新形势下人口构成档案管理工作研究

[摘 要]党的二十大报告提出，要优化人口发展战略，建立生育支持政策体系。当前，我国人口老龄化问题严重，新生儿数量严重减少，使得国家的人口红利优势被严重削弱。对此，国家不断修改人口构成政策，提倡适龄婚育，建议一对夫妻可以生育三个孩子。与此同时，要全面创新人口构成档案管理工作，这样不仅可以保证工作效率得到大幅提升，而且可以为后续的查阅或参考提供便利。基于此，文章深入探究档案管理工作的全新发展，提出人口构成档案管理工作的全新思路，以供参考。

[关键词]新形势；人口构成；档案管理；全新思路

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）13-0089-03

人口构成档案具有重要价值，不仅便于后续查阅，而且可以为后续的人口数量普查和人员构成状况等提供重要的参考价值，制定符合时代发展的全新政策。探索新形势下人口构成档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口构成档案管理水平，对于更好地推进新时期的人口发展、促进经济社会又好又快发展具有积极作用。但是，随着时代的不断发展，原有的档案管理工作模式无法和当前需求保持一致性，这就需要推动档案管理工作实现全面创新的发展[ 1 ]。

一、加强计划人口构成档案管理工作的意义

（一）提高工作效率

当人口数量不断增长时，人口构成档案内容也随之不断增加，这在一定程度上会降低人口构成档案管理工作效率。为了妥善解决效率问题，要改进人口构成档案管理工作，在管理过程中引入多样化方式，制定科学可行的工作制度，为人口构成档案管理工作效率的提升提供保障。

（二）便于查阅和参考

对人口构成档案而言，其作用通常体现在查阅和参考等方面。通过档案查阅，可以全面掌握当前的人口增减状况，将实际情况作为依据，合理制定人口构成制度。新形势下，全面创新发展人口构成档案管理工作具有重要作用，可以将互联网技术引入档案管理过程，保证档案查阅的高效性。依托这样的方式，还可以完成特定时段或固定词语的查询工作，为档案管理工作的健康发展提供一定的助力。

（三）为群众提供更好的服务

在新形势下，不仅要创设人口构成档案管理体系，而且要优化创新思维体系，这样可以更加科学地整理分析相关信息资源，深入剖析群众的需求和期望，确保档案管理的作用得到最大化呈现，助力提供精准化和个性化的服务。例如，全面掌握不同群体的生育需求，在了解不同需求的前提下科学分析人口构成档案数据，甚至将个性化指导思想作为依据，提供更多服务和支撑。同时，在信息技术的作用下，更好地与群众开展交流互动，保证服务质量和群众满意度都得到大幅提升。

二、新形势下人口构成档案管理工作的创新发展方向

（一）人口构成档案管理的标准化

在开展人口构成档案管理工作时，应全面建立标准化档案管理体系，在该体系的基础上，高效落实人口构成档案管理工作[ 2 ]。在具体实践中，不仅要将制定统一的分类及保存等标准作为着力点，而且要遵守科学、规范等原则，这样可以更加清晰、有序地掌握各个工作流程，确保更加标准化地完成管理档案借阅或转移等工作，推动档案管理标准化的目标得以实现。

此外，应将档案工作的计划性和前瞻性作为切入点，制订相关的年度工作计划等，明确档案管理的目标或方向，突出体现档案标准化管理的作用，为人口构成档案管理工作的顺利落实提供保障。

（二）档案管理的信息化

科学技术水平的大幅提升，使得信息技术得到广泛运用，营造了良好的信息化市场环境。在这一背景下，人口构成档案管理工作要加快创新发展，凭借对智能化或信息化技术的全面应用，让档案管理从传统的模式中挣脱出来，打造全新的工作格局。

首先，全面建立数字化档案库，充分运用信息化档案软件，快速整合与分析档案信息，提高档案管理工作的质量和效率。

其次，创建便于识别的数字档案库，对人口构成纸质档案进行拍照、扫描等数字化处理，推动纸质档案ZQKBVTG7bJPkUGbpwi+Fm4H4zA5NiqNRJEKoT4vUdWQ=向数字化档案转变，让档案得到永久性保存的同时，进一步发挥档案库信息检索功能的强大优势。

与此同时，在人口构成档案管理中，运用相关的信息化管理软件，更加简单高效地完成档案的整理分类及统计等工作，全面体现人口构成档案工作信息化和智能化发展的优势。

（三）档案管理的规范化

为了使人口构成档案的内容更加精准和完整，在实际工作中应科学管理或规范化处理档案审核流程。具体来讲，针对各类人口构成档案信息管理，要不断加大审核校对力度，确保人口构成信息的真实性和可靠性。此外，全面开展人口构成档案管理的专业化培训工作，提升从业人员的专业素养和职业素质，保证从业人员在档案管理工作中严格遵守相关规定或标准，大幅提升档案管理的规范性。

三、新形势下人口构成档案管理工作中存在的不足

（一）缺乏完善的管理制度

对人口构成档案管理工作展开全面探究可知，管理制度不够完善是目前存在的问题之一。缺乏完善的管理制度，会增大档案管理工作的随意性，削弱档案管理工作应用流程的规范性，导致人口构成档案的价值无法充分发挥。在开展人口构成档案管理工作时，未全面落实责任制度，导致部分工作人员的责任意识明显不足，甚至使得该项工作的公共效用大幅降低，无法顺利提升人口构成档案管理的水平。

（二）工作人员的素质有待提升

人口构成档案管理工作人员的素养不高，会对新形势下人口构成档案管理工作产生明显的不良影响。工作人员存在老龄化严重的问题，使得工作模式以传统模式为主，未进行必要的创新优化，使得人口构成档案管理的效果相对偏低。

另外，档案管理人才流失比较严重，且因行业普遍薪酬偏低，难以留住人才，组建优秀的管理团队存在较大的难度，甚至无法精准实施档案管理制度，进而对人口构成档案管理工作产生不良影响。

（三）人口构成档案管理思想意识不足

思想意识决定行为，如果在思想认知方面存在一定的偏差，会使相关措施执行产生一定的问题。对当前人口构成档案管理现状开展全面分析可知，目前思想意识不足的问题十分明显，相关管理人员在开展人口构成档案管理工作时，未对该档案管理工作的重要性形成正确认知，在开展各项工作时缺乏严谨性和责任心，使该项工作的完成质量相对偏低，无法发挥其应有的作用[ 3 ]。

（四）信息化建设力度不足

科学技术水平的不断提升，使得信息化技术被广泛应用于各个领域，档案管理也不例外。在信息化技术的辅助下，推动档案信息化建设提速可以对各项工作的开展产生积极作用。但是，对实际的人口构成档案管理工作展开全面分析可知，信息化建设力度不足是主要问题之一。由于相关单位对人口构成档案资料的扫描及数字化处理缺乏重视，也尚未构建完善的数据库，导致档案信息管理和利用的效率明显降低，对人口构成档案信息化水平的发展产生不良影响。

四、新形势下人口构成档案管理工作的全新思路

（一）加强人口构成档案管理顶层设计

在对人口构成档案管理实施顶层设计时，相关单位要以实际情况为切入点，完善相关制度和标准，充分考虑人口结构变化及社会发展需求等情况，聚焦政策文件展开深入调研，建立更加科学有效的管理系统和标准。该系统标准中应涵盖各个方面的档案管理，也让差异化系统得以延伸，为人口构成档案管理工作的开展提供有效助力。

在加强档案管理顶层设计时，要明确不同岗位的职责差异化目标，可以设立专项档案管理岗位，收集、整合人口构成档案。为了实时维护人口构成档案管理信息化系统，信息化建设部门要充分发挥其职能优势，提高人口构成档案管理工作的专业性和高效性。

除此之外，人口构成档案管理部门要与相关部门建立有效沟通机制，共享重要信息，形成协作合力，为档案管理工作的推进提供助力。

（二）完善管理制度

在全新的发展形势下，对人口构成档案管理工作制度进行创新完善至关重要。如果制度足够完善，就可为人口构成档案管理工作的高效开展提供依据，为国家的稳定发展提供助力。

基于此，相关部门应对人口构成档案管理工作制度加强重视，保证该制度更加科学完善。构建完善的赏罚制度，对档案管理细节开展必要的分析或研究，保障档案管理各项工作的严格落实。在开展人口构成档案管理工作时，要完善人口构成档案管理制度，利用该制度为人口构成管理工作的开展提供助力。

（三）重视管理信息化和资源开发利用

充分运用计算机技术或扫描技术，优化完善硬件设施配置，搭建资源共享和信息化服务平台。借助该平台的作用，更好地维护档案管理系统，为档案管理朝数字化方向转变提供助力。

与此同时，利用集中管理的方式处理人口构成档案，为了使各项资料更加完整和精准，不仅要统一化管理归档材料，而且要严格管控档案资料的借阅或查阅流程，大幅降低档案资料被损坏的概率，为档案资料利用效率的提升提供保障。

档案工作的核心是开发利用，在开展档案管理工作时，要加强对资源开发利用的重视。从相关管理人员的角度来讲，其不仅要全面学习人口构成的全新政策，而且要更好地掌握全新的档案管理理念或技术，还要强化服务意识，保证服务质量得到明显提升。

此外，要充分挖掘人口构成档案资源，不断拓宽档案收集渠道，围绕人口构成开展各项工作，提高资源的利用率和开发效率[ 4 ]。

（四）推动档案管理的现代化

为了使人口构成档案管理工作符合现代化要求，要不断增大对该方面的资金投入力度，更好地引入先进的技术或设施。

第一，对档案管理相关的技术或设施进行及时有效的升级处理，可以升级档案库房中的空调设备，补充安装去湿气设备，可以将现代化档案管理技术融入其中，提升档案管理的有效性。

第二，引入计算机网络技术，将内部档案信息资料存入计算机，为后续人员的查询或借阅提供便利。采用这样的方式，可以起到节约人力、物力的效果，也能在一定程度上提高工作效率。

（五）提升工作人员的专业素养和责任心

首先，强化专项领域培训。将人口构成档案管理工作的从业水平和综合素养作为依据，开展针对性的培训活动，组织所有工作人员积极学习和掌握档案管理理论知识，参加相应的实践培训，保证工作人员对档案管理产生正确的认知。同时，掌握档案管理的原理及归档方法等，确保工作人员的能力和素养得到明显提升，在档案管理中发挥作用。此外，针对培训内容开展有效的讨论，形成全新的思维逻辑，为工作人员专业能力的提升奠定基础。

其次，提升从业人员的职业道德素养。在人口构成档案管理工作中，加强从业人员的职业道德素养至关重要，相关单位在培训中要加入职业道德素养方面的内容，不断提升从业人员的职业素质。在开展档案管理工作时，要严格遵守相关的制度或规定，树立良好的服务意识或使命感，为档案管理工作的高质高效完成提供保障。

需要注意的是，为了让从业人员对培训加强重视，可以制定相应的奖惩制度，将考核成绩与福利待遇挂钩，保证从业人员可以更加积极和认真地参加培训，确保其专业性和职业素养得到大幅提升[ 5 ]。

五、结语

我国是人口大国，社会经济发展都要以人口发展为基础，全方位考量新时期的人口构成情况，积极推进人口构成档案管理工作水平的提高。新形势下，必须推动人口构成档案管理工作的改革和创新，充分利用现代化技术手段，加强信息化、智能化建设，保证其作用得到最大限度的发挥，在此基础上进一步助力社会经济的可持续发展。

参考文献：

[1]盛平梅.新形势下人口构成档案管理工作的新思路[J].兰台内外，2024（04）：52-54.

[2]施鸿梅.试论新形势下人口构成档案管理工作的新思路[J].广西质量监督导报，2020（05）：41+40.

[3]李延丰.浅谈人口构成档案管理存在的问题及解决办法[J].国际公关，2019（11）：215.

[4]许雪梅.人口构成档案管理创新及档案管理数字化问题[J].办公室业务，2018（12）：138.

[5]黎鑫.基于新形势下的人口构成档案管理工作探究[J].办公室业务，2017（23）：105.