文书档案管理规范化建设研究

摘 要：文书档案管理被认为是国家治理的重要组成部分，在社会经济发展的新形势下，各单位文书档案管理的复杂程度明显增加。在此背景下，文章详细分析了当前文书档案管理中存在的问题，包括文书档案管理主体的规范性较差、文书档案管理手段单一且落后等。之后，从规范化建设角度出发，对未来文书档案管理工作提出了可行性意见，包括积极推广文书档案管理制度化建设、创新文书档案管理方法等。文章还从智能化技术角度出发，进一步阐述了未来文书档案规范化管理的策略，希望为全面提高相关单位文书档案管理能力奠定基础。

关键词：文书档案；规范化管理；智能库房；管理制度；档案管理手段

中图分类号：G271 文献标识码：A

根据《“十四五”全国档案事业发展规划》的相关内容可知，文书档案作为保障群众利益的基石，实现档案事业高质量发展已经成为相关部门关注的重点内容。在此背景下，我国政府积极推动文书档案管理工作科学化开展，并取得了满意的效果。但不容忽视的是，当前我国部分单位的文书档案管理工作模式变革进度慢，已经无法适应新的工作需求，也无法满足公众日益增长的利用需求，在一定程度上掣肘了当地的经济进一步发展。为解决上述问题，应主动寻找文书档案管理规范化建设的科学路径，这也是本文研究的主要目的。

一、当前文书档案管理中存在的问题

1.文书档案管理主体规范性较差

从宏观角度看，文书档案管理主体包括档案局以及相关机关、团体，而从微观看则是指参与文书档案管理的各级工作人员。通过对档案文书管理工作的研究发现，管理主体规范性差的问题已经成为影响工作质量的重要因素，主要体现在以下几方面。

（1）文书档案管理主体的配合效果差。文书档案管理的复杂程度高，需要单位内部各个部门之间的有效配合，但就目前而言，各个主管部门在文书档案管理中一直存在配合不当的问题，严重影响了工作质量。例如，各科室在文书档案立卷上存在差异，其标准不统一，导致重要文书档案归档较为混乱，甚至出现重复立卷归档和不归档的情况。以业务科室为例，由于单位业务科室的工作量大，所产生的文书档案数量多，需要工作人员多次整理上交。档案管理部门在发现相关质量问题后需及时与归档人员对接，归档人员可能面临多次更改与归档等操作，甚至部分文书档案需要多次循环归档，发生质量问题的概率更高。除此之外，部分职能部门本着“多一事不如少一事”的原则，在文书归档中出现相互推诿的情况，造成文书档案资料不全，影响了档案质量。

（2）部分文书档案管理人员的综合技能不达标，影响了文书档案规范化管理效果。目前，文书档案管理依然需要人工处理，包括从文书档案的采集到利用都需要工作人员的亲力亲为。因此，工作人员对文书档案管理质量有直接影响。根据现有文书档案人员队伍建设情况来看，大部分工作人员具有较高的基础理论知识，且工作能力较强，但随着信息系统与文书档案工作的结合，文书档案管理工作对相关人员的综合技能，尤其是信息技术水平提出较高的要求。但受到现有人才队伍平均年龄较高、信息技术培训工作滞后等因素影响，在一定程度上影响了工作人员的技能水平。除此之外，也有学者通过对当地政府部门文书档案管理的调查发现，全市档案专业技术人才的数量不足500人，单位档案管理专业技术人员不足5人，且几乎无研究生及以上学历工作者，导致当地文书档案规范化管理效果较差。

2.文书档案管理手段单一且落后

（1）文书档案管理手段单一

目前，相关部门在文书档案管理中依然采用生硬的行政管理方法，即在坚持政府部门为主体的基础上，强调通过强制以及直接手段负责档案管理工作，此类自上而下的领导方式虽然可以满足文书档案管理的基本要求，但在政府职能转变的大环境下，此类行政式的管理手段已经无法适应最新的工作要求，尤其是在社会主体横向增加的大背景下，政府部门文书档案所涉及的主体呈现出多元化发展模式，档案资源从政府部门向社会各阶层辐射的变化趋势越来越明显。因此，这种单一的管理方案弊端越来越明显，可能会造成文书档案供需不对称等问题，无法更好地服务于广大群众。

（2）文书档案管理手段落后

目前，政府部门在文书档案管理中基本实现了信息化，但工作人员对信息系统的功能开发过于浅显。例如，在文书档案管理中仅能通过系统完成查阅、录入、下载等功能，而数字文书档案尚未完全推广，可见文书档案的数字化、智能化建设尚有较大的提升空间。同时，相关学者在对当地文书档案管理部门的调查中发现，即使在档案信息化建设如火如荼开展的大背景下，传统人工翻阅实体档案的情况仍然屡见不鲜，说明当地电子档案的利用率不高，值得关注。

二、文书档案管理规范化建设的思路

1.积极推广文书档案管理制度化建设

（1）完善文书档案归档制度

在文书档案规范化管理中，工作人员应在原有档案管理规定的基础上完善归档制度，主要包括：第一，明确文书档案归档管理的岗位责任，详细说明各部门在档案归档中的收集、整理、检索、交接的工作步骤，确保各职能部门能够主动配合文档部门开展工作；第二，认识档案管理信息系统的作用，在归档制度中明确该系统权限设定方案、使用要求、日常浏览管理等内容。对于当前技术成熟的电子档案，在该制度上也应详细说明电子档案的格式、扫描方案以及关键文书档案数据库备份的要求；第三，文书档案归档制度应结合本单位各职能部门的实际情况深化相关细节，详细描述职能部门、档案部门之间的交接时间以及交接流程等，保证工作流程清晰明了，各职能部门能够严格按照规定开展工作。

（2）建立健全文书档案管理人事制度

首先，在文书档案工作人员管理中应高度重视人才队伍建设，建议扩大文书档案编制人员数量，面向社会与高校招收具有较高档案管理技能与信息技能的复合型人才，确保能在第一时间解决档案管理对人才的需求。

其次，应避免文书档案工作人员队伍出现严重的人员流动，维持现有工作队伍的稳定。为实现上述目标，可以考虑将人才队伍建设纳入绩效考核工作，提升文书档案工作的重要性，保障相关工作人员的主体地位，有助于档案工作人员队伍的稳定性。

最后，应通过技能培训的方式强化其文书档案管理能力，主要培训内容包括：（1）做好文书档案管理日常技能培训。本环节培训工作中不仅要详细介绍档案管理工作的基本要求，还应重点说明各类硬件设备设施的操作方案，通过老带新模式详细介绍各类打印机、档案管理系统以及扫描仪的操作方法，提高档案工作人员的岗位适应能力。（2）主动开展文书档案培训教育。在人员教育中不应摒弃基础的档案管理知识体系，如介绍《中华人民共和国档案法》等权威规定，也可以结合当地出台的档案文件整理与实施细则展开培训，不断夯实档案工作人员的技能基础。（3）开展针对信息化的培训工作，如介绍电子档案管理的最新动态或者通过技术座谈会等说明大数据文书档案软件的功能开发情况，实现档案管理工作的与时俱进。

2.创新文书档案管理方法

（1）构建文书档案协同管理模式

在政府职能拓展的大背景下，文书档案的公共服务能力得到更多人的关注，随着政府文书档案服务对象数量增多，构建协同管理新模式已经成为不可忽视的发展趋势。

其中，政府部门作为文书档案管理的主体，在日常工作中应主动承担资料采集、整理以及保管等责任，并能根据日常工作要求及时完善管理规定。在政府部门统一管理的基础上，鼓励国有企业、社会组织等参与到文书档案规范化建设工作中，提升工作效能。例如，通过社会组织承担部分文书档案管理工作，包括文档的日常整理以及查阅服务等，也可以在文书档案管理中引入社会监督机制，由公民监督档案管理工作开展情况，并鼓励公民提出科学、可行的改进意见。

（2）全面落实“依法治档”工作

首先，文书档案管理规范化建设依靠法律法规的支持。因此，在日常管理工作中应严格遵守相应的法律法规要求，创设良好的社会法治环境。例如，政府部门可以利用国际档案日等机会面向社会主动解读我国的档案管理规定，说明《中华人民共和国档案法》的内容、价值，阐述文书档案管理的法律地位等。在日常工作中，要求全体档案工作者应以法律为准绳，做好文书档案质量管理，更好地维护广大群众的合法权益。

其次，应高度重视文书档案透明化管理，保证政府文书档案管理的全过程透明公开，充分调动群众监督的积极性，让群众监督的作用得到有效发挥。因此，可以通过普法教育等一系列手段，介绍政府部门开展文书档案管理的基本流程，说明文书档案管理在社会服务、推动经济发展中的作用，深化“依法治档”的重要性。

3.提高文书档案管理效率

（1）构建一体化文书档案服务模式

在大数据技术赋能下，政府在文书档案规范化建设中可以主动构建一体化文书档案服务模式，通过打造一体化服务平台等措施提高文书档案的利用效率。因此，建议各地区积极开展文书档案与其他部门联动机制，整合档案管理部门以及其他职能部门的岗位责任，为广大公民提供实时申请、异地办理等服务。一方面，应通过机关单位电子文档快速归档的方式，简化不同档案的审批、核对手续，实现所有档案快速入档，降低文书档案流失发生率；另一方面，应真正实现让群众少跑路，当群众或者企业、社会组织对文书档案有使用需求时，可以通过手机App实现一键申请，真正利用信息技术服务群众。各地区可以参照辽宁省的成功案例，当地通过《辽宁省一体化政务服务平台电子文件归档与电子档案管理暂行办法》，实现了文书档案与电子系统、一体化平台之间的有效对接，将所有重要档案管理部门整合为一个模块。经上述改造后，海量的文书档案可以在短时间内形成数字库，并上传至云端，满足不同用户或者组织的使用要求。

（2）通过社会力量提高文书档案管理效率

对于政府部门而言，实现文书档案规范化建设是一件利国利民的大事，在对文书档案需求量不断增加的情况下，需要尽可能引入社会力量提高工作效率和质量。①可以引入第三方社会培训力量，由具有专业教育能力的高校以及社会继续教育组织承担档案工作人员技能培训工作，提高培训的效率。②在信息系统功能创新阶段，可以通过招标方式选择具有高超专业技术水平的科技公司承担文书档案系统的开发、升级以及培训工作。③行政单位短期内出现大量积压文书档案情况时，也可以选择具有较高知名度或者长期合作经历的档案服务公司，争取在短时间内解决档案管理中面临的实际问题。

综上，利用社会力量可以显著提高文书档案的管理效率，实现了行政事务与市场的高度结合，成为提高档案管理水平的重要组成部分。

三、基于智能库房视角下的文书档案管理分析

智能库房是智能技术与文书档案库房管理的相结合，在档案管理规范化建设的大背景下，利用智能化手段无疑是提高管理效能的重要措施。

1.智能档案库房的构成

2.智能档案库房的功能

目前，构建智能文书档案库房是实现档案规范化建设的重要组成部分，其功能集中在以下几方面：

（1）提供智能融合。在文书档案管理中，通过智能设备可以改变传统人工接收、盘点与上架等操作，该库房可以利用物联网以及5G等提供各类文书档案的自动化服务，如快速识别文书档案编码、利用现场机器人归类档案等，具有更高的文书档案处理精度与归档效率。工作人员有档案查询需求时，智能系统只需要通过语音识别系统收录关键词，就可以生成相应的文书档案词条，提高服务能力。

（2）实现文书档案的智能感知。在智能化技术中，通过全面感知模式可以完成库房中档案实体、环境变化的综合感知，与传统人工工作模式不同的是，智能库房的全面感知是在数据库检测及BAS接口基础上实现的，能够有效识别文书档案的状态以及内部环境变化。同时，该系统也能快速识别库房内部的环境变化情况，如有无湿度、温度或者烟雾异常等，可以最大限度地保证文书档案资源的安全。

3.以人为本管理原则

智能文书档案库房建设并不意味着淘汰工作人员，而是要关注工作人员的参与度与综合技能情况，在一系列人机交互模式下发挥智能系统优势，提高系统建设水平，包括实现系统功能架构的更新、迭代。因此，智能库房对工作人员的综合技能提出了更高要求，不仅要重视保护文书档案，提高资源利用率，还要将服务内容延伸至工作人员的健康保护上。

四、结束语

实现文书档案管理规范化建设是应对未来工作需求的关键。档案管理规范化需要从工作方式、制度建设等方面提供必要的支持，在主动创新工作思路的基础上，采用各种科学、合理的方式提高工作效率，保证实现规范化建设目标。在当前的技术条件下，打造文书档案智能库房是一种科学、可行的方案，能够为强化档案管理效能奠定必要基础，值得关注。

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作者单位：陕西陕煤韩城矿业有限公司