事业单位档案管理信息化建设中的问题和对策探究

摘 要：随着信息技术的迅猛发展和数字化时代的到来，事业单位档案管理信息化建设已经成为提高档案管理效率、保障档案安全、实现档案资源共享的重要途径。然而，在实际推进过程中，事业单位档案管理信息化建设面临着诸多挑战与困境，如基础设施薄弱、档案管理流程不规范、信息安全风险高等，这些问题严重制约了档案管理的信息化进程。文章提出了加强技术基础设施建设、规范档案管理流程、加强信息安全保障等相应对策，旨在为事业单位档案管理信息化建设提供有益的参考，以期推动档案管理的现代化、高效化和智能化。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

在信息化浪潮席卷全球的时代背景下，事业单位作为国家公共服务体系的重要组成部分，档案管理信息化建设显得尤为重要。传统档案管理方式以纸质档案为主，存在存储空间有限、查询效率低下、易损坏、难保存等弊端。随着事业单位业务规模的不断扩大和档案数量的急剧增长，传统管理方式已难以满足现代管理的需求。同时，信息技术的应用可以有效提高档案管理的效率和准确性，减少人为错误和遗漏，提升档案信息的利用价值。因此，档案管理信息化建设成为提高事业单位工作效率、优化服务质量的必由之路。

一、事业单位档案管理的重要性

1.档案管理是事业单位规范运作的基石

档案管理是事业单位规范运作的基础性工作。事业单位在日常运行过程中会产生大量的文件、资料和数据，这些档案不仅是单位历史发展的见证，还是当前和今后工作的重要依据。通过科学的档案管理，可以确保档案的真实性、完整性和安全性，为事业单位的各项决策提供有力支撑。同时，规范的档案管理还能够提高事业单位的工作效率，减少工作中的疏漏和失误，确保各项工作的顺利开展。

2.档案管理有助于事业单位文化传承与创新

档案是事业单位文化传承的重要载体。通过档案，可以了解事业单位的发展历程、文化传承和改革创新的过程，这些档案不仅记录了事业单位的历史，还蕴含着丰富的文化底蕴和智慧结晶。通过深入挖掘和整理这些档案，可以激发事业单位员工的归属感和荣誉感，促进单位文化的传承与发展。档案管理还能够为事业单位的创新发展提供思路和灵感，推动单位在传承中创新，在创新中发展。

3.档案管理是事业单位形象展示的重要窗口

档案管理水平的高低直接影响事业单位的形象和声誉。一个管理规范、档案齐全的事业单位，往往能够给外界留下良好的印象，提升单位的公信力和影响力。反之，档案管理混乱、丢失或损坏的情况，则会给单位带来负面影响，甚至可能导致法律纠纷和信任危机。因此，加强档案管理，不仅是对事业单位自身负责，还是对社会公众负责，是维护单位形象和声誉的重要举措。

二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1.技术和基础设备设施薄弱

（1）信息化设备设施不完善。事业单位在档案管理信息化建设中，信息化设备设施的投入明显不足。许多单位仍在使用传统的纸质档案管理方式，缺乏必要的计算机、扫描仪、打印机等信息化设备，不仅导致档案管理效率低下，还难以保证档案信息的准确性和完整性。同时，由于缺乏足够的存储设备，大量档案信息无法得到有效保存，存在丢失和损坏的风险。一些事业单位虽然配备了信息化设备，但设备质量参差不齐，性能不稳定，难以满足档案管理的实际需求，不仅影响档案管理的正常开展，还增加了信息化建设的成本和维护难度。

（2）技术更新滞后。在信息化时代，技术的更新换代速度日新月异。然而，许多事业单位在档案管理信息化建设中，技术更新滞后的问题十分突出。一方面，一些单位使用的档案管理系统过于陈旧，功能单一，无法满足现代档案管理的需求。这些系统往往缺乏数据分析和处理能力，无法为决策提供有效支持；另一方面，事业单位在引进新技术方面缺乏积极性和主动性。许多单位对新技术持观望态度，缺乏足够的投入和研发，档案管理信息化建设进程缓慢，难以跟上时代的步伐。

2.档案管理流程不规范

（1）缺乏统一的档案管理标准。由于不同事业单位在档案管理方面有着不同的历史背景和实际需求，导致档案管理标准千差万别，难以形成统一的管理规范。这种情况不仅使得档案管理流程混乱无序，还增加了档案管理的难度和成本。缺乏统一标准使得档案信息的共享和利用变得困难，影响了档案价值的充分发挥。

（2）流程烦琐，效率低下。在传统的档案管理模式下，档案的收集、整理、归档、利用往往需要多个环节和部门的协同合作。然而，由于流程设计不合理，部门之间沟通不畅，导致档案管理流程烦琐复杂，效率低下，不仅增加了档案管理人员的工作负担，还降低了档案管理的整体效率。烦琐的流程容易导致档案信息的丢失和损坏，给事业单位的档案管理工作带来安全隐患。

3.信息安全风险高

（1）网络安全隐患。随着网络技术的广泛应用，黑客攻击、病毒传播等网络安全事件频发，给档案管理系统带来了极大的威胁。一方面，黑客通过利用系统漏洞或恶意软件等手段，非法侵入档案管理系统，窃取、篡改或破坏档案数据；另一方面，病毒或恶意程序的传播也会导致档案管理系统瘫痪，影响正常的工作秩序。

（2）数据被泄露与篡改风险。在档案管理信息化过程中，大量的档案信息以电子数据形式存储和传输，无疑增加了数据被泄露的风险。一旦档案管理系统的安全防护措施不到位或者工作人员的安全意识不强，就会导致档案信息被非法获取或滥用。此外，部分事业单位在档案管理信息化建设中，对数据的加密和访问控制等安全措施重视不足，也增加了数据被泄露的风险。由于电子数据具有易修改、不留痕迹的特点，一旦档案管理系统的权限管理不当或存在漏洞，就会导致不法分子篡改或伪造档案数据，不仅会破坏档案的真实性和完整性，还给事业单位的工作带来严重的后果。

4.档案管理人员素质不高

（1）缺乏信息化技能。当前，许多事业单位的档案管理人员在信息化技能方面存在明显不足。他们往往对现代信息技术和档案管理软件的操作不够熟练，难以高效利用信息化手段开展档案的收集、整理、存储和查询。这种技能上的欠缺，不仅影响了档案管理的效率，还限制了档案信息资源的深度开发和利用。部分档案管理人员缺乏持续学习的动力和意愿，对新技术、新方法的接受度低，难以适应信息化建设的快速发展，这种保守的态度和行为，无疑会阻碍事业单位档案管理信息化建设的进程。

（2）档案管理专业知识不足。一些管理人员对档案管理的基本原则、方法和流程缺乏深入了解，难以对档案开展科学的分类、鉴定和保管。这种知识上的短板，导致他们在档案管理实践中容易出现错误和疏漏，影响了档案的真实性和完整性。随着档案管理信息化建设的推进，对档案管理人员的要求也越来越高。然而，目前许多事业单位在档案管理人员的培养和引进方面存在不足，导致档案管理队伍的整体素质难以提升。

三、事业单位档案管理信息化建设的对策探究

1.加强技术引进和基础设施建设

（1）投入资金，完善设备配置。资金是推进档案管理信息化建设的关键要素。事业单位应充分认识到档案管理信息化的重要性，将信息化建设纳入单位发展规划，并设立专项资金用于支持档案管理信息化工作。通过加大资金投入，购置先进的档案管理设备设施，如高速扫描仪、大容量存储设备、专用档案管理软件等，从而提高档案数字化处理的效率和质量，并加强设备设施的维护和更新，确保设备性能的稳定性和先进性。

（2）引入先进的信息技术。事业单位应积极引进先进的档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用。通过系统化管理，实现对档案信息的快速录入、查询和统计，提高档案管理的工作效率。同时，实现档案信息的远程访问和共享，方便不同部门之间的协作和信息交流。应用云计算，实现档案信息的云存储和云备份，确保档案数据的安全性和可靠性；应用大数据技术，深度挖掘和分析海量的档案信息，为单位的决策和管理提供有力支持；推广移动办公，打破时间和空间的限制，使档案管理人员能够随时随地开展档案管理操作；推广智能识别技术，实现档案信息的自动识别和分类，减少人工操作的烦琐和错误，进一步提升档案管理的便捷性和准确性。

2.规范档案管理流程

（1）制定统一的档案管理标准。建立一套完整的档案管理规范，明确档案的分类、编号、存储和检索等各个环节的操作要求。分类应依据档案的性质、内容和形式展开科学、合理的划分；编号要遵循唯一性、系统性原则，便于管理和查询；存储则需采用电子化、数字化的方式，确保档案信息的长久保存和便捷利用；检索则要实现快速、准确的定位，提高档案利用效率。同时，还应制定详细的档案数字化标准规范，包括数字化档案的格式要求、扫描参数设置、图像处理标准、数据存储格式等。规范数字化档案的命名规则、分类方法、存储结构，确保数字化档案的规范性和一致性。在档案数字化过程中，应严格控制数字化档案的质量。一方面，要选择性能稳定、操作简便的数字化设备，确保扫描质量；另一方面，要对数字化档案开展质量检查，包括清晰度、完整性和准确性等方面的检查，确保数字化档案的质量符合规范要求。

（2）简化流程，提高管理效率。建立档案管理系统，根据事业单位的实际情况，选择适合的系统平台，构建集档案收集、整理、存储、检索、利用于一体的综合管理系统。注重系统的可扩展性和可维护性，确保系统能够随着业务的发展而不断完善和升级，实现档案信息的自动化处理，通过引入OCR技术、自然语言处理等先进技术，实现档案信息的自动化录入、分类、索引等处理过程，减少人工操作的烦琐程度，提高处理效率，有效避免人为错误，提高档案信息的准确性。开展档案信息的智能分析，利用数据挖掘、大数据分析等技术手段，深度挖掘和智能分析档案信息，发现隐藏在数据背后的规律和趋势，为决策提供有力支持。还应优化档案借阅流程，提升服务效率。开发在线借阅系统，实现档案借阅的网上申请、审批、登记，简化借阅手续，提高借阅效率。同时，建立完善的档案借阅追踪机制，确保档案在借阅过程中的安全性和完整性，并简化档案归还流程，方便用户操作。开发在线归还系统，方便用户在线提交归还申请，档案管理人员能够及时接收并处理归还信息，确保档案的及时归位。

3.加强信息安全保障

（1）完善网络安全防护措施。首先，采取多项措施加强防护。建立健全网络安全管理制度，制定详细的网络安全管理规范，明确各级责任分工，确保网络安全工作有人负责、有人监管，包括建立网络安全领导小组，负责全面规划和监督网络安全工作，并设立专门的网络安全管理部门，负责日常的安全检查、漏洞修复和应急响应。各部门也应设立网络安全联络员，负责本部门网络安全工作的协调与沟通；其次，采用先进的网络安全技术，构建多层次、全方位防护体系，充分利用防火墙、入侵检测系统、安全漏洞扫描等网络安全技术，实现对外部网络攻击的有效隔离。入侵检测系统则实时监测网络流量，发现异常行为并及时报警，安全漏洞扫描定期全面检查系统，发现潜在的安全隐患并及时修复。

（2）建立数据备份与恢复机制。首先，制订详细的数据备份计划，包括备份的频率、备份的范围以及备份的方式等。备份频率应根据档案数据的更新速度以及数据的重要性来确定，对于更新速度快或重要性高的数据，应提高备份频率。备份范围应覆盖所有重要的档案数据，包括文字、图片、音频及视频等多种类型。备份方式可以采用全量备份与增量备份相结合的方式，以提高备份效率和存储空间的利用率。备份数据的存储位置应选择安全可靠的地方，如专业的数据中心或灾备中心，有效防止数据被非法访问、篡改或破坏；其次，建立数据恢复机制。明确数据恢复的步骤和责任人，一旦发生数据丢失或损坏的情况，能够迅速启动数据恢复机制，按照既定流程展开数据恢复；最后，定期开展数据恢复演练，模拟真实的数据丢失或损坏场景，检验数据恢复流程的可行性和数据恢复工具的有效性。

4.提升档案管理人员素质

（1）加强信息化技能培训。首先，定期组织档案管理人员参加信息技术培训，培训内容应涵盖档案管理系统的基本操作技巧、数据录入与检索方法、电子档案的分类与归档流程等。同时，还应加强数据安全保护方法的培训，包括数据加密、备份恢复、防病毒攻击等方面的知识，确保档案管理人员能够熟练掌握并运用信息技术手段，提高档案管理的信息化水平；其次，举办信息化技能竞赛，激发学习热情。定期举办信息化技能竞赛，竞赛内容可以包括档案管理系统的操作速度、数据处理的准确性、创新应用案例的展示等。

（2）提高档案管理专业水平。首先，分享信息化应用经验，促进经验交流。建立信息化应用经验分享机制，鼓励档案管理人员在工作中积极探索、勇于创新，定期举办经验交流会或座谈会，邀请优秀档案管理人员分享在信息化应用方面的成功经验、遇到的问题及解决方案等，促进档案管理人员之间的相互学习和交流，加强档案管理人员的档案管理能力和水平；其次，注重培养档案管理人员的职业道德和责任意识，引导他们树立正确的档案管理观念，增强工作责任感和使命感。

四、结语

事业单位档案管理信息化建设对于提高档案管理效率、保障档案信息安全、促进档案信息资源的共享与利用具有重要意义。档案管理信息化建设是一个长期而复杂的过程，需要不断探索和创新。通过加强技术创新、制定统一标准、强化安全意识和加强人才培养等措施，可以推动事业单位档案管理信息化建设的深入发展。

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作者单位：无棣县政务服务中心