论人工智能技术在高校档案服务平台建设中的应用

2024-09-25 00:00:00马仁杰沈佳怡

档案与建设 2024年8期

摘要：人工智能技术赋能高校档案服务平台建设，有利于提高高校档案管理工作的效率，促进高校档案利用与服务水平的提升。文章分析了人工智能应用于高校档案服务平台建设的必要性，从高校档案工作的收集、管理、利用三个方面阐述了人工智能技术在高校档案服务平台建设中的应用，在此基础上总结出人工智能技术应用于高校档案服务平台建设时面临的问题，并提出了相应的优化建议，以期为人工智能技术更好地赋能高校档案工作提供参考和启示。

关键词：人工智能；高校档案；档案服务；平台建设

分类号：G647.24；G273.5

On the Application of Artificial Intelligence Technology in the Development of University Archival Service Platforms

Ma Renjie， Shen Jiayi

（ School of Management of Anhui University， Hefei， Anhui， 230601 ）

Abstract： Artificial intelligence technology empowers the development of university archival service platforms， which is conducive to improving the efficiency of university archival management and promoting the improvement of university archives utilization and service levels. This paper analyzes the necessity of artificial intelligence application to the development of university archival service platforms， expounds the application of artificial intelligence technology in the development of university archival service platforms from three aspects： collection， management and utilization of university archives， summarizes the problems faced by artificial intelligence technology in the development of university archival service platforms， and puts forward corresponding optimization suggestions， in order to provide reference and enlightenment for the application of artificial intelligence technology in better empowering archival undertakings in universities .

Keywords： Artificial Intelligence； University Archives； Archival Service； Platform Development

人工智能是研究开发能够模拟、延伸和扩展人类智能的理论、方法、技术及应用系统的一门新的技术科学[1]，简单地说，人工智能可以通过计算机模拟人类大脑处理问题的思维方式，来帮助人类处理复杂的、不可预知的事务[2]。近年来，随着人工智能技术的高速发展，高校开始向“智慧校园”转型升级。[3]高校档案部门抓住机遇，不断尝试利用人工智能技术对高校档案信息进行智能化收集、管理和利用，立足高校档案服务平台建设，推动优质档案资源的深度开发利用与开放共享，提升新时代高校档案信息服务的能力。

1 人工智能技术应用于高校档案服务平台建设的必要性

1.1 顺应时代发展的要求

为了提高档案服务质量，改善服务方式，高校档案部门积极响应《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出的“加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级”，以及“积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用”的号召[4]，推动高校档案行业智能化转型，以期实现提升档案治理能力的目标。除此之外，《中华人民共和国档案法实施条例》提到，国家鼓励“有条件的机关、团体、企业事业单位和其他组织开展数字档案室建设，提升本单位的档案信息化水平”“县级以上地方档案主管部门应当推进本行政区域档案数字资源共享利用工作”。[5]在科教兴国的背景下，高校作为先进生产力的代表，应当展现出更积极、更有活力的档案信息化探索热情，在人工智能浪潮中加快推进档案服务工作向数智化方向转型。

1.2 提升高校档案服务能力的需要

理论方面，以“人工智能”“高校”“档案”“平台”为主题，在中国知网进行检索，发现国内相关研究成果的数量较少，发表时间主要集中在2018年以后，发表数量呈现逐年上升的趋势。现有的研究一方面是从微观角度探讨某种人工智能技术在高校档案工作的某些环节中的具体应用模式；另一方面是从宏观角度探索人工智能助推高校档案管理能力和服务水平提升的建设策略。关于人工智能技术在高校档案服务平台建设中的具体应用研究较少，值得进一步分析和探索。

实践方面，传统的高校档案服务平台在使用过程中普遍存在使用不便捷、内容不完善、功能不齐全以及数字化管理安全隐患等问题，高校档案利用者日益增长的档案信息利用需要与较为落后的高校档案信息服务能力水平之间存在矛盾。因此，高校开展档案服务平台建设，一方面能够有效提升档案使用者对档案资源利用的满意度，帮助档案工作者减少重复劳动，推动档案资源深度开发，使高校档案部门更好地实现服务高校教育、适应教育信息化、助推高校科技创新的目标。另一方面，由于各高校的学校性质和学科发展优势各不相同，高校档案平台的智能化建设能够有力推动区域间高校档案馆的联动，促进高校之间打破信息壁垒，实现资源共享和优势互补。[6]在高校档案资源更好地服务于“智慧校园”建设的同时，努力扩大高校档案信息服务的范围，让高校档案开发利用的先进成果惠及社会，并以高校为改革创新的基点，带动社会档案服务能力的全面提升。

2 人工智能技术在高校档案服务平台建设中的应用

高校档案服务平台的建设涉及高校数字化档案资源的全生命周期管理，根据高校档案智能化建设工作的主要内容，可以从档案收集、档案管理和档案利用三个方面来探讨人工智能技术在高校档案服务平台建设中的应用。

2.1 档案智能收集

高校档案服务平台一方面可以通过大数据、云计算技术对高校内部档案数据资源，例如政策文件、业务文书、学生数据、基建档案和人事档案等进行智能收集与分类整理；另一方面，可以通过网络爬虫、智能Agent技术、数据挖掘等数据集成技术对网络社交媒体上的外部信息资源进行全面感知、广泛抓取，实现平台档案资源的及时补充和更新，构建高校档案服务平台资源的全景视图。在保障平台档案数据真实性和开放性的基础上，高校档案服务平台还需要考虑不同档案业务之间数据访问的协同性，利用智能识别技术对图像、语音、视频等非结构化档案资源进行处理，实现多模态数据资源的统一描述[7]，形成标准的电子档案元数据和目录数据库，最终实现平台数据自动批量捕获和接收[8]。

2.2 档案智能管理

（1）档案智能开放鉴定

高校档案服务平台不仅保存着大量的高校内部非公开档案信息，还保存着许多在一定范围、一定程度内可以公开并且应当向社会开放的档案信息。因此，档案智能开放鉴定技术在高校档案服务平台的建设过程中就显得至关重要。高校档案服务平台可以利用人工智能技术训练模型，自主高效地完成大量档案的开放鉴定：首先，平台可以运用智能识别技术、机器学习技术将各种类型的档案资源转录成可以分析挖掘的数据信息；再通过自然语言处理技术自动获取大量档案资源中的时间、地点、人名等关键信息，对档案内容进行有效提取；然后利用DFA算法对档案内容中的敏感词进行查找、匹配和过滤；最后利用HMM统计分析模型，结合档案的上下文和语境[9]，进一步判定档案是否应当开放，提高档案智能开放鉴定结果的准确性。

（2）档案智能分类

档案分类的合理性直接影响高校档案服务平台智能利用服务的完整性和准确性。高校档案服务平台可以通过词嵌入技术、神经网络技术以及机器学习技术的多层感知器算法构建科学的数据关系网络[10]，然后利用专家系统、智能识别技术分析结构化和非结构化的档案资源中的关键信息，再按照不同的主题对档案资源进行关联性挖掘、智能划控和分类整理，解决人工分类主观性强、不精细、效率低的问题。同时，高校档案服务平台可以利用射频识别技术（RFID）、近场通信技术（NFC）等为高校数字档案进行智能标注[3ed790a4c036685a6213f4c089aa55489e2031fd1af1a740b4dadf32bf28476e11]，在理解档案内容的前提下，为档案中的重要信息添加标签，帮助用户在后续的平台智能检索服务中快速定位自己所需要的档案信息，实现自主分类、融合管理的目的。

（3）档案智能安全保护

档案安全是档案工作的底线，高校档案服务平台应当将电子档案的“四性”检测系统配置在平台业务的全流程。高校档案服务平台可以利用指纹识别、人脸识别、瞳孔识别等智能生物识别技术对平台使用者进行身份验证，对不同用户实施分级权限管理，保障非公开档案信息的安全保密。同时，利用对称加密算法、区块链技术为电子档案创建独一无二的标识符，防止档案内容在数据流转过程中被盗取、篡改、损毁、丢失；并利用智能路由、智能感知终端、智能防火墙等技术对平台使用行为进行实时监控和记录，当发生违反平台规定的操作行为时系统将自动报警、拦截并追踪。最后，高校档案服务平台可以利用机器学习技术、去中心化储存技术对档案内容进行多点分散、实时更新的智能备份，提高平台风险预警和灾难规避的能力[12]，有效维护高校档案信息的安全。

2.3 档案智能利用

（1）档案智能检索

高校档案服务平台储存着大量多源异构的档案数据，档案智能检索技术可以帮助用户在海量的档案资源中更加高效准确地找到所需要的信息。高校档案服务平台不仅可以通过自然语言处理、知识图谱、知识挖掘、机器学习等人工智能技术实现单一种类媒体数据的检索，还可以通过识别技术、深度特征学习、跨媒体关系建模和计算机视觉等技术，找出相同或不同服务类型的多源异构档案数据资源之间立体化、深层次的交互关系[13]，实现跨媒体检索。跨媒体检索是指输入某一种媒体作为检索项时，可以查询返回多种不同媒体形态的档案数据，例如，输入文本为检索项，不仅可以得到相匹配的文本数据，还能获取相关联的图像、音频、视频数据[14]，能够帮助平台用户在海量的档案资源中高效定位、全面捕捉自己需要的档案资源，满足平台业务管理和用户检索的多元化需求。

（2）档案智能推送

高校档案服务平台可以借助知识图谱、神经网络、自然语言处理等人工智能技术，对平台内的档案数据资源进行深度挖掘，形成各类档案专题数据库，用户只需要输入关键词，就能得到脉络清晰、内容全面的相关档案信息。同时，平台可以利用智能Agent技术、聚类分析、深度学习等技术分析用户的个人信息、交互行为和使用偏好，在后台建立动态的用户画像并与档案资源信息进行关联匹配，实现个性化、精准化、智能化的用户推荐服务。[15]除此之外，高校档案服务平台还可以利用专家系统，通过知识库、用户接口、推理引擎等手段为平台用户提供一些推断、评估与决策方面的支持，通过挖掘用户的潜在需求，提升用户的使用感受，增强用户黏性。

（3）档案智能交互

高校档案服务平台通过虚拟现实（VR）、数字孪生、3D渲染等人工智能技术和传感器技术打破时空限制，将线上档案服务平台与线下智慧档案馆进行深度结合。一方面，高校档案服务平台可以对高校档案馆的物理实体进行精准全面的数字化建模，打造1：1还原的虚拟的高校档案馆孪生体[16]，利用虚拟数字人引导平台用户在虚拟高校档案馆中进行档案查询、阅读、修改、创建等活动，实现线上、线下高校档案馆的实时生态联动；另一方面，高校档案服务平台可以通过搭建虚拟展厅，生成全方位、真实、动态的立体场景，重现档案中的历史画面，平台用户在佩戴交互设备后可以参与虚拟的档案场景，与相关人物进行对话和互动，增加用户在档案利用过程中的趣味性、沉浸性、交互性，丰富高校档案平台的服务场景[17]，进一步实现高校历史档案的文化传承功能和育人功能。

3 人工智能技术应用于高校档案服务平台建设中存在的问题

3.1 缺乏对档案服务平台建设的重视

人工智能技术进入档案领域需要一系列配套的软硬件设施，如果缺乏上层政策指导和经费支撑，具体的工作也就成了无源之水、无本之木，无法有效开展。而高校档案馆作为服务性质的部门，其工作价值难以在短时间内得到具体衡量，在高校建设中容易被忽视。目前，不少高校管理者对档案部门工作模式在新时代下的变革要求认识不足，未能提供足够的支持，因此大多数高校的档案部门还在沿用传统的档案服务流程，缺少针对性的档案服务平台，高校师生获取档案信息资源的成本较高。此外，高校对档案服务平台建设的重视程度差异还会导致在高校之间建立档案服务平台合作共享机制的进程受到阻碍。

从高校档案部门工作人员的角度来看，现有的大部分工作者都是传统档案专业出身，一部分工作人员对于人工智能技术不了解，其观念也没能及时更新，出于对人工智能技术应用于高校档案服务平台后可能会出现的一系列问题和风险的考虑，普遍缺乏平台建设的积极性。也有一部分档案工作者虽然有意愿将人工智能技术应用于档案工作实际，但由于缺乏人工智能相关的理论知识与实践经验，也无法真正肩负起高校档案服务平台建设的重任。

3.2 缺少协同合作机制

当前高校档案部门受管理体制和隶属关系的影响，条块分割、自谋发展的封闭局面仍未被根本打破[18]，并且由于缺少各类电子档案具体详尽的标准规范和统一完善的高校档案集成系统，加之档案馆机要保密的特征，高校档案部门“信息独享”的情况十分普遍，许多高校之间的交流合作都缺少档案部门的参与。因此，高校档案部门在建立档案服务平台的过程中往往只是一味“闭门造车”，其成果也仅仅只在本校投入使用，几乎不会将最新的建设成果分享。各高校的档案服务平台，由于缺乏统一领导下的横向共享机制，缺少良性互动下的实践经验，很难得到进一步优化，也无法在各高校之间形成相互支持、协同合作的系统。除此之外，高校档案馆还缺少跨部门、跨机构的档案服务平台合作，例如，高校档案馆与图书馆、博物馆等文化机构的联系不足。如果仅仅依靠高校档案部门单打独斗，不仅会导致档案服务平台建设效率低下，更会导致优质档案资源无法在全社会范围内实现开发利用。

3.3 用户体验感有待增强

目前高校档案馆引入人工智能技术主要是出于提高档案管理效率的考量，对于高校学生、教职工等平台用户的体验感关心不足。此种情况一方面体现在高校档案服务平台与用户间的交互服务不够顺畅，例如平台使用过程中常常出现链接失效、页面响应速度慢、平台网页与手机等移动端口适配性差等问题，操作起来不够便利。另外，许多高校档案服务平台还未实现一站式信息检索利用服务，缺少诸如模糊查询、图片查询等多条件检索功能[19]，还有部分档案出于安全考虑仍需要预约线下查询，费时费力，这一系列情况严重影响了档案服务平台用户的使用体验。另一方面，高校档案服务平台对于用户的需求大多采取的是“供给导向”的被动单向性服务模式，等待用户主动搜索查询需要的信息服务，服务理念相对保守，服务方式较为单一，缺乏“用户中心”的观念，并且在信息推送、网上展览、参考咨询、辅助决策等多样化服务方面的能力有待提升。[20]

3.4 缺失科研、文化档案的利用服务

目前来看，高校档案服务平台在基础性档案服务方面基本能够满足用户需求，如学籍档案、教学档案、财务档案等信息的录入保存和参考利用方面的建设取得了初步成效，但是在学术科研档案、高校文化档案方面的服务仍存在缺失和空白，有巨大改进空间。一方面，各高校的学术科研档案，例如，高校师生在科研活动中形成的各种论文、科研项目、专著、发明专利等成果，这些内容作为高校特有的档案资源，凝聚了各学科领域专业人才的智慧，开发利用空间很大。如果高校档案服务平台缺乏科研档案的针对性管理服务，就无法助力师生高效掌握各类学科的发展脉络，从而推动和完善自己的研究内容。另一方面，高校档案服务平台也没能实现对高校文化档案资源的有效利用，大部分平台内的相关内容设置只有简单的高校历史陈述、校友风采等常规专题，并且多以文字、照片的形式展示，缺少个性化的呈现方式，吸引力不足。[21]

3.5 隐私与安全问题

高校档案涉及大量个人敏感信息，隐私安全问题不容忽视。一方面，目前许多高校的档案服务平台还处在建设初期，档案信息系统尚不稳定，受到网络攻击的风险较高。档案服务平台的智能化建设涉及大量档案信息资源的采集查询和开放共享，大量数据通过网络感知终端、采集终端汇集流转，一旦系统受到外来用户的非法攻击，很可能会导致学生隐私、教职工隐私、学校内部管理信息泄露，档案信息篡改与丢失，甚至可能会出现不法分子利用平台漏洞传播病毒和植入恶意代码等行为，严重影响高校档案的真实性和可靠性。另一方面，由于原始的高校档案一般保存在校园内部，除了高校职工与学生之外的人很难接触到高校档案的纸质实体，高校档案工作人员可能会基于长期的工作习惯，对档案中的隐私安全问题掉以轻心。此外，由于人工智能技术本身的复杂性，人类对其局限性的认知仍在不断发展，所以不仅大部分高校档案工作者对相关技术的理解和掌握浮于表面，甚至负责高校档案服务平台建构的内部设计人员也可能会因为技术缺陷和认知局限，导致人工智能技术滥用、错用的情况发生，严重影响高校档案平台的使用安全。[22]因此，解决高校档案服务平台的隐私安全问题需要从技术性手段和加强档案管理人员安全意识两方面共同努力。

4 人工智能技术应用于高校档案服务平台建设中的优化建议

4.1 提高对高校档案部门的重视

档案工作是高校稳定良好发展的基础，档案服务平台的建立有利于高校学科建设、党建、校史教育等一系列活动的开展，能够无形中增强高校学生、教职工对学校的认同感。高校管理层应当从长远角度出发，提高对档案部门的重视，尤其在科技快速发展、智能化档案服务平台刚刚开始建立的现阶段，要增加对档案部门的经费投入，确保软硬件设施能够支撑和带动高校档案服务平台的建设。

此外，高校档案部门要重视档案人才的培养。人工智能技术更新发展的脚步非常快，因此，一方面要对现有档案工作人员进行专题学习和定期培训，帮助他们提升档案理论与实践素养；另一方面要加强人工智能技术的研究投入，可以通过引进具有人工智能背景的档案人才，从技术方面助力高校档案服务平台系统的搭建。

4.2 加强高校之间的协同合作

高校档案服务平台的建设内容具有相似性，因此，高校档案部门之间应当加强联系，举行相关主题的交流讨论会，分享各自学校档案服务平台的建设成果。建设成果突出的高校应当肩负起示范带头作用，协调各方资源，带动各高校档案服务平台的共同发展。各高校可以共同研究和制定一套通用的档案服务平台数据规范，建立互联网、政务网、局域网三网合一的高校档案系统，完善互访机制，在高校档案部门之间形成合力，共同推动高校档案集成服务平台体系的建设。通过优质高校档案资源的充分流通，例如科研信息库、教学案例库等特色专题数据库的建立与共享，打破信息鸿沟，最终实现高校档案资源服务的社会化。

高校先天具有高质量、多领域的新型人才储备优势，高校档案服务平台网络的建立除了能带动各高校档案管理能力的提升、促进高校数字档案资源社会价值的实现，也能极大助力我国各区域、各领域的档案服务平台建设，最终建立纵深推进、全域覆盖的档案信息资源开发利用和保障体系[23]，推动我国档案事业的长远发展。

4.3 树立以人为本的理念

高校建设档案服务平台时首先要树立以人为本的理念，从档案使用者的需求角度出发，提供个性化服务。

高校档案部门还应不断完善档案服务平台的用户交互机制，利用自然语言处理、机器学习、语音图像识别等人工智能技术建立起一个对话系统，为使用者提供个性化的档案服务；还可以引入知识图谱和决策树算法，推送用户可能感兴趣的深层次、动态的档案信息，甚至为用户提供一些决策方面的建议。此外，高校档案服务平台不仅要注意档案存量信息的利用服务，也要保证相关动态增量信息的输入与输出，在平台中加入信息收集与服务反馈模块，建立起一个及时更新、高度灵活的档案服务系统。可以通过定期发布问卷来收集平台使用者对平台建设的意见，将档案理论、服务理念、人类社会主流价值观与人工智能算法高强度融合，利用机器算法分析用户对高校档案服务平台的满意度，识别造成用户不满意的可能原因，从而根据使用者的需求及时自主地对平台进行系统性的智能优化调整。

4.4 提高优质档案资源的开发利用水平

高校档案服务平台应利用人工智能技术对高校优质档案资源进行整合与分类，建立完整、系统、丰富的档案数据库，在满足高校用户基础需求的同时，提供对外开放服务，让高校档案资源与社会档案信息资源互联互通，为高校科研档案资源和文化教育档案资源实现其社会价值提供途径。

首先，平台可以利用知识图谱、深度学习等技术对档案信息资源进行采集和加工，建立高校科研档案以及具有高校特色的文化教育档案的开放共享专题数据库，并通过元数据整合模式、中间件技术、网页搜索代理模式、嵌入方式等手段支持用户进行跨平台的档案检索。[24]其次，平台可以利用智能搜索推荐技术，为用户提供科研活动、学科建设、高校发展历程、党建工作、高校人物等模块的专题信息，方便用户根据自己的需要，系统清晰地了解高校科研和文化教育工作的历史状况和发展脉络。[25]最后，平台还可以利用虚拟现实（VR）、增强现实（AR）和混合现实（MR）技术对科研档案和文化教育档案的编研成果和相关文创产品进行多样化宣传展示。高校档案平台也可以通过与其他新媒体平台联动，进行网络展览或线上直播，推动优质档案资源的广泛传播。

4.5 重视档案的隐私安全保护问题

高校档案服务平台的安全风险主要体现在隐私数据泄露和云端数据损毁两方面，利用人工智能技术能有效保障高校档案服务平台的安全性。

首先，高校档案服务平台可以利用数字签名、电子签章、时间戳等数据加密技术对档案内容进行加密，确保档案在收管存用的过程中不被窃取或篡改，并设置防火墙，防止档案服务平台被黑客攻击或被恶意软件入侵。其次，平台要在系统中对不同用户进行分级管理，通过智能加密算法为不同权限的用户提供不同的智慧档案服务。同时，规划好公开档案和非公开档案数据的管理方式，平台可以利用统一单点登录、有限阅读控制等技术对平台的档案访问权限进行有效管控；利用生物识别对档案使用者的实体身份进行验证；对用户在平台的敏感行为，如，查阅、复制、打印等操作进行全流程监控，保存平台服务的运行记录和平台数据的操作痕迹，及时阻止具有安全风险的异常用户行为，对违反高校档案服务平台要求的行为进行精准问责。最后，平台可以利用智能数据备份算法、数据修复系统、区块链等技术，定期、分散备份平台内的档案信息，确保高校档案服务平台在出现安全问题时能够迅速进行修复，将风险程度降到最低。[26]

*本文系国家档案局重点科技项目“人工智能在档案管理中应用的现状与前景研究”（项目编号：2023Z008）阶段性研究成果。

作者贡献说明

马仁杰：设计选题和研究框架、修改论文并定稿；沈佳怡：搜集资料，撰写论文。

注释与参考文献

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