事业单位人事档案管理数字化转型的有效路径分析

摘 要：随着数字化进程不断加快，全球经济一体化的全面推进，全新的服务模式、完善的商业信息以及全新的知识内容等已经成为经济时代的主要特征，给传统事业单位人事档案管理工作带来较多的机遇与挑战。通过分析事业单位人事档案管理工作可以发现，当前人事档案管理存在较多问题，包括档案管理信息化建设落后、未能打造一支高水准的档案管理队伍等。文章针对事业单位人事档案如何做好数字化转型提出相关建议，希望能够为后期做好人事档案管理工作提供参考。

关键词：事业单位；人事档案；数字化转型；主要方法

中图分类号：G270 文献标识码：A

人事档案作为事业单位工作人员信息收录的重要载体，成为当前一项不可忽视的内容。人事档案能够充分展现个人的工作绩效与信息，为后期人事调动提供相应的依据。因此，加强人事档案管理工作不仅能够尊重人才，还能为事业单位后期作出决策提供必要的参考。随着信息技术不断发展，事业单位的人事工作也发生变革，将信息技术应用在人事档案管理中为档案的收集、保管和利用等工作带来新的思路和方法。

但是，在应用过程中还存在一些不足，如何将信息技术应用在人事档案管理工作中成为当前最为棘手的问题。因而，需要引起事业单位的重视，并反思，寻找可靠的解决方法。

一、事业单位加快人事档案管理数字化转型的重要性

1.提高人事档案管理水平

过去，想要查看某位员工的人事档案，需要按照行业、级别和姓名等多个条目开展搜索，工作量较大。如果档案存储了较长时间，可能已经被封存起来，想要查看更是难上加难。如果在档案管理过程中更换了管理人员，想要查看资料也十分困难。通过对比传统的档案管理方式能够发现，将数字化技术应用在人事档案管理中有着不可忽视的优势，其具备便利性的特征。在满足互联网运行标准下，将数字化技术应用到人事档案管理中，可以在最短时间内获得所需档案信息。随着数字化技术不断完善，档案数据能够随着时间而“移动”，不断降低人事档案管理所需要的人力与物力成本，明显提高工作效率。根据人事档案管理情况为其打造完善的管理系统，能够及时统计与分析档案信息情况，做好资源的整合工作，确保人事档案管理工作朝着便捷化、智能化和科学化方向开展。

2.保证人事档案管理更加规范化

传统的档案资料是利用纸质形式保存的，对于档案管理人员的专业能力、职业操守以及综合素质都提出了极高要求。一些人员在利益驱动下可能会私下与档案管理人员沟通，补充或修改个人资料。如今，档案管理引入信息技术，包括图形处理技术、扫描技术以及电子信息技术等，能够将原本纸质化的档案资料转变成数字化数据。同时，做好数据的备份、存储等。一方面，能够减少初始档案的利用，避免对原本的纸质档案造成损坏，带来不可挽回的损失；另一方面，能够避免在应用时接触到原版的档案资料，降低出现修改、提取和替换等行为的可能性。

二、当前事业单位人事档案管理数字化转型所面临的问题

1.事业单位领导对该工作缺乏重视

人事档案管理工作长期被忽视，认为该工作应该默默无闻地完成，不需要像其他工作一般“声势浩大”。有些事业单位的领导对于人事档案管理重要性缺乏足够的了解，甚至很多领导认为人事档案只是需要抄抄写写、整理资料即可，这种想法是错误的。但在这种错误想法的影响下，导致人事档案管理数字化转型缺乏助力。

2.档案管理人员未能认识到档案信息化管理的重要性

随着科技的发展，计算机、信息技术得到普及，档案管理工作开始朝着网络化方向转型，使得原本利用纸质档案的管理模式逐渐转变为利用软件管理档案，保证了人事档案信息管理具备可靠性与高效性。因为事业单位领导对人事档案管理缺乏正确的认识，所以将工作重点集中于如何提高核心业务的业绩，不重视对档案管理工作投入相应的资源，而档案管理人员在工作中也会存在松懈思想，导致档案收集不及时，管理混乱，最终会影响到档案资料的管理工作。

3.档案管理的规范性与科学性不够

事业单位对于人事档案的应用往往会涉及干部任用、工作调动等方面，如果档案存在造假、修改等情况，则会对日后事业单位的发展带来极大的影响。例如，在事业单位的人事档案中，“三龄、两历、一身份”的信息很重要，但信息存在不准确或者造假情况。过去，人事档案管理不够规范、科学，甚至存在违反国家相关条例要求，对人事工作的组织与基层党建工作带来极大的负面影响。因此，需要更加规范人事档案管理工作，避免再次发生修改档案的情况。通过分析可以发现，如果将责任全面归咎于档案管理人员也是不合理的，还有一部分原因是档案管理缺乏规范性与科学性，导致给一些别有用心之人存在可乘之机。

4.档案管理数字化转型进度难以满足事业单位的工作需要

事业单位人事档案管理数字化转型作为工作量庞大的“大工程”很难在短期之内完成。同时，因为各个地区的人力资源、资金投入等有所不同，最终的进展也有所差异。从我国整体的角度来看，中央、省、市的人事档案管理数字化转型工作取得良好的进展，已经初步完成了国家所提出的规范性、系统性建设，这是因为市级以上的事业单位有着较为宽松的经费，并且人员配置也较为合理、充足。但是，对于一些市级以下的地区而言，人事档案管理数字化建设速度缓慢，甚至一些地区还未能配备专业化的设备设施，仍然使用传统守旧的方式方法管理人事档案，这种情况的出现也说明该地区对事业单位人事档案管理工作缺乏足够的资金和人力支持，想要实现数字化转型十分吃力，加上日常工作量较大，管理的资料多，影响了档案管理工作的效率。

5. 人事档案管理数字化转型工作中各种标准难以得到全面落实

想要做好人事档案管理数字化转型工作，需要做好制度建设工作，但是通过笔者调查发现，有些事业单位的人事档案管理在制度建设方面不够完善，特别是图像处理、系统软件、软件环境以及数字存储等未能形成统一的技术标准，甚至每个省份所管辖的市、县都有不同的执行标准。如果档案管理系统中的基础设备设施难以满足档案管理工作需求，就很难体现软件的适用性与便利性，也无法快速、及时升级系统，更新数据信息，最终导致缺乏较高的利用效率。

三、事业单位人事档案管理数字化转型的方法

1.增强现代化的档案管理意识

现代化的档案管理意识是指对数字化档案管理的重要性和优势有清晰的认识，并将其作为事业单位档案管理工作的重要目标。事业单位可以通过加强宣传教育、组织培训和知识普及等方式，有效增强相关人员的档案管理意识和工作水平。只有当事业单位全体人员都充分认识到数字化档案管理对于提高工作效率保护档案安全和促进信息共享的重要作用，才能积极推动档案数字化转型顺利实施。

2.提升档案管理人员综合素质

（1）提高职业道德与政治素养

提高职业道德与政治素养，使得他们能够具备敏锐的政治觉悟、坚定的政治立场、较高的思想觉悟以及良好的政治鉴别力，充分认识到人事档案管理工作的重要性，有效培养档案管理人员的职业操守和责任感，确保他们能够正确处理档案信息，维护信息安全和保密工作，做到为自己负责、为单位负责。

（2）提高主动学习的能力

在开展事业单位人事档案管理工作过程中，不仅需要具备较强的工作责任心，还需要主动学习、掌握档案编辑与保护学、档案学以及中外档案管理等多方面知识，主动提高学习能力，拓宽自身的知识面，扩大视野，让档案管理人员具备学习新知识、新技术的能力，及时了解数字化档案管理的最新发展，最终能够提高自身的综合分析能力与文字驾驭能力。

（3）主动掌握先进的管理技术与方法

档案管理人员需要主动掌握先进的管理技术与方法，争取成为既熟悉档案管理业务又懂得计算机管理技术的全面性、复合型人才，不断提高对计算机的操作能力，学会数字化档案管理系统的操作和应用以及掌握数据分析和挖掘等相关技能。同时，还需要设置较高难度的密码，避免数字密码的单一性，防止密码被破译或者盗取。近几年来，计算机、网络技术受到人们的高度关注，将档案管理工作与新兴技术相结合，能够保证档案管理工作更加高效、便捷。档案管理人员在学习先进管理技术时，应当调整心态，积极学习、思考，不畏困难，认真研究技术的基础要点，在明确技术要点之后还需要实践验证技术，目的在于确定技术能够真正有利于实际工作的开展，如果发现技术仍然存在一定程度的限制，则需要优化处理技术。

3.构建电子信息平台

对于事业单位而言，实现人事档案管理数字化转型需要建立电子信息平台，用于存储、管理和交流档案信息，该平台应包括档案管理系统、数据库和网络等组成部分，能够实现档案信息的电子化存储、检索和共享。在构建电子信息平台时，需要根据事业单位的特点和需求，选择适合的技术和系统，确保平台的可靠性、安全性和易用性。此外，还应考虑平台的可扩展性和互操作性，以便将来能够与其他系统完成集成和共享数据。在建设过程中应当围绕数据交互、业务交流、数据应用以及数据集成等内容做好平台建设工作，高度重视不同平台、不同环节之间的衔接问题，为人事档案信息数据的应用提供便利，也能充分满足不同员工的个性化需求。

除此之外，完善构建电子信息平台之后，还不能立即投入实际应用当中，而是需要核验平台，确保平台具有真实效用。假如在核验中发现问题可以及时修改，确保平台功能得到全面发挥。同时，构建电子信息平台时，应当同事业单位各部门积极沟通，因为该平台能够贯穿各个部门日常工作开展过程中，所以需要各部门的积极配合。

4.做好档案信息开发和制度建设

数字化档案存在即时共享、快捷存储等特点，能够保证档案信息具备极高的应用价值。为了保证档案资料具备较高的利用率，需要确保档案资料在传输过程中具备安全、可靠的环境，并最大限度确保档案的利用效率。在做好档案信息开发过程中，包括数字化档案的录入、整理和标引等工作，确保各个环节相互连接，确保档案信息的准确性和完整性。制度建设则包括建立数字化档案管理的规范和流程，明确档案管理的责任和权限，档案管理人员应当发挥自身的专业特长，制定相关的政策和制度，确保数字化档案管理工作有序开展。不仅如此，还需要做好档案信息质量评估，及时发现和纠正问题，提高档案信息的质量和可信度，对于提高档案的开发与利用效率以及管理水平等有着不可忽视的意义。

5.增强档案信息化安全意识

在事业单位人事档案数字化转型的过程中，能够有效提高档案的共享效率，但也在无形中增加了档案被窃取、复制的可能。因而在实施数字化档案管理过程中，信息安全是重要的方面。为了保护档案信息的安全，需要增强档案管理人员和相关人员的安全意识，包括加强对信息安全的培训和教育，使其具备正确的工作观念与职业素养，提高其对信息安全风险的认识和应对能力。同时，建立健全信息安全管理制度，包括权限管理、访问控制、数据备份和恢复等措施，确保档案信息不被非法获取、篡改或丢失。同时，需要定期开展信息安全审计和漏洞扫描，及时发现和修复潜在的安全问题，杜绝出现档案泄密的情况。此外，还需要加强档案信息化管理过程中的物理安全措施，确保档案存储设备和服务器的安全，可以采取防火、防水和防盗等措施，保障档案信息不受灾害和意外事件的影响。加强对外部威胁的防范，采用防病毒软件、防火墙等技术手段，保护档案系统免受恶意软件和网络攻击的侵害。通过这些措施的综合应用，能够增强档案管理人员的安全意识，保障档案信息的完整性、保密性和可用性，为事业单位的数字化转型提供可靠的支持。

四、结束语

综上所述，对于事业单位而言，如何做好人事档案管理工作，使其朝着数字化方向转变成为当前一项重要的工作。如今，档案管理工作从原本的纸质档案逐渐转变成数字化档案，智能化、信息化方向是主要的发展趋势，将更多的新兴技术应用在事业单位人事档案管理中，能够确保档案管理工作具备更高的效率，保证档案的完整性，为后期事业单位人事调动、人力资源配置提供完善的依据，为事业单位长期、稳定和持续发展打下扎实的基础。

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作者单位：河北省子牙河河务中心