结合人工智能技术，促进档案数字化管理发展

摘 要：随着人工智能的兴起，文件处理方法也逐渐走上了智能化与数字化相结合的道路，开始采用人工智能手段搜集、整理、储存及使用信息。文章主要论述在人工智能环境下，实行档案数字化管理的重要性及具体方法，分析探讨了目前数字化管理过程中所存在的问题及其解决措施。

关键词：档案管理；数字化；人工智能；路径探析

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

随着社会信息化和数字化的不断推进，档案管理也面临转型升级的挑战和机遇。传统的档案管理方式往往存在信息不对称、存储空间浪费、检索效率低下等问题，给管理和利用带来困难。然而，人工智能技术的迅猛发展为档案管理带来了新的可能性，促使档案数字化管理成为未来发展的趋势。

人工智能技术以其强大的数据处理和分析能力，为档案管理提供了新的思路和方法。通过应用人工智能技术可以实现档案的智能化分类、检索、保管和利用，大幅提高了档案管理的效率和质量。例如，利用人工智能技术自动识别和分类档案文件，能够快速、准确地整理和归档海量档案，提高档案管理的效率和精度。同时，人工智能还可以通过数据挖掘和分析，发现档案中隐藏的信息和规律，为管理决策提供科学依据。

一、人工智能在档案管理工作中的作用分析

人工智能是一种将计算机科学应用更广泛领域的智能设备，它具备与人类智力相当的反应能力，包含智能机器人、语音识别、图像识别、自然语言处理和专家系统等多个层面。人工智能已经广泛应用于多个行业并产生了良好的结果，成为驱使行业进步的核心动力。在数字化管理过程中，档案信息的保密性和完整性是至关重要的，而传统的管理方式存在信息被泄露和篡改的风险。人工智能技术可以通过数据加密、智能识别等技术实现对档案信息的安全管理，保障档案信息的安全性和可靠性。例如，通过人工智能技术可以实现对档案信息的自动加密和权限管理，确保只有授权人员才可以查看和操作相关信息。

1.有助于创新档案管理模式

以往的档案处理通常是以人工处理的方式，把文件资料以书面形态储藏于文件库。信息时代，员工可以运用大数据和人工智能技术筛选和整理各类文件，并将其转换为电子数据保存。通过使用电子文件管理方法，能够有效增强文件的获取和处理能力，进一步提升文件的管理品质与管理标准。

2.有助于强化人才队伍建设

在常规档案管理工作中，工作人员要投入大量的时间和精力去搜集、分析和储存数据，以确保数据的完整性，给文件使用者提供有价值的建议。在人工智能环境下，档案管理人员要精通各种数字化操作技术，并通过各种途径提高其专业水平，促进档案管理的速度更新和质量改革。同时，也可以在档案工作变革期间增强他们的质量管理观念，巩固档案行业持续发展的基础。

3.有助于提高档案应用价值

基于人工智能基础上的档案管理工作，不仅优化了档案管理方式，使档案信息的使用者利用人工智能获取所需信息，为工作提供借鉴，还增强了档案的实际应用价值。因此，应给予数字化档案管理更多的关注，以增强档案信息的使用效益，从而为档案行业的发展打下稳固根基。

二、档案数字化发展过程中存在问题

1.缺少必需的档案基础设施

没有先进的数字化设备设施和技术支持，档案数字化过程中可能会出现影像清晰度不高、文件格式不兼容、数据丢失等问题，影响数字化效果和可用性。此外，缺少存储设备和网络设施，也会使得档案数字化后的数据难以有效管理和共享，限制了档案信息的利用和价值发挥。因此，必须将传统的文件实行数字化处理，以更好地促进档案管理。通过将文件有效分类，提高档案文件的使用和储存效率。由于缺乏先进的工具和设备设施，导致档案文件管理出现效率下滑及应用价值不足的情况。此外，档案文件的整理与使用也存在一定问题。纸质文件数量众多，数字化管理难度较高，无法完全确保档案文件的管理和应用效果。由于没有健全的管理体系，无法对数字化档案文件的搜寻、储藏和控制实施监管，进一步阻碍了档案信息化应用和持续性发展。

2.缺乏全面的信息收集渠道

在开展档案数字化管理时，信息获取的方式过于单一。如果无法获取全面、准确的信息和数据，可能导致数字化工作中遗漏重要信息、数据不完整或失真等问题，影响数字化结果的可信度和可用性。此外，缺乏全面的信息收集渠道也会影响数字化工作的规划和决策，难以根据实际需求和情况有效调整和优化数字化工作，限制了数字化工作的进展。只负责整合和管理本部门所提供的信息，而其他部门的信息却被忽略，导致无法收集全面、有效的数据，无法充分体现档案管理工作的重要性。同时，收集档案文件资料的方式过于简单，大部分档案资料源自纸质文件，内容以书面的形态展示，而声像、影像及图像等资料则比较欠缺。随着人工智能的兴起，档案资料的分类处理方式也发生了明显改变。员工有能力把各种形式的文件资料融会贯通，完成工作任务更加顺畅。但由于长期受传统观念的束缚，一些职员已经形成了僵化的思维模式，只将纸质文件视为档案资料，忽视了对其他类型档案信息的搜集和管理。

3.缺乏优秀的档案从业人员

档案数字化工作需要具备一定专业知识和技能的人员来计划、管理、执行和监督。然而，由于档案数字化领域的专业性和技术性较强，很多机构和组织可能存在人才储备不足、培训不足、招聘困难等问题，导致缺乏优秀的档案从业人员支持和推动数字化工作的开展。数字技术在档案文件管理工作中起着重要作用，只有借助数字技术才能实现档案文件管理方式改革的目标，但由于一些职员的专业技术水平不高，不能完成所规定的档案工作标准。对于负责档案管理的人员来说，必须具备丰富的业务操作能力和技术，并能依靠专门的知识来提升自身的工作成效，以确保所有的工作任务都能够高效完成。但因为一些职员的专业技能较差，对档案管理的成效产生了负面影响，无法为档案管理的创新和进步提供帮助。

4.档案质量问题

档案数字化是档案事业发展的重要方向，但在数字化过程中存在着档案质量问题，这是一个不容忽视的挑战。在数字化过程中，可能会出现信息丢失、损坏或错误识别的情况，导致数字化后的档案质量受损。在数字化处理时，需要确保所有文档和数据都能够完整地转换为数字形式，避免信息丢失或不完整导致档案内容的缺失。为确保信息的完整性，可以采用多次备份、校验和审核等措施，确保每一份档案都经过严格的检查和核对，避免信息丢失或错误。在数字化过程中，可能会出现文档损坏、扫描错误或者识别错误等情况，导致数字化后的档案内容与原始信息存在偏差。为确保信息的准确性，需要提高数字化设备的精度和稳定性，加强人工审核和校对工作，避免产生误差，确保数字化后的档案内容与原始信息一致。数字化后的档案应该具备清晰的图像和准确的文本信息，便于用户查阅和利用。为确保信息的可读性和可访问性，可以采用标准化的数字化格式和元数据描述，提供适当的检索工具和查询接口，确保用户能够方便地查找和获取所需信息。

三、人工智能促进档案管理数字化发展策略分析

1.立足档案管理数字化，建立完善的管理制度

以往的错误观念认为数字化档案管理就是利用电脑操作，但这并不能有效推动档案工作的数字化和信息化开展。档案的数字化管理与传统的档案管理存在着显著的差异，要求工作人员清楚地知道数字化档案的涵盖范围，并将其视为工作准则，通过运用数字化技术来完成相应的任务。要加大对基础设施的投入，以确保档案数字化管理的物质保障。对于数字化档案管理的需求，需要优先考虑的是基础设备设施的购置和建设，以便为档案管理的实施提供物质和技术上的支持，从而推动档案管理任务顺利完成。还应明确数字化档案管理的流程与规范，并根据各个步骤制定工作流程和操作准则。同时，也应当严格遵守相关规章制度，以便更好地收集档案信息，从而为提升档案管理质量打下坚实的基础。

2.关注档案管理数字化，拓宽收集渠道和方法

档案管理部门的主要职责是利用详尽且真实的档案资料来实现档案数据的参考价值。在实际执行过程中，要采用多样化的手段获取档案资料，以确保文件资料的准确性和完整性，进一步提高文件资料的参考价值。在对数字文件的管理过程中，不但要确保所有部门的档案文件都被妥善储存，还要激励文件管理者积极参与，运用大数据技术搜集由各个部门创建但尚未上报给档案管理部门的文件，以此拓宽文件的搜集途径，增强文件信息的管理成效。同时，要增加档案文件的种类。在对数字化档案管理时，要特别强调“数据库”，把所有的资料汇总并储存在数据库里。在以往的档案管理过程中，常常过于关注搜集文字资料，却忽视了视频和照片资料的储存。因此，必须改变旧的资料管理方式，运用人工智能搜集各种档案资料，以提高档案资料的电子化处理水平，推动数字化档案管理目标的实现。

3.实现档案管理数字化，优化档案管理平台建设

在人工智能环境下，如果想要借助人工智能的力量提高数字化档案管理效率，需要搭建数字化管理系统，为提高文件管理效率奠定稳固的基础。首先，根据档案管理需求，构建数字化管理平台，方便整合管理档案信息。档案管理机构应改进数字文件的管理架构，以便提供更专业的技术服务。要确保档案数字化管理平台可以与其他信息系统互通，为保障系统的一致性，在开始构建档案数字化平台之前，要了解其他系统的构建规范和数据处理规范，才能更有效地实现信息资源的共享。同样，也需要更高级别的维护与优化数据系统，细致地维护数字化文件管理系统，提升各环节的工作品质和管理效能，确保文件管理系统的稳定运行。

通过整合数字化文件管理系统，实现在互联网框架下各项业务的审核更加智能、自动和便捷。拥有对文件自身即时分析和解读的技术，同时也能够融入与数据库相关的数字化文件管理系统平台，为企业实施快速发展战略提供了强大的技术支持。另外，还需要借助信息科技，构建一个涵盖互联网和局域网的智能档案信息资源及安全管理体系。实现对文件的即时在线复制，完成文件的网络复制和远程复制，进一步确保文件信息资源的安全。

4.实现档案管理高效化，加强管理人才队伍建设

在人工智能环境下，管理者需要熟练运用人工智能和现代信息科学的相关知识，优化档案文件的处理方式，有效完成档案机构文件处理任务。

第一，邀请经验丰富的档案管理专家，目的在于使每名档案管理人员都可以学习数字化档案管理的相关知识。另外，请到会的专家与参加会议的档案工作者展开交流，共同分享他们的操作方法和实践经验。因此，档案管理人员能够通过学习，增强他们对数字文件管理方面知识的了解，收集更多与数字文件管理相关的信息，建立正确的数字文件管理意识，进一步推动数字文件管理行业的发展与进步。

第二，针对数字化文件管理相应的法律法规开展内部培训。在培训期间，对档案文件管理的流程、数据处理准则、档案管理体系等方面做出详尽的分析，制订科学的培训计划，使档案管理人员在学习过程中建立完整的知识体系和思维能力。通过精心策划各类培训活动，能够衡量档案人员的学术水平与实操技巧，从而为管理项目的执行提供支持。

第三，通过吸纳人才策略提升档案管理团队的素质。数字化档案管理不仅是我国档案管理工作进步的必要路径，同时也是档案管理专业人才培养的关键要素。为提高档案管理水平，促进档案数字化的建设与发展，档案管理部门应当主动吸纳人才，通过校企合作方式或者面向社会招聘，筛选出具备档案处理技术和档案理论知识的专业人才，从而解决档案工作者的专业技术与职业素质等问题。在引进新的人才资源时，要明确数字档案管理岗位对员工的具体要求，制定适宜的档案岗位标准，并结合适当的考核机制，提升档案专业人才的培养效果。

第四，制定多样化的档案人才培养方案。首先，邀请拥有深厚理论知识和实践经验的档案专家，阐述管理类、建设类、技术类、工程类等多元化档案的编排要点与操作流程。同时，解答档案审核与移交阶段可能出现的一些普遍性问题；其次，经过深入研究管理类和建设类档案，更加明确档案处理的标准及档案整理的流程。同时，各个部门要协同开展内部培训，围绕档案数字化管理的重要性，实施档案数字化管理的必须性和在执行档案数字化任务过程中需要关注的问题，详细说明和演示关于档案数字化管理和运用的技能。

四、结语

当今社会，数字化档案管理已经成为时代发展的潮流，被视为一种能够显著提升文件处理品质的有力手段。但是，如果缺乏健全的管理体系和专业的管理团队，就会对档案管理的质量和效率产生影响。要有效解决这个问题，需要建立健全管理体系，改进档案信息的获取途径和方法，构建一个数字化的管理系统，并以此作为档案管理的桥梁，推动医疗机构的档案管理工作向着智能化的方向开展。同时，还需要清晰地规划档案管理步骤，并通过培训组建专业化的档案管理团队，使其能够熟练运用人工智能和数字化管理技术，为档案管理创新提供强大的技术支持，从而推动档案管理工作顺利开展。

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作者单位：山东明图信息科技有限公司