审核评估背景下高校二级学院教学文档管理质量提升机制探索与实践

摘要：文章通过对某高校二级学院教学文档管理工作现状和工作特点进行调查、分析，总结目前教学文档资料管理工作中普遍存在的突出问题，就如何有效加强高校教学文档资料工作、提高管理能力和服务水平等提出合理化建议。研究结果对于规范高校教学管理、强化管理能力、稳定教学文档管理队伍、提高教育教学质量，具有一定的参考和借鉴价值。

关键词：高校；审核评估；教学文档；管理质量；提升机制

我国高等教育已进入高质量发展的新阶段，开启了以提高人才培养质量为核心的内涵式发展新征程。2019年，教育部发布《关于深化本科教育教学改革 全面提高人才培养质量的意见》（“质量22条”）等教育文件，召开新时代全国高等学校本科教育工作会议，掀起了一场轰轰烈烈的高等教育质量革命［1］。为贯彻落实国家教育文件和相关会议精神，教育部制定了《普通高等学校本科教育教学审核评估实施方案（2021—2025年）》［2］，启动新一轮审核评估工作，这是保证和提升人才培养质量的重要手段。

教学文档是指在整个教学运行过程中，高校教学管理、教学实践以及教学研究等方面形成的具有保存价值的多种文字、图表及声像等不同载体的历史记录［3］。在教学现代化建设和高等教育教学改革中，高校二级学院完整的教学文档资料对于改进教学方法、提高教学质量、促进教育教学的持续发展起着至关重要的作用。做好高校教学文档管理工作，对于积累办学经验、提高管理水平、探索教学规律，具有十分重要的理论与现实意义。

教学文档在高校本科教育教学审核评估等工作中发挥着重要作用。然而，在教学文档资料管理过程中存在着不少突出问题，主要表现为归档意识不强、归档不及时、查阅不方便、制度不健全等突出问题，这在一定程度上制约着对相关评估工作的有效支撑，影响着高校教育教学管理质量。因此，研究如何加强高校二级学院教学文档资料管理工作建设，切实提高教学文档管理质量，成为亟待解决的课题。

一、教学文档资料的重要性

教学文档管理不仅是高校实现可持续发展的一项基础性工作，也是教育教学评估工作中必不可少的一个重要环节。教学文档所包含的与教学活动相关的信息资源，能够真实反映高校办学水平、教学质量及管理能力，为高校专业建设、教学改革和教学评估等工作提供有效参考。

（一）教学文档是教学管理的重要组成部分

高校教学管理包括教学文档管理、培养方案修订、教学大纲编写、教学计划制订、教材讲义选用、教学督导督查等各个方面。其中，教学文档管理是教学管理工作的基础，是教学管理的重要组成部分。随着高校招生规模持续扩大，教学文档数量不断增加，在高校教育教学管理工作中发挥着愈发重要的作用。

（二）教学文档是教学管理的重要资源

教学文档是教学管理和教学活动的原始记录，规范有序的教学管理，离不开与之相对应的完整文档资料。随着教学体制的不断创新，教学管理水平不断提高，教学文档成为继承和借鉴已有教学成果、吸收前人教学思想和经验、改进教学方法等方面不可缺少的重要参考。

（三）教学文档资料是教学评估的重要基础

在审核评估等教学评估工作中，教学文档可以提供教学计划、教学内容、教学方法、教案讲稿、毕业论文、学生试卷与社会实践等方面的原始记录，能够从不同角度反映学校对教育方针的贯彻执行情况。评估专家通过查阅教学文档资料，能够快速对学校的教学成效做出准确判断，从而给予客观、全面的评价。

（四）教学文档资料是教学改革的重要依据

在教育教学实践中，高校需要总结已有教学成果，优化教学模式，提高教学质量。教学文档资料直接来源于教学第一线，如实记录了教学活动的全过程，凝结着广大教师从事教学活动经验和教训，具有高度的真实性和可靠性。完整的教学文档资料是改进教学方法、开展教学改革的重要依据。

二、教学文档管理工作中存在的突出问题

（一）管理人员多为兼职，薪资待遇偏低

文章调查了某高校相关二级学院共20位教学文档管理教师性别、年龄、职称、学历、岗位性质、收入等基本情况，部分调查结果如表1所示。

从表1可以看出，二级学院教学文档管理教师队伍中存在着年轻教师比例低、高职称比例低、人员流动大等突出问题，这在一定程度上影响着教学文档管理水平，制约着教学工作的顺利开展。

另外，由于教学文档管理工作烦琐、繁重的工作特点，几乎没有专任教师愿意全职担任，该岗位多由教务员或教学秘书兼职担任，兼职人员比例达90%。

从表2可以看出，硕士学位的人员比例为20%，其余80%为本科及以下；薪资待遇上，低于全校平均工资的人员比例达到95%，其余5%仅刚刚达到全校教师平均薪资，说明该岗位人员薪资待遇总体偏低；行政级别上，科员及以下的人员比例达到75%，其余25%为科级。可见，教学文档管理队伍学历低，薪资待遇低，且缺乏行政职务晋升机制。这有可能造成教学文档管理队伍缺乏工作的动力和信心，容易产生职业倦怠。

（二）部分管理人员缺乏专业知识，创新意识不强

部分教学文档管理人员对新时代高等教育管理理论和实践了解不够深入，加上缺乏专业背景，对所在专业知识和实践技能缺乏必要的认识，理论素养有待加强［4］，这在一定程度上影响着教学文档归档的质量。由于没有专职的教学文档管理人员，部分学院仅限于存放教学文档，没有进行及时分类归档，导致教学文档管理滞后。此外，部分教学文档管理人员缺乏创新意识，除被动应付日常教学管理工作外，缺少对教学文档管理工作的理论和实践创新，创新精神和创新能力有待提高，不能创造性地开展工作。

（三）个别高校对教学文档管理重视程度不够

高校教学文档是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是提高学校教学质量的必然要求。在实际工作中，一方面，教学文档来源广泛、内容专业、管理难度大；另一方面，一些高校缺乏顶层设计，没有树立正确的教学文档管理理念，缺少对教学文档的日常管理与监督，甚至有个别高校教学文档管理归档意识比较淡薄，只注重抓教学工作而忽视了对日常工作文档的收集与整理，教学文档管理成效不佳，从而导致出现部分资料归档不及时、不完整的情况。

（四）一些高校教学文档管理体制不够健全

在高校招生规模不断扩大的新形势下，在校生人数大幅增加，教学文档管理工作量日益增大。部分高校将主要精力放在教学条件改善、教学质量提高以及师资队伍建设上，在一定程度上忽视了教学文档管理工作，教学文档管理体制不健全［5］。如归档内容不明确，缺少归档管理细则，缺少专职教学文档管理人员，而是由教务员或教学秘书代为管理，在一定程度上影响着教学文档的归档质量。

（五）部分高校现代信息技术手段的应用有待深入

随着科技的进步，信息化、数字化不仅是社会发展的必然趋势，更是高校教学文档管理工作的现实要求。掌握科学化、规范化、现代化的管理技能，既高效快捷，又节省人力［6］。目前，现代信息技术在教学文档管理方面的应用不多，这使得教学文档管理效率不高，突出表现在如电子档案管理体系不够健全、信息录入不完整、数据可信度不够、检索效率不高等问题。

（六）个别学院缺少专门档案室

有的学院缺少专门档案室，教学文档资料没有按照要求分门别类地区分存放。在长期的教学活动中，由于多校区办学、机构调整、资料搬迁、人员更迭等因素，有可能导致部分教学文档缺页，甚至丢失，主要包括考试试卷（试卷分析）、毕业论文（设计）、实验实习报告、教案讲稿讲义、听课与督导记录等［7］。

三、教学文档管理提升机制探讨

（一）提高对教学文档管理工作的认识

教学文档管理是一项专业性很强的工作，要求管理人员既具备高度的责任感和良好的职业道德，又具备扎实的专业理论知识和科学素养，特别要善于运用现代科技手段和先进的管理方法开展文档管理工作。高校应将教学文档管理当作一项日常性重要工作来抓，把教学文档归档质量认定为教师工作量的重要组成部分，不断提高教师的归档意识。在日常工作中，教师及时留存相关教学文档，有利于高校教学文档管理逐步走向正轨。

（二）探索教学文档管理队伍建设新模式

高校应按照提高整体素质、增强创新能力的要求，着力建设一支政治素质高、业务能力强的高素质教学文档管理工作队伍。建立健全教学文档管理工作责任制，进一步明确教学文档管理队伍岗位职责，科学合理制定客观、可量化、易操作的教学文档管理队伍岗位绩效考核与职务晋升办法，统筹安排其长远发展，探索稳定教学文档管理队伍，切实加强教学文档兼职人员岗位认同感的有效举措，保障教学文档管理队伍长期稳定，有利于促进高校教学管理工作的规范运行。

（三）建章立制促规范，强化保障重长效

高校应结合教学文档管理工作特点，建立健全科学合理的教学文档管理制度，制定切实可行的教学文档管理工作实施办法，充分发挥规章制度的指导和规范作用。建立长效机制，使教学文档管理工作程序化、制度化、规范化，切实提高教学文档管理工作质量，使各类教学文档逐步完善，做到归档规范、更新及时、查阅方便，教学文档在各类教学评估工作中发挥更加重要的作用。充分发挥制度的约束力，提高规章制度执行的严肃性，使规章制度的权威性得以充分体现。

（四）定期开展系统培训与业务指导

教学文档管理工作人员的自身素质和业务水平，直接影响着教学文档管理工作的质量。考虑到教学文档管理岗位的重要性及其在高校教学管理工作中的重要地位，学校应定期开展教学文档管理队伍业务指导与培训。培训可重点围绕岗位职责、文档分类、目录编制和具体要求等方面开展，通过多渠道、多形式培训的开展与实施，尽量提供给管理人员更多的学习机会，不断提高管理工作人员的职业素养。通过系统培训与业务指导的开展，有利于创新工作思路，提升工作效率，更好地适应新时期高校教育教学发展的需要。

（五）提高教学文档管理人员服务意识

立德树人是高校的根本任务，也是高校教师的首要使命［8］。在教学文档管理工作中，管理人员要始终牢记“以师生为本”的人本思想和服务意识，注重自我完善，紧密围绕教学中心地位，提供优质教学文档管理与服务；在日常工作中，要充分发挥教学文档管理队伍的主观能动性和创造性，不断优化管理水平，提高服务质量，对师生负责，为发展服务，自觉践行立德树人的教育使命，贯彻落实“管理育人，服务育人”的根本宗旨。

（六）探索并建立现代化教学文档管理模式

高校应建立现代化教学文档管理系统，运用现代化技术管理教学文档，实现基层教学文档资料的规范化管理［9］，使教学文档管理人员提高工作效率，优化工作流程，提升服务质量，这既是适应新形势高校教学形势的需要，更是新时期对高校基层教学文档资料管理工作提出的新要求。在新的历史时期，教学文档管理工作要紧跟时代发展步伐，采取科学有效的措施，探索现代文档管理模式，不断提高工作质量，促进高校教学文档管理工作的健康发展。

结语

教学文档管理是高校重要的一项基础性工作，是高校教学管理能力与服务水平的重要体现。在全面建设社会主义现代化的新时期，高校应本着“立德树人、管理育人、服务育人”的根本宗旨，紧跟时代发展步伐，建立健全教学管理规章制度，稳定教学文档管理工作队伍，提高其工作积极性与创造性，对于促进高校教学管理工作规范运行，提高本科人才培养质量，推进教育教学事业长远发展具有十分重要的现实意义。

参考文献：

［1］梁天.审核评估视角下高校人才培养质量持续改进机制研究［D］.东北石油大学，2022.

［2］云长海，白艳晶，刘春苗，等.新一轮审核评估视角下医学院内部教学质量保障体系的研究与实践［J］.浙江医学教育，2023，22（04）：193-198.

［3］孙丽兰.学校教学档案的开发利用［J］.教书育人，2011（20）：73.

［4］刘舒燕.加强教学文档建设，提升教学管理水平［J］.文教资料，2018（17）：197-198.

［5］李光铣.本科教学评估项目档案的归档管理初探［J］.教书育人（高教论坛），2020（18）：40-41.

［6］张菡.以本科教学评估为契机加强高校文档建设［J］.长春教育学院学报，2013，29（12）：126-127.

［7］董秀芬.谈高校电子档案管理［J］.教书育人（高教论坛），2014（08）：44-45.

［8］万青.基于新时代教育评价改革下的师德师风建设策略［J］.教书育人，2022（35）：62-64.

［9］勾淑玲，黄世晴，宋治非.高校档案在干部人事档案专项审核中身份认同功能研究［J］.教书育人（高教论坛），2020（30）：22-24.

基金项目：东华理工大学教育科学规划课题：审核评估背景下高校教学文档管理提升机制——以东华理工大学测绘与空间信息工程学院为例（项目编号：23XYB12）；东华理工大学教学改革研究课题：高校二级学院教学文档管理质量提升机制探索与实践——以东华理工大学测绘工程学院为例（项目编号：DHJG-22-30）

作者简介：周清（1988—），女，江西抚州人，博士研究生，讲师，东华理工大学测绘与空间信息工程学院教科办主任，研究方向：高校教育教学管理。

通讯作者：李大军。