财务共享模式下的费用报销优化研究

摘 要：随着全球经济的迅猛发展，企业集团财务集中管控的趋势越发明显，企业集团如何构建财务共享中心，完善企业财务流程，降低运营成本变得日益重要。而费用报销作为集团企业财务共享中心的核心应用之一，政策性强、涉及面广、质量难以控制，其管控直接影响企业的财务管理水平与效率。本文以缤特力贸易（苏州）有限公司财务共享中心为研究对象，分析了财务共享中心费用报销模块的流程，了解其在运营实施中的实际情况，挖掘其中存在的问题并提出针对性建议，从而提升财务共享中心的服务水平，也给同行业企业提供借鉴。

关键词：财务共享；财务共享中心；费用报销；流程优化

一、引言

随着全球经济的迅猛发展，企业之间的竞争日益激烈，尤其是人员冗余、结构复杂、分支众多的大型企业，在面对复杂多变的经济环境时，提高资源配置效率、降本增效迫在眉睫。传统的财务管理模式已难以满足企业管理的需求，企业集团财务集中管控的趋势越发明显，标准化、高效率的数据需求愈发强烈。与此同时，信息技术的飞速发展为企业探索财务管理的发展与优化提供了更多的可能性，财务共享中心成了众多企业的选择。在取得一些成效的同时，如何提高财务共享中心的运营效果、优化财务共享中心流程成了众多企业面临的重要问题。根据2022年中国共享服务领域调研报告显示，受调研企业共享服务中心覆盖度最高的业务流程是费用报销，报销作为集团企业财务共享中心的核心应用之一，政策性强、涉及面广、质量难以控制，其效率与企业的财务管理水平与效率息息相关。

20世纪80年代，流程管理阻碍了企业集团发展，许多企业患上“大企业病”导致运营效率低下，而财务管理是企业管理的核心，将流程再造理论用于财务管理，两者的结合产生了财务共享服务。熊磊（2015）认为财务共享服务是标准化、流程化共享服务的财务工作新模式。杨寅等（2016）认为财务共享服务是将企业集团可标准化和统一化的业务流程进行优化和再造。何瑛、周访（2013）以流程再造理论为基础，验证成功实施财务共享服务的核心因素及相互关系。随着对财务共享中心的研究逐渐深入，也有一小部分学者将目光聚焦于财务共享模式下的某一模块来进行探析与优化。费用报销是财会工作中占用时间最长的流程，重复性较高，业务需求量不断增加，适合应用财务共享模式。周奇凤学者在2020年对重庆钢铁在财务共享模式下的费用报销管理进行了探析，结合具体的报销流程，明确财务共享下费用报销管控的优势，并提出了改进建议。深入推进了对财务共享中心的费用报销模块的研究。

目前关于财务共享中心的案例大多都集中在理论研究上，仅有少部分学者关注财务共享中心内的某一模块。而本文的研究从企业财务共享下的费用报销模块出发，从费用报销业务这一微观角度对企业财务共享中心的报销模块中存在的问题提出了具体的优化方案，弥补以往财务共享服务理论研究全而不精不深的缺陷，补充拓展了财务共享服务的内容，为财务共享服务理论研究做出了一定贡献。

二、财务共享模式下费用报销管理现状

1.公司简介

缤特力（Plantronics）于1990年成立，是一家通信系统设备制造企业。企业是一家综合性的视频会议、音频会议系统制造商，专门开发、制造和销售高质量音视频会议系统以及解决方案。在漫长的发展历程中，缤特力于2019年完成了最后一次合并，在全球形成了75个办公地点，拥有6500多名员工，仅国内便有多家下属公司，服务区域遍及中国各地，不仅有苏州、深圳、北京、西安、济南、沈阳、上海、成都、广州、中山共10个办事处，还在北京、苏州、深圳、上海、成都以及广州设有分公司。

缤特力贸易（苏州）有限公司财务共享中心于2007年在苏州成立，财务共享中心负责亚太地区的AP、AR等业务，包括报销审批。其报销服务范围包括中国大陆、中国香港、中国台湾、印度、印度尼西亚、日本、韩国、新西兰、菲律宾、泰国等区域，服务对象多，服务范围广。

2.财务共享中心费用报销流程

（1） 报销申请

报销人员用自己的账号登录报销系统，在报销系统内新建报销单。在报销单内将每笔费用依次添加后保存报销单并提交审核申请。系统自动生成报销单封面，包含不同的编号、费用类型、金额总数等信息。报销单审核成功后，报销人员需要将其打印装订投递到相应的地点并登记提交；外地分公司的员工则需要将纸质版报销单邮寄至财务共享中心，由财务人员进行登记提交。

（2） 部门负责人审批

报销单提交审核后，需要一系列相关人员进行审批。报销审批主要是在系统内进行。首先进行审批的就是所在部门的负责人，部门负责人需要登录账号，在待办事项中对员工的报销单进行审批，负责查看此次报销申请的事由和费用支出是否符合本单位的业务发展需要。

（3） 财务人员审批

部门负责人审批后，经过领导审批同意的原始单据将在系统内被转到财务部门初审，财务人员在费用报销系统对单据进行审核，查验费用类型是否填写正确，审核发票的信息准确与否、原始单据影像是否清晰完整以及交易时间、交易地点、交易方以及报销金额的填写是否与发票显示一致、报销金额是否符合规定等。审核无误后财务人员将报销单通过，进入下一级财务主管审批，如果信息有误，将退回至员工重新进行提交。

（4） 财务主管审批

由财务人员审核后的报销单最后需要由财务主管进行统一审批，财务主管审批通过后，报销单下一步将会转移到付款单位，由财务人员进行最后的纸质单据审核。

（5） 纸质版报销单核验、付款与档案整理

财务主管审批通过后，将由财务人员去指定地点收集报销人员投递的纸质版报销单，并在提交表中一一核对报销单号、金额，填写接收日期，完成纸质报销单的交接。将纸质报销单内粘贴的纸质发票与系统内的影像进行核验对比，核验金额等信息，核验无误后，准备进行付款。将付款信息发送到相应的付款单位，进行网银支付。报销处理完成后，财务共享中心人员负责实物单据的归档整理（见图1）。

三、财务共享中心费用报销问题分析

在财务共享模式下，企业总部与各个分公司之间建立了统一的费用报销标准，实行了统一的费用报销管控，但是在运行的过程中，还存在着一些问题。

1.纸质发票的大量使用浪费大量人力物力

发票作为报销最主要的凭证，在报销过程中很多时候都会被使用。例如，提交报销申请时，员工需要上传纸质发票的影像以及电子发票，在报销通过后，员工需要将纸质发票和打印出来的电子发票邮寄回财务共享中心。与此同时，纸质发票的拍照上传、电子发票的下载与上传以及电子发票的打印都耗费了大量的人力和物力。发票的报销、录入等都需要耗费大量的人力、物力。除此之外，还存在报销票据造假、运输中丢失、储藏破损等问题，烦琐的手续极大地造成了资源浪费。所以，应当尽量增加电子发票比例，减少纸质发票的使用，这是企业集团实现报销自动化的关键所在。

2.退回修改单据重复审批

本研究统计了2022年9月到2023年2月共6个月的数据，共涉及单据1755张，正常审批通过1452张，退回重新审核的有303张，正常通过率有82.7%，退回单据率达到17.3%。

企业内部资料显示，被退单的原因主要有：交易日期填写错误、费用类型选择错误、附件影像不清晰、附件影像不全、票据开具有误与其他共6条原因（见图2）。由于报销录入、拍照上传等环节都是人工完成的，这些问题难免会出现，但这些问题并不影响这笔支出的合理性，并不是实质性的错误，一些问题并不需要部门领导的再次审批，如交易时间填写错误、费用类型选择错误、附件影像不清晰、附件影像不全等问题，仅需要简单修改就可以通过审核。

3.报销制度不够完善

虽然企业对报销制度进行了统一完善和规范，但是报销制度和政策未对报销流程最后的报销单回收做出规定，出现了报销单装订不统一以及回收时点混乱的问题。一是报销单装订不统一问题，外地分公司邮寄回财务共享中心的报销单装订不统一，时常出现未打印封面、封面与内容不符、多个报销单内容混合的情况。二是回收时点混乱的问题，为了方便，经常有员工在报销单还未完成审核的情况下就已经将报销单邮寄回了财务共享中心。当报销单被退回或部分退回，报销单的编号和内容就会发生改变，财务人员不仅要保管报销单，更要关注报销单是否被退回或部分退回，再对报销单进行打印和整理。在这个过程中，耗费了大量的时间和精力。

四、财务共享模式下费用报销管理改进建议

1.推动影像系统升级，推广电子发票的使用

对于纸质发票，可以利用OCR技术来识别，光学字符识别（Optical Character Recognition OCR）是离线（Off-line）字符识别。现有技术可以实现多张发票混拍上传，系统对混拍票据进行自动分割、子图自动分类和子图的结构化识别，支持对增值税发票、火车票、机票、出租车票、定额发票等常见发票的识别，准确率超过99%。借助这项技术，员工可以随时随地使用智能手机进行拍照上传，系统自动识别多个发票，对发票进行切割，提取关键文字，自动填写进系统。另外，考虑到实际操作过程中存在发票墨水印字不清、红章覆盖验证码等特殊场景导致OCR识别出现错漏，增设了手工补录，员工稍加修改，便可以提交报销申请。这样可以大大减轻员工的报销负担，减少因填写有误而造成的退单情况。

2.优化整合报销流程，简化二次审批流程

在原来的报销流程当中，单据到达共享中心后，单据存在交易日期填写有误、费用类型选择有误等非实质性错误会被退回，当修改完单据后，还需要重新经过所有审批，浪费大量时间，因此在二次审批中应取消部门负责人的审核，如图3所示：

当单据被财务共享中心退回时，修改后的单据可以直接提交到共享中心退单人处，由退单人进行再次审核，该退单人熟悉该笔报销单的情况，审核效率比其他人员快。因为单据此前已经通过部门负责人的审批，取得了部门负责人的同意，所以直接跳过部门负责人的重复审批，简化流程，提高效率，不影响对费用报销风险的把控。经过这样的优化，缩短了费用报销的流程，减少了重复劳动，节省了大量的时间，减少了费用报销所耗费的时间。

3.完善报销政策，定期开展员工培训

针对报销单回收过程中装订不统一以及回收时点混乱的问题，需要对报销单回收方面的制度加以完善。在报销原始凭证的整理上，模板和报销要求由财务共享服务中心统一制定，对于特殊的报销情况说明也要做出统一要求，并且在完善报销政策后组织财务人员进行座谈、培训，增加对新规定的认识和了解。组织全员进行报销政策和相关制度的学习，请相关人员对报销政策进行解读，提高大家对报销政策的理解，以提高工作效率。

五、启示

作为财务共享中心的重要组成部分，报销管理并不是一步到位的，这是一个循序渐进、持续完善的过程，更需要企业建立动态化的长效优化机制，以实现财务管理的转型与突破。企业应该对本企业的费用报销系统进行充分研究，结合自身条件，根据企业实际情况和使用场景减少不必要或重复的流程，新增自动化和智能化的系统和平台，减少人工干预，从而改造成适合本企业发展的费用报销流程，降低报销难度，减少退单，同时减轻财务共享中心员工的负担，为企业创造更高的价值。

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作者简介：梁雅婷（1997.09— ），女，汉族，山西临汾人，本科，桂林电子科技大学南宁研究院，研究方向：会计信息化。