中小企业购销环节内部控制机制与会计信息质量关联性研究

摘 要：购销环节是中小企业成功与否的关键，是企业在市场中的生存之本，是整个业务流程的核心，直接影响企业的盈利能力和成本控制。良好的内部控制关乎企业核心业务的效率和会计信息的可靠性。文章探讨了中小企业购销环节的内部控制如何提升会计信息的质量，指出有效的控制措施能够提高会计信息的准确性、及时性和完整性，从而增强企业的竞争力。

关键词：中小企业 购销环节 内部控制机制 会计信息质量

中图分类号：F275.2 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）07-100-02

在中小企业中，购销环节是决定企业是否具有竞争力的重要板块，然而，由于资源的限制，中小企业在购销环节面临着诸多挑战，特别是内部控制机制的缺乏，直接影响了会计信息的质量。会计信息质量的高低，关系到企业决策的准确性和投资者的信心，因此，探讨中小企业购销环节的内部控制机制与会计信息质量的关联性具有重要的理论和实践意义。

一、中小企业加强购销环节内部控制的重要性

中小企业在市场经济中扮演着至关重要的角色，它们的成长与发展不仅能够促进经济多样性，还能创造大量的就业机会。然而，中小企业在运营过程中往往面临着资金紧张、市场竞争激烈以及管理体系不完善等挑战。在这种背景下，加强购销环节的内部控制显得尤为重要。企业是以营利为目的存在的，购销环节是企业营利的关键，有效的内部控制机制可以避免不必要的风险，提高会计信息质量，提升企业管理层运用会计信息作出决策的准确性，增加盈利机会，增加投资者的信心。对于中小企业而言，加强购销环节的内部控制不仅能够提升企业的运营效率和盈利能力，降低经营风险，还能够增强企业的市场竞争力和可持续发展能力，是企业健康成长的重要保障。因此，中小企业应当重视内部控制体系的建设和完善，将其作为企业战略规划的重要组成部分。

二、中小企业购销内部控制与会计信息质量关系分析

（一）采购与付款过程的控制

采购与付款业务是企业经营活动的首要环节，它与生产计划密不可分，决定着企业的主营业务成本和货币资金的支出。通过建立健全的采购与付款业务内部控制体系，企业能够保障其采购与付款流程的高效运作。这不仅确保了企业采购活动的真实性、完整性和合理性，还保护了企业资金的安全，有效预防了欺诈和舞弊行为。同时，准确及时的会计信息提供支持了管理层的决策制定，进而帮助企业在采购与付款环节实现最大的经济效益。

1.采购与付款业务相关岗位职责及人员的设置。在采购与付款业务中，应明确各岗位的职责，并且对于互不相容的职务进行严格分离。这至少应包括请购及其审批、货物的验收和保管、以及相关会计记录的处理；还有付款的审批与执行环节。为避免任何形式的舞弊或欺诈行为，不同职务不应由同一部门或个人全权负责采购付款的整个流程。根据实际情况，对处理采购与付款业务的人员进行适时轮岗，能有效提升会计信息的真实性，从而保障业务运行的透明度和公正性。

2.采购与付款的流程控制。严格的执行采购与付款流程内部控制程序，确保每个步骤切实执行，可以有效防止欺诈和舞弊，提高会计信息质量准确性和及时性。（1）采购计划。采购部根据生产部门和供销需求编制材料采购计划报表，报送财务审核。（2）采购预算。财务部分根据采购部采购计划报表、以前采购历史成本编制现金预算表，报送上一级审批。（3）授权审批。企业应根据采购物资的规模和金额设定合理的授权审批等级，确保各级别内由相应职责的人员负责审批，这样不仅可以提升工作效率，还能有效避免舞弊行为。例如，在原材料或零配件采购方面，通常由生产部门基于生产计划或即将发布的生产通知，首先提交请购单。收到请购单的材料保管人员需将库存记录与生产需求进行对比，一旦确认生产所需材料加上仓库的后备需求总量超出现有库存，则批准采购。对于临时性物品的采购，必须得到使用者部门主管的审批同意后方可进行。对于保安、物业管理等常规服务项目，通常只需一次性处理请购手续，由相关部门提交请购单，并根据金额大小由相应负责人审批。

3.供应商选择与采购。为确保供应质量与成本效益，本单位须全面掌握供应商的信誉及其供货能力等重要信息。因此，建议采用一套由采购部门与使用部门共同参与的质量与成本对比流程，并按照规定的审批流程挑选合适的供应商。选定供应商后，即可正式发出采购订单。

4.验收。验收人员应该独立于请购、采购和财务部门人员。当货物抵达本单位后，负责验收的工作人员需将供应商提供的送货单与我方的采购订单、合同以及其他相关采购文件进行仔细对比，确认货物的名称和规格是否与订单一致。随后，工作人员应当现场对货物数量进行清点，并通过过磅来测量其重量。一旦核对无误，应在验收单上记录到货日期和实际接收的货物数量。同时验收人员、对方送货人员、请购人员、财务人员应在验收报告单上面签字。如果验收中发现货物数量规格不符，或是检验不合格的，应当场通知办理采购的人员及采购部门进行退换处理。

5.入库。仓库部门在接到验收人员提供的验收单后，会进行细致的核实工作，仔细对照货物的名称、规格，清点数量，并完成入库流程，同时将信息更新至存货管理系统，并制作入库单据。入库单据一共三份：第一份交由采购部门保留，作为与财务部门核对账目的依据；第二份提交给财务部门，便于会计处理和入账；第三份由仓库管理会计保存，以供未来与财务核对账目之用。此外，仓库部门还需将采购单、验收单和入库单一并提交给财务部门，以确保账务的准确性和透明度。

6.付款。付款操作需依照订购单、验收单、入库单以及购货发票的信息，经过财务部的仔细审核确认无误后方可进行。在执行付款时，必须通过对方单位指定的对公账户进行转账，个体工商户为唯一例外，不得将款项直接汇入个人账户。除非是零星且金额较小的采购情况，否则应尽量避免使用现金支付。若需动用现金，必须确保该资金来源于本单位预定的库存现金限额范围内，或者直接从开户银行提取。严禁直接利用本单位的现金收入作为支付手段。此外，严禁先行支付再进行账目核对的做法。

7.会计登账。会计人员需在确保购货单、验收单、合同、付款单据及授权审批流程单等原始凭证无误后，进行账务登记。应付账款的管理应指派专人负责，确保基于准确无误的原始凭证，及时准确地记录应付账款明细账。单位应在规定期限内，根据可获得的折扣和折让，经过授权审批流程后进行付款，并根据实付金额进行账目登记。同时，应付账款总账和明细账应每月结账，并与供应商进行对账，如有差异，应追究原因并及时进行调整。

（二）存货控制

存货控制是采购和销售的中间环节，关系着企业实物资产的安全及企业主营业务成本核算的完整性。良好的库存管理可以确保企业实物资产的安全、提高成本核算的准确性，降低由于舞弊调节利润，从而提高会计信息质量。

1.存货入库管理。企业必须制订严格的存货入库流程，确保采购商品的真实性和完整性得到妥善的保障。仓库管理人员需依据独立验收人员出具的验收报告，仔细核对收到的货物的种类、规格和数量是否与之相符。此外，还需确认货物与内部采购文件的一致性，确保实际收到的物资与采购订单的匹配性。在根据验收报告、采购订单以及实际盘点的数量清单进行核实后，相关信息将被准确录入存货管理系统，并出具一式三份的入库单据。未经订购或不符合订购要求的货物将不予接收。在货物正式入库之前，必须得到财务部门、仓库管理人员和验收人员的共同现场确认和签字。

2.存货管理。为确保存货管理的精确性和高效性，所有入库存货必须附带明确的标签，清晰标注其名称和规格。同时，存货应按照科学的方法摆放，以实现分类集中存储和专责管理，确保账目、记录和实物三者的一致对应。会计部门需与仓库部门协作，定期进行存货的现场盘点，并制作详尽的盘点报表。这一过程包括核对盘点结果与存货账目的吻合度，以此确保资产安全及会计记录的准确性。对于那些重要且库存波动较大的存货，应在日常变动时及时进行实物核查，确保存货的出入库处理与库存记录和卡片上的结存数据即时对账。此外，至于那些已销售但尚未出库的存货，企业应实行独立管理，并维护详细的账目记录以便查询和核查。

3.存货出库管理。仓库管理会计根据授权审批的领料单、销售单、销售合同和仓库保管人员提供的出库单、录入存货管理系统，填写一式三联出库单。第一联仓库作为存根留存；第二联由库管会计据以登记库存台账；第三联交领用人备查。

仓库保管人员根据经过审批的领料单和出库单，准备出库。生产部门的领料单按照相应的数量和规格移交给生产部门，由保管人员和领料人员在出库单上现场签字确认。对外销售单，仓库保管人员应该获得销售单、销售合同、出库单、并让提货人员或者发运人员在出库单上签字确认。

（三）加强销售与收款业务环节的控制

销售及收款流程构成企业经营活动的核心，紧密关联着销售策略，直接影响企业的利润表现及日常运营的资金流动，它是企业持续经营的关键所在。通过建立健全的销售与收款内部控制机制，可以保障销售及收款活动的高效进行，确保企业销售的真实性与合规性。采取合适的收款策略不仅能够保障企业资金的流动性和资产安全，还能提升会计信息的完整性和准确性，有效降低因舞弊行为而导致的收入确认时间偏差问题。

1.销售与收款业务的岗位配置及人员职责。销售部门的核心职责包括处理订单、签订销售合同、执行销售和信用策略、以及跟进收款事宜；而发货部门则专注于确保销售发票及相关文件的完整性，并负责管理与发货相关的所有流程；财务部门负责对销售收入进行结算和记录，并监管货款回收的整个过程。通过各部门明确的职责分工与相互之间的监督协作，有效预防和降低舞弊与欺诈的风险。

2.销售与收款业务授权及批准机制。单位必须确立明确的销售与收款业务的授权和批准流程。这涉及到具体定义审批人的操作方式、权限界限、流程程序、责任划分及关键的控制策略。同时，还需详尽设定经办此类业务人员的职责范围和工作准则。绝对禁止任何未获授权的机构或个人处理销售与收款业务，同时严格禁止销售人员直接负责收款事宜。

3.销售管理情况。实施严格的销售预算管理体系。通过精心编制销售预算，清晰划分收入、成本、销售费用与销售利润之间的相互关系，能有效地监控销售成本，进而促进企业利润的增长。建立销售责任制，将销售目标和销售预算的各个指标尽量加以细化分解，落实到每个销售区域、每个销售人员、每个月。同时，制定销售人员的绩效评价标准以及有效地激励方法与手段。

4.收款情况。为确保收款业务的内部会计控制严密无缝，各单位需依据相关规章，制定一套适合自身特点的收款流程，确保销售收款业务的及时处理。销售部门应建立详尽的销售台账，该台账需准确记录债务单位、欠款日期及回款情况，专人负责跟踪债务单位的发货与欠款状态。若某一单位欠款金额达到预定标准，应立即停止对该客户的销售活动，以降低潜在损失。销售台账中还应包含客户订单、销售通知单、客户签收单等重要文件，以确保信息的完整性和准确性。

5.管理销售退货和折扣。为了保持本单位的正面形象，当顾客对产品不满意并请求退货时，本单位应予以接纳，但须先获得主管的批准后方能执行相关手续。首先，对于退回的销售商品，必须先提交至质量检验部门进行详细的检验和验收。质量检验部负责审查商品质量并出具报告。其次仓库部在核对商品后填写退货接收报告，需独立部门审批。最后，客户服务部接收报告单，深入了解退货情况并对合理退货进行赔偿，将调查结果和建议记录在报告单上，提交给信用、会计及销售部门审核。销售部门决定退货理赔，签署退货报告单。

三、结论

购销环节是中小企业是否具有核心竞争力的重要板块，是企业在市场中的生存之本，它确定了企业的收入来源以及为获取收入而产生的各项成本费用，是企业整个业务流程的核心，该板块的内部控制决定着企业的核心业务和会计信息质量。有效的购销环节内部控制可以提高会计信息的准确性、完整性和及时性，确保流程的高效运行和减少错误的发生，有助于提高会计信息的处理和报告速度。管理层和股东可以基于最新的数据做出决策，增加企业抗击风险和持续经营能力。

参考文献：

[1] 黄燕.浅谈加强企业内部控制治理会计信息失真[J].时代金融，2009（04）：118-120.

[2] 杨敬秒.中小企业内部控制研究[J].会计师，2022（01）：75-77.

[3] 林慧.企业内部控制环境对会计信息质量的影响[J].财会学习，2021（33）：81-83.

（作者单位：贵州开元会计师事务所有限公司 贵州遵义 563000）

[作者简介：付郁（1987—），女，汉族，贵州遵义人，本科，中级会计师，研究方向：会计学。]

（责编：赵毅）