推进数字档案馆建设，打造一体化服务平台

摘 要：推进档案馆的数字化建设是新时代档案馆实现现代化转型的重要契机。纵观我国档案馆发展现状，很多档案馆已经充分认识到档案馆数字化建设的重要性，但也有许多档案馆故步自封，未改革传统的档案管理模式，导致档案馆经营惨淡。文章从推进档案馆数字化建设的必要性出发，分析数字化档案管理的积极作用，并提出转变传统观念、加大资金投入、加强制度建设、推行个性化服务等切实有效的建设策略，希望为推进我国数字档案馆建设提供帮助。

关键词：档案馆；数字化建设；策略研究

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

随着我国社会经济的不断发展，档案馆的发展情况也随之发生变化，为更好地保障档案馆的可持续运营，充分发挥档案馆的社会作用与经济作用，我国的档案馆也在积极引用数字化技术，不断推进自身改革，力求让自身的管理和发展符合新时代的需要，数字化建设是档案馆未来发展的必然选择，建设数字档案馆也是我国档案馆发展的必由之路。

一、推进档案馆数字化建设的必要性

1.数字化建设是档案馆未来发展的必然选择

随着信息技术的不断发展，各行各业都在积极推动自身的信息化建设，通过对信息技术的应用来提高工作效率与工作质量。“互联网+”的发展模式正成为各行业未来发展的主要方向。在信息爆炸的时代，人们对于信息的获取需求越来越大，对于信息获取的便捷化、简单化要求越来越高，档案馆作为重要的信息收集保管单位，人们对于档案馆的管理水平和服务水平要求也在逐步提高。现今的档案馆受限于人力资源和空间限制，档案管理与服务水平停滞不前，无法满足人们在新时代对于档案信息资源和服务的要求。在这种时代要求之下，档案馆也必须加强信息化建设，将建设信息化档案馆作为未来发展的目标，推进档案管理工作向数字化、信息化方向转型升级，建设新时代数字化档案馆，满足群众对于高质量档案服务的要求，在线上平台就可以做到档案查询，让档案信息多流动，让用户少走动，为人民群众提供现代化、智能化的档案服务是新时代档案馆数字化建设的发展目标，数字化建设是档案馆未来发展的必然选择。

2.数字化建设是实现档案工作现代化的重要路径

传统的档案管理工作多为纸质档案管理，依赖于档案管理人员手工操作，受限于档案馆人员编制和纸质档案的缺陷，档案馆人工管理的压力越来越大，无法高效完成档案的分类保管工作和查档服务，档案保管的质量和查档效率无法得到保证，如果不积极推动档案工作数字化建设，档案管理工作就只能继续受限于传统的工作模式，在面对查档需求时，只能依靠人工查询，且由于多是纸质档案，还无法保障档案信息的完整性和准确性。同时，纸质档案经过长时间的保存或查阅必然会存在丢失、破损等情况，既不利于档案管理工作，也无法为人们提供满意的服务。要想改变这种局面，就必须推动档案工作的数字化建设，改变传统的档案工作模式，推动传统档案保管和查询职能向档案信息采集、共享、服务方向转变，实现档案馆档案信息资源的高效管理与实时共享，为人们提供高效、方便、快捷的档案服务。

3.数字化建设是档案馆满足新时代人们获取信息的有效手段

随着互联网技术的不断发展，人们获取信息的途径逐渐多样化，对于信息的获取不再局限于传统媒体或线下机构，而是借助新媒体平台快速获取信息。档案馆推动数字化建设，可以为人们提供更加方便快捷的档案信息服务。通过大数据技术，分析新时代人们对于信息获取的新要求，提供精准而完整的档案信息，满足人们对于信息获取便捷性、时效性的要求。在信息化时代，档案馆必须改变传统的服务模式，应积极推进数字化建设，打造一体化服务平台，通过对信息技术的应用，将档案服务从线下转到线上，让人们可以足不出户、随时随地享受到档案馆提供的服务。通过运营新媒体平台，满足人们信息获取的需要，档案馆可以通过构建数字档案馆的形式，将档案信息传输至互联网平台，方便用户在App或某信公众号、某信小程序等平台进入数字档案馆获取需要的档案信息，提供更好的服务。因此，推进数字化建设是档案馆满足新时代人们获取信息的有效手段。

二、数字化档案管理的积极作用

1.有效降低档案管理成本

在档案管理工作中应用数字化信息管理技术，可以将线下档案馆中的信息上传至管理系统，优化传统的档案管理流程，减少档案管理工作的人工参与，推动档案信息的智能化管理。利用数字化技术，可以搭建档案管理平台，设定档案管理程序，在档案信息查询或归档工作时依照系统流程自动实现分类处理，还可以利用信息技术扫描档案信息，勘误档案中的错误内容。同时，借助互联网数字化平台，可以实现档案信息的高速流动，随时随地满足用户对于档案信息服务的需要，不再需要传统的手工查询，减少档案管理的时间成本。此外，数字化档案管理是将档案信息储存在硬盘或线上云端，大幅降低了档案管理的空间成本。数字化技术的应用使档案管理工作中人工参与的部分减少，不再需要大量的档案管理人员记录档案信息，可以优化调整档案馆的人力资源结构，降低档案馆的人力成本，让档案馆有更多的资源和精力，为人们提供数字化档案服务。

2.提高档案利用率

数字化档案管理可以通过信息平台的共享特性提高档案信息的利用率。传统的档案管理工作依赖于人工管理，且纸质档案不易查询，受限于人工和查询方式的影响，在传统的档案管理模式下档案信息的利用率不高，很多档案信息拥有很高的使用价值却没有被充分利用。随着数字信息技术的应用，档案管理中传统的人工管理已经被智能化系统逐渐取代，信息技术的应用让档案管理工作拥有更高的管理效率，档案信息的查阅效率大幅提高，充分发挥数字化技术的便捷性特点，也使得档案馆的信息有了更大的利用空间。同时，借助互联网平台，线上数字档案馆中档案的类型更加多样，档案的分类更加细致，馆藏的档案数量也更多，可以帮助人们更好地挖掘档案中的有用信息，充分发挥档案馆中档案信息的利用价值，提高档案的利用率。

3.拓展档案管理的形式

在传统的档案管理工作中，收集、保管、记录、分类、编纂的档案多数以实体的纸质档案为主，这种形式的档案管理方式复杂且烦琐，多依赖于人工处理，档案管理效率不高，纸质信息的保管和分类难度较大，纸质的文件信息很容易在长时间的存放或使用过程中丢失或者损坏。应用数字化档案管理可以摆脱传统的档案管理形式，不再拘泥于纸质档案的管理方法，结合信息技术可以将图像信息、音频信息转化并储存到数字档案馆中，拓展了档案管理的形式。在档案馆中不仅可以查阅到书面信息，还可以查阅到新形式的图像或音频信息，实时查阅数字化档案。在数字化档案管理工作中，档案管理的形式更加多元化，归纳保管了新的信息内容，推动了档案馆在新时代实现现代化转型，建设数字化档案馆，打造一体化服务平台。

4.便于多渠道、跨地域的档案共享与交流

数字化档案馆的建设，为档案信息资源的共享与交流提供了前所未有的便利条件。传统纸质档案受制于物理载体，在流通与传播上存在诸多局限。而数字化档案的出现与发展打破了时空界限，使得档案信息可以通过多种渠道、跨越地域限制实现广泛共享。一方面，互联网为档案信息提供了快速传播的通道。各地档案馆可以依托网络平台，向社会公众开放档案目录和内容，用户足不出户即可在线检索、浏览海量档案。另一方面，数字化使得档案的交换与利用更加高效便捷。不同地区、部门的档案馆可以开展馆际互借与资源共建，实现优质档案的共知共享，促进区域协作和跨领域研究。数字化还为档案的再加工处理创造了条件。通过数据挖掘、关联分析等技术手段，可以从数字档案中提炼出新的知识与价值，促进学术研究和社会应用。因而数字化大大拓宽了档案的流通渠道，使其价值得以充分释放和利用，由封闭走向开放，由束之高阁走向亲民利民，焕发出勃勃生机。

三、推进档案馆数字化建设的可行性策略

1.转变传统观念，深化对数字化档案馆的认知

要想切实推进传统档案馆的数字化建设，就必须转变传统的档案管理观念，加强档案管理人员对于数字化档案馆的认知。数字化档案管理是在传统的档案管理模式上引入信息技术，彻底改变档案管理的工作内容和工作方式。在管理理论上，数字化档案馆与传统档案馆有很大不同，传统档案馆强调归纳和保存纸质档案，而数字化档案馆则是强调共享和服务。

目前，很多档案馆的管理人员未转变管理思想，仍然采用传统的管理模式，不仅使档案馆的管理效率低下，还降低了档案馆的社会效益。因此，建设数字化档案馆的首要前提就是要转变传统观念，深化对数字化档案馆的认知，档案馆的管理人员要明白什么是数字化档案馆，熟悉数字化档案馆的管理模式，掌握信息技术，将档案的管理模式从保管向服务转变，为数字化档案馆的建设打好理论基础。

2.加大资金投入，促进档案馆数字化转变

要想顺利推进档案馆的数字化建设，足够的资金支持是必不可少的。信息化设备的引进、数字化平台的搭建都需要大量的资金投入。因此，相关单位要想促进档案馆的数字化建设，就应该加大对档案馆的资金投入力度，将档案的数字化建设作为一项重要工作任务，为档案数字化工作提供更多的资金支持和政策扶持。在获得足够的资源后，档案馆应该引进先进的信息化设备设施，为档案馆的数字化建设提供技术支撑。档案馆在采购设备设施时要综合考虑自身的实际需要，根据自身的建设需求来有针对性地采买，确保每一分钱都花在刀刃上。同时，还要确保采购的设备设施都符合当前建设需要，性能良好，为档案馆的数字化建设提供硬件支持。此外，档案馆也可以与互联网相关企业合作，根据自身需要联合开发数字档案馆系统，引入云计算、大数据等高新技术，逐步构建适合自身实际管理需要的数字化档案管理系统，为档案馆的数字化建设提供软件支持。通过完善档案馆的硬件设备设施和软件系统，可以为档案馆的数字化建设提供足够的支持，推进档案馆的数字化建设，促进档案信息的数字化转变。

3.加强制度建设，完善数字化档案管理规章制度

完善的制度是管理工作的保障。一套完善的管理制度可以明确工作内容、规范工作行为、激发工作热情，为工作的顺利开展提供坚实的制度支撑。档案馆的数字化建设同样离不开制度的保障。数字化档案馆不同于传统的档案管理模式，管理模式和管理方法都发生了改变，管理制度自然也应该做到及时完善、更新。为进一步保障档案馆在数字化建设中的管理质量和管理水平，管理部门应该结合数字化建设工作的实际情况以及数字化档案管理的实际需求，制定完善的数字化档案管理规章制度，规范岗位工作流程、落实岗位职责，并重新划分档案管理人员的具体职责，明确每个员工的职责权限，制定员工工作条例，让档案管理人员明白自己负责什么、应该怎么做、什么不能做，约束档案管理人员的工作行为，提高档案馆的管理水平，进而提升档案管理工作的整体质量。

4.推行个性服务，打造一体化服务平台

新时代，人们对于档案馆的服务提出了新要求，面对人们的多元化需求，档案馆在数字化建设过程中可以推行个性化服务。如今，人们对于信息的获取不再局限于传统媒体或线下机构，而是借助新媒体平台快速获取信息，档案馆推动数字化建设，借助互联网技术和信息技术为人们提供更加方便、快捷的档案信息服务。首先，档案馆管理人员要加强主动服务的意识。例如，关注并收集人民群众关注的热点信息，可以通过与民生部门单位建立良好关系，获取民生相关的档案信息，拓展档案馆中与人民生活密切相关的档案信息，并通过新媒体平台实时推送，满足人们对于时事热点和自身生活的信息需求。同时，在数字档案馆中应用智能检索系统、个性化推荐系统等先进的互联网技术，精准把握人们的个性化信息，再有针对性地推送，满足用户的个性化需求。当今社会，人们对于个性化服务的需求越来越大，档案馆过往的标准化服务模式已经难以满足人们的要求。因此，档案馆在数字化建设过程中要主动探寻人们对信息的需求，利用自身的信息资源优势，推行个性化服务，打造一体化档案服务平台。

四、结语

综上所述，随着“互联网+”模式的不断推广，我国的档案管理单位也必须紧跟时代发展步伐，深刻认识到在新时代背景下推进数字档案馆建设的必要性，了解数字化档案管理模式给档案管理工作带来的好处，积极推进档案馆的数字化建设。相较于传统的档案管理模式，新时代的数字化档案管理更强调信息的共享和优质服务，在数字化技术加成下，档案管理工作更加规范，档案信息的获取也更加便捷，面对社会发展的新要求，档案馆必须推进数字档案馆建设，努力打造一体化服务平台，充分发挥档案馆的社会价值与经济价值。

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作者单位：曹县档案馆