数字档案管理发展趋势的复杂性分析

习近平总书记指出，数字技术正以新理念、新业态、新模式全面融入人类经济、政治、文化、社会、生态文明建设各领域和全过程，给人类生产生活带来广泛而深刻的影响[1]。数字化进程带给档案生存与发展前所未有的机遇与挑战，档案管理需要把握数字时代的特征，紧跟时代发展的步伐，充分调动存量资源、积极挖掘增量资源，促进档案事业做大做强。

一、数字档案管理现状分析

数字技术广泛影响人类社会，宏观方面，数字化社会的发展正书写新时代的历史，档案记录职责发挥重要长远的作用，档案正在从“模拟态”到“数字态”再到“数据态”，档案管理的理论依据、内容类型、产生模式、实践方法都发生了复杂性变革；介观方面，政府监管、法律保障调节各类主体规范有序运行，档案发挥保存职责，对主体间的行为和活动产生的信息进行科学长期保存，提供社会治理的依据和参考；微观层面，各行业主体进行适应性变革，档案管理受到数字化变革的影响，从纸质实体发展到数字化多元化融合发展，打破时空界限，从事后转入事前管理，通过机器学习、神经网络、实时采集、深度挖掘、聚类分析、模拟仿真等技术的运用，发现全域全程数据关联性，探究发展规律提前预测，建立大数据资源库，有效开发潜在价值。从微观史学角度，档案管理紧跟数字化潮流收集普通人的历史，公众既消费了档案资源又提供了海量信息。

二、基于复杂性的数字档案管理特征分析

数字档案管理是人机系统，人与技术、机器共同协作完成档案整理加工一系列工作，其中人发挥主体作用，具有主观能动性，档案资料、技术工具、机器载体、操作场所则是客体存在，是人实践和活动的对象，数字技术为主体客体间的交织影响提供了广阔的平台，重塑了相互作用的逻辑关系，在档案内容、背景、结构的整合重组中，时空关系呈现非线性、非程序化、动态变化的特点，研究数字档案管理的复杂性特征，以便于提出应对之策。

（一）存在复杂性

当今纷繁复杂的国际社会，国家将数据信息视为潜在的战略资源。信息社会，各行业各领域都有规模庞大的文件实物和电子资料、数据资源，需要进行有效管理。互联网的普及，极大提高了公众对知识信息存取的渴求。公众对信息获取、资料存档的需求日益高涨，对档案服务的要求也与日俱增。2021年，《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在存档信息深层加工和利用中的应用[2]。各种终端产生的电子文件、数字内容、生活记录、社交信息、行踪轨迹等非线性的分散信息，其数量大、内容杂、结构非线性、潜在价值巨大以及可读取、易共享、低私密、高风险的特点，让档案管理机构在获取、整理、保存等存档实施过程中，做好理念创新，调整固有流程，革新组织结构，探索科层级到扁平化的结构设计，档案资源调配管理进行跨领域、跨部门协作配合，需注意其中的技术壁垒、标准不一、载体接轨、防护安全等现实问题。

（二）知行复杂性

根据资源保存理论，技术对人们思维和行为的影响是动态化互动式的阶段过程。个体在与周围环境进行信息传递过程中，外界因素的影响，个体间的数字鸿沟，信息的可得性和获取方式、拥有资源的精准度、丰满性、前瞻性都有差异。个体在面对新技术的挑战，首先感知资源损失，无法获得收益。在面对数字技术时，有良好经济社会资源、综合素质较高的档案管理工作者，会采取接纳或吸收新的档案资源，进而更新改造已有资源的内容和结构，这一阶段资源收益效应促使个体强化资源动机，进一步加强学习新技术，转化新资源，提高自身资源利用率。而资源匮乏、对外界确定敏感性，应变能力和变革条件缺乏的个体，则会采取消极对待的方式，当出现资源损失加剧，个体会放任、抵触甚至反抗。建设档案人才，既需要提供先进技术学习资源和交流平台，又需要加强心理素质建设，提高专业能力，强化风险意识，打造坚强有力的高素质队伍。

（三）发展复杂性

档案管理涉及收集、鉴定、整理、保存、利用这些工作环节，需要从整体的性质、结构、功能考虑使用的延续性和空间性。面对环境不确定性、构成因素不规则、运行有时混乱无措，需要建立一个围绕中心、层次分明、合理分工、开放有序、张弛有度、要素充分、安全便捷的共享交互系统，调整要素分布和运动统一协调。档案管理机构在主体多元参与、社会多方共治中发挥主导作用，充分开发知识学习、信息参考、凭证依据、智慧决策、宣传教育、文化传承等服务功能，还要从档案事业发展的全局角度考虑，在顶层设计和政策制度制定上，变被动的接收保管为主动收集治理，综合运用技术手段，及时跟进社会发展，在应收尽收上体现智慧收集，将档案专业化服务分享给社会，各方共同记录、主动收集形成集成化数字信息服务平台，努力把档案资源打造成数据信息知识资源，在服务经济社会中从边缘部门到基础部门，对外交流合作要充分挖掘展示丰富海量的档案资源、文化资源、非遗资源。

三、基于复杂性的数字档案管理趋势悖论分析

在技术不确定性影响下，外部先进技术的适用性、转化率，内部已有技术的融合性、跟进性，都存在相互冲突又关联的关系，打破固定模式、触及既定利益，档案管理系统处在矛盾与悖论中，这需要不断学习知识和创新技术，缩短差距和摆脱依赖，平衡对立统一的关系，形成整体协同发展。

（一）技术应用和风险防控碰撞中适应

应对复杂性数字技术带来档案领域复杂性，以大数据为代表的科学技术在民生领域发挥先行的优势，织罗事物间泛在关联，在人机互动中深度解析每个人，人们在重构的世界中嵌入到不同应用场景。网络化、智能化推动存档技术、档案管理方式充分满足人们的需求，人们不断拓展自身局限性边界，但也逐渐产生了技术依赖和思维惰性。智能化使人们更加依赖直觉，影响了思考力、记忆力和判断力，异化了认同、虚化了归属感，在技术诱惑中迷失自己。技术伪造、未知监控、信息安全等技术不平等日益加重，人在“信息茧房”透明化存取个人数字信息，在算法视野里私人信息变成了各种类型数据。国家相继出台网络安全法、数据安全法、个人信息保护法等法律保护个人信息安全[3]，数字档案管理平台在强化以政府监管为中心、法律为准则的组织运作基本原则上，充分保障个人安全，自主采取分布式存档行为，更好地提供方便有效的档案信息服务。

（二）行为活动与思维活动在实践中统一

传统社会的思维惯性和行为模式需要适应数字监管体系，人们的认知经验随之不断更新。网络化的泛在联系不断发展，产生的1+1>2的系统关联性因素涌现，算法依赖、AI助手促进数字档案资源的规模化和多元化整合，文件档案、声像档案、口述档案等固有档案形式在数字时空重塑生存法则、再造发展路径。档案管理增加智慧性，在数据分析用户特点基础上，提供体验感受式场景沉浸化服务，在精准的信息对接下，提供点对点业务。人的自主思维越来越强，决策行为出现多样化、差异化。档案工作者和用户界限被打破，个人参与到档案实际管理中，面对信息形态多样，数量激增，实体化档案扩大为虚拟、临时性档案，传统重视文件形成来源、内容、结构，转变为同时关注过程、目的、背景的动态化管理。

（三）传统式与数字化的档案范式在发展中融合

特里·库克认为，西方的档案工作经历证据、记忆、认同、社会四个范式，从开始的官方档案证据保留，到为历史研究鉴定价值，逐步关注人民历史和个人记忆，发展到档案工作者作为中介人促进档案记忆资源多元认同，现在的数字社会，每个人都是档案的保管员，档案机构需要与社会共建共享档案[4]，四个范式相互影响，共同构成档案体系。档案管理的数字化发展体现在范式革命上，其证据属性是记录社会生产、生活、学习的重要凭证，承载社会信任度，为社会治理背书；其记忆属性强调数字媒介、人机交互助力下集体行动轨迹记录保存；其认同属性体现在资源交流增强社会归属感，数字人文与技术数据驱动对档案资源进行集中整合利用，挖掘文化因素，带动情感共鸣；其社会属性体现各主体自主决策、协同合作，以人为本共建参与式档案大环境。微软公司的MyLifeBits项目就旨在“存储一生中的所有信息”，提供决策依据，增强软实力，传承记忆遗产。档案管理嵌入式社会治理中发挥凭证和社会功能，提升人们对国家的认同感，如绍兴市越城区档案馆通过建立村级档案“智治”助力防控农村基层治理风险，电子档案单套制单位南京市建邺区采用区块链技术建立档案联盟链等[5]。

四、基于复杂性的档案管理调控策略

数字档案管理与外部世界有信息、能量、物质之间的交流。信息是指档案资源，能量是指自身运行体系的构成因素、拥有的外在社会资源，物质是指载体、材料和媒介。在数字信息的传播影响下，技术极大推动了档案管理与社会各行业的交流互鉴，促进了档案管理工作的发展，但因技术陷阱的风险，仍需综合优化系统调控，才能发挥档案管理整体效能。

（一）数字信息的传播与档案管理的应对

根据创新扩散理论，创新在人们的沟通交流、信息传播、资源共享的扩散过程中，随着时间变化，逐步形成新的集体创新认知。数字化加速信息的社会传播，人们对信息的接收、整理、加工进而转化可吸收利用的资料，档案管理机构发挥中介作用，既可以获取整合发布第一手的信息7a83faa4741057b7ece825b7b799d0fa937453186f9059dc050dc9bd546e355f资源，又可以组织公众、提供场地、运用媒介进行信息资源自主开发，在公众读取档案信息过程中，潜移默化地引导认知、情感、行为的倾向性发展。国家“十四五”规划指出，加快建设数字社会步伐，营造良好数字生态，构筑全民畅享的数字生活。档案具有公共性、公益性、社会性，其资源、管理、服务都需要覆盖大众，运用数字技术、互联网、信息技术、人工智能、大数据等一系列高科技手段，可以延展信息传递的渠道，打通个人获取使用的最后一公里，档案管理部门可以缩短人们获取信息的路径，丰富人们共享信息的方式，提供人们表达诉求的入口和保存个人信息的场所。

（二）技术陷阱的影响与系统运行的平衡

档案管理系统的技术思维与人文价值，在数字化便利与“数字鸿沟”摩擦中融合，智能红利和技术风险在矛盾中并存。一方面，数字技术一定程度上解放了大脑和身体，模式化的存档程序增进了人们的便捷感，可视化的存档流程增强了人们的秩序（下转35页）（上接23页）感，数字人文和交互媒介丰富了存档内容和方式，如名人档案中应用知识图谱。另一方面，原始数据的采集、保存、传输过程中产生了损耗流失和安全风险问题，不同主体间信息知识落差也带来了不平等现象。这需要政府、社会、专业机构和市场共同努力，调控数字社会外部与档案管理内部系统的动态平衡，平衡产生秩序，非平衡孕育变化，在适配原则下开展调控，以信息安全为基础，系统输入和系统输出形成相互循环影响，采用反聩机制消除系统自身熵增以及外部干扰，通过政策奖励机制和法律惩罚机制，进行正反馈和负反馈，政策和法律实施具有滞后性，需要在系统容错范围内采取诸如档案机构主动作为、互联网平台积极行动等事后控制机制，但反馈机制超过系统承受范围产生失衡，这就需要前馈机制发挥作用预防系统不良输出，如政府监管的保障机制、行业提醒预警机制等[3]。

数字化转型过程，社会发生深刻变化，档案管理系统作为发展的缩影，体现出来的主体和客体复杂性，需要从系统复杂性角度进行辩证统一的分析，构建档案管理系统运行机制。

参考文献：

[1]习近平向2021年世界互联网大会乌镇峰会致贺信[EB/OL].（2021-09-26）[2023-11-30].http：//www.gov.cn/xinwen/2021-09/26/content_5639378.htm.

[2]中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[J].中国档案，2021（6）：18-23.

[3]王芳，郭雷. 数字化社会的系统复杂性研究[J].管理世界，2022（9）：208-220.

[4]特里·库克，李音译.四个范式：欧洲档案学的观念和战略的变化：1840年以来西方档案观念与战略的变化[J].档案学研究，2011（3）：81-87.

[5]左娜.档案领域参与数字人文的适应性推进模型与路径研究[D].长春：吉林大学，2022：104.

作者单位：内蒙古自治区卫生健康宣传教育中心