浅析人工智能在档案管理中的应用与发展

摘 要：随着时代的发展，信息技术已经逐渐深入人们生活的各个方面，在档案管理领域，信息技术也得到了很好的应用。从档案管理的角度来看，信息技术在档案管理中的应用可以更好地提高档案管理工作的效率。同时，也可以实现对档案信息资源的优化和整合，进一步推动档案管理工作的开展。因此，如何充分利用人工智能技术来实现对档案信息资源的开发和利用是档案管理未来发展研究的重点问题。文章分析了人工智能在档案管理中应用的必要性，探讨了人工智能在档案管理应用中存在的问题，并提出了人工智能在档案管理中应用发展的建议，为更好地在档案信息资源的开发利用中应用人工智能技术提供参考。

关键词：人工智能；档案管理；应用策略

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着时代的发展，人工智能技术逐渐成为当今社会发展的一大趋势。同时，应用人工智能技术也逐渐成为档案管理工作的重要内容。人工智能技术与档案管理工作的融合不仅可以有效提高档案管理工作的效率，还可以实现对档案信息资源的有效整合，为后续的开发和利用提供支撑。目前，人工智能在档案管理实际工作的应用中还存在许多问题，如人工智能技术自身存在技术壁垒、管理人员综合素质参差不齐等。为了有效解决这些问题，在未来的工作中，应该将人工智能技术与档案管理实践相结合，不断创新人工智能在档案管理中的应用模式。同时，也要加强对人工智能技术在档案管理日常工作中的监督和指导，使其能够更好地为档案管理工作服务。

一、相关概念

人工智能是当前社会发展中的一项重要技术，它是一种通过计算机来实现对人类思维活动开展模拟的智能系统。人工智能具有适应和学习的特性，同时也具备一定的自我识别能力、自我理解能力以及自我组织能力。当前，人工智能已经广泛应用于各个领域，逐渐成为推动社会发展的一项重要技术。人工智能在档案管理工作中的应用主要是指将人工智能技术与档案管理工作实施有效融合，使其可以在一定程度上提高档案管理工作的效率和质量。具体来说，人工智能技术可以通过分析大量数据信息来实现对档案信息资源的有效开发和利用。同时，人工智能还可以实现对档案信息资源的高效规整与参数化分类。另外，人工智能可以通过对人类思维活动开展模拟来提升档案管理工作的质量，从而更好地为档案事业发展提供保障。

1.档案管理工作现状

当前，大多单位的档案管理模式相对比较传统，主要还是依靠纸质档案，但纸质材料随着年限的增加以及时效性的影响会产生诸多弊端。随着时代的发展，档案管理工作也逐渐走向了数字化，档案数字化在很大程度上提高了档案管理工作的效率。目前，我国很多地区的档案管理工作还是以人工管理为主，导致在实际工作中很难实现对信息资源的有效整合和开发，无法使信息资源得到更加有效的利用。为了能够更好地提高档案管理工作的效率和质量，应该积极运用人工智能技术对其实施创新和优化。但是，基于人工智能技术具有很强的专业性和技术性，在应用到档案管理工作中时，需要培训信息化专业档案人才才能实现专业化的信息管理。

2.人工智能技术在档案管理中应用的重要性

在档案管理工作中应用人工智能技术，可以使档案管理工作更加高效、便捷。同时，也可以提高档案信息资源的利用效率。首先，人工智能技术可以处理传统档案管理工作中大量重复性、低效率的工作，可以帮助档案管理工作人员及时发现问题；其次，人工智能技术可以将一些档案信息资源实施更加深度的开发，使其更加符合人们的实际需求。同时，也可以使档案信息资源得到有效的开发和利用。例如，通过将人工智能技术与档案馆相结合，可以使档案馆的档案信息资源得到更好的利用，让档案信息资源更好地服务于大众。通过上述分析可以看出，人工智能技术在档案管理工作中的应用是非常重要的。目前，我国在这方面的工作相对来说比较滞后，导致人工智能技术在实际工作中应用效果不理想，无法真正发挥人工智能技术的优势。此外，由于相关法律法规还不够完善，也导致人工智能技术在实际工作中很难得到有效的保护。

二、应用人工智能技术的必要性

人工智能技术作为当前社会发展的重要趋势，其应用已经成为国家发展和社会进步的重要标志之一。因此，在档案管理中应用人工智能技术具有非常重要的意义。

首先，从档案管理的角度来看，人工智能技术能够更好地实现对档案信息资源的开发和利用。随着互联网和大数据时代的到来，信息技术已经成为人类社会发展中必不可少的一种资源，尤其是在档案管理领域。在传统的档案管理中，由于受到多种因素的限制，导致档案信息资源难以得到有效整合。在我国政府机构改革以及企业改制等过程中，因各种原因导致很多的档案信息资源被分散到不同部门管理，造成很多档案信息资源的重复建设和管理成本的浪费。人工智能技术可以实现对企业档案信息资源的有效整合和利用，不仅能够有效解决传统档案管理中存在的问题，还能够帮助企事业单位更好地开展档案管理工作，实现价值最大化。

其次，从档案管理的角度来看，人工智能技术具有较强的自动化能力和较高的智能化水平。人工智能技术是一种通过模拟人类思维来实现对机器程序实施设计和运行的一种技术手段，其可以通过计算机来对人类思维开展模拟和实现。在档案管理中应用人工智能技术主要是通过对人的思维活动开展模拟，实现对计算机程序设计、机器学习和模式识别等。在企业经营发展过程中会产生大量的文件材料及其他相关业务资料，在传统的档案管理模式中需要投入大量的人力资源与时间，很难实现有效的整合和优化，而应用人工智能技术可以很好地解决这一矛盾。在这一过程中，人工智能技术不仅可以提高档案信息资源管理效率，还可以进一步提升企业整体的工作效率和质量，从而更好地实现规范、快捷、高效的档案管理与服务理念。

最后，从国家发展和社会进步的角度来看，人工智能技术在档案管理中的应用具有重要意义。人工智能技术可以有效推动社会经济发展，在信息社会发展过程中，随着互联网、大数据等现代信息技术的快速发展和普及应用，我国社会经济发展已经进入一个新的历史时期。在这种形势下，传统的档案管理模式已经不能适应新时期对档案信息资源管理工作提出的要求，将人工智能技术应用于档案管理中可以更好地满足社会对档案信息资源管理工作提出的新要求。

三、人工智能技术应用在档案管理工作中存在的问题

虽然人工智能技术在档案管理中的应用具有非常重要的作用，但是当前在档案管理中应用人工智能技术还存在着一些技术壁垒，需要引起足够的重视。

首先，人工智能技术在档案管理中的应用还不够成熟。当前，很多企业在档案管理中仍然采用传统的档案管理模式，这种档案管理模式具有一定的局限性。从目前的情况来看，很多企业在档案管理中仍然采用人工查找和手工录入等传统的档案管理手段，不仅会降低企业档案管理人员的工作效率与质量，还会造成企业的资源浪费。随着我国人工智能技术水平的不断提高，越来越多的企业开始使用人工智能技术开展档案管理工作。然而，目前企业在利用人工智能技术开展档案管理工作时还不够成熟，主要存在以下几个方面：一是人工智能技术在档案管理中的应用不够普及，尤其是一些中小型企业还没有将人工智能技术应用到企业内部的档案信息资源开发和利用工作中。尽管人工智能技术能够对各种类型的数据实施统一收集和整合，从而实现对企业内部各种类型数据信息资源的高效利用。但从目前情况来看，在人工智能技术的应用上还存在一些问题，如没有将人工智能技术应用到企业内部的数据处理工作和处理系统中，主要是因为缺乏相应的人才、资金、设备设施及技术支持。因此，现阶段还需要提高将人工智能技术应用在档案管理工作中的重视程度，加大对人工智能技术在档案管理领域应用的分析研究与探讨。

其次，档案信息资源开发和利用存在一定的局限性。从目前的档案信息资源开发和利用现状来看，企业在档案信息的采集方面主要依靠传统的人工采集方式。虽然这种收集方式具有一定的优势，但传统的档案管理模式也会给企业带来一些负面影响。比如在对企业内部数据库各种类型数据实施收集时，传统的人工收集方式会导致信息遗漏、重复收集等问题。

最后，人工智能技术在档案管理中的应用存在一定的泄密隐患。人工智能的发展给档案管理工作带来了机遇，也带来了挑战。一方面，在利用人工智能技术开展档案管理时，存在一定的安全隐患。例如，黑客可以利用人工智能技术对信息实施窃取，可能会造成数据被泄露等问题；另一方面，在利用人工智能技术实施档案管理时，也可能出现一些侵权行为。比如人工智能技术可能会侵犯到档案信息资源的所有权、隐私权等。

四、档案管理中应用人工智能的建议

1.加大对人工智能技术的开发力度

应不断加大对人工智能技术的开发力度，为人工智能在档案管理中的应用提供更多的支持和保障。首先，要加大对人工智能技术的研发力度，不断创新人工智能技术，提高人工智能技术在档案管理中的应用水平和能力。其次，要加强对人工智能技术人才的引进和培养，为更好地应用人工智能技术奠定坚实的基础。最后，要建立健全人工智能档案管理法律法规体系，以防止侵权行为，确保档案管理工作有法可依、有章可循。

2.强化档案管理人员专业技能的培训

档案管理人员是档案工作开展的主要力量。因此，在档案管理工作中应用人工智能技术时，档案管理人员必须具备较高的信息化专业技能水平，要不断提升档案管理人员的基本素质和专业能力，将其培养成综合型信息化人才。另外，要定期对档案管理人员开展人工智能专业知识和信息化技能的培训，明确人工智能信息化的权限，一旦发现侵权行为或安全隐患应立即寻求专业技术支持，帮助其掌握更多的专业知识和技能，不断提高档案综合管理水平与服务意识。

3.构建完善的档案管理制度体系

首先，加强档案管理工作的规范化。要对档案管理制度实施完善和优化，保证各项规章制度能够得到有效落实；其次，要加强对档案管理人员的监督和指导，促使其更加积极地参与到相关工作中，提高工作效率；最后，要建立健全绩效管理机制，加强对相关工作人员工作过程和结果的评价和监督。

4.建立健全人工智能在档案管理中应用的安全机制

首先，要加强对人工智能技术的监管力度，确保人工智能在档案管理中应用的安全性；其次，要加强对人工智能技术的保护力度，确保其在档案管理中应用不会受到网络病毒、黑客等因素的影响。要不断完善档案管理人员的知识结构，使其具备较高的政治素养和职业素养，能够准确把握人工智能技术在档案管理中的应用。同时，应注重构建“人工智能+档案安全管理”体系，即是针对物理层、网络层、传输层以及载体介质等组成的档案生态系统实施监督管理，重点利用人工智能强化档案信息载体安全性、库房安全性、通信安全性以及存储安全性等，加固安全防火墙。例如，在库房安全管理中，可借助人工智能技术实时感知和跟踪档案存放的位置、库房“八防”状况，依托智能管理系统处理感知数据，形成完善的安防体系，实现对档案实体的自动化管理。建立健全的人工智能档案管理法律法规体系，严格规范和约束人工智能技术的使用，使人工智能在档案管理工作中变得更加安全可靠。

5.加快完善我国人工智能档案管理平台

建议加快建立全国统一的“国家档案数据库”和“国家电子文件与电子档案管理平台”。首先，要建立统一的智能档案管理软件，加强对各地区、各部门之间的数据资源整合与共享。其次，要加强对档案管理人员的专业技能培训，使其能够掌握人工智能技术，并将其应用到档案管理工作中去。最后，保障人工智能档案管理平台对接业务需求，引入技术应用评估，评价平台性能和风险，及时解决不确定性和复杂性所带来的危机。如利用自然语言处理技术、语音处理技术以及计算机视觉技术等，实现对档案的智能分类和文字处理，实现对档案管理的程式化改造。

综上所述，智能时代的到来推动着各个行业不断地进步与发展。作为智能时代重要组成部分的档案管理工作也应紧随时代步伐，不断创新、发展和完善。

五、结语

在人工智能技术不断发展的背景下，人工智能技术在档案管理领域的应用具有十分重要的意义。首先，人工智能技术可以提高档案管理工作的效率。尤其是在档案的收集、整理和利用方面，通过采用人工智能技术，可以使档案管理人员更加高效地完成工作，从而提高工作效率和质量；其次，利用人工智能技术可以促进档案信息资源的整合和共享，进而能够更好地提升档案管理工作的质量和水平；最后，在人工智能技术不断发展的背景下，档案管理工作人员要能够对自身工作实施创新和改革。具体来说，要能够利用人工智能技术不断优化自身的业务流程。同时，也要不断更新自身的管理理念。此外，档案管理工作人员还应该加强与其他部门之间的合作交流，推动人工智能技术在档案管理中的应用，为社会提供更加优质的服务。

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作者单位：福州市自来水有限公司