浅析高校财务网上报销现存问题及优化对策

摘 要：近年来随着信息化技术在财务管理领域的快速发展，我国许多高校开始采用网上报销模式，这种新模式具有不需要排队、无现金支付、规范内部控制、节省人力资源等诸多优点。然而，与此同时也带来了一些问题，如高退单率、沟通成本的增加、信息不对称等。针对目前普遍存在的问题，结合工作实际，文章提出了一系列的优化对策，包括增加网报系统短信通知功能、智能化提示功能和反馈机制、对接银校互联系统、增加网报录入渠道等方面提出优化策略。

关键词：财务信息化 网上报销 财务管理

中图分类号：F233

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）07-061-02

一、蚌埠医科大学传统报销模式转变的必要性

蚌埠医科大学的前身蚌埠医学院是1958年创立的省属医药类本科院校，并在2023年12月成功更名为蚌埠医科大学，近年来随着学校教育事业的蓬勃发展，学校的办学经费来源越来越多样化，纵向科研经费和横向科研经费呈现出逐年递增的态势，在这种情形下，学校财务处应该充分利用和有效管理好各种资金，保证专项经费预算的执行率，促进资金使用效益的最大化。在确保每笔财务业务规范支出的同时提高教职员工和学生对报销流程的满意度是财务部门面对的一个重要实际问题。财务报销是财务工作中的一项基础性核心职能，在原先传统的手工报销方式下，报销经办人通常需要找到下一审批人在纸质单据上签字，所有流程签完字后把纸质单据送至财务审核人员处现场审核报销，现场审核通常情况下需要等待一定的时间，如果所报销单据存在问题，报销经办人可能需要进行多次修改才能顺利解决问题单据，完成所报销的业务。尤其是年底财务结账前是财务报销工作最繁忙的时候，报账大厅通常会出现门庭若市的状况，此时“排长队”“报销难”的问题会凸显，严重影响了财务工作效率和报销经办人的办事效率，着眼于财务工作全局，原先的手工报销模式已经无法达到本校教职员工和学生迫切的报销需求。因此，我们需要谋求一种更加高效便捷的报销模式来解决这个现实问题。

二、财务网络报销现行流程、现存问题及其原因剖析

蚌埠医科大学目前在运行的一套常规的财务网报流程如下：（1）报销经办人在网报系统内根据其选择的业务类型分别录入报销单据，如差旅费单据、日常报销单据、内部转账单据，经相关人员审批同意后打印生成单据号的报销封面，然后将纸质票据附在封面后；（2）报销经办人携带整理好的报销单据前往财务处进行现场审核与报销；（3）财务出纳人员根据已复核的报销单据进行网银转账和公务卡还款。首先，报销经办人需在系统内录入报销单据，这是报销工作的起点。他们会使用电脑登录网报系统，报销经办人在录入单据时需要根据不同的报销类型进行填写，包括日常报销、借款、差旅报销、劳务费报销等等。所有的填报工作均须在财务网报系统上完成。在填报之前，报销经办人可以阅读财务处提供的网络版或纸质版报销指南和手册。填报完成后，电子报销单据会根据网报系统预先设定的审批流程自动推送到下一审批人，涉及到的下一审批人会在网报系统的每个流程节点进行审批，系统内会显示审批记录与时间。同时，财务网报系统也会实时显示流程状态，直至最后审批人审批后，所报销的单据会生成单据号，报销人可以把生成单据号的封面打印出来，附在纸质版销单据上并将完整的报销材料交给财务审核制单人员。财务工作人员会即时接收、审核并制作单据，然后将其交给财务复核人员。最后，经过复核后的单据会交给财务出纳人员，用于资金支付。

蚌埠医科大学在采取财务网络报销模式的初期阶段涌现了大量的问题，例如：（1）缺乏对教职员工关于网报系统的系列培训；（2）报销单据交至财务处后经办人等待的报销业务处理时间较长；（3）财务审核人员与报销人员信息不对称，相互沟通所需的成本较高；（4）资金支付时间相对较长。（5）报销经办人目前只能在电脑端录入报销单据，录入方式较为单一，以上列举的现实问题较大程度上降低了财务工作的效率，以致于新网络报销模式无法体现出其积极高效的优势。对上述问题进行剖析，总结出以下几个方面的原因：

一是财务网报系统的培训和推广缺少系统性与灵活性。在网络报销试运行的初期财务部门一般会与网报软件公司联合开展培训工作，接受培训的人员不仅包括财务人员还包括财务报销经办人，一般由财务部门牵头实施，目的是帮助报销经办人较快熟悉网络报销流程和促进网络报销模式的广泛宣传。然而，随着时间的推移，网络报销模式不断发展，却出现了一系列问题。在录入填报和审核过程中，报销双方频繁遇到问题，然而对这些问题的答疑和处理往往不及时。结果导致网络报销模式的服务效率下降，没有从根本上解决“报销难”的问题。

二是报销单据交至财务处后，经办人等待的报销业务处理时间较长。当报销经办人在网络报销系统填报录入完生成单据号后，财务审核人员会在一定时间内审核完单据，但有的报销经办人并不会及时的登录网报系统查看审批进度，当报销经办人在网报系统查询到单据已审核时会把审核后的单据交至财务处指定接单人员处，然后就处于等待单据处理的状态，报销人无法知晓单据是处于制单状态还是资金支付状态。当纸质单据存在问题时只能被动地等待财务人员通知，修改问题单据还需浪费大量的时间精力。导致报销效率得不到明显提升。

三是财务审核人员与报销人员信息不对称，相互沟通所需成本较高。在实际报销业务中，教师和学生通常是主要的报销经办人。然而，他们的主要承担的任务是是教学科研以及学习，因此对于财务政策和制度可能并不熟悉。因此，为了顺利完成报销流程，他们需要花费本职工作以外的时间和精力去学习和适应新系统，这无疑会增加他们大量的工作负担，容易造成他们内心的抵触情绪。这种情况会导致报销的纸质材料存在遗漏、缺少经办验收、黏贴发票复印件等问题。

四是资金支付时间较长。当财务人员完成审核制单业务后，纸质单据会交至出纳人员处进行资金支付，资金支付方式分为公务卡还款和网银转账两种类型，目前两种资金支付方式的人工操作步骤较多，工作量较大，资金到账时间较长，有一定的出错率。不仅增加了财务人员的工作量，也导致了报销经办人员等待时间较长，降低了财务工作效率。

五是网络报销系统录入渠道单一。网报系统开始上线之初，报销经办人受系统限制只能在校内PC端录入报销单据，无法在手机或PAD等移动用户端进行录入。移动用户端只能查看是否审批、是否退单等功能，这种情况给网上报销系统带来了一些问题，比如移动灵活性差和报销渠道单一。这一定程度上影响了广大师生的报销满意度和体验。

三、解决高校财务网络报销问题的优化策略

为有效解决上述问题，笔者着眼于网络报销的整体流程，从网报系统培训、网报系统短信通知功能、智能化提示功能和反馈机制、银校互联系统对接、增加网报录入渠道五个方面做出改进措施，进一步优化网报流程。

一是财务部门需在推行财务网报系统的不同时间段提供针对性的系统的培训，解决实际问题，并采用其他智能化的手段辅助推行。首先，在初始阶段，财务部门可以面向全校各二级学院的师生进行大规模、多次的集中培训，目的在让报销经办人迅速掌握网上报销操作录入流程。这样可以确保他们能够熟练地使用该系统进行相关操作。其次，中后期需要在充分沟通的基础上针对有需求的二级部门举办专题培训和指导，解决报销经办人在实际报销操作中遇到的具体问题。这样可以提供实际应用方面的指导，帮助他们克服困难，更好地运用网上报销系统。此外，财务部门可利用微信公众号、QQ、部门网页等主流网络平台建设财务综合服务平台，及时推送报销指南、注意事项和常见问题答疑。同时，财务工作人员也需进行实操培训，提升技能熟练程度，以便于在审核和复核网络报销单据时能够提供即时帮助。

二是整理网络报销的步骤，通过系统短信通知的功能建立问题反馈机制。报销经办人在录入单据时会录入自己的联系方式，当财务人员审核单据时，如果该份单据存在问题，审核人可以在存疑或退回的对话框写明具体的问题和修改意见，然后反馈给具体的报销经办人，报销经办人在收到短信通知时会第一时间知晓所报销单据存在的问题，并根据意见整改。如果报销单据不存在问题，财务人员在审核制单后，报销经办人同时会收到该份单据已制单的消息，同样，在资金支付成功后报销人也会收到短信提醒，因此，在财务网报系统中加入短信通知功能可以实现即时向报销经办人反馈问题和单据状态信息的目的。这样，报销经办人就能根据不同情况及时修正报销单据，并迅速了解单据状态。这项改进将大大减少报销经办人等待到账的时间，提高线上报销的效率，并提高全校师生的报销满意度。

三是把智能化提示和相关校验功能模块集成到网报系统内，可以使线上报销的规范性和准确度得到一定程度的提高，并减少相互沟通的工作量。报销经办人一般由于教学科研活动需求而进行报销，但他们对财务政策、制度和相关规定不是很熟悉，导致线上报销时存在或多或少的问题。通过嵌入智能提示和校验功能后的网报系统，可以有效解决或减轻这种信息不对称的问题，提升财务报销的质量和效率。智能提示功能可以为经办人提供相关的财务政策、制度和规定等信息，以及具体的填报指导，帮助他们理解并正确遵守规定。这种提示功能可以包括文字提示、示例说明、常见错误纠正等，帮助经办人填写报销信息时避免常见的错误和疏漏。，从而极大地提高了财务报销的规范性和准确率，并降低了沟通成本，提高了财务工作效率。

四是实现银校互联系统与网报系统的高效对接，目前，已制单的报销单据在资金支付时只能通过手工录入的方式实现银行转账，公务卡还款也需要在财政一体化系统内逐笔查找待还款的支付信息，这种方式降低了支付效率，通过银校互联系统的接入，在网银转账支付时，出纳人员可以直接从对接后的系统内找到自动生成的网银转账信息和公务卡还款信息，只需核对相关信息过后便可完成资金支付和公务卡还款。这种方式大大缩短了资金支付时间，并且能够降低手工录入的出错率，极大地提高了财务报销效率。

五是财务网报录入渠道应该多样化，同时开通移动端报销渠道从而带来更大的便利性。目前，教职工主要使用办公电脑或家用电脑登录财务网报系统录入报销单据。然而，这种录入方式较为单一，限制了教职工的多样化录入需求。坚持问题导向，我们可以扩展移动端报销录入渠道，以解决录入方式较为单一的问题。财务部门可以与软件公司合作开发一个具有与电脑端相同功能的手机报销应用程序。通过手机端录入功能的引入，报销经办人可以随时随地通过手机或其他移动设备录入多种类型的报销单据。这样可以大大提高网络报销的便利性。

总而言之，上线网络报销模式极大地改变了财务人员的工作现状。这不仅提高了业务处理效率，减轻了财务人员的工作压力，还大大缓解了财务部门与教职工之间的矛盾。财务处“门难进”、排队等待时间长等问题也得到了缓解，财务部门的服务水平得到了提高。尽管在初期网络报销存在许多问题，但只要及时发现问题、查找原因，并找到解决方法，就能促进网络报销的正常运行和发展。相信通过多方面多角度的协同优化，将会使财务网络报销系统得到更好的改进与完善，更好地为广大师生提供服务，为本校高质量发展提供助力。

参考文献：

[1] 闫玉峰.高校财务网络报销实践关键问题及优化对策[J].今日财富，2023（05）：20

（作者单位：蚌埠医科大学 安徽蚌埠 233000）

[作者简介：王冠（1993—），汉族，安徽蚌埠人，研究生在读，助理会计师，研究方向：财务管理。] （责编：若佳）