信息化环境下公路档案管理研究

于明莉

摘 要：随着我国经济的快速发展，公路建设工程数量庞大。公路档案是公路建设、管理过程中相关文字、图表、音像等资料数据的翔实记录，对推动公路建设的顺利开展起着重要作用。进入信息化时代，传统纸质化公路档案管理模式已无法满足时代需要，或将被新型信息化管理模式所取代。文章通过对公路档案的重要性及当前管理中出现的问题展开分析，对信息化环境下公路档案管理模式展开探讨，以期为公路档案管理研究提供一定的参考。

关键词：信息化环境；公路档案管理；路径研究

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

我国经济的快速发展，带动了公共建设事业的繁荣兴盛，其中公路建设事业更是开展得如火如荼，我国大量公路工程正在建设中，庞大的施工量也给公路管理部门加大了管理的难度，尤其是档案管理工作，随着海量数据、资料的不断增加，正面临着重大考验。作为公路管理部门核心工作之一，公路档案管理工作也面临着新的挑战。尤其是进入信息化时代，公路档案管理部门如何紧跟时代发展，充分运用信息技术，提高档案管理水平，以应对不断出现的难题与挑战，成为公路档案管理工作者亟须解决的问题。

一、公路档案管理的重要性

档案是企事业单位或个人在成长、发展过程中所有相关资料的记录，档案管理工作是企事业单位的基础工作，为单位未来的发展方向、规划及具体发展目标，提供了数据支持，在企事业单位管理工作中占据着重要地位，发挥了重要作用。公路档案是对我国公路事业在建设、发展过程中各类文档、地形图表、音像制品的全面收集、分类、保管及利用。公路档案是对我国公路事业的历史记录，并记录了在公路建设、道路日常管理中，涌现出的新型筑路技术和创新管理方法，为我国公路事业的快速、健康发展提供了有力的数据支持。作为公路管理工作的重要内容，公路档案管理工作的质量，直接影响到公路建设事业的发展。公路档案是开展公路施工、道路养护以及其他与公路相关工作的基础和重要依据。

随着我国经济的快速发展，公路建设事业的蓬勃兴起，大量的公路建设带来海量的复杂档案资料，让传统公路档案管理方式已经难以招架，逐渐无法满足现代公路事业的发展要求。当信息时代到来后，信息技术的成熟与应用，对公路档案管理提出了更高的要求，在面对重大挑战的同时，也为公路档案管理提供了新的发展方向。在信息化时代，只有创新公路档案管理工作，才能提高公路档案管理的效率和质量。公路档案管理工作要适应时代发展潮流，紧随时代发展步伐，加快档案管理信息化建设，在提高公路档案的利用率、加强信息共享的同时，注重档案信息安全，才能充分发挥公路档案在公路事业发展中的重要作用，并成为内在发展动力。

二、公路档案管理信息化建设的重要性

公路档案管理信息化建设是信息化时代的产物，是传统纸质化档案管理模式的改进，以原有纸质化档案资料的数字化转换形成的数字档案为基础，建立公路档案资源数据库，通过互联网的传播，实现资源共享。公路档案管理信息化建设，为公路管理部门节省了大量的人力、物力，有效提高了档案管理工作效率以及公路档案的利用率，充分体现档案的社会价值和经济价值。

1.公路档案管理信息化建设是时代发展的要求

当社会进入到信息化时代，信息技术已在档案管理中有了广泛的应用，专门的档案管理软件在经过不断实践应用中得到完善和更新，档案管理信息化已是大势所趋。公路档案信息化建设也对公路事业中的工程建筑、道路设计、档案管理等不同岗位的工作人员，提出了更高的要求。

2.公路档案管理信息化建设可以有效提高服务水平

简单而言，档案管理就是对各类信息资源的管理。对信息资源的开发速度和利用率，决定了信息资源的开发利用效果。通过信息技术对档案开展有效管理，提高了信息资源的开发利用效果，产生了更广泛的社会价值。公路档案中包含了大量的公路建设图纸、建筑工艺、创新管理方式，甚至包括后期日常道路养护等翔实的数据资料，对公路事业的长足发展有重要的参考价值。档案管理信息化建设，有助于快捷地对各类信息资源的收集、整理、分类、储存，能够通过网络快速传递及转移，有效实现了资源的共享和利用，拓展了公路档案管理部门的服务领域，提高了服务水平。

三、当前我国公路档案管理信息化建设过程中存在的突出问题

在信息技术的应用中，办公无纸化、自动化已经成为管理工作中的重要方式并成为常态。在此基础上，档案管理工作的方式也受到影响，正在由传统纸质化管理向无纸化、自动化方式转变。档案管理信息化建设是信息化时代的要求，是提高档案管理效率和水平的必要手段。而就目前我国公路档案管理信息化建设现状而言，其中存在档案管理制度不规范、工作人员素质欠缺、信息技术手段不足等诸多问题，

1.公路档案没有形成标准化、规范化的管理制度

公路管理中有大量的现场施工工程、道路规划及养护工作，管理人员过于重视这些实操性强的工作，而忽视了公路档案管理工作，未能认识到其重要性，导致我国公路档案管理工作在相当一段时间内，未形成一套标准化、规范化的管理制度，在实际管理工作中，容易在档案资料收集、分类、归档、保存等工作环节产生混乱，让档案资料在分类建立和应用时漏洞百出。并且，不同时期、不同类型的档案资料因未经过统一标准的收集整理，前后内容无法有效衔接、格式兼容性不强，在保管、分类工作中无法明确划分归属，这种公路档案只能单独存放，时间过长就容易造成遗失或损坏。由此可见，缺乏完善的标准化、规范化的档案管理制度，是当前公路档案管理信息化建设中的首要问题。

2.公路档案管理欠缺对数据库建设的重视

档案管理工作，管理的是信息资源，是对所收集的信息资料开展分类管理、保存、利用。在信息化时代，通过网络数据分析，开展收集、整理与运用的一体化信息资源管理，就形成了数据化信息，而数据化信息是数据库建设的基础。当前，我国公路档案管理中存在纸质档案转换电子档案能力不足的明显缺陷，造成数据信息传递不及时、难以信息共享等诸多问题，导致公路档案数据库建设时，缺乏足够数量的数据化信息，公路管理相关部门及用户的数据需求无法得到满足，影响了公路档案的利用率，降低了其使用价值。

3.公路档案管理工作人员专业素质有所欠缺

相关管理部门领导尚未充分意识到公路档案管理工作的重要作用，长期对档案管理工作的错误认知，也导致在档案管理人员安排上较为随意，经常将一些非档案专业人员或临退休工作人员安排在档案管理重要岗位上。这样的档案管理工作人员，不仅缺乏应有的档案管理专业知识和自主学习能力，思想传统，还对新事物、新型管理模式无法理解和接受，甚至是抵触，对新型信息技术更是无法掌握，大部分工作人员仍采用传统办公模式。公路档案管理部门专业人员素质的欠缺，影响了纸质化档案资料转化为数字档案的速度，从而阻碍了公路档案管理信息化建设的整体进程。

4.公路档案管理信息技术落后

信息技术的应用，需要以相关软硬件设备设施为基础，这就需要大量的资金投入。由于公路档案管理工作长期不受重视，因此，在信息化建设中投入的资金明显不足，导致档案管理信息化建设所需要的软件及硬件设备设施不足。从表面上看，是信息技术设备设施的不足，导致纸质档案向电子档案转换的速度，影响了公路档案数据资源库的建设进程，而从深层次来看，是公路档案管理在信息化技术上的落后，直接影响了公路的整体管理工作，影响了公路建设的进程和质量。

5.公路档案管理工作中缺乏严格的保密制度

我国公路建设中的设计图、规划图以及施工图、数据等，大部分都属于国家机密，因此，作为公路档案管理人员需要有强烈的保密意识和安全意识。但在当前的具体情况来看，我国各级公路档案管理部门工作人员，因自身素质及未经过相关专业培训等原因，还未意识到档案保密工作及安全工作的重要性。在新形势下，随着网络技术在档案管理工作中的应用，网络安全问题成为档案管理中亟须重视的问题。相当一部分公路档案管理部门因资金匮乏，在信息化建设过程中投入较少，导致在计算机及网络安全中容易出现网络黑客等不法分子入侵、盗取、篡改数据等问题，给我国公路建设带来不可估量的损失。因此，公路管理部门要重视档案管理工作中档案的保密性和安全性问题。

四、提高公路档案信息化管理水平的有效措施

1.转换管理理念，完善公路档案管理制度

公路档案管理信息化建设是信息化环境下公路档案发展的必然趋势，是大势所趋。首先，公路管理部门领导要加强自身学习，从思想认识上改变过去传统的管理理念，重视档案管理信息化建设，并通过各种宣传手段，让员工加深对信息化建设重要性的认识；其次，公路管理部门要结合自身实际出发，加大对信息化建设所需基础设备设施的投入，奠定良好的信息化建设基础；再次，要高度重视公路档案管理制度的完善。没有规矩不成方圆，只有建立完善的管理制度，才能保证档案管理信息化的顺利开展。确保工作流程中档案信息收集、分类、归档、保存、利用以及信息安全的各个环节都有章可依，严格制定规范的操作模式，以保障档案信息资料的真实性和完整性。在岗位管理上，明确岗位责任到人，并制定相应的奖惩机制，对工作人员定期考核，并与绩效工资挂钩，以此充分调动工作人员的积极性和主动性。除此以外，还应制定严格的信息安全保障制度，确保档案信息的安全。

2.加强专业管理人才的培养

在相当一段时间内，公路档案管理工作因得不到重视，岗位上也未安排专业的人员担任，往往是由一些即将离退休的人员充当，导致公路档案管理岗位缺乏专业人员，无法满足档案管理信息化建设对工作人员的素质要求，阻碍了信息化建设的顺利开展。信息化环境下的公路档案管理，对工作人员的综合素质要求很高，除了要具备专业的档案管理基本技能外，还需要熟练掌握信息技术。因此，公路档案管理部门要加强对内部员工的选拔和培养，挑选有创新意识、自主学习能力、认真负责的员工开展专业培训，尤其是信息技术方面，要定期学习新技术，确保员工能够熟练操作信息化设备，及时录入和补充数据库的信息。

此外，档案管理部门还要有针对性地从社会招聘专业人才补充到管理团队中，尤其是信息化管理方面的专业人员，可以快速提升团队整体的专业素养，有助于公路档案管理信息化建设有序开展。

3.建立完善的公路档案资源信息库，实现资源共享

针对我国公路档案信息库资源相对匮乏的实际情况，公路管理部门应积极拓展引进资源渠道，丰富信息库的数据资料。拓展的渠道一般有以下几种：一是加大人力投入，加速数字化转换原有的纸质文档、图表等资料，并存入数据库中；二是公路档案管理部门要加强与其他单位，如道路设计、现场施工、道路养护等部门积极沟通，将其他单位的数据信息录入公路档案信息库中，丰富数据库的资源种类；三是从社会各层面收集与公路相关的信息资料，经过筛选后，将有使用价值和参考价值的资料数字化转换后存入公路档案信息库。

公路档案管理部门在充实档案信息库的同时，也加强了与其他单位的有效沟通，互通有无，可以通过搭建内部互联网平台，实现信息、资料的网络传递，真正实现档案资源的共享。

4.加强公路档案信息化建设

随着信息技术的日益成熟和广泛应用，公路档案管理部门要加快信息化建设的进程。公路档案管理部门要尽快将传统纸质档案向电子档案转化，并将信息技术应用于档案收集、分类、归档等工作流程中，让公路档案管理模式迅速向现代化、电子化、数字化的公路档案管理工作模式转换，全面提高公路档案管理的现代化水平，做好历史档案和未来档案之间的衔接，探索公路档案数字化管理的新途径、新方法。档案管理部门应持续优化完善公路档案数字化管理制度，建立公路档案网络信息服务系统，为档案使用者提供更加便捷的检索与阅读服务。

5.加强网络信息的安全管理和保密工作

信息技术的应用是以互联网为基础，网络安全已成为档案管理工作中的头等大事。首先，制定完善的法律法规，落实信息安全保护法。其次，对档案管理部门的员工严格管理，明确保密工作者的职责，达到相互制约、相互监督的目的，防止重大机密信息被泄露。再次，对档案管理人员要加强保密法制宣传教育，增强其法律意识。最后，档案管理人员要定期及不定期地检查网络安全，对发现的风险及时预警并处理，强化档案管理安全系统性能。

五、结束语

综上所述，随着我国公路事业的蓬勃发展，公路档案信息数量急剧增长，给档案管理部门带来了极大的压力和挑战。传统的公路档案管理模式已无法适应新时期的要求，只有通过创新管理模式才能符合时代需求。在信息化环境下，公路档案管理信息化建设是时代的产物，是档案管理事业发展的必然趋势，只有加强公路档案管理信息化建设，才能有效提高档案管理效率和服务水平。公路管理部门要从思想上重视档案管理信息化建设，加大资金投入，制定科学、规范的管理制度，组建一支高素质的档案管理团队，才能有效促进公路档案管理信息化建设顺利开展，保障我国公路建设事业健康、稳定发展。

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