超规格照片档案样片册设计探讨

照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录[1]，是对史实和历史风貌最直观体现，具有重要的保存和利用价值。本文对尺寸超过10寸的超规格照片档案的保管现状与方式进行深入研究，设计了一种具有针对性的新型样片册供参考讨论，以期更好地保管与利用照片档案，提高档案管理与服务能力。

一、超规格照片档案样片保管现状

一般照片档案样片尺寸为5寸左右，而在重要会议、大型活动中，相关单位通常拍摄合影留念等大场景、宽幅面全景照片，该类照片尺寸通常在10寸以上，其内容具有较大保存价值，可作为照片档案留存。通常情况下，大部分照片档案都使用符合国标规范制式的样片册进行收纳整理，但10寸及以上超规格照片档案样片则不具备统一收纳条件，造成样片暴露于样片册外，既不利于样片集中管理，也不利于样片长时间保存。

目前，该类照片样片保管方式主要为将样片数字化扫描后卷成筒状，使用图筒盒进行收纳。该收纳方法虽然节省保存空间、方便整理归档，但随着保存时间的增加和保存环境的变化，样片将会不可避免的产生开裂、黏连等问题，使部分年代久远的照片无法完整展开，甚至使样片原貌产生不可逆转的损坏。且每张照片独立装筒放置，对照片档案集中安全有序管理造成一定困难，规范归档和日常检索查询查阅也有诸多不便。

二、超规格照片档案样片册设计方案

超规格照片样片可采用与普通样片相同的收纳整理方式，即装册收纳；整体由封套和样片册两部分组成，均应采用无酸纸制作。需要注意的是，超规格照片档案样片册需依照GB/T 11821-2002《照片档案整理规范》（下文简称《规范》）要求明确标注“全宗号”“保管期限”“起止年度”“卷数”“份数”等内容，便于手工检索[2]。

（一）封套、案卷封面设计思路及样式

以20寸照片为例，其尺寸为40.64×50.8cm。根据《规范》的相关要求，照片册封面应印制“照片册”字样，册脊应对全宗号、保管期限、册号、起止张号作出明确标准。在此基础上，笔者将照片册设计为嵌套式，将主要信息同时标注于案卷封套和封套册脊，案卷封面设计成可自由填写的备注栏，用于备注其他相关信息。使用嵌套式案卷封套的主要优点有三：一是嵌套式封套能够增加卷盒密封性，减少有害物质对照片的损害；二是嵌套式封套能够减少样片册册内空隙，有助于将原本成卷状的样片压平，减少照片因长期卷曲导致展开时开裂的可能；三是便于分类规范存档和直观快速查询。封套、卷脊和案卷封面式样如图1、图2、图3所示。同时，在制作案卷封面时，应适当增加其厚度与重量，使其起到辅助压平照片的效果，同时增加样片册的质感和美观性。

（二）案卷内页设计思路及样式

案卷芯页由首页和芯页两部分组成。案卷首页为目录页和卷内文件备考表，其内容按照《规范》的相关规定书写于两张A4纸上。案卷首页并排固定A4塑料插袋两个，整理人员可将目录与备考表填制完成后分别放入插袋，如图4所示。卷内文件备考表内容与《规范》要求一致，目录页主要体现张号、题名、拍摄时间、拍摄人、页码等相关信息，如图5所示。

考虑到超规格照片尺寸，照片册芯页分为照片页和说明页两部分，正面为照片页，背面为说明页。照片页主要由样片、照片角、照片夹和索引区四部分组成（图6）。照片角与照片夹位置可按照照片大小进行调整，索引区索引号码与卷内文件目录的张号相对应，方便使用者能够第一时间找到对应照片，提高照片利用效率。册内全部索引区应按照从前到后的顺序错落设置，确保使用者可看到每页索引，方便查找。

芯页背面粘贴插袋，用于放置照片说明卡。照片说明卡根据《规范》有关要求主要体现照片题名、照片号、参见号、底片号、文字说明、拍摄时间和摄影者等信息（图7）。

照片册芯页之间可装订同尺寸加厚硫酸纸或其他性质较稳定的纸张作为隔页，不仅能有效防止样片与前页塑料插袋产生粘连、避免塑料插袋因保存时间过久、材料变硬发脆对照片表面产生磨损，还能够有效吸水防潮、保护样片。

三、超规格照片管理应注意的问题

目前，关于超规格照片档案管理的相关研究论述相对较少。在有效保管利用超规格照片档案方面，笔者认为，超规格照片档案的管理既要注重对新收集照片的统一、标准化管理，又要关注已收集照片的利用效率、提高破损照片抢救修复能力。管理方式应当按照其载体形式进行明确区分，以全面提高超规格照片档案的管理水平和利用效率。

（一）年久失修超规格照片档案保管措施

目前，在各档案馆馆藏超规格照片中，均有年代较久远，出现不同程度氧化、泛黄、失真等损伤的照片样片，部分照片样片仅涂层出现不同程度的损坏，相纸保存尚完好；部分照片样片不仅图层损坏，还因长期卷筒放置已出现黏连、断裂情况而无法顺利展开铺平。为延长该部分照片样片的保管期限，对于可以顺利展开铺平的照片，相关人员应当在确保照片样片不受二次损伤的基础上，使用地图扫描仪等专业数字化设备对全部超规格照片档案样片进行数字化处理，将数字化照片统一编号归档，并将原样片加固和修复后存放于超规格照片档案样片册内妥善保管。与此同时，使用Photoshop等专业图片处理软件对数字照片进行图像修复，必要时可将翻印的复制件归档于样片册以便备用。对于在干燥环境长时间卷曲保存，展开利用时导致照片卷曲部位断裂或整张断裂的照片，可以采用揭去背面相纸重新粘贴的方法进行修补[3]，修补后同样应当制作数字化复制件以备日后利用，并使用超规格照片档案样片册将修补后的照片以平摊方式在稳定环境中保管。利用样片时可优先提供数字版及翻印版样片，尽量减少和预防环境因素对照片原件的损害。

（二）新收集超规格照片档案保管措施

对于近年新收集的超规格照片样片，应当将管理重点放在数字化处理和利用上，管理方式以管用分离为宗旨，原片应在数字化后归档保存于超规格照片档案样片册中，统一放置在稳定环境中集中保管，无特殊情况不再频繁开卷拿取，查询利用一律使用数字化样片。同时，应加强对数字化样片的挖掘利用，将超规格照片样片信息拆解为元数据，建立专题子数据库，纳入馆藏数据库统一管理维护，并将其关联至相对应的文书档案或资料元数据，在必要时可跟随检索查询结果一同输出，为档案利用者提供更多选择。在深化利用方面，可根据档案数据可视化应用，通过使用虚拟现实技术结合超规格照片档案元数据，对档案资料进行二次加工，为档案利用者提供图文并茂的查询利用体验，还可以辅助档案专题展览活动，有效增强参观者对重大历史事件的代入感和理解度，提高档案利用效果。

（三）改善超规格照片档案保管环境

提升超规格照片档案的管理能力，除了改进保管方式、提高照片载体耐久性和深化资源挖掘利用以外，还应当注意以下三个方面：

一是加强配套设施建设，改进装具。因超规格照片档案样片册尺寸较大，普通密集架需前后两层方能完整收纳，造成过多的空间占用，而使用底图柜收纳只能叠加放置样片册，无法直接找到对应卷宗，降低了查档响应时效。因此，应根据保管单位的实际情况设计符合该制式的专门收纳柜或密集架隔层，在合理满足收纳功能的基础上兼顾档案查找的快捷性，以提高档案工作效率，更好地保存该类档案。

二是细化保管条件要求，调节环境。对于照片档案，特别是年代久远、出现过不同程度损坏的超规格照片档案，在保管环境上要有别于其他档案资料，应根据照片现状及抢救修复情况，以保持照片载体和涂层的稳定性为出发点，细化其所在库房的温湿度、PM2.5等环境参数的范围值，并引进相关调控设备进行实时监控和调节维护，使其长期处于恒温恒湿环境中，以延长保管期限，减少照片受到二次损坏的可能性，更好地保护档案原貌。

三是探索制度规范建设，提升标准。现行的照片档案管理规范仍是国家质量监督检验检疫总局于2002年颁布的《照片档案管理规范》，在时效性和适用范围上需要进行进一步修订和完善。特别是针对超规格照片档案、数字化照片档案等特殊幅面、特殊载体的照片，应当出台相应管理规范或增补相应条目，统一管理标准和方法，使档案管理人员在工作中有据可依，有效提升工作质效。

四、结语

综上所述，超规格照片档案保管方式与保管工具的设计应当在始终遵循国家相关标准的基础上，根据照片保管的实际情况，灵活发挥主观能动性，并在此基础上对周边配套同步做出相应改进，以确保照片实体完整与提高利用效果有机结合、有效统一。

参考文献：

[1]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局.GB/T 11821-2002.照片档案管理规范[S].2002.

[2] 朱斌善. 谈照片档案装具的创新性设计[J]. 档案天地， 2021（1）： 55-56， 64.

[3] 苏炜. 破损、断裂照片档案的修复[J]. 档案天地， 2003（4）： 24.

作者单位：中国人民解放军32041部队