高职院校行政管理效率提升策略研究

摘要：高职院校的高效行政管理，对于学校有效运作和教育发展成功具有重要意义。本文探讨了行政管理的重要性，指出高职院校面临的主要挑战，并提出了提高效率的策略。具体策略包括利用技术解决方案、优化沟通渠道、采用数据驱动的决策以及优先考虑员工的培训和专业发展。通过实施这些策略，高职院校可以优化其管理流程，有效分配资源，并更好地支持学生和利益相关者。

关键词：高职院校；行政管理；挑战；提升策略

引言

高职院校作为我国高等职业教育的重要组成部分，培养出一大批高素质应用型人才，为社会输送大量优秀的劳动力。行政管理工作效率的提升，对于高职院校的顺利运营以及对学生及教职员工提供大力支持至关重要。但是，由于高职院校的结构复杂、职责多样、资源有限，这给行政管理工作带来了巨大挑战。因此，文章重点探讨提出了提高行政管理效率的关键策略，旨在促进高职院校实现运营优化和稳定发展。

一、高职院校行政管理的重要性

高职院校的高效行政管理，对于优化资源、提高生产力、确保顺利运营至关重要，从而为学生成功和学校发展营造有利的环境。高职院校的行政管理效率提升，对于学校运作的各个方面发挥着至关重要作用，直接影响学生的成绩、教师的效率和整体组织绩效。主要体现在以下方面：

（一）促进资源优化

高职院校通常在有限的预算和资源内运作。加强行政管理能够明智地分配资源，确保最大限度地利用资源，同时又不影响教育和支持服务的质量。通过简化流程和消除冗余，可以进一步扩展资源，投资于对学生学习和发展至关重要的领域。

（二）提高工作效率

高效的行政管理实践，可最大限度地减少障碍并简化工作流程，使员工能够专注于核心职责，而不是陷入行政任务的泥潭，这不仅可以加快决策速度，还可以加快对学生询问、教师需求和外部利益相关者的要求的响应时间，高职院校就可以更加无缝地运作，及时提供服务和支持。

（三）改善学生体验

学校流畅的行政管理流程，可以直接转化为更好的学生体验。从入学和注册到学术咨询和支持服务，确保学生在整个教育旅程中遇到的障碍最小化。及时获取信息、迅速解决问题以及简化的沟通渠道，有助于提高学生的满意度和参与度，最终促进成才成功。

（四）教师支持和参与

教师在提供优质教育和塑造学生的学习体验方面发挥着重要作用。行政管理通过减轻行政负担来释放教师的时间，使他们能够将更多的精力投入到教学、研究和指导上。此外，高效的课程管理、评分和学术支持流程，使教师能够有效地履行职责，从而提高工作满意度和保留率。

（五）促进适应性和创新

在当今快速发展的教育环境中，行政管理效率是适应性和创新的代名词。通过拥抱技术进步、数据驱动决策和持续流程改进，高职院校能够更好地在动态环境中应对挑战和抓住机遇，并且通过培育创新文化，成为高职院校可持续发展的催化剂[1]。

二、当前高职院校行政管理的挑战

（一）复杂的组织结构和层级

多数高职院校通常具有复杂的组织结构，包括多个部门、项目和行政单位，这些组织结构可能包括学术部门、就业服务、学生事务、经济援助办公室和行政支持单位。此外，还可能与行业合作伙伴、监管机构和认证机构建立联系，这使组织环境进一步复杂化。高职院校的等级性质，也会给有效沟通和决策带来挑战，决策可能需要经过多层审批，从而导致延误和效率低下。此外，对于学生、教师和工作人员而言，了解组织层次结构往往是一项艰巨的任务，这也成为阻碍他们实现跨部门协调合作的重要因素。

（二）多样化的管理任务和职责

高职院校负责广泛的行政任务和职责，包括学术事务、学生服务、财务管理、设施维护以及遵守监管要求。学校管理人员必须兼顾这些不同的职责，同时平衡学生、教职员工和外部利益相关者的需求。行政管理任务的多样性，可能会使资源紧张，并导致工作人员之间的角色模糊。例如，教师也可能负责招生，由于没有明确划分角色和职责，行政效率就可能会受到影响，工作人员可能会由于相互竞争的优先事项而导致不知所措[2]。

（三）有限的资源和预算限制

资源限制是高职院校面临的共同挑战，特别是对于在政府资助模式下运营或面临入学人数波动的学校。有限的资源，可能会影响人员配置水平、基础设施维护、技术投资和学生支持服务的可用性。由于预算资金限制，可能会阻碍高职院校投资创新解决方案以简化管理流程或采用新技术的能力。此外，有限的资源可能会阻碍为全体学生提供足够支持服务的能力，例如职业咨询、学术咨询和技术资源获取，这会对部分学生群体产生影响，可能会导致教育和就业机会不平等。

三、高职院校行政管理效率提升的有效策略

新时期，提高高职院校的行政管理效率需要多方面方法，应该注重利用先进技术、优化沟通、采用数据驱动决策流程以及关注人员培训发展。通过实施关键战略，高职院校可以优化行政工作流程，改善员工之间的协作，并做出明智的决策，从而支持学生的成功学习，促进学校的稳定发展。

（一）实施技术解决方案

1.引入用于管理任务的专用软件

高职院校可以从实施适合其管理需求的专用软件中受益，通过融合这些软件解决方案，例如，学生信息系统（SIS）、学习管理系统（LMS）和企业资源规划（ERP）系统，有助于优化各种管理流程，包括学生注册、课程安排、评分和财务管理。例如，强大的SIS允许管理员管理学生记录、跟踪学业进度并有效生成报告。LMS促进在线课程交付、教师之间的协作以及学生的参与；ERP系统将财务、人力资源和采购等各种管理功能集成到一个统一的平台中，实现无缝数据交换和工作流程自动化。通过投资专业软件，高职院校就可以实现行政管理程序标准化，最大限度地减少错误，并提高整体运营效率。此外，这些软件解决方案通常提供可扩展性和定制选项，可以满足教育机构的独特需求[3]。

2.日常流程自动化减少工作量

自动化是提升行政管理效率的有力工具，通过自动化日常任务和工作流程，可以释放员工的时间，降低错误风险，并加快处理时间。例如，可以使用工作流程管理系统、电子邮件自动化工具和文档管理软件，实现自动化数据输入、文档处理和通信等管理任务。同样，自动通知和提醒，可以帮助学生随时了解重要的截止日期、活动和学术要求。此外，机器人流程自动化技术可用于跨多个系统自动执行重复的、基于规则的任务，如数据验证、报告生成和发票处理，借助机器人模仿人类行为，更快速、更准确地执行任务，从而提高管理效率并降低运营成本。通过采用自动化，高职院校就可以优化行政管理工作流程，提高生产力，并更有效地将资源分配给有助于学生成功和学校发展的增值活动。

（二） 优化沟通渠道

1.改善行政管理人员内部沟通

有效地沟通，对于高职院校行政工作人员之间促进协作、共享信息、协调活动至关重要。然而，孤立的沟通渠道、低效的沟通工具和缺乏透明度，就会阻碍协作并降低管理效率。为了应对这些挑战，高职院校可以实施集中式通信平台，例如，内联网门户、协作软件和项目管理工具，促进管理团队之间的实时通信、文档共享和任务分配，这些平台提供了一个集中中心，用于访问重要信息、参与讨论和跟踪项目进度，从而提高学校内的透明度和问责制。此外，定期的员工会议、研讨会和培训课程，可以为行政工作人员提供交流想法、分享最佳实践并为实现共同目标而努力的机会，通过培育开放沟通与协作的文化，高职院校就可以提高行政管理效率，并增强运营的整体有效性[4]。

2.加强教职工与学生之间的沟通

高职院校不仅需要行政人员之间的有效沟通，而且还需要师生之间的有效沟通。清晰及时地沟通，有助于学生了解学术要求、支持服务和课外机会，从而提高他们的整体经验和成功。为了加强与学生的沟通，高职院校可以利用电子邮件、社交媒体、移动应用程序、门户网站等多种渠道，传播信息、征求反馈和提供支持。还可以建立定期的沟通渠道，例如，时事通讯、公告板和学生论坛，从而保持互动和联系。同样，加强教职员工之间的沟通，可以促进协作、优化行政流程，并改善学术项目和支持服务的交付，比如，教师会议和跨学科研讨会等，可以提供交流想法、共享资源和讨论促进学生学习成功策略的机会。通过优先考虑所有利益相关者之间的有效沟通，高职院校可以创造一个更具包容性和支持性的学习环境，促使学生感到有能力并且充满信心地追求学习和职业发展目标。

（三）采取数据驱动决策

1.利用数据分析工具识别低效问题

在大数据时代，采取数据驱动的决策，对于高职院校优化管理流程、识别低效问题、推动持续改进至关重要。通过收集和分析相关数据，可以深入了解学校运营、学生成果和资源利用情况，从而做出明智的决策，并且战略性地分配资源。例如，可以使用学生数据来跟踪保留率、毕业率和学业成绩指标，从而能够及早识别有风险的学生，并实施有针对性的干预措施以支持他们的成功。同样，财务数据分析可以帮助识别超支领域、创收机会，并采取节省成本的措施，从而提高财务可持续性和资源配置。利用商业智能仪表板、预测建模软件和数据可视化平台等高级分析工具，可以帮助高职院校分析大型数据集、识别趋势和模式，并生成可行的见解，通过利用数据的力量，就可以提高行政管理效率，优化资源配置，并全面促进学生的学习发展[5]。

2.实施绩效指标来跟踪进度和结果

高职院校还可以实施绩效指标和关键绩效指标，监控进度、评估结果，并衡量管理举措的有效性。通过定义明确的目标和基准，可以跟踪一段时间内的表现，确定需要改进的领域，并庆祝成功。例如，可以建立与学生入学率、保留率、毕业率、就业结果和学生满意度调查相关的关键绩效指标，评估在实现教育目标和机构发展目标方面的整体有效性。再比如，管理一些关键绩效指标，如处理时间、错误率和资源利用率等指标，可以帮助识别瓶颈、优化工作流程并提高运营效率。此外，定期绩效评估、数据驱动的讨论以及与同行机构的基准比较，可以为高职院校了解优势、劣势和成长机会提供有价值的见解，通过营造持续改进和问责的文化，可以提高行政管理的效率和水平，最终为学生和利益相关者带来更好的结果。

（四）人员培训和专业发展

1.为行政管理人员提供持续培训计划

持续培训和专业发展，对于让行政管理人员了解各自领域的最佳实践、新兴趋势和不断发展的技术至关重要。高职院校可以提供各种培训计划、讲习班、研讨会和网络研讨会，提高行政管理人员在行政管理流程、客户服务、沟通和技术等领域的知识及技能。例如，专注于专业软件应用程序（如学生信息系统、学习管理系统和数据分析工具）的培训计划，可以帮助工作人员更加熟练地利用这些工具，从而优化管理工作流程并提高效率。同样，关于有效沟通、时间管理和解决问题的研讨会，可以使工作人员掌握应对复杂行政挑战所需的技能，并为学生和利益相关者提供高质量服务。此外，高职院校应该鼓励员工获得专业认证、参加会议和参加针对特定行业的培训计划，不断扩大他们的专业知识，并跟上行业标准和法规。通过重点关注行政工作人员的持续培训和发展，就可以在行政管理实践工作中培育持续改进、创新和追求卓越的文化。

2.投资领导力发展以改善决策过程

有效地领导，对于提高行政管理效率以及指导高职院校实现战略目标至关重要。投资领导力发展计划，有助于培养学校管理人员的领导技能和能力，确保能够做出明智的决策、激励团队，并充满信心地应对复杂的挑战。领导力发展计划应该涵盖广泛的主题，包括战略规划、变革管理、冲突解决、团队建设和道德领导力。通过研讨会、辅导课程、指导计划和领导力研究会议，学校管理人员就可以增强沟通能力，更好地激励他人，并且做到以身作则。此外，领导力发展计划可以帮助管理人员更深入地了解职业教育发展趋势、行业动态和新兴机会，预测新变化、抓住机会并推动创新。通过投资于领导力发展，高职院校可以培养一支高效的领导干部队伍，从而正确引领整个学校在竞争日益激烈和充满活力的环境中取得发展成功。

结语

总而言之，解决行政管理挑战和实施效率提升策略，对于高职院校有效履行其使命至关重要。通过拥抱技术、加强沟通、采用数据驱动决策以及投资员工发展，有助于更好地应对现代教育格局的复杂性，为学生和教职员工优质服务，最终通过优先考虑行政管理效率推动高职院校取得发展成功。

参考文献：

[1]陈丽香.高职院校基层行政管理人员创新能力提升探讨[J].晋城职业技术学院学报，2020，（08）：17-20.

[2]张卫国，韦思傲.浅析高校行政管理人员创新素质的提升策略[J].魅力中国，2020，（08）：55-56.

[3]张艺.提升高校行政管理人员素质的途径探究[J].教育教学论坛，2020，（03）：14-15.

[4]曲斌.新形势下高校二级学院党政综合办公室精细化管理思路[J].科教文汇，2020，（10）：20-21.

[5]王迪，范敏敏.浅谈高校学院行政管理人员工作现状与对策[J].现代办公，2022，（12）：179-180.

（作者单位：福州软件职业技术学院）

（责任编辑：豆瑞超）