基于内部控制视角下的公立医院采购管理实践与思考

摘 要：随着医药卫生体制改革进一步深化、医院的竞争日益激烈。医院在激烈的竞争中求发展，必须开源节流，控制营运成本。采购领域是医院成本的源头，同时也是医院经济管理的重点，它涉及部门多、环节多，是一项需长期加强的管理工作，需要医院各部门之间协助配合，共同加强资源的合理管控，有效地降低采购成本。文章通过分析H人民医院采购活动现状，查找不足，提出有针对性的管控措施，降低运行成本，提升医院精细化管理水平。

关键词：医院 采购管理 内部控制 实践 成效

中图分类号：F224 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）07-249-02

医院采购包括药品、医疗器械与设备、后勤物资等，具有涉及品种多、采购分散、采购方式多样化及管理协调难等特点。建设节约型、效益型医院，实现医院人流、物流、资金流最佳配置是现代化医院管理者关注的课题[1]。H人民医院2022年选拔人才，成立招标办，完善采购管理制度、规范采购行为，开展事后监督评价，对采购货物、服务、工程等全流程实施控制，有效降低了医院运行成本，提升了医院内部管理水平，成效明显。

一、公立医院采购管理现状

（一）采购制度不完善，专职人员缺失

医院采购制度大多照搬政府部门制度，与医院实际业务运行粘合性不强，实际执行与制度存在一定的脱节。医院采购工作根据科室职责权限，归属不同的科室管理，很多采购人员受限于科室人员学历背景及知识结构，对采购政策理解不到位、对资产物资及服务的实际需求和标准了解不充分，难以保障采购预算的合法性和合理性，极易成为医院采购管理中的风险点。

（二）各采购相关部门之间沟通不畅，影响采购效率

采购环节涉及多部门，沟通、协调不畅影响采购效率。如在采购项目进行中，由于各部门分工协作不明晰，导致设备安装过程中涉及水、电、消防、网络等协调不畅，相互推诿、验收不及时或者流于形式等，影响采购效率。

（三）采购预算编制流于形式，预算控制价格虚高

采购计划安排不合理，归口管理部门未与使用科室进行充分沟通，没有对现有的资产及配置情况进行评估，采购预算定价市场调研不充分，造成预算编制不科学。使用科室提出申请采买时并未对照年初预算，导致无预算购买情况发生，而等年初上报预算的科室使用预算额度时，出现已经超预算无法采购现象，引发预算执行随意和审批不严谨风险，弱化了采购影响预算的刚性约束力和管控力。

（四）实物资产管理重视不够，账实不符

由于医院对实物资产管理重视程度不够，采购由各个部门分散实施，如日常零星物资、服务等未履行相应的手续直接采买，导致个别价格虚高。另外资产盘点不及时、账实不符，原因未及时查找。卫生材料分高值和普通材料，高值耗材全部是收费耗材，普通耗材中一部分是可收费耗材，一部分为不可收费耗材。高值耗材是临床科室给病人使用后供货商按月统计使用高值耗材金额，开具发票后办理入库、出库手续，造成收入和支出口径存在一定差异。低值收费耗材以领代销模式加上科室管理较乱，二级库盘点账实不一致现象较普遍，一部分原因是科室漏费，一部分原因是正常损坏未及时处理。还有部分是医疗服务价格包含材料和不包含材料的，不允许再单独计费和允许单独计费的科室未区分开，信息系统内不能及时核销，科室又没有手动清除，造成账实不符。

（五）内外部监督评价机制不健全

对供货商和内部使用科室的监督评价机制缺失。医院合同订立审核经多个部门，内容相对较全，但合同里履行是否到位，缺乏部门监督。医院未对全部资产、服务等实施监控和科学分析，如保洁、洗涤是否满足全院科室使用要求、岗位人数是否按照合同配备、节能降耗设备实施效果是否达到合同承诺要求等。科室申请购置的医疗设备，经济效益和社会效益未达到购置申请前的论证报告效果，没有落实奖惩。

二、内控视角下H人民医院采购管理实践

（一）成立组织，梳理问题

组建招标采购管理小组，明确职责权限。招标采购小组要了解医院各个项目采购业务进展情况，监督、检查和协调招标采购工作。采购小组按照制度开展工作，梳理医院各部门现有采购方式和实施过程中存在的问题及薄弱环节，针对问题点对点进行沟通，制定防范措施。

（二）开展培训，完善制度

开展内控和采购相关法律法规制度的培训，普及采购业务知识。结合医院实际情况，制定细化的采购管理制度和流程，确保采购计划、组织实施、评价与监督等管理活动有章可循、有据可依，并保证采购管理制度在医院各部门之间应用的一致性。采购管理小组对医院现有的采购程序进行规范，确保采购与审批、询价与敲定供应商品、合同的起草与审查、采购与验收、验收与保管、验收与会计记账、付款申请与付款执行等关键岗位相互制衡。

（三）建立采购工作的领导协调机制、明确涉及采购部门职责

采购工作领导小组在具体工作中，为各部门搭建长效的沟通平台，听取各部门的报告，通过提出问题和分享各部门的管理经验，明确下一步计划。采购领导小组要及时解决协调采购计划、组织实施、评价监督中的问题，提高采购效率。资产验收和付款环节时间跨度长，满足使用条件的，验收小组要及时验收，验收时要对照采购文件和合同条款逐一对照，避免出现型号规格不一、维保期间不符等情况。对验收合格的资产或服务，财务部门按照合同及时付款，共同维护医院和供应商的合法权益。

（四）加强采购预算管理

预算管理是实现成本控制的重要手段，预算控制要在采购发生之前做充分的调研，调查目前医院现有的服务和资产是否饱和，同时结合医院科室业务发展目标，考核采购的合理性。采购预算应由实际使用科室提出申请，由归口管理科室汇总后报采购管理部门，采购管理部门与审计部门核实医院是否有同类设备、使用是否达到饱和、市场同类设备价格等信息，形成调研报告，对确需购买的提交财务部门，财务部门查询预算额度、确定采购资金来源，最后经预算管理委员会批准后纳入年度采购预算。从预算编制入手，细化采购项目、预算编制子目具体细化到科室，对采购项目要进行充分的评估和调研，制定切实可行的采购预算。强化预算执行的约束力，做到预算编制、执行有效衔接，对预算外的采购项目，应先履行预算调整审批程序，做到先审批后采购。

（五）采购链条信息化，采购价格透明

医院授权采购业务，采购管理监督小组实时查询医院采购资产内部执行的现价和历史价格，历史采购价格和现价信息系统内自动对比校验提示。同时要求采购管理小组调研市场价格及周边医院价格，通过比价制定合理的招标控制价格，形成合理招标采购控制价格。招标采购监督小组全程参与医院采购资产和服务购买的各个环节。医院采购环节涉及供应商选择、采购方式和程序、采购预算价格、授权与审批，医院等各部门执行统一的标准，通过控制采购价格和提高采购的透明度，确保采购的资产和服务物有所值，有价可循。

采购预算管理系统内总额控制，每个部门要及时关注采购进度和剩余额度，且实际采购数量和质量完成后，预算资金剩余暨结余情况分析实时可查。向一个供应商购买的工程和服务，只要达到公开招标限额就应当进行公开招标，增加采购工作透明度。特殊情况下不能公开招标的，应当严格执行有关公示和审批程序。

（六）重视资产的管理，实现资产最优化配置

医院重视实物资产管理，强化资产成本的控制和管理，实现资源效益最大化。一是控制资产采购成本，能公开招标的一定公开招标，引入价格充分竞争机制。二是提升信息化程度，实现信息互联互通，解决资产出入库价格实施监控和库存盘点核销问题。另外强化日常监管，定期不定期核对库存，查找原因。因管理原因造成的损失纳入科室绩效管理，系统原因造成损失的应优化信息系统，如对收费耗材使用时扫码计费，自动识别入库、出库，确保收入与成本配比性。这就需要医院做到对其现有的资产数据进行细致全面的清点和盘查，同时也要建立好台账和责任制度，并定期回溯、盘点。与此同时，新模式对资产类别的界定有较大的变化，需要医院和相关机构及时跟进和掌控，全面掌握其已有的固定资产和无形资产、应收账款等真实情况。还需要关注二级科目在新模式下重分类的问题[2]。

（七）开展采购活动监督评价机制

采购监督要做到闭环管理，不仅要检查监督内部采购落实情况，同时还要对采购代理机构的行为进行评价和监督。采购管理小组重点落实内部监督审查是否落实、采购申请理由是否充分和是否存在越权审批等情况、采购项目是否在采购预算范围内，避免导致采购资产采购过剩或者不足，持续跟踪资产使用效率效益，落实有错必究、失责必惩[3]。对外部要开展对采购代理机构的考核和评价，建立代理机构淘汰机制，避免采购代理机构所采购的业务质量低、价格高，不能满足单位实际需求。采购监督小组还要做好日常采购业务分析工作，每季度质控会上通报各部门采购节约、效率提升、问题解决等情况，由院领导及各相关部门评价各部门采购实施效果。

三、取得的初步成效

H人民医院通过采购业务管理，针对后勤物资、药品、耗材、基建、服务等不同类别，每季度评价各部门采购情况。采购过程中采用的何种招标方式、竞价办法及采购信息公开范围等，各环节形成分析报告，供领导参考决策。根据领导决策，结合采购管理效果，落实奖惩。通过对比2022—2023年的数据，医院卫生材料、后勤物资、电脑耗材、物业管理、设备维修、基础设施维修、日常零星维修等采购成本降低了10%～15%，职工满意度较上年上升了5个百分点，达到98.56%。实施采购管控后，2023年较2022年同期对比情况如下表：

四、结语

深化医院内部控制建设，有效控制不合理成本增长，需要从源头抓起。做好招标采购工作，需多部门合作，严把入口关和使用关，加大设备参数审核、预算价格制定、使用效率评价等环节的监督。这些都需要领导层重视、充分论证、科学决策，职能部门充分调研，使用科室积极参与，各部门共同协作，形成相互监督、相互制衡的管理关系。医院针对采购管理中存在的各种不足，总结经验，完善采购机制和内部控制制度，加强人才培养，积极推动各部门工作效率地提升，进一步提高采购招标透明度，通过有效管理切实降低医院成本，为医院健康有序发展奠定良好的基础。

参考文献：

[1] 严家舜，解满平，张国桃.医院物资集中招标采购和供应管理初探[J].江苏卫生事业管理，2009（03）：65-66.

[2] 刘莹.公立医院内部控制建设现状及完善措施——以北京儿童医院为例[J].财务与会计，2022（02）：70-72.

[3] 财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见[M].财库〔2016〕99号.

（作者单位：滑县人民医院 河南安阳 456400）

［作者简介：关英丽（1981—），女，河南安阳人，高级会计师，本科，研究方向：财务管理。］

（责编：赵毅）