数字化背景下医院基建档案管理思路与方法

摘 要：传统的档案管理方式已经不能满足数字化背景下人们对档案服务的需求，数字化技术的发展为档案管理提供了新的途径，使档案管理更加便捷、高效。基建档案管理是医院档案管理工作的重要组成内容，文章以医院基建档案管理为研究对象，介绍了医院基建档案的特点，提出了数字化背景下医院基建档案管理的思路和方法，以提高档案管理效率和质量，促进医院基建工作顺利开展。

关键词：数字化；数字技术；医院档案管理；基建档案

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着医疗信息化的不断推进和技术的飞速发展，医院基建档案不再仅是存储历史数据的载体，还成为支撑医院运营和决策的重要资源。数字化转型为医疗行业带来了全新的挑战和机遇，人们对医疗档案服务水平提出了更高的要求。因此，如何适应数字化时代的发展趋势，有效管理医院档案，提高档案管理效率和质量，成为当前医院档案管理的重要议题。基建档案管理是医院档案管理的重要一环，对于医院的正常运营和未来发展有着重要意义。医院基建档案作为医院建设和发展过程中的重要资料，记录着医院基础设施的规划、设计、施工、验收等各个环节的详细信息，可以为医院的日常运营、规划提供依据。在数字化背景下，通过运用先进的数字技术手段，实现医院基建档案的数字化管理，不仅可以提高档案管理的效率和质量，还能为医院的决策和规划提供更加全面、准确的数据支持。本文从医院基建档案管理的困境出发，提出数字化背景下医院基建档案管理的策略，帮助其更好地适应数字化环境，推动医疗档案管理工作现代化开展。

一、医院基建档案特点

1.多样性和复杂性

医院具备多元的功能，经营情况复杂决定了医院基建档案涵盖了广泛多样的信息，包括建筑设计图纸、设备维护记录、工程施工档案、安全规范文件等，内容构成较为复杂。因此，管理医院基建档案需要不同专业背景和知识领域的人员共同参与，以确保这些信息能够得到妥善保存、有效管理和合理利用。

2.长期性和持续性

医院基建项目从规划到竣工往往需要经历较长的时间周期。因此，基建档案的管理时间也相对较长。随着时间的推移，医院基建项目可能需要维修、改造或扩建等操作，这些操作会产生新的档案资料。因此，基建档案需要不断更新和完善，以反映医院基建项目最新的情况。医院基建档案信息在多年甚至几十年间仍然具有价值和实用性。

3.安全性

医院基建档案的安全性要求高。基建档案涉及患者信息、医疗设备规格、安全规程等敏感信息，需要严格的隐私保护和安全措施，以防止未经授权的访问和数据被泄露，保证基建档案信息安全。

4.跨部门协作性

医院基建档案内容复杂，往往需要不同部门或团队之间的紧密合作，以保证档案信息的及时收集、保存，确保档案信息的完整性和准确性。

5.专业性

医院基建档案涉及的专业领域广泛，包括建筑、结构、给排水、电气等多个领域。这些领域的信息属于医院基建工作的主要内容，是相关部门在工作过程中长时间积累形成的档案信息，说明了医院基建档案的专业性特点。因此，基建档案管理人员必须是专业技能与知识素质过硬的专业人才。

二、医院基建档案管理存在的困境

1.基建档案管理意识不足

在基建档案管理工作中，没有将基建档案管理工作与医院其他档案管理工作区分开，也没有安排专人负责基建档案管理工作，对基建档案管理工作的意识不足和重视程度不够。部分医院对基建档案管理的投入不足，没有提供足够的资金、设备设施和人力支持，导致医院基建档案管理设备设施落后、管理手段单一，无法满足现代化档案管理的要求。

2.基建档案管理制度滞后

部分医院的基建档案管理制度不够完善，仍然沿用传统纸质档案的管理制度，无法适应数字化时代的发展需求，导致档案管理效率低下、质量不高。具体表现为，在医院基础项目的新建、改建、扩建过程中，参与者更加关注基础设施项目能否如期完工，忽视了基础设施项目档案在各个环节的收集与归档。在项目完成后，需要验收和审计时才发现许多重要的证件和图纸缺失，给医院的基建工作带来损失。此外，一些医院的基建档案管理制度过于烦琐，缺乏可操作性和实用性。例如，在具体的基建档案管理中，每个档案资料的收集、归档、调取使用等环节都需要经过多个环节的审批、签字，导致档案管理工作效率低下，甚至出现延误和失误的情况。

3.基建档案信息收集难

医院基建项目涉及多个部门和单位，包括规划、设计、施工、监理等，需要多个部门统一协作才能保证基建档案信息的完整性，但在实际工作中，各个部门独立运作。由于基建档案信息分散在不同的部门，导致数据碎片化，形成“信息孤岛”现象，难以实现全面的整合和统一管理。并且，不同部门收集信息的格式、标准不统一，给信息收集带来了很大困难。

4.基建档案数字化管理程度低

一些医院的基建档案管理手段落后，缺乏现代化的管理手段和技术，无法满足现代化管理的需求，导致基建档案数字化管理的效率和质量低下。医院基建档案数字化管理需要具备专业的技术和档案管理知识人才。然而，一些医院缺乏这类高素质的数字化管理人才，无法满足数字化管理的需求。许多医院的基建档案仍然以纸质档案为主，在导致档案的存储和管理成本增加的同时，还增加了档案丢失和损坏的风险。一些医院虽然已经开始基建档案的数字化工作，但数字化进程缓慢，缺乏专业的数字化管理人才和技术支持，出现数据不准确、信息不完整等问题。在基建档案数字化管理中，部分医院没有充分利用大数据、云计算等先进技术对基建档案开展深度分析和挖掘，导致档案的数字化利用价值不高，没有充分发挥数字化的作用。

三、数字化背景下医院基建档案管理的思路与方法

数字化技术的发展为医院基建档案的管理提供了创新途径，数字技术为高效的基建档案管理提供了技术支持。在数字化背景下，社会对档案服务水平的要求提高。因此，医院必须结合数字化技术管理基建档案，以充分发挥基建档案为医院发展提供决策依据的作用，方便相关人员使用档案信息。

1.建立数字化档案管理平台

医院需建立专属的基建档案信息管理平台，整合各部门、系统的档案信息，实现集中管理和统一调取，以减少数据碎片化问题。通过引入先进的数字化技术和设备设施，实现基建档案的数字化管理和利用。

数字化基建档案管理平台应具备档案录入模块，支持基建档案的数字化录入，包括文本、图片、视频等不同类型的档案资料。同时，该档案模块应具备编辑功能，允许管理人员修改、更新档案内容。平台应支持基建档案的在线浏览、下载和打印等功能，方便相关人员对档案的利用。还应具备完善的权限管理功能，确保不同用户只能访问和管理自己的档案资料，不同权限的用户登录只能查看自己职责范围内的相关档案信息。

档案管理平台应具备强大的检索功能，支持关键词、日期、档案编号等多种检索方式，方便用户快速找到所需档案。平台应具备数据分析与挖掘功能，可以对基建档案展开深度分析和挖掘，提取有价值的信息和知识，使医院更好地了解基建项目的进展情况，从而为医院的基建决策提供有力支持。

在将档案信息数字化存储时，各部门所收集到的档案信息应根据基建档案的属性、内容等特征实行分类管理，并按照统一的格式存储，方便后期的档案信息共享、利用。

2.建立健全数字化档案管理制度

在档案数字化管理过程中，有必要建立健全数字化档案管理制度，保证医院基建档案的完整性、准确性和安全性，提高档案管理的效率和质量，从而为医院的运营和发展提供有力支持。建立健全数字化档案管理制度需要秉持合法性、实用性和安全性原则，可以积极采纳一线工作人员的意见，使档案管理制度符合医院自身的发展需求。

医院应明确各部门和人员在基建档案管理中的职责和权限，确保档案管理工作的顺利开展。例如，医院可以设立基建档案管理专属部门，该部门的工作人员负责基建档案的收集、整理、存储和提供利用。同时，明确基建项目相关部门，如财务部、建设部等在档案形成、移交和保管过程中的具体职责。应规定基建档案的分类方法、归档范围和整理要求，确保档案信息的规范化和标准化，如按项目性质、建设阶段等分类。应明确规定数字化档案的存储方式、备份策略，以保证数字化档案信息的安全性和完整性，并规定基建档案的利用方式、共享范围和权限设置，从而提高档案的利用价值。此外，还应制定数字化档案信息的安全制度，如数据加密、权限设置、访问控制等，以保证数字信息的安全性。

为保障医院基建档案管理制度能够切实落实，医院领导应高度重视数字化档案管理制度的建立和实施，为基建档案管理提供必要的支持和保障。同时，医院应建立档案管理监管机制，采用定期检查和随机抽查的方式检查和评估基建档案管理工作，以保证基建档案管理的质量。

3.提升信息收集质量

医院基建档案信息来源广泛，易造成档案信息收集难的局面，为此，医院应加强信息的收集质量，以保证基建档案信息的质量。

医院应建立跨部门协作机制，由医院负责基建项目的人员带领，各相关部门参与，共同负责基建项目信息的整合、收集。各部门应定期沟通，共享项目进展、信息交流等情况，打破信息孤岛的情况，使各部门在信息收集、处理、存储等环节使用相同的系统和标准。各部门只负责自己领域的信息收集，将收集、整理后的信息统一交给档案人员处理，避免信息的重复收集和处理，提高工作效率和质量。

在信息收集的过程中，医院应建立严格的数据质量管理机制，包括数据监控、清洗、校验等，保证数据的安全性。

4.加强档案管理人员队伍建设

随着技术的发展，档案管理的方法和工具不断更新，要求档案管理人员持续学习新知识。部分档案管理人员可能缺乏数字化技能，如数据分析、信息系统管理等，直接影响基建档案数字化管理的效果。加强档案管理人员队伍建设能够更高效地处理档案，减少错误和延误，提升基建档案管理的质量。为此，医院应组建专业的基建档案管理人员队伍，提供针对数字化档案管理所需技能的培训课程，包括信息技术应用、数据管理、安全保障、档案整理和分类等方面的培训，以保障档案管理人员具备必要的专业技能。由于基建档案涉及的领域较广，需要档案管理人员具备较高的专业性，才能为相关人员提供高质量的档案服务。为此，医院应鼓励员工拓展相关领域知识，以更好地理解和处理各类档案信息。医院可以组织基建档案管理人员参加行业研讨会、交流会等，促进相关经验分享和合作。医院可以开通社交群，方便工作人员在数字平台交流讨论。

为优化队伍结构，医院应招聘具有数字化技能和档案管理经验的复合型专业人才。医院可以与高校合作，招聘具有档案管理、信息管理以及计算机科学等相关专业的应届毕业生，通过系统的培训，将其培养成为优秀的档案管理人员。医院可以利用相关网站、社交媒体平台吸引具有数字化技能和档案管理经验的专业人才加入医院基建档案管理团队。在招聘过程中，医院应秉持公平、公正的原则，根据医院基建档案管理工作的实际需求，明确招聘要求，包括学历、工作经验、技能等方面的要求。医院应为高素质的档案管理人才提供培训、晋升等机会，吸引和留住优秀人才。新引进的人才也可以为医院档案管理带来新的思路和方法，推动档案管理工作的创新开展。

医院一般是政府投资项目，是民生工程，更是重要的国有资产。由于医院的特殊性质，为发展专业的档案管理人才，医院可以联合政府制定档案管理相关的专业认证考试，要求基建档案工作人员获取相应的资质证书，并根据职业证书的等级涉及相应的薪资标准，以提高档案管理人员的专业水平。

四、结语

随着医院基建项目规模的不断扩大和复杂性的增加，传统的档案管理方式已无法满足现代医院管理需求。数字化技术为医院档案管理带来了挑战，但也为医院提供了更多的机遇。在数字化技术的驱动下，医院可以建立更高效、更安全的基建档案管理系统，以提高基建档案的管理、利用效率。同时，医院应加强对基建档案管理的组织领导，建立健全数字档案管理的相关制度，强调跨部门的协调合作，加强复合型人才的培养，推动医院基建档案管理工作向更加数字化方向发展。在数字化背景下，数字技术不断发展，医院基建档案管理的方法也应不断更新和完善，提高档案管理的现代化水平，为医院的可持续发展打下坚实的基础。

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作者单位：南平市第二医院