基于内部控制的高校财务信息化建设思考

叶景野

摘 要：高校是为国家培养优秀人才的主要场所。伴随着社会经济的迅速发展，教育事业呈现出一片欣欣向荣的景象，学生数量激增、财政收入多元化给高校的管理工作造成很大压力，传统的财务管理模式亟须改革。文章从内部控制的视角出发，分析高校财务信息化的重要作用，指出其存在缺乏顶层设计、尚不具备系统性、安全性不足以及忽视内部控制的问题，并提出相应的解决思路。

关键词：内部控制 高校财务 信息化建设 问题 思路

中图分类号：F233

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）06-079-02

引言

在行政事业单位中，内部控制的建设、实施与评价已成为日常工作的重点。相对于企业而言，行政事业单位内部控制起步较晚，在理论和实践上的探索都比较缺乏。2012年发布的《行政事业单位内部控制规范（试行）》中，进一步明晰内部控制体系的原则等内容。加强内部控制与信息化建设之间的联系，能够帮助高校降低人工操作的风险，加强信息安全[1]。在信息技术高度发达的今天，应充分利用科技为财务管理赋能，监控经济活动，防范财务风险，保障财务安全。

一、高校财务信息化对内部控制的重要作用

（一）提升高校财务内部控制的智能性

一方面，学杂费管理系统、预算管理信息系统等基本实现了学校日常运营的自动化、流程化操作;另一方面，通过对现有的财务流程进行信息化重组与设计，可以提升财务人员的工作效率与服务水平，进一步优化教师与员工的体验。为他们提供更为精确的财务资料，加深他们对财务人员工作的认识，提升其满意度。

（二）提高高校财务内部控制的效率

高校的财务业务种类比较复杂，报销的体量较大，具体内容有：预算报销业务、科研项目、学费收缴、教职工工资发放、工程项目等[2]。但是，财务人员的数量比较少，依靠人工计算的方式，财务管理繁琐且低效。财务信息化是一种以技术为基础，以提高高校财务管理水平为目标，有效提高高校财务内部控制效率的手段。

（三）提高高校财务内部控制的安全性

1.财务信息化指的是将计算机技术、网络技术等信息技术相结合，对财务管理模式进行升级和优化，提供有效的财务数据，有效避免人为因素的干扰，从而为财务管理工作提供帮助。

2.通过对事前、事中和事后的全过程信息化监控，预防不规范财务行为的发生。此外，高校可以对以往的财务行为展开二次审查和稽核，及时地发现资金支出不合理、资金使用流程不规范、人员操作失误等财务风险情况，提高了高校财务工作的规范性和安全性。

二、内部控制背景下高校财务信息化建设存在的问题

（一）信息化建设缺乏顶层设计

高校财务软件公司单一，主要依据学校的基础需求、财务管理制度、相关政策对高校的财务系统进行设计与升级。高校的经济支付能力较低，软件公司在设计与升级财务系统时，无法做到综合考虑，无法根据高校的实际需求为高校量身打造出个性化的财务系统。所以，高校财务信息系统一般都是根据现实情况的变化被动地对财务的软硬件设施进行升级，忽视对财务管理建设的统筹安排，难以从实际需求出发，进行整体规划，无法满足师生对财政服务的要求。

（二）信息化建设缺乏系统性

高校财务运行与各部门的工作密切相关，因此，会受到多种因素的制约。在以往的高校财务内部控制中，各部门间的信息交流通常不畅。一方面，各学院各部门的信息管理系统具有个性化的特点，信息系统相互独立。因此，在不同的信息系统中，很难实现数据共享。学生转专业、降级、寝室调整、地方助学贷款、入伍学费代偿等工作，只能通过繁琐的审批手续进行办理;另一方面，由于各院系有各自独立的业务系统，这些业务系统的信息和数据不能同步，导致财务数据与业务数据相分离，造成基础资源无法共享以及信息重复录入和登记的情况，使得各部门之间存在数据冲突，影响高校资产数据的准确性。

（三）信息化建设安全性不足

各类信息风险给高校财务信息建设带来了严峻挑战。随着计算机技术的迭代升级，以及互联网体量的逐步扩大，网络的风险性和脆弱性也随之增加[3]。一方面，高校的财务信息系统采用的是内部局域网络，安全加密体系不够成熟，甚至存在漏洞，会导致黑客的攻击和病毒的侵袭，从而导致财务信息泄露以及被盗取、收费信息被篡改、银行账户被劫持等危险，从而给学校带来了巨大的经济损失;另一方面，随着信息化的迅速发展，会计工作得到很大的便利，减轻了财会人员的工作压力，但是也产生了很多问题。比如，财务人员一旦泄露财务秘密，就会造成数据安全风险。

（四）内部控制体制形同虚设

1.部分高校不重视内部控制，没有建立完善的内控体系。一些高校认为内部控制信息化建设无法在短期内实现较大的经济收益和展现明显的效果，因此，忽视内部控制的信息化建设。

2.部分高校已经建立的内部控制制度，但执行效果却并不尽如人意，从实际操作来看，大部分都是敷衍了事，并没有起到应有的制约作用。

3.多数工作人员身兼多职，心理负担较重，工作效率低下。

三、基于内部控制的高校财务信息化建设的措施

（一）完善财务信息化建设顶层设计

1.高校领导层应突破固有的管理理念，摒弃过时的管理策略，优化顶层设计。学校领导层要高度重视内部控制建设，认识到财务信息化的发展势不可当，而在其发展的过程中，内部控制建设必须与之同步。结合高校的具体情况，提出相应的硬件建设方案，尤其是财务部门的计算机系统。建立符合高校特点和需要的内部专用网络，确保信息传输的稳定性、安全性和时效性。除此之外，还需要保持数据的实时同步，并且可以随时上传或者备份。要设置不同的权限，明确区分使用者的身份，保证只有财务人员有权维护后台数据，而教职工只能访问授权的信息数据。

2.阐明财务部门各岗位的职责、人员的权责情况。出台正式文件，相关部门要严格按照岗位职责和要求开展工作，做到关键事务分级审批、专人负责不相容岗位，加强高校财务的制度化建设。

3.充分考虑本部门的要求，深度挖掘信息化建设需求，培养通晓财务、计算机技术的复合型财务人才，提出相应的规划与建议。高素质的信息化人才，一方面，要对财务业务流程有较为深入的了解，掌握财务业务流和信息流的结合点，进而对财务业务流程进行科学重组，以达到简化工作程序，提高工作效率的目的;另一方面，也要考虑到目前的信息技术水平，能否达到设想中的财务信息化目的。

（二）建立财务数据共享平台

1.打造以信息化财务管理资源库为核心的统一数据平台，将人事、教务、办公、科研以及财务信息汇总在一起，实现信息集聚，搭建互通共享的“信息池”，为部门之间的交流与沟通赋能。财务管理信息化平台将财务数据作为交换的主要对象，建立统一的数据标准，从而让数据共享变得更加方便，确保信息数据的通畅。财务部还可以将数据归类，为不同的部门赋予相应的存取权，增强数据的安全性和保密性。在教职工、部门登录后台之后，可以在第一时间内获得与之相关的数据，而不用再被动地等着按权限进行数据交互，不仅提高了数据的保密性、安全性，还极大地提高工作效率。

2.各个院系、部门可以将数据上传到资源库中对应的业务模块中，一方面，业务负责人根据自身需求在数据库中查找数据，便捷有效;另一方面，审计人员也可以准确迅速地在数据库中查找审查的数据资料。

3.延伸财务信息数据共享范围，将内部控制程序嵌入信息化财务管理平台群，实时性地记录并监控高校财务情况，提高财务信息的规范化和透明化。此外，从系统使用与维护、数据存储与备份安全等方面入手，构建出一套新的内部控制体系，对财务人员进行约束，以确保改进后的财务管理信息系统能够安全平稳地运行。

（三）推进信息安全建设

由于信息共享和互联网本身的开放性，推进财务信息的安全保障成为重要的内容。高校要从实际情况出发，保证财务信息系统安全运行，提高风险防范能力[4]。

1.高校财务人员要树立信息安全风险意识，提高财务从业人员的信息安全维护意识，引进网络安全方面专业人才，加强人才队伍建设，确保财务信息化的安全性。

2.健全内部控制机制，有效规避风险。将内部控制制度嵌入财务信息搜集、传输、转化、分析、处理等业务全过程，对财务信息进行实时性内部监控，快速地识别潜在的安全风险，保障高校财务运作的合法合规。

3.建立安全预警机制。强化职业道德教育，切实保障数据安全。财务人员必须对整个管理过程有清楚的了解，严格执行工作流程。遇到问题要及时向上级汇报，确保在发生紧急情况的时候，业务流程可以正常运转。如果师生员工想要在校外访问信息门户，尤其是财务综合平台，那么他们就必须使用 VPN，用工号或学号以及相应的密码来登陆，而且还应该对进入的时间和次数进行限定，以鼓励师生员工尽可能在校内局域网的安全环境中进行操作。

（四）健全完善高校信息化内部控制体系

将内控的风险点融入财务资讯系统的过程设计中，不但对财务业务过程的运作起到规范作用，还有助于实现内部控制。通过经常性的廉政建设，加强信息公开，使每个经济、业务活动的过程、结果更加透明、公平。首先，财务管理部门要重新梳理相关业务，并将各项业务的风险控制点整合到信息化平台中，通过流程的方式进行管控，确保财务信息化体系的科学性和准确性。其次，信息化内部控制体系更加需要人为地监控和维护。不相容岗位的制约作用更加突出，形成互相制衡的内部控制体系。基本应用系统是指各个部门所使用的应用软件，它既是基本数据的提供者，又是处理各种事务的主体。通过部门或者业务经办人，按照制定的信息化标准，将数据输入到数据交互平台。部门或经办人发起业务办理后，将会触发内控授权，管理人员对于符合规章制度的业务办理给予授权，让其进入财务审批，而不符合要求的申请给予拒绝，并通过数据交互平台将其反馈给各部门。财务管理人员对业务申请进行审核，通过平台，可以对业务的事前经过、事中监控、预算情况等进行实时查看。在此过程中，还可以利用数据交互平台，将业务处理的结果，反馈给各个部门，让相关部门可以实时地看到业务的进展，同时还可以对业务信息展开数据分析，并将这些信息反馈给决策管理部门。最后，通过完善的闭环管理，以及统一的数据接口，实现财务数据的集中度，对各院系、各部门的管理情况进行实时掌握，以保证所有的经济活动都能够按照规定的内部控制标准进行，并严格执行授权制度，强化对专项经费的管理，及时发现并解决问题，从而将有关工作推向规范化、正常化的轨道。

四、结语

高校财务信息化建设是顺应时代潮流，对财务管理模式迭代升级的必然选择。通过完善财务信息化建设顶层设计、建立财务数据共享平台、推进信息安全建设等，实现财务的有效管理，为财务信息化体系赋能，高校财务管理将会迈上一个新台阶。

参考文献：

[1] 陈蕾，朱娇.内部控制视角下高校财务信息化探讨[J].行政事业资产与财务，2023（07）：40-42.

[2] 李岱锦.浅析高校财务内部控制信息化建设[J].经济师，2022（05）：69-70.

[3] 刘耀阳.内部控制视角下高校财务信息化建设探析[J].内蒙古科技与经济，2023（02）：78-81.

[4] 李珊珊.基于财务信息化的高校财务内部控制建设思考与探索[J].商讯，2021（23）：59-60.

（责编：赵毅）