关于如何做好事业单位人事档案管理的思考

摘 要：为提高事业单位人力资源管理效率和质量，适应新时代发展要求，事业单位应结合自身情况，优化人事档案管理工作，更新管理理念和方法，保证档案管理的科学性、有效性。为做好事业单位人事档案管理，文章分析了做好事业单位人事档案管理的重要意义，研究了事业单位人事档案管理的基本要求，包括真实性、全面性、保密性与动态性，着重探究了做好事业单位人事档案管理的主要策略，如加强基础建设、深化服务意识、改革管理体系、建立长效机制、完善管理功能等，希望能够对相关工作提供一定帮助。

关键词：事业单位；人事档案管理；信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A

人事档案管理是事业单位的重要工作内容，记录了工作人员详细信息，包括个人知识背景、工作业绩、调动情况以及奖惩情况等，是单位实现科学决策的关键性依据。但就现阶段事业单位人事档案管理情况来看，仍存在服务意识欠缺、基础设施落后、管理机制不健全以及信息化建设不足等问题，降低了人事档案管理质量和效率。因此，为保障事业单位持续稳定发展，优化人力资源管理工作，做好人事档案管理尤为重要。

一、做好事业单位人事档案管理的重要意义

1.优化人力资源管理

当前，就环境卫生服务中心工作开展情况来看，影响服务质量的主要因素在于专业人才的欠缺和工作人员专业能力不足。因此，环境卫生服务中心要提高对人力资源管理工作的重视。人力资源管理工作涉及范围广、实施过程相对复杂，需基于完善的管理依据，开展高质量的管理工作。在工作期间，需全方位了解基层员工工作与个人状况，以人事档案为依据，开展科学的人力资源管理，保证管理的客观性和合理性。加强人事档案管理，是促进人力资源管理优化的关键。

2.提供行政管理辅助

环境卫生服务中心的行政管理工作，与单位总体的管理成效、工作质量和服务效果有直接关联。提升行政管理工作质量，服务中心能够提供更高质量的服务，提高工作效率，满足群众需求。行政管理工作在开展期间同样也要依靠人事档案，通过人事档案分析中心内部发展情况，进而制定针对性管理对策，保证行政管理决策的科学性和合理性。

3.促进资源优化配置

就环境卫生服务中心工作需求而言，人才、技术、设备是关键性资源，资源的优化配置直接关系到服务中心的工作成效，尤其以人力资源的优化配置影响力最为突出。只有做好人力资源优化配置，合理调配专业人才，培养人才、利用人才，充分发挥人才在专业领域的优势，才能促进中心工作的高效开展，协同完成各项工作，提高服务中心的服务水平。

二、事业单位人事档案管理的基本要求

1．真实性

在事业单位人事档案管理中，档案信息直接关系到人力资源管理和行政管理工作的合理性，只有保证档案信息准确、真实，才能确保管理效果。若人事档案中有作假等情况，必须及时追究相关责任，加强档案审核，做好对档案资源的全方位把控，对比分析档案信息，保证事业单位人事档案信息的真实性。

2.全面性

事业单位工作性质相对特殊，相比于一般企业而言，事业单位的不少工作需要在人事档案中加以记录。事业单位人事档案需全面记录相关工作人员从入职到调动的全过程，包括考核、奖惩、晋升等，在档案中充分体现。为保证人事档案的有效性，必须做到人事档案内容的全面性。

3.保密性

事业单位人事档案包含工作人员的大量个人信息，还包括部分工作内容，有些信息是不可以被泄露的。因此，要想做好事业单位人事档案管理，必须保持严谨的态度，避免信息被泄露，保证人事档案的保密性。

4.动态性

事业单位的工作并非一成不变，工作人员的个人成长和工作经历也是随之变化的。在不同工作开展过程中，会不断产生新的资料需要及时归档，确保人事档案能够持续更新和完善，实现人事档案管理的动态化，以呈现出实时有效的工作人员基本信息。

三、做好事业单位人事档案管理的主要策略

1.加强基础建设

事业单位人事档案管理工作的开展，基础建设是前提条件。对此，事业单位必须重视人事档案管理工作，加大投入力度，为人事档案管理提供更好的环境和有利条件。一方面，要加大资金投入，将更多资源偏向于人事档案管理，促进管理工作落实完善；另一方面，要加强基础设施建设，更新计算机、监控等设备设施，提高人事档案管理效率和质量。考虑到人事档案管理对保密性和安全性的要求，还要做好安全保护措施建设，设置访问权限，选择高质量的防火墙，做好计算机等设备设施的定期除尘等工作，确保硬件质量，避免档案数据丢失。

2.深化服务意识

为了从根本上做好事业单位人事档案管理工作，相关领导层和决策层应充分意识到档案管理的重要意义，树立现代化档案管理理念，真正发挥人事档案管理的价值。在人力资源管理工作中，要做好人事档案整合处理，做好人才招聘信息记录等工作，树立榜样，加强宣传教育，使单位内部员工重视人事档案管理工作，落实服务意识，在工作执行中体现服务意识，挖掘人事档案价值，激发人事档案管理潜能，充分发挥人事档案管理的作用。同时，事业单位还要明确人事档案在单位内部管理和运转中的地位，形成各部门协作局面。由档案管理部门与其他部门之间相互合作交流，共同参与人事档案管理，提高工作效率。应明确各岗位工作职责，自觉完成工作任务，合力促进人事档案管理高效开展，推动事业单位人事档案管理优化升级。此外，为进一步鼓励工作人员参与人事档案管理，还可以利用考核机制和激励制度，约束员工的工作行为，激发其工作积极性，使其在人事档案管理中投入更多热情，增强服务意识和职业认知，提升人事档案服务质量。

3.建立健全管理体系

事业单位应顺应社会发展，立足自身实际，结合工作需求，建立健全人事档案管理体系。在条件允许的情况下可以设立专门的人事档案管理部门，执行人事档案管理体系机制，有针对性地开展人事档案管理工作。部门要重点确定人事档案管理范围、管理目标以及管理标准等，并明确管理要求，进一步确定各部门、各员工的人事档案管理职责，优化档案分析评价和反馈工作。在人事档案管理部门建立后，可以进一步完善管理体系，推进管理改革升级，丰富管理功能，清晰管理结构。在管理体系中，要明确人事档案工作的方法，动态化监管管理工作实施进程和效果，做好集中统一的管理调控，整合管理目标，健全管理机制、考核机制等，形成档案内外管理相关联，科学、完善的人事档案管理体系，并提高其可行性，促进人事档案管理工作改革。在此基础上，还要根据事业单位实际发展趋势，动态化变革管理体系，采用针对性、阶段性管理方法，创新管理体系，推动人事档案管理进步，打造与事业单位人事管理工作相匹配的管理体系，充分发挥人事档案价值，提高人事档案的影响力。

4.建立长效机制

事业单位要立足自身发展实际，建立完善的人事档案管理长效机制。首先，要建立健全人事档案管理架构，做好相关配套工作。做好人事档案采集，人事档案资源分析整理以及信息利用等工作，健全管理制度，针对人事档案的使用方式作出明确规定，针对不同管理环节，建立切实可行的审查程序和规章制度，明确定义行为主体交互要求及条件等。将管理架构作为重要的参考依据，为人事档案管理提供方向，规范人事档案管理工作，保证工作人员行为合法性，并采取奖惩机制，推动人事档案管理向规范化、标准化完善；其次，不断丰富档案管理功能，健全管理机制，与各相关机构建立更加紧密的关联。在人事档案管理工作开展中，加强对档案重点的关注，根据单位发展需要和内部人员需求，不断丰富档案资源和档案内容，保证档案的全面性和有效性。基于此，进一步完善档案信息服务机制，体现档案的功能多元化。在实践过程中，加强与社会服务部门的沟通交流，健全信息共享机制，结合实际情况，动态了解服务要求，保证人事档案信息可以在事业单位工作中发挥价值。

5.完善管理功能

完善人事档案管理工作，有利于进一步促进事业单位人事档案管理工作的优化提升。事业单位应考虑自身工作特点和发展需求，建立相匹配的档案管理体系，定期检查监督管理成效。并且，要广泛收集和深入分析人事档案管理相关工作意见，提供更加充分完善的信息，分类整理人事档案，保证人事档案的管理效率。在使用档案后，要及时做好归档处理。定期检查档案是否安全，保证档案的完整性和一致性。随着事业单位改革的深入，人事档案管理工作必须不断提升质量，人事档案的管理也逐渐向更多元化方向发展。因而，为促进事业单位发展，必须不断提升人事档案管理质量与效率，动态持续更新完善人事档案管理内容。

另外，在人事档案管理过程中，还应结合事业单位发展实际情况和工作方向，调整管理目标，保证人事档案管理与事业单位工作同步开展。特别是要健全人事变动、考核评价等基本参考原则，确保人事档案管理工作顺利实施。

6.加强队伍建设

人事档案的管理成效，很大程度上受管理人员的能力素质影响，加强队伍建设、提高管理人员的技能水平是提升档案管理质量的关键。对于事业单位而言，专业人才的欠缺，势必会影响人事档案管理水平，制约单位管理工作的高效开展。对此，从长远发展方面考虑，要想提高人事档案管理水平，事业单位应建立高素质人才队伍，加大培养高素质专业人才的力度。在专业人才培养上，要确保管理人员树立责任意识，了解人事档案管理的重要性，提高管理人员专业技能和应急处理能力，落实终身学习理念，不断学习先进的管理方法，更新档案管理知识，锻炼管理操作技能，以此提升人事档案管理质量和效率，为人事档案管理工作顺利开展提供必要保障。

7.做好监交工作

事业单位在开展人事档案管理工作时，监交工作是重要内容。档案监交能够有效发挥监督功能，起到鉴证的作用。因而，档案管理责任人和档案工作人员必须做好交接工作，尤其是责任人要专门安排人员做好监交工作。在智能化时代，事业单位可以构建信息共享系统，做好资源管理，支撑监交工作顺利开展。比如可以建立数据管理网络系统，开展移交双方的信息查询、共享等工作，简化监交流程，提高监交便捷性，打破信息孤岛。在充分的监督下，安排监交人员，交接双方要做好工作移交和接收工作，保证相关手续齐全，确定交接时间、地点、移交负责人等信息，并将其完整记录，完备移交文件，做好备份，分别将其上交存储至移交人、接收人和事业单位处。

8.促进转型升级

新时期，科学技术飞速发展，传统纸质档案管理方式逐渐无法支撑高质量管理需求。加之环境卫生服务中心的人事档案不断补充完善，纸质档案劣势凸显。在运用纸质档案时，不仅无法准确区分资料信息，减轻管理人员工作负担，还容易使档案被更轻易地涂改、更换，影响档案的真实性和完整性。采用电子人事档案能够有效弥补纸质档案的不足，只有经过严格程序，才能实施档案修改，且会将修改记录保存，确保人事档案信息的真实性和有效性。并且，电子档案在存储过程中，不容易受环境干扰，可以长期有效保存。电子档案的存储不会占用过多的空间资源，档案调取查阅也更加便捷，可以在很大程度上提升档案管理质量和效率。

9.运用信息技术

新时代，信息技术不断发展，在各行各业逐渐被广泛应用。事业单位要想做好人事档案管理工作，应当充分利用信息技术，通过互联网平台深化人事档案管理工作，使其更加全面、深入地开展，发挥信息技术优势。如此一来，不仅能促进人事档案管理工作更好地适应新环境，还能进一步提升人事档案管理质量、效率和安全性，促进人事档案管理工作持续优化开展。在运用信息技术的过程中，事业单位应结合工作特点，考虑档案管理需要，基于信息技术不断拓展档案管理范围，为更多的用户提供服务。另外，管理人员还要充分意识到人事档案管理信息化的重要意义，提高信息技术应用水平，确定信息化服务的对象、可利用的资源等信息，充分发挥信息化管理价值，将信息平台作为人事档案智能化管理的重要载体，发挥人事档案在人力资源管理中的作用。此外，在人事档案信息化建设过程中，管理人员应持续将信息化转型作为重要管理目标，发挥数字化、信息化优势，构建安全、高效的信息化管理平台，并整合单位内部人事档案资源，为事业单位提供更加科学、完善的人事档案管理服务，促进新时代事业单位持续进步和发展。

四、结论

综上所述，事业单位人事档案管理是一项系统、复杂的工作。人事档案管理工作涉及管理理念、人才管理和资金投入等多方面内容，对事业单位管理和发展有重要的影响。为做好事业单位人事档案管理工作，应当树立正确认识，健全体系机制，建立优秀管理队伍，从信息化、数字化角度，促进人事档案管理转型升级，完善监交工作等，保障人事档案信息资源的完整性和安全性，提高人事档案管理效率和质量，为事业单位管理和决策提供更有力的参考依据。

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作者单位：福建省邵武市环境卫生服务中心