地震科研档案开发利用路径研究

地震科研档案是科学研究活动的真实记录，是科研人员思想、方法和经验的集中反映，是推动科技创新、知识创新及科技成果转化的基础和依据。地震科研档案的开发利用为地震科研工作者提供科学研究与生产活动指导，是实现地震科研档案价值的最佳途径[1]。现有相关成果多是围绕地震档案开展的开发利用研究，即将地震行政机关、事业单位与业务管理部门产生的档案作为一个整体讨论其开发利用[2-3]，没有考虑到不同类型档案的特点与利用需求，缺乏针对性与具体性。因此，本文将政府地震科研机构产生的科研档案作为研究对象，研究其当前开发利用面临的问题，提出相关策略与实现路径。

一、科研档案开发利用研究现状

目前科研档案开发利用研究主要是围绕不同行业、机构开展，行业集中在农业、林业与医学等，机构则多为高校、科研院所等。

在农业科研档案开发利用方面，甘秋歌通过分析当前农业科研档案管理存在的问题，提出完善资源共享体系、推举农业科研档案事业等措施提高农业科研档案利用效率[4]。郭秀萍提出农业科研档案开发要有方向性、品牌性与针对性，未来将走向情景化和智慧化[5]。仇秀丽以福建省农业科学院为例，研究档案信息资源助力乡村振兴的成效，为农业科研档案服务于乡村振兴提供了理论依据与实践样板[6]。在林业科研档案开发利用方面，李蔚基于湖北省林业单位科研电子档案管理和利用现状，提出电子档案资源管理标准化、信息化与深入化等建议，以加强林业科研电子档案的利用[7]。陈晓瑚等认为林业科技档案的开发利用具有增强科技竞争力、推动社会发展等重要意义，提出在信息化时代背景下为加强林业科技档案开发利用，要增加资金投入、完善林业科技档案管理制度、培养复合型林业科技档案人才等[8]。在医学科研档案开发利用方面，宫娟指出目前医院科研档案存在管理制度不完善、医学从业人员缺乏档案利用意识与档案投入资源少等问题[9]。李倩等对海南医学院附属海南医院科研项目档案利用现状进行了调查，发现科研项目档案服务利用效率不高，医护人员更希望科研项目档案在单位内部开放，对档案共享交流平台建设有良好的现实需求[10]。

在高校科研档案开发利用方面，窦梅等指出目前许多高校对科研档案的开发利用还停留在数据存储、查找与统计等初级阶段，并以青岛大学2012—2014年省部级及以上自然科学科研项目为研究对象进行了实证研究，研究结论为该校未来科研管理的重点方向提供了参考依据[11]。刘佳茜对高校科研档案开发利用的知识产权保护进行了研究，认为科研档案在高校科研活动中起到知识产权保护的凭证作用，目前高校缺乏科研档案知识产权保护意识，信息化背景下高校科研档案知识产权保护也面临着更多风险[12]。在科研院所科研档案开发利用方面，宋晓丽指出军工科研院所要处理好科技档案保密和开发利用的关系，结合馆藏情况和具体业务进行档案编研，主动提供基于科技档案管理平台的知识服务[13]。李小燕认为科研企业所需的档案编研服务产品应具有针对性与实用性，档案部门应联合业务部门进行档案开发，搭建科研档案信息交流平台，促进企业内部隐性知识的开发利用[14]。

综上所述，现阶段科研档案开发利用研究大多是基于常见民生行业及教育、科研机构开展的，关于地震行业的科研档案开发利用研究较少。地震科研档案作为科研人员在科研活动中形成的具有保存价值的原始记录，对于探索地震活动规律与保障人民群众生产生活安全具有重要的参考利用价值和社会价值。因此，本文基于地震科研档案开发利用的特点，分析当前地震科研档案开发利用所面临的困难，提出加强地震科研档案开发利用的策略与实现模式。

二、地震科研档案开发利用的概念及其特点

（一） 地震科研档案开发利用的概念

地震科研档案是地震科学研究项目在立项、实施与结题等各阶段形成的，具有保存价值的文字、图样、声像等各种形式和载体的原始记录材料[15]。地震科研档案的形成单位、个人大多为政府地震科研机构及其内部科研人员。地震科研档案开发利用是档案部门针对利用者的一般需求与具体利用者的特定要求，采取多种形式和方法，对本区域、本单位所藏及其他单位所藏的地震科研档案信息进行开发挖掘，最后传递给利用者，以实现地震科研档案信息的活化与共享[16-17]。

（二） 地震科研档案开发利用的特点

1.开发利用资源丰富

地震科研档案主要由政府地震科研机构产生和保管，作为专业性科研机构，政府地震科研机构承担统筹管理国家地震业务与科研工作的重要职责，如持续开展具有重大社会效益的公益性地震研究、依托中国地震科学实验场等设施开展高水平国际科研合作等[18]。广泛开展的地震科研工作产生了大量的原始记录材料，形成了丰富的地震科研档案，这些档案可分为两大类：地震基础科研档案与地震应用科研档案。地震基础科研档案是在探索地震科研的新思想、新概念与新原理过程中形成的文件材料，成果档案通常包括论文、著作、技术报告等；地震应用科研档案是在利用新技术、新方法探索地震科研与预报过程中形成的文件材料，成果档案通常包括实用新型专利证书与计算机软件著作权登记证书等。这些档案是地震科研人员智慧的结晶，包含大量可供开发利用的信息资源，蕴含丰富的地震科学技术财富。

2.开发利用方向明确

地震科研档案是在地震科学研究活动中形成的，记录了防震减灾工作全过程，具有极强的专业性。在日常档案服务工作中，利用地震科研档案的主要是地震科研人员，他们的利用目的也较为集中，包括评奖、晋升职称、统计科研工作量、研究参考与著作编写等，其他人员则主要用于项目审计、起草文件与图纸参阅等。地震科研档案的参考利用与社会价值较为突出，行政价值不明显。地震科研档案的资源开发工作是基于利用者需求开展的，主要针对地震科研人员的研究需求，寻找包含地震活动、预防预测、地震地质与工程地震等信息的档案，为地震地质科研、地震动衰减规律探索、构造特征研究、活动断层研究与震源物理研究等地震科研工作提供参考依据[19]。

3.开发利用范围有限

地震科研档案产生于政府地震科研机构，其信息资源仅在内部流通，即使是地震系统内部，也缺乏科研档案资源收藏利用上的相互协作。目前，地震科研档案主要针对本单位所藏档案信息进行开发挖掘，科研人员仅能利用本单位收藏的档案资源，想要利用兄弟单位科研档案资源则显得十分不便，呈现出“孤岛”特征的档案开发利用现象。地震科研档案库作为知识与科技创新的成果库，在发挥其参考和实用功能时，常涉及知识产权保护问题。档案部门在开发利用地震科研档案时，要避免侵犯知识产权与泄密等行为，谨慎甄别，妥善处理档案开发利用与档案保密之间的关系，确立合理的地震科研档案开发利用范围。

三、地震科研档案开发利用面临的困难

（一）资源建设薄弱，开发利用工作基础不牢

政府地震科研机构收藏的科研档案是地震科研档案开发利用工作的基础和前提条件，只有门类齐全、结构合理的科研档案资源，才能满足利用者的各种信息需求与档案人员的开发需求。目前地震科研档案仍存在收集困难的现象，这给开发利用工作带来了极大不便。对于政府地震科研机构内部自主立项项目，存在未按照科研项目管理规章制度中档案管理的要求归档，以及部分地震科研人员档案意识薄弱，不注重对科研项目各阶段所产生的材料进行收集积累等问题；对于国家和相关部委与地方政府等部门批准下达的重大科研项目，存在管理人员变更频繁、兼职档案员的持续稳定性难以保证等问题。这些问题都导致科研文件材料归档不及时、不齐全、不规范，还有部分文件材料遗失，难以补救，档案资源库未能完全、完整收录本单位的地震科研档案信息。此外，资源建设中的数字化工作也成为目前地震科研档案开发利用的重要基础工作之一[3]。地震科研数字档案有利于档案人员开展多维分析与关联研究，将与某个主题相关的地震科研档案信息串联起来，最大限度满足利用者的档案资源需求。虽然地震科研档案数字化工作已经开始，但整体进度较为缓慢，档案人员日常业务工作已占据大部分工作时间，存量档案数字化工作量又极其繁重，地震科研档案开发利用基础问题亟待解决。

（二）数据管理混乱，开发利用工作整体规划不足

随着大数据、物联网与人工智能等技术的快速发展和广泛应用，地震科研档案工作也正在进行数字化转型升级，档案管理对象由纸质档案转为电子档案，管理内容由实体管理转为内容管理，利用方式由档案室查阅转为网上查询。在此转变过程中，地震系统在档案数据管理方面尚无统一的标准体系，包括计算机硬件及软件系统标准、网络通讯标准、数据库标准、著录标引标准、元数据标准、数据描述标准与数据格式标准等[20]，各单位、部门各自为政，缺少程序化与规范化的数据管理流程，将地震科研档案数据分别存储在各自档案系统和服务器上，形成了众多“信息孤岛”，无法实现资源共享利用。当前地震系统开展的档案数字化工作与数字档案室建设工作，仅关注眼前任务要求，而忽视了档案数字化的根本目的是提高档案资源的利用效率，未能根据档案开发利用的发展趋势，做好长远整体规划，将档案数据化工作纳入工作计划之中。档案数智化转型态势明显，智慧档案战略呼之欲出[21]，档案开发利用的资源细粒度将由文件级转变为全文数据级，通过数据挖掘技术，可以使档案资源库中全文数据产生关联，并自动关联推送形成的新信息与新知识。

（三）档案人员知识结构单一，开发内容缺乏深度

地震科研档案开发利用是一项综合性强、涉及面广的工作，档案人员不仅要具备档案专业知识和技能，还要了解地震专业的学科领域与应用领域知识[22]。数智时代多维度、深层次与高质量的地震科研档案资源利用需求向档案人员提出了更高的要求，需要档案人员付出艰苦的努力完成这项复杂、知识密集型工作。地震科研档案人员大多是档案专业相关人才，具有档案管理、信息组织与知识开发的专业能力，而对地球物理与地震地质等地震业务知识比较生疏，无法把两种专业知识结合在一起进行开发和利用，开发的内容缺乏深度。此外，档案人员多数时间必须用于科研项目档案收集与整理等日常业务工作，平时参与学习的多为档案培训、讲座与研讨会，学习和了解地震业务知识的机会较少，开发利用工作面临时间、精力与专业知识面等方面的制约，难以进行深层次的资源开发与发掘。

（四）档案利用者参与度低，利用效率较低

现阶段地震科研档案开发利用形式与“以用户需求为内核”的开发理念并不契合，大多数情况下，档案人员承担了主要的资源开发任务，而利用者只能被动阅览与使用这些资源。首先，许多利用者并不了解本单位、部门地震科研档案利用的具体流程与方式，也不清楚自己在利用过程中的角色和责任，他们对档案价值和重要性认识不足，导致在档案开发利用过程中缺乏积极性和主动性。其次，档案部门对地震科研档案开发利用服务的宣传不到位，没有向利用者提供必要的档案利用培训和指导，利用者可能并不知道如何查找和使用档案资源，可能会导致利用者质疑档案资源的价值，或者在需要时无法及时获得所需的信息。最后，现有的地震科研档案开发利用模式缺乏用户参与及反馈机制，档案人员往往是单方面地向利用者提供资源，缺乏与利用者之间的有效沟通和反馈，一方面使利用者对档案资源的利用体验不佳，另一方面也使档案资源的开发缺乏针对性和实效性。

四、地震科研档案开发利用的实现路径

（一）加强地震科研档案开发利用的策略

1.强化地震科研档案基础资源建设

档案基础资源建设是推动档案开发利用的基石，需要明确档案资源建设的方向，合理分类和规范化处理档案信息，持续丰富档案资源，从而促进档案的开发利用，并建立一个良性工作机制。对此，可以从以下两个方面着手。

首先，要完善档案管理规章制度，特别是地震科研档案的收集制度。档案部门要与科研项目管理部门紧密合作，加强对档案收集工作的监督和管理，明确档案收集的范围、对象、方式与周期。同时，开展对地震科研人员的档案宣讲和培训工作，提高其档案责任意识，确保档案收集工作的质量。档案人员也要加强档案的整理工作，对于已经收集到的地震科研档案进行细致地整理和分类，确保档案的完整性和准确性。在大量收集信息的基础上，深化整合信息，构建能够全面反映防震减灾事业、科学研究和社会发展等多方面的档案资源体系，为地震科研档案的开发利用奠定坚实的资源基础。其次，要加强地震科研档案的数据库建设，包括数字化加工、数据化处理与系统构建等。地震系统档案主管部门应从整体上规划地震科研档案数据库建设工作，制定切实可行的档案数字化方案，建立统一的档案数据管理标准体系，设计稳定、安全与可扩展的档案管理系统架构，让各地区地震单位、部门都能参考执行。在具体工作中，各地区地震单位、部门可根据实际情况选择是否将地震科研档案数字化工作外包，不具备系统开发条件的可以购买已经开发好的成熟的档案管理系统，在此过程中要注意做好涉密档案的保密工作。

2.搭建地震科研档案智慧服务平台

随着数字档案室的广泛推广与智能技术的广泛应用，档案资源及其利用方式都发生了巨大的变化，因此，需要更加智能化、自动化与一体化的档案服务平台，以提高档案资源的利用效率。为顺应智慧档案发展的趋势，地震系统档案管理部门应该具有长远的视野，着手搭建地震科研档案智慧服务平台，或者在原有档案服务平台的基础上进行改造和升级。

通过搭建的地震科研档案智慧服务平台，可以将地震科研档案管理系统、地震科研档案利用系统、OA系统、地震科研课题系统、财务系统与地震数据资源平台等多个防震减灾业务系统连接互通，实现地震科研信息的统一归档，科研人员可以更加方便地获取所需的档案资料和信息，同时也可以更好地进行数据共享和协作研究。在该平台的支撑下，档案部门可以引入人工智能技术对海量档案数据进行分析和挖掘，参考国家自然科学基金大数据知识管理服务模式[23]，提供地震科研项目立项、执行、验收、成果和奖励申报与推广应用阶段档案信息的浏览、检索与统计，以及学术关系检索与知识发现等服务，包括数据检索、关联检索、多维数据统计分析与知识网络关系数据的分析挖掘等。科研人员通过此平台利用地震科研档案，还会产生大量的用户行为数据，可据此建立用户标签体系，构建地震科研档案用户画像，提供个性化、智能化与智慧化的档案利用服务，提高档案利用的便捷性与精准度。

3.完善地震科研档案人才培养体系

地震科研档案开发利用服务要实现专业化、深入化，很大程度取决于档案人员的专业理论知识、开发意识与业务素质，这不仅需要档案人员持续地自主学习新理论、新知识与新技术，还需要科学完善的地震科研档案人才培养体系支持档案人员的不断进步和长远发展。

一个科学完善的地震科研档案人才培养体系应该包括两个方面：一是培养档案人员的开发意识，二是提高档案知识利用水平。在培养档案开发意识方面，要注重培养档案人员的创新思维与拓展视野能力，使其能够发现问题、提出解决方案并付诸实践，结合地震科研关键领域、公众关注焦点与科技发展前沿，深入挖掘档案资源，创造性开发地震科研档案产品。同时，还要培养档案人员的团队合作精神，能够协助地震科研人员完成科研项目。在提高档案知识利用水平方面，要注重培养复合型档案研究人才，除了安排档案人员参加档案专业知识学习外，还应适时提供地震科学基础知识的培训机会，帮助档案人员了解地震学原理、地震观测技术、地震工程与地震科研动态等，以便更好地开发地震科研档案，为科研人员提供更优质的服务。此外，地震科研档案人员还需要具备一定的信息素养和技能，才能有效收集、整理与传播地震科学研究资源，包括信息检索、数据处理、网络通信与计算机编程等多个方面的技能，通过增强地震科研档案人员的信息素养和技能，有助于提高开发利用工作效率，更好地服务于地震科学研究。

4.开展地震科研档案开发利用宣传工作

在开展地震科研档案开发利用工作时，档案人员作为主要的资源开发者，面临一个常见的困境：在未充分了解使用者需求的情况下，进行单方面的资源挖掘。这种情况下，档案人员投入大量时间和精力的档案产品开发，可能无法满足实际需求。科研人员作为主要的资源利用者，虽然知道档案部门保存有相关资料，但却不清楚如何有效利用这些档案信息。这都说明档案部门有必要积极推动地震科研档案开发利用的宣传工作，并加强与科研人员的沟通交流。

首先，档案部门应该提供必要的档案利用培训，使科研人员了解并掌握利用档案解决科研问题的方法与途径。例如可以定期组织讲座、培训班或线上课程，邀请有经验的档案人员讲授如何利用本单位、部门地震科研档案资源的经验与技巧。同时，可以通过展示一些成功的地震科研档案利用案例，增强科研人员利用档案的信心和动力。其次，应建立完善的档案利用服务体系与反馈机制，为科研人员提供便捷的档案利用途径，包括查询、借阅与咨询等服务，并鼓励科研人员提出意见和建议，以便及时发现和改进档案开发利用工作中的问题。最后，应对档案利用反馈信息进行深入分析和利用，以更好地满足科研人员的需求，促进档案事业的发展。此外，还可以通过开展档案利用评估活动，对档案开发利用工作进行全面、客观、公正的评价，为今后的工作提供有益的借鉴和参考。

（二）实现地震科研档案开发利用的模式

1.科研专题服务

随着地震科技研究和防震减灾“3+1”体系的持续推进和深化，地震科研人员的科研项目日渐丰富，为地震事业的进步做出了巨大贡献，地震科学研究呈现出蓬勃发展的态势[22]。档案部门可以通过分析本单位近几年的科研项目概况，总结科研人员的重点研究方向与资源需求，再从海量的地震科研档案中筛选出与其科研主题相关的信息资源，并重新组档，主动提供给科研人员使用。在此过程中逐渐形成地震监测预报数据库、地震工程专题数据库与科技成果专题数据库等一系列专题数据库。科研人员可以直接利用和参考编撰好的专题数据库，节省时间与成本，提高科研效率和质量，还可以通过专题数据库深入了解某一研究方向的发展趋势和研究热点，拓宽科研视野，激发创新思维。

2.个人跟踪服务

个人跟踪服务是指在地震科研档案开发利用过程中，档案部门围绕从项目立项到结题的科研全过程提供的全方位档案跟踪利用服务，主要包括内容确定、跟踪服务与效果反馈三个环节。在个人跟踪服务的初始阶段，档案部门会向科研人员了解项目的研究内容、目标与预期成果，并详细记录这些信息，据此制定资源开发与服务计划。在确定服务内容后，档案部门将进入跟踪服务阶段。在这一阶段，档案部门需要根据资源开发与服务计划，为科研人员提供所需的档案资料与数据分析等服务，并不断关注项目的进展情况及科研人员的反馈意见，实时更新科研档案资源。最后，在项目结题后，档案部门会邀请科研人员对档案的利用情况进行总体评价，了解档案资料在科研过程中的作用和效果，发现存在的问题和不足，为今后的档案开发利用工作提供借鉴和经验。

3.科技展览服务

在数字时代，地震科技展览服务成为传播地震科学知识、提高地震防范意识与推动地震科学研究的重要途径[22]，为科研人员提供了一个地震数据与研究成果的展示交流平台。档案部门可以从历史重大地震事件科研档案与地震科学考察档案两方面入手开展地震科技展览服务。首先，可以通过对历史重大地震事件纸质档案、现场照片与数据汇集等进行分析、挖掘与整合，回顾与总结历史重大地震事件的来龙去脉，将这些信息以档案研究成果的形式公开展示，以此提高科研人员对地震的深度理解和研究。其次，地震科学考察需要科研人员花费大量时间在震区进行调查研究，获取地震特征、发震构造与建筑物破坏特点等珍贵的第一手资料，这些都是科研人员加深对地震认知的重要资源，也是防范地震灾害的重要参考。通过展示和交流这些档案资料，可以促进科研人员之间的相互学习与合作，共同提高地震科学研究水平，进一步推动地震科学的发展。

4.档案编研服务

地震科研档案编研工作服务于地震科研工作，开展编研工作，首先要科学确定选题，聚焦当前本区域、本单位地震科研工作重点，选择具有理论意义与实践意义，并能够为科研工作高质量开展提供服务的选题进行编研工作，使科研档案编研工作具有针对性、重点性与实效性。其次，精选编研素材，确保所选素材范围广泛，涵盖与选题相关的所有档案信息，并对这些信息进行进一步整合，确保为科研工作提供高效与高CPEcLAsXeC3XIq8VQk8pGw==价值的档案资源。最后，档案人员应提升地震专业知识水平和编辑技能。作为地震科研档案编研工作的主要执行者，他们的专业水平和编辑能力直接影响工作质量。档案人员需要扎实的地震专业知识以准确理解和整理科研数据，确保科研档案的科学性和准确性，而优秀的编辑能力能够将复杂的地震数据和研究成果整理成清晰易懂的文字，便于其他科研人员查阅和理解。

五、结语

在辨析地震科研档案概念与特点的基础上，本文从资源建设、数据管理、档案人员知识结构与利用者参与度四个方面分析了当前地震科研档案开发利用所面临的困难。据此，提出加强地震科研档案开发利用的相关策略，并阐述了科研专题服务、个人跟踪服务、科技展览服务与档案编研服务可以作为具体的实现模式。本文是基于当前地震科研档案开发利用现状所开展的理论性改进研究，研究思路较为发散，未能对某一改进策略或路径进行深入研究与论证。下一步研究中，将围绕加强地震科研档案开发利用的某个具体维度展开详细研究，提出更加具有参考价值且切实可行的方法和经验。

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作者单位：湖北省地震局