事业单位档案信息化管理与智慧化服务的具体路径。

一、事业单位档案信息化管理与智慧化服务的必要性

1.有助于提高事业单位档案管理效率

首先，减少不必要的中间环节和成本投入。事业单位档案信息化管理必然会搭建档案信息化管理系统，实现对档案信息的自动化录入、快速整理，能够减少不必要的人力和时间成本，也有利于节省事业单位档案资源，提高事业单位档案管理效率；其次，有助于提升档案存储和检索的便捷性。传统的档案管理模式主要以纸质档案为主，无论是存储还是检索都非常不便捷，特别是一些纸质档案还需要定期维护。而事业单位档案信息化管理能够实现档案的数字化储存，破除传统纸质档案的物理空间限制，从而为事业单位档案管理节省存储成本；最后，从检索层面看，传统的纸质档案检索需要人工参与，耗时耗力，而信息化管理系统则可以利用数据库、智能检索引擎等技术，实现快速精准检索。智能化检索完全可以成为智慧化服务的重要手段。例如，用户可以借助事业单位信息化管理系统输入关键字，选择日期范围，就能够快速获得结果，既能够节省用户的检索时间，也提升了事业单位的服务质量。随着事业单位档案智慧化服务的转型升级，在技术赋能下还能够为用户提供全文检索、分类检索等多种检索服务，满足不同用户的档案信息诉求。

2.加大了事业单位档案信息利用的广度和深度

事业单位传统档案管理模式主要以人工操作为主，能够提供的服务十分有限。信息时代背景下，事业单位在档案管理过程中完全可以利用信息技术搭建事业单位档案信息化管理系统，实现档案管理网络化、信息化、智能化。例如，通过事业单位档案信息化管理系统可以实现不同地域、不同主体之间的档案信息共享。档案信息化管理系统还能够根据不同用户需求提供不同的工具和功能，如审批流程、档案信息咨询、档案下载等，不仅提升了事业单位档案信息管理质量，还拓展了档案信息的利用广度和深度。

3.满足了事业单位档案信息安全和保密要求

在传统档案管理模式下，事业单位档案载体主要以纸质为主，一方面，纸质档案保存时间过长，容易出现字迹模糊，纸张发黄，甚至面临发霉变质风险。一旦出现这些问题，纸质档案就很难恢复。不仅难以对其长期保存，还容易影响档案的真实性；另一方面，纸质档案存在着被篡改的风险，很难追究相关责任人的责任。在信息时代背景下，事业单位在档案信息化管理过程中完全可以借助数字水印、区块链等技术存储和管理档案信息。同时，还可以借助事业单位档案信息化管理系统设置不同的权限，对部分档案信息加密，确保档案信息安全。例如，事业单位在档案信息化管理过程中可以通过数字加密、权限管理、身份验证等多种手段，尽量缩小重要档案信息的访问范围，防止被人为修改或删除，从而有效降低单位信息被非法获取、篡改、泄密、访问等风险。既提升了事业单位档案信息的安全，又有助事业单位档案管理高质量开展。

二、事业单位档案信息化管理与智慧化服务面临的现实困境

第一，档案信息化管理制度和标准不完善。部分事业单位在档案信息化管理与智慧化服务过程中，对于制度标准建设重视程度不足。一是对于档案管理和服务的相关制度机制落实不到位。新时期，国家非常注重档案信息化管理和服务，并围绕相关环节形成了相应的制度标准。但部分事业单位并没有将这些制度与本单位的档案信息化管理与智慧化服务相结合，只是在硬件层面升级，没有在制度机制层面完善，在一定程度上影响了事业单位档案信息化管理质量，也不利于智慧化服务的推进；二是没有结合事业单位业务范畴、服务要求和资源配置等方面形成统一标准。事业单位在制度机制建设方面没有结合档案信息化管理出现的新问题、新情况对相应的技术标准实行优化和完善，也没有围绕智慧化服务建立统一标准，在服务过程中还存在服务质量偏低、部分标准落实不到位的问题。

第二，档案信息化建设和智慧化服务层次不均衡。不同事业单位在所属行业、职能分工、资源占有、政策支持方面存在明显差异，这些因素对事业单位档案信息化管理和智慧化服务产生直接影响。一是重视程度影响建设层次。不同事业单位对于档案信息化建设和智慧化服务的重视程度不一。有的事业单位非常重视档案信息资源的价值和作用，相应地，也就会为档案信息化建设提供必要的政策支持，经常过问相关问题，明确档案信息化建设思路。同时，也会征询用户的意见建议，对智慧化服务手段和方式实施优化。但有的事业单位认为档案信息化建设与智慧化服务对单位核心业务开展作用不大，不会为其提供足够的支持，信息化工作缓慢，所提供的服务相对单一；二是资源厚度影响建设层次。不同事业单位拥有着不同的资源。一些事业单位能够获得财政拨款和项目支持，在档案信息化建设和智慧化服务方面能够获得更多的资源支持，在推进过程中会相对顺利。而一些事业单位属于自负盈亏的经营模式，因而没有将档案信息化建设作为一项专项工作加以落实，也就没有相应的专项经费。

第三，档案信息化建设和智慧化服务人才支撑不足。部分事业单位对于档案人才队伍建设重视程度不足。一是现有档案管理人员年龄偏大，专业能力和素质十分有限。在信息时代背景下，对事业单位档案管理人员的专业能力提出了较高要求，不仅要具备档案管理一般知识，还需要熟练掌握各种先进技术，实现对档案信息的科学管理，为不同用户提供智慧化服务。但是，目前部分事业单位档案管理人员并非专业科班出身，对于技术掌握得不够熟练，很多还属于兼职性质或临时聘用性质，这些人员一般年龄偏大，主动服务意识不强，在工作中对于信息化管理和智慧化服务缺少科学认知，只是将档案工作作为附加工作看待，缺乏主动性和积极性，无法围绕事业单位档案信息化管理开展相关工作；二是缺少编制，难以吸引优秀人才。部分事业单位编制不足，很难拿出编制对外展开招聘，事业单位档案管理队伍缺少新鲜血液。内部档案管理人员缺少竞争性，也在一定程度上弱化了事业单位档案管理人员的上进心，难以主动参与到事业单位档案信息化管理与智慧化服务之中。

三、事业单位档案信息化管理与智慧化服务模式创新

1.事业单位档案信息化管理模式

首先，加强档案信息资源的整合与开发。事业单位档案信息来源广泛，涉及事业单位业务档案、人事档案、财务档案等多种类型。这些档案信息都是事业单位信息化管理的重要对象。因此，在推动事业单位档案信息化转型过程中应将信息资源整合作为重点工作加以落实。一是加强事业单位档案信息化建设，对事业单位纸质档案实施加工，集中存储到档案数据库之中，实现对事业单位档案信息的科学管理。利用先进技术优化管理平台的各项功能，进一步提高检索效率；二是拓展档案利用途径与服务范围。事业单位在档案信息化管理过程中不能闭门造车，也不能孤芳自赏，要充分认识到事业单位信息资源的特殊价值，围绕不同用户需求开展多样化的服务。例如，通过线上调查问卷、线下走访等多种形式，了解不同用户对于事业单位档案信息的多元化诉求，并以此作为档案信息资源开发利用的重要依据。通过编研工作，举办宣传活动或展览活动，展示事业单位档案信息化建设成果，形成更有针对性的档案信息资源，更好地满足不同用户的档案信息需求，进一步提升事业单位档案信息服务整体质量。

其次，通过数据驱动优化档案管理模式。一是实现数据化整合。事业单位在档案信息化管理过程中可以利用数据化手段整合事业单位不同来源、不同格式的档案信息，实现对档案信息的统一管理，在管理过程中形成统一的数据标准规范，确保收集上来的档案信息的一致性，既有利于大数据库存储，也有利于后续档案信息资源的开发和利用；二是实现数据智能分析。事业单位在档案信息管理过程中可以利用先进的数据分析技术规律性总结海量档案信息，通过智能算法和模型对当前事业单位档案信息化管理的具体需求展开分析，为事业单位档案信息化管理决策提供依据。借助数据分析技术，还能够对事业单位档案信息化管理过程中存在的潜在风险实行精准识别，采取有针对性的应对措施；三是通过数据驱动实现流程再造。在数据分析的基础上，事业单位可以优化和完善档案管理流程，减少不必要的冗余环节，简化操作流程，进一步提高档案管理效率和质量，更好地满足事业单位档案管理高质量要求。

最后，构建协同共治的档案管理格局。从生态系统角度看，事业单位档案信息化管理涉及多个子系统，由不同主体共同参与，只有多主体密切配合，才能够不断提升事业单位档案信息管理质量。因此，在推进过程中应形成协同共治的档案管理局面。一是要加强事业单位内部的沟通协调，从档案信息生成到档案信息交接、归档、开发、利用、共享，涉及多个事业单位与部门，要求事业单位在档案信息化管理过程中一定要明确不同部门的具体职责，加强事业单位档案管理部门与业务部门、人事部门、财务部门的联系沟通，对各类事业单位档案信息及时归档；二是要加强事业单位与其他主体的沟通互动。事业单位档案信息化管理既要服务事业单位发展，也要为区域经济社会发展作出贡献。因此，应从更宏观的角度来思考事业单位档案信息化价值，将事业单位档案信息开发利用融入区域经济社会发展之中。通过建立区域性的档案信息平台，将单位档案信息存储到平台上，形成更大规模的档案信息数据库，为区域经济社会发展政策制定提供档案信息支持。

2.事业单位档案智慧化服务模式

首先，打造智慧档案服务系统。事业单位档案智慧化服务需要载体，而智慧档案服务系统则是实现智慧服务的重要前提。在智慧档案服务系统建设过程中，应形成智能数据管理模块、智能感知模块和智能利用模块等，实现对事业单位档案信息的收集整合，形成智慧档案数据库，并以此作为智慧服务的重要基础。同时，还要借助智能技术数字化转化事业单位现有的纸质档案，借助智慧档案服务平台，为不同用户提供档案信息检索、下载、在线服务等多种功能，提高事业单位档案智慧化服务效率和质量。此外，事业单位智慧档案服务系统还应该与业务系统和外部的档案系统对接，扩大事业单位档案智慧化服务的覆盖范围。

其次，基于大数据的档案信息智能服务。事业单位档案智慧化服务要实现数据资源的整合共享和深度挖掘。在形成大数据库的基础之上，还需要对档案管理人员展开系统培训，转变档案管理人员的服务理念，提升其信息素养，利用先进的技术手段为不同用户提供个性化、精准化、智能化的档案信息服务。个性化档案信息服务是借助大数据优势，围绕用户需求提供精准的档案数据服务。在服务过程中需要精准感知用户需求，并确保推送的档案信息服务的及时性和准确性，提升用户的满意度。基于大数据的档案信息智能服务并不是单向的知识传输，而是借助信息开发、信息推送、动态交互等形式，实现用户与事业单位档案服务主体的沟通互动，进而对服务内容、服务方式、服务手段的优化和完善。

最后，基于移动互联网的档案信息泛在服务。随着移动智能终端的不断普及，事业单位在档案智慧化服务过程中能够利用的平台和载体越来越多样化。通过开展档案信息泛在服务，提升档案信息服务的便捷性。泛在服务主要体现在更高层次的互联互通以及更高质量的人本服务。在移动互联网和移动智能终端的支持下，用户可以在任何时间，任何地点获得档案信息。随着我国移动互联网技术的不断成熟，档案信息泛在服务载体越来越多样化，可以利用网站、社交媒体、移动智能终端、手机App向用户提供多种样态、多种载体的档案信息。在服务过程中要充分了解用户对泛在化、可视化信息的需求，进而对事业单位的信息实行加工，形成更有针对性的档案信息服务内容。

总之，在信息化时代背景下，事业单位档案管理应主动适应时代发展要求，将事业单位档案信息化管理作为重要突破口，进一步提升事业单位档案管理的整体质量。同时，还要围绕用户需求提供多样化、智慧化服务。在服务过程中要主动借助大数据、云计算、人工智能技术，了解不同用户的服务诉求，整合和加工事业单位档案信息，形成多元化信息载体，提升事业单位档案信息服务的针对性和时效性，满足不同主体的档案信息诉求。

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作者单位：山东省临沂市社会治安综合治理服务中心