诉讼档案信息化建设的实践与探索

摘 要：部分法院在很长一段时间内由于受到“重办案，轻档案”观念的影响，未能足够重视诉讼档案的信息化建设。因此，诉讼档案信息化建设工作在国内的实践进度始终保持较慢状态，究其原因在于多个方面，包括不明确诉讼档案信息化范围、滞后的相关配套制度建设等。为改善现状，一方面应促进诉讼档案管理人员提升自身信息化能力，另一方面在制度建设环节也应加大力度，使得诉讼档案信息化的范围能够更加明确，由此可推进诉讼档案信息化，提升档案服务水平。

关键词：诉讼档案 档案管理 信息化

中图分类号：F062.5；G271 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）07-052-03

从改革开放开始，国内的法治建设任务历经40余年的发展取得了显著进步，伴随着越来越多的各类诉讼案件，各级法院需要处理与日俱增的诉讼档案，因其内容具有较强的专业性，且材料种类丰富、多样，无论在收集、整理环节，还是在利用环节，均呈现出鲜明特点。诉讼档案管理工作部门与工作人员面对不断增加的收案数量、不断增大的诉讼档案规模，承担的工作压力越来越大。随着电子档案管理模式的出现，法院档案工作也应实现由传统模式向现代化管理模式的转变。

一、现阶段的诉讼档案信息化建设

诉讼档案是国家重要的专门档案之一，是真实记载人民法院所有诉讼活动的、具有保存价值的各种诉讼文书材料的总和。结合统计数据来看，地方各级人民法院、专门人民法院在2022年共计受理3370.4万件案件，其中有3081万件案件被执结、审结。相比于上一个五年的数据统计结果来看，地方各级人民法院、专门人民法院无论在受理案件数量上还是在审结与执结案件数量上均有明显提升。2018年至2022年，地方各级人民法院与专门人民法院受理案件1.47亿件，审结、执结1.44亿件，比上一个五年分别上升64.9%、67.3%。诉讼案件数量的增加也体现在不断扩大的诉讼档案规模里，每个案件都如实记录在诉讼档案中，这些不断增多的诉讼档案是对国家和社会具有保存价值的历史记载，也是人民法院进行审判工作的重要依据和必要条件，需要有更加规范、高效的管理方法。

诉讼档案数字化工作于2013年正式由最高法牵头开展，法院信息化建设工作体系也相应纳入了诉讼档案数字化工作。以最高人民法院与国家档案局联合出台的《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》为依据可以发现，以纸质档案为对象进行数字化相关工作时，不仅需要达到一定要求，同时也需要符合相应标准。自此，国内各级人民法院开展了诉讼档案电子化、数字化工作，整体增强了诉讼档案管理工作的规范性，提高了工作效率，也为司法公开提供有力推动。

二、国内诉讼档案信息化工作不足

开展诉讼档案信息化工作的过程中需要面临的任务较为复杂，整体上看，此项工作属于系统工程，具有动态性，其不仅涉及单独的某一个项目，更是需要兼顾若干项目。从实际操作层面看，诉讼档案信息化工作贯穿案件的所全部流程之中，具体包括诉讼文件形成、整理、立卷、归档、检查、接收、整合、保管、利用和监督指导等多方面内容。现阶段，诉讼档案信息化工作问题主要包括如下几点：

（一）部分法院并未充分重视诉讼档案的信息化建设

部分法院在很长一段时间内始终秉持“重办案，轻档案”与“重实体，轻程序”思想，这类传统思想使得办案过程存在普遍的认识误区，限制了诉讼文书材料立卷的整体质量，使得国内的诉讼档案管理缺乏规范性、创新性、科学性。近年来，阳光司法、司法公正理念的出现对这一问题的解决产生了一定积极作用。最高法于2013年发布了规定，奠定了诉讼档案信息化工作在国内开展的开端基础。人民法院在相关政策的引导下，开始关注诉讼档案立卷规范性，但依然存在较多法院未能准确看待诉讼档案信息化管理工作的意义，诉讼环节涉及的过程性文书材料信息化水平不高，对纸质版诉讼档案的依赖性依然较强。与此同时，部分法院因人员素质、经费等因素的限制，制约了诉讼档案数字化处理程序的推进，甚至部分法院还在使用纸质档案管理系统，信息化程度较低，档案管理效率低下，电子诉讼档案缺乏完整性。部分法院对纸质档案的重视度依然高于电子档案，此种传统、落后的思维模式导致这些法院对档案的价值难以真正识别，使得诉讼档案信息化建设工作不到位，无法实现诉讼档案信息化建设的目标。

（二）诉讼档案管理缺乏秩序，可追溯性不足

尽管《人民法院诉讼文书材料立卷规范》已提出对档案工作各个环节应达到的要求，但未能有效落实，依然存在次序混乱的排列情况以及不全面的项目填写问题，对诉讼档案的质量产生严重影响。与此同时，部分工作人员未能充分认识自身的职业责任，换岗频繁，交接不完备，部分档案未能按期归还，部分卷宗未能及时归档，档案遗失或残缺问题较多，使得档案管理工作缺乏秩序，较为混乱。并且，在档案管理中，需要有规范的流程及档案流转记录，而在一些地区法院中，档案管理流程不规范，档案流转记录不完整，诉讼档案从部门或个人转移过程中没有各种情况的完整记载，使得出现问题时较难追溯相关流程及具体情况，影响了案件的查阅和管理。

（三）诉讼档案信息化未区分重要程度

部分法院在开展诉讼档案信息化工作时，进度迟缓，在信息化、数字化处理时未能清晰区分诉讼档案的类型。尽管不同法院在重视诉讼档案信息化建设方面的程度有所不同，但不明确诉讼档案信息化范围这一问题在各法院中普遍存在。诉讼档案鉴定环节以充分实现档案利用价值为最终目的，通过对诉讼档案查考利用价值，划定不同保管期限，而在信息化、数字化管理期间需要对诉讼档案在未来的实际利用率加以考虑，根据不同保管期限及利用率制定诉讼档案的信息化、数字化方案。诉讼档案信息化在国内目前缺少明确范围，倘若不加区分地处理不同保管期限、不同密级诉讼档案，则会令工作成本在无形之中增加，部分诉讼档案难以达到较高的利用效率。

（四）诉讼档案管理制度缺乏时效性与针对性

当前，法院的档案管理工作主要依据《人民法院诉讼档案管理办法》，该《办法》自2014年1月1日实施。此后，随着我国的法制社会发展速度不断加快，纸质诉讼档案管理模式无法令诉讼档案的现代化保管需求得到满足。虽然电子化、数字化诉讼档案从10年前便开始进入改革阶段，但操作流程依然未达到健全水平，技术标准不够清晰，范围不够明确，难以适应社会司法改革、审判工作的实际需要。与此同时，地方各级人民法院、专门人民法院具体情况不尽相同，尽管该《办法》规定了诉讼档案的排序、收集等要求，但在实践过程中，依然存在规定与实际情况不匹配或执行有困难等问题。整体看，诉讼文书档案管理工作依然存在管理混乱、项目不完备等问题，这对数字化时代管理和保护诉讼档案无疑构成了阻碍。

（五）诉讼档案信息化建设缺乏统一标准

诉讼档案自身所处的规范化水平、标准化程度会影响信息化建设水平，二者之间的关联性极为紧密。为进一步提高档案信息的规范化水平，不仅应确保所用信息语言的一致性，同时也应借助信息技术的高效性。如果在此领域的标准不清晰，则无法有效引导信息化发展趋势，混乱的电子化局面必然会出现。在诉讼档案的信息化过程中，如果没有信息化标准作为依据，则无法规范诉讼档案的命名规范、分类标准和存储方式等内容，使得档案管理混乱无序，造成档案信息化工作重复或遗漏，影响档案的管理效果和使用效果。

（六）诉讼档案信息化建设理念缺乏先进性

虽然诉讼档案本身的意义与价值近年来得到更多关注，但国内部分工作人员在认知档案时的水平依然较低，将档案视作无足轻重的要素，忽视档案的价值，使得诉讼档案管理难以推陈出新，信息化建设进展缓慢，限制了档案信息化建设速度，使得档案信息在交流过程中遇到阻碍，不利于提升档案管理的效率和质量，难以达成档案信息化建设目标。

三、人民法院完善诉讼档案信息化管理工作体系的对策

（一）诉讼档案管理人员应增强信息化能力

《人民法院档案工作规定》指出，各级人民法院应安排专门负责档案工作的工作人员来开展具体工作，根据法院本身的属性可以在人数上有所区分，随着相关规定的调整、优化、完善，处于发展进程之中的诉讼档案信息化建设工作也应向着更加规范的趋势逐步发展，高级人民法院档案机构配备的档案信息化技术人员数量不少于1人。但此规定中除对高级人民法院档案信息化技术人员数量提出要求外，有关其他法院其可配备的档案信息化技术人员的数量并不清晰。基于此，可着眼于制度层面，明确专业档案信息化人员资质、数量的参考标准，以便法院配备诉讼档案信息化人员提供制度依据。需要指出的是，当前人民法院面临的时代是科技日新月异的新时代，档案工作重心逐渐发生转移，深层次档案信息加工、处理以及oWx+uLuHIFpKlk10THmcRQ==信息研发等环节需要得到更多关注。作为诉讼档案管理人员，其一方面应具有档案专业知识和一定法律知识，另一方面应具备并具有较高水平的信息化素养，足够的规划意识以及较强的规划能力，向复合型人才的方向不断提升自我，以便于承担更多元化的专业工作项目。

（二）制度建设与档案价值鉴定并重，建立档案流转记录

法律本身的滞后性导致社会生活中必然存在部分事务难以得到及时规范、制约。结合诉讼档案信息化工作目前的开展现状来看，基于现有制度的基础条件进行制度完善势在必行。此外，应对诉讼档案信息化处理的具体范围加以明确，鉴定工作应增强科学性，根据不同类别各自的要求准确鉴定。通常情况下，案件发生时间在近三年之内的诉讼档案会被反复利用，这部分档案信息应在信息化工作中被视作重点。相比而言，撤诉案件、调解案件的卷宗材料被利用的概率较低，因此可以被视作信息化管理的可选对象。部分诉讼案件超出应保管期限，则无需纳入信息化管理对象的范畴之内。由此便可以确定诉讼档案信息化管理的优先范围，并且可以使诉讼档案信息化管理工作具备明确目标，遵循利用为先原则，控制此项工作的成本，便于工作效率的提升。

在完善制度内容时，需要考虑在诉讼档案管理中，建立档案流转记录，完整记录诉讼档案从部门或个人转移过程中的各种情况，以保证档案管理的规范性和透明度，避免档案遗失或遗漏，确保档案的完整性和准确性，使得档案可追溯、可查询。

（三）提高诉讼档案立卷质量，增强诉讼档案管理的安全规范性

“重办案，轻档案”以及“重实体，轻程序”这类传统认识误区应有所转变，当前法院诉讼文书材料立卷环节整体质量较低，并且在管理方面较为混乱，为改变现状不足，应进一步厘清诉讼文书材料立卷规范，明确诉讼文书材料归档范围，由此可为诉讼文书立卷质量提供保障。人民法院的案件流程管理体系应在内容方面有所增加，纳入诉讼分数评比效果、案件卷宗评查效果等内容，使得卷宗归档可以更加规范、严格。与此同时，诉讼档案管理制度的运行效果需要增强，对外调阅卷宗、对内调阅均应增强规范性。需要注意的是，只有令诉讼文书材料立卷具有更高质量的情况下，诉讼档案信息化管理工作才能够更好地开展。

诉讼档案安全管理包括档案系统安全、档案数据安全，需要采取安装防火墙、加密传输数据等安全措施来防范黑客攻击和病毒感染，制定严格的用户权限管理制度，根据不同用户设置不同的访问权限和操作权限，开展密码保护等知识的宣传和培训，加强员工的安全意识和培训，以增强诉讼档案的安全规范性。

（四）诉讼档案信息化工作采用智能化和自动化技术，提高技术应用水平

数字化档案管理已经成为法院提高案件处理效率和质量的一个重要手段，并在案件审理的速度、精确度、可靠性和安全性方面取得了显著的改善。开展诉讼档案信息化工作离不开技术手段的应用，从实际操作层面看，各级人民法院需要对前期准备环节更加重视，提高数字化档案资料库的构建水平，无论在整理环节还是在归档环节，均应引入电子化形式，由此为后续的信息化建设工作得以顺利开展提供支撑。在实际操作中，建立电子诉讼归档系统可以对电子文档进行分类、整理、存储和检索，方便使用者查找和使用。纸质卷宗可通过打印、扫描形成电子信息，应及时核对录入的电子信息，保障后续电子诉讼档案管理工作的顺利推进。此外，人民法院应针对各项技术标准规范的具体内容加以优化，扩大应用电子档案管理系统的范围，对电子化诉讼档案进一步细化区分。通过档案查询终端系统的规范化运行，使电子档案管理工作能够在良好的环境之中顺利推进。在案件处理环节，借助网络平台提高工作效率，使电子档案资源整合更加便捷，共享电子档案资源能力增强，集中统一管理电子档案来为数据分析、编研等工作提供帮助。高清电子扫描设备、电子签章技术与系统等均应扩大应用范围，使得电子化卷宗管理模式能够愈发健全，在采集、归档、流转等环节均可以提高效率、确保精准度，为诉讼档案的原始性提供保证，进而对司法权威、公正加以有效维护。

司法公正以诉讼档案为载体，先进技术的应用，不仅提高了诉讼档案管理的效率和质量，也为我们提供了在数字化时代管理和保护诉讼档案的新思路和新方法。唯有长期探索、持续完善，方可令诉讼档案信息化管理工作进一步完善。为此，应提高信息化技术的利用率，依托于信息化技术本身的多重优势来增强法院档案管理团队的综合水平，使得档案信息化制度能够更加健全，真正实现保障国家司法改革、法制建设的实际效果。

参考文献：

[1] 范振霞.人民法院诉讼档案数字化管理之我见[J].决策探索，2017（05）：37-38.

[2] 曹京华，张淑敏.浅谈如何做好检察档案的开发利用[J].法制与社会，2012（4）：185-186.

[3] 王涵.智慧法院：公平正义显魅力[J]浙江人大，202（06）：62-66.

[4] 倪丽娟.改革开放四十年档案学研究路径拓展及其启示[J].档案学研究，2019（02）：20-24.

[5] 王子英.浅谈诉讼档案特点和作用[J].北京档案，1987（04）：25-26.

[6] 陈纯柱，黎盛夏.大数据侦查在司法活动中的应用与制度构建[J].重庆邮电大学学报（社会科学版），2018（01）：29-36.

[7] 崔玉男.也谈办公室是检察院的综合业务部门[J].国家检察官学院学报，2002（A1）：17-18.

[8] 冷立新，李海军，张晔瑶，张卫东.电子档案单套制管理的实践探索——基于珲春法院的案例研究[J].兰台世界，2019（04）：35-37.

[9] 周强.最高人民法院工作报告[N].人民日报，2023-3-18（10）：35-37.

（作者单位：大连市中级人民法院审判事务服务中心 辽宁大连 116012）

（作者简介：郭涵琳，女，研究生，辽宁省大连市人，现就职于辽宁省大连市中级人民法院。）

（责编：若佳）