大数据背景下如何加强企业档案信息化保密管理

摘 要：在大数据背景下，各类大数据技术的应用使得企业档案信息化建设工作开展获得了诸多便利条件，进而全面提高了档案管理效率与质量。但同时需要注意的是，大数据技术的广泛应用也给企业档案管理工作带来了较多挑战。因此，开展针对企业档案信息化保密管理工作具有极为重要的现实意义。文章简述了企业档案信息化的特点，并基于对大数据时代档案保密工作存在的主要风险，从保密部门、保密责任、风险管理、先进技术、信息安全以及人员素质六个角度出发，提出几点大数据背景下加强企业档案信息化保密管理的建议措施，希望能够为企业档案管理工作提供一些参考与帮助。

关键词：大数据；企业档案；信息化；保密管理

中图分类号：G271；F270.7 文献标识码：A

信息时代，大数据技术的应用已经较为广泛，云计算、物联网等技术为社会各个行业的持续发展注入了新的动力，也是促进现代社会建设的重要基础。但需要注意的是，大数据技术的广泛应用同样带来了较多隐患。以企业档案管理工作为例，在其信息化建设期间，大数据技术的应用使得外部信息攻击较为频繁，若未能做好保密管理工作，则很容易出现信息被泄露等不良情况，威胁到企业的经营发展。为此，选择合适的保密管理方法极为重要，档案管理人员应联系大数据技术的应用特点与企业发展特征，做好企业档案信息化保密管理的相关工作，为企业的可持续发展提供支持。

一、大数据背景下企业档案信息化的特点

从数据体量来看，企业档案信息化所涵盖的数据量极为庞大，不仅局限于传统的纸质文档，还包括电子文档、多媒体资料等多元化信息。这种海量数据的出现，使得传统的档案管理方式难以应对，而大数据技术则能够有效存储、管理和分析这些数据，满足企业日益增长的信息需求。此外，数据类型多样化也是企业档案信息化大数据的一个显著特点。除了传统的文本数据外，图像、音频、视频等非结构化数据也占据了重要地位。这些非结构化数据往往蕴含着丰富的信息，对于企业的决策分析、业务优化等方面具有重要意义。大数据技术能够对这些多样化数据实行有效处理，帮助企业更好地挖掘和利用档案信息的价值。

在大数据技术的支持下，企业可以实现对档案信息的实时或准实时处理，无论是查询、分析还是利用，都能够得到快速的响应和结果。这种高效的处理能力，大幅提高了企业档案信息的利用效率和价值，数据真实性更高。大数据技术通过一系列的数据清洗、验证等步骤，确保档案数据的真实性和准确性，对于企业而言至关重要，因为只有真实可靠的数据才能为企业的决策提供有力支持。需要注意的是，虽然大数据背景下企业档案信息化的价值密度相对较低，但其潜在价值却极高。通过大数据技术对数据的深入挖掘和分析，企业能够发现其中蕴含的宝贵信息，为企业的战略决策、业务发展等提供有力支持。

二、大数据时代档案保密工作存在的主要风险

1.风险客观存在

在大数据时代，档案保密工作所面临的风险呈现出多样化和复杂化的特点，这些风险客观存在，难以完全避免。但是，通过对风险来源的深入分析和采取相应措施，可以有效降低这些风险对档案保密工作的影响。首先，从企业内部风险的角度来看，由于人为因素的存在，档案保密工作面临着不小的挑战。档案管理人员的操作失误、疏忽大意，甚至恶意损害档案资源信息的真实性、全面性，都可能对档案资源的应用价值造成严重损害。因此，必须加强对档案管理人员的培训和教育，提升其专业素养和道德水平，确保他们能够严格遵守档案保密规定，正确履行职责；其次，企业的外部风险也是档案保密工作不可忽视的方面。在大数据时代，信息传输和共享变得更加便捷，但同时也带来了更多的安全隐患。外部环境中存在的各种网络攻击和数据窃取技术，使得档案资源在收集、管理、利用等各个环节面临着潜在的威胁。最后，一些制度标准的缺失或不完善，也使得档案管理的进度和质量得不到有效保障，进一步增加了档案保密工作的风险。

2.风险来源广泛

在大数据时代，档案保密工作面临着多样化的风险，这些风险来源于多个方面，呈现出广泛性的特点。

首先，从内部来看，人为因素是导致档案保密风险的重要源头。档案管理人员在日常工作中可能因为疏忽、失误或者故意泄露，导致档案信息的安全性受到威胁。此外，一些内部人员可能出于各种动机，对档案实行非法操作，如篡改、滥用等，进一步加剧了档案保密工作的风险。技术风险也是档案保密工作不可忽视的方面。随着档案数字化的推进，网络安全问题日益突出。黑客攻击、病毒传播等网络威胁随时可能威胁到档案信息的安全。同时，电子档案管理系统本身也可能存在漏洞和缺陷，如果不及时修复和完善，就可能被不法分子利用，非法访问和篡改档案信息。

其次，外部环境的变化也是档案保密工作面临的风险来源之一。政策法规的变动、自然灾害的发生以及社会动荡等因素都可能对档案保密工作造成影响。例如，政策法规的变动可能导致档案管理标准的变化，需要档案管理机构及时调整和完善相关措施；自然灾害可能导致档案存储设施的损坏，造成档案信息的丢失；社会动荡则可能使得档案管理机构无法正常运作，给档案保密工作带来极大的挑战。

针对这些广泛的风险来源，需要采取多种措施加强档案保密工作。一方面，要加强人员管理，提升档案管理人员的专业素质和保密意识，确保他们能够严格遵守保密规定，正确履行职责；另一方面，要加强技术防范，采用先进的网络安全技术和手段，保障档案信息在传输和存储过程中的安全。同时，还需要建立健全档案风险防控机制，制定完善的应急预案，以应对可能出现的各种风险情况。

三、大数据背景下加强企业档案信息化保密管理的建议措施

1.组建保密部门

在大数据技术广泛应用的大背景下，组建企业的档案保密部门极为重要，需要基于风险管理工作要点开展全面的档案信息保密管理工作。作为企业，需要联系大数据技术的应用特性，明确档案信息面临的各类风险，并构建完善的领导机制。例如，可以设置针对档案保密管理工作岗位，组建保密部门，确保管理人员能够全权负责档案管理工作，以确保档案资源的有效性与全面性。完成档案管理保密部门的建设后，即可细化包括信息收集、预测、风险防控以及反馈等工作职责，确保所有档案信息化建设与管理工作均能够由专人负责，避免出现互相推诿的情况，也是提高档案管理效率与质量的重要基础。

2.明确保密责任

想要保证企业档案的安全性，就需要基于大数据技术的应用要素组建完善的风险管控组织，确保工作人员能够细化保密责任，起到及时防控诸多风险的重要作用，避免网络攻击、信息被泄露等风险。想要实现这一目标，关键在于联系企业档案管理与发展的实际情况，组建档案管理小组负责档案的保密管理。而想要落实不同阶段的档案保密管理目标，应完善分权机制，配合落实外部监督管控体系，从而有效消除责任不明确与管理流程不规范的管理隐患。在日常保密管理工作期间，需要基于对保密管理工作自身特点的分析，细化保密责任，要求管理人员能够充分发挥其在对应工作领域的保密管理优势，及时把控档案源头风险，有效降低档案信息被泄露的风险。

3.做好风险管理工作

对于企业档案管理部门来说，需要联系大数据技术，基于各类相关规范与要求展开深入分析，及时完善档案保密管理工作内容，实现对工作规范的明确与阶段性保密管理目标的设置，进一步细分管理职责，确保保密管理工作顺利推进。例如，制定针对保密管理工作的相应制度与违法违规处理办法，持续强化保密管理部门的工作责任，使其形成主动保密意识，为后续开展全面的档案信息保护工作提供支持。在实际开展档案保密工作期间，建议充分吸取大企业的档案信息管理经验，在准确定位管理风险的同时，实现对各类管理制度与措施的持续优化与调整，以有效把控档案保密管理风险。此外，档案管理工作人员需要通过参与组织的各类档案保密管理座谈会，持续夯实保密管理技术基础，并基于先进的管理理念细化保密管理要点，全面提升档案管理工作质量。同时，还需要提高对后勤保障环节的重视，如基于大数据技术打造完善的档案数据库，从而实现对档案信息的自动化收集、归档以及更新是实现动态化保密管理目标的重要基础。此外，还可以基于信息系统及时统计损失并对事件开展分级处理，自动给出档案信息管理的相应策略，保证风险管控工作开展的及时性，实现对配置资源的动态协调目标，将保密管理风险降到最低。

4.充分运用先进技术

想要充分发挥大数据等技术的应用优势，关键在于综合运用各类先进技术，以保证档案保密管理工作开展的顺利性。想要实现这一目标，关键是基于先进技术提高保密管理工作整体水平，从而消除存在的档案信息被泄露或随意篡改等隐患。具体来说，在日常保密管理工作期间需要做好基于大数据技术的风险信息量化工作，在获取量化数据后制定针对性的风险防控策略，从而保证风险防控措施应用的有效性与实效性。云计算技术融入档案保密工作同样极为关键，可以基于技术手段开展对档案信息的及时备份与存储工作，从而实现档案保密管理工作的持续优化，如存储环境的改善、管理流程的细化等。在线备份技术的应用同样较为广泛，可以通过档案数据上传至云数据中心的方式以避免信息被泄露或遗失的情况发生。为降低网络攻击风险，建立一套完善的病毒防范体系同样极为关键，应确保杀毒软件更新的及时性，结合防范体系以提高病毒防范等级。从大数据技术的应用情况来看，现有系统的应用基本能够实现对病毒的及时检测，为档案信息安全提供全面保障。

5.强调信息安全

除了基础的信息安全防护，企业同样需要强调网络信息管理的重要性，限制信息访问权限极为重要。例如，基于用户在访问信息层面的不同权限，对部分特殊岗位可以推行双人负责制度也是一类较为常见的监督措施。对于部分特殊岗位，如档案管理员、信息安全员等，企业可以推行双人负责制度。这种制度要求两个或更多人员共同参与某些关键操作，如档案信息的修改、删除、导出等，可以有效防止单一人员滥用职权或误操作导致的档案信息被泄露或损坏。此外，企业还应加强对网络信息管理人员的培训和教育，提升其专业素养和保密意识。同时，还应建立健全档案保密管理制度和应急预案，确保在发生信息被泄露或安全事故时能够迅速响应和处理。

6.提升管理人员素质

档案管理人员的培养工作极为重要，企业应针对在职员工开展全面培养，提供相关人员对应的培训课程，组织专家讲座等各类活动，在帮助档案管理人员夯实档案管理基础知识的同时，还能够促使其及时革新保密管理理念，并进一步提高自身的技能水平，以保证工作质量与效率。此外，可以通过打造完善的数字化管理培训体系，细化针对不同员工的培训内容，科学、合理地制订培训计划，让员工在档案信息化管理过程中形成主动的档案保密管理意识，进一步提升培训的整体工作质量与效果，能够胜任档案保密管理工作岗位，为档案信息化建设贡献力量。

四、结束语

综上所述，在大数据背景下，加强企业档案信息化保密管理具有极为重要的现实意义。因此，档案保密管理人员需要从风险管理、部门组建、人员素质等多个角度出发，细化保密管理的相关制度与流程，打造企业内部的数字档案保密管理闭环体系，为企业的可持续性发展奠定坚实基础。

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作者单位：中国国家铁路集团有限公司