论“存证平台”的出现对档案界的警示

李苏华 吴品才

关键词：存证平台；证据；可信；真实性；可验证；电子数据；档案界

1 “存证平台”及其功能介绍

当前，我们只要在互联网上输入关键词“存证”或“存证平台”搜索一下，就能查询到许多与“存证”“存证平台”相关的内容，如司法存证平台、友信存证平台、电子存证平台、梧桐链存证平台、一点存存证平台、区块链存证平台、京东至臻数字存证平台、浙江数据知识产权存证平台、杭州互联网法院电子证据平台、北京互联网法院天平链存证平台、存证云、安存、百度取证、云法通等。重庆邮电大学法学院专门建成了电子数据保全认证中心，该中心是集电子数据采集、分析、取证和保全功能于一体的电子数据保全认证系统，并且在重庆市各级法院以及北京部分法院进行试点，其司法有效性得到了验证。该系统作为具有公信力和权威性的第三方，为数字档案的法律效力提供了真实的可靠的保障。

那么，这些如雨后春笋般出现的“存证平台”是出于什么目的而成立的呢？它们的功能究竟是什么？研究后发现，这些“存证平台”功能非常明确，主要就是用于解决电子数据的可信采集（可信取证）、可信存储（可信存证）和可信服务（可信出证）等的一个平台或系统。总之，它们十分强调电子环境下获取数据的真实可信、数据存储和管理中的真实可信，以及提供服务数据的真实可信，并且这种真实可信可验证。简单地说，“存证平台”就是一个存放证据的平台，在这个平台上提供的电子数据证据真实可信，并可验证。只是有的“存证平台”既存放电子数据证据，又存放电子数据证据真实的验证手段，而有的“存证平台”只存放电子数据证据真实的验证手段，把电子数据证据及其真实的验证手段分开存放。

需要指出的是：（1）这些“存证平台”是专门针对电子数据的；（2）这些“存证平台”是专门用于存放电子数据证据或电子数据证据真实的验证手段的；（3）这些“存证平台”是专门用于解决电子数据证据真实性的可验证的；（4）这些“存证平台”是档案管理部门（档案室或档案馆）之外的，或说这些“存证平台”不是我们通常意义上的档案室或档案馆。

2 档案室和档案馆原本就是一个“存证平台”

档案室和档案馆是社会文明和社会分工不断发展的产物，时至今日，档案室和档案馆的职责已为法律所明确。2020年新发布的《中华人民共和国档案法》第二章档案机构及其职责第九条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，……第十条规定：中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。总之，法律已明确赋予各级各类档案室和档案馆是集中存放与管理档案的专门机构，只是从文件运动视角来看，档案室主要集中存放与管理半现行文件，而档案馆则主要集中存放与管理非现行文件。

档案具有真实性，它是社会实践活动真实的历史记录。在纸质时代，档案室和档案馆出具的档案原件或盖章后的复制件是法定形式的证据，能为法官采纳，具有证据价值，可以为控辩双方提供证明案件客观事实的重要依据。我们常说，白纸黑字写在那里，铁证如山，无需抵赖，这是纸质时代档案可以作为证据的最朴素写照。

所以，从“存证平台”视角来审视，我们发现，法律已经赋予档案室和档案馆本是一个“存证平台”，它们就是一个法律赋予的专门用于存放证据的平台，只是过去我们常把档案室和档案馆描述为一个集中存放、管理和提供利用档案的专门机构而已。

3 “存证平台”出现的原因剖析

既然我们发现，法律已经赋予档案室和档案馆本是一个“存证平台”，那么为何在电子时代还要建立档案管理部门之外的“存证平台”呢？原因主要是：3.1 电子档案真实性同样重要。电子档案是在电子环境下开展的社会实践活动中直接形成的有保存价值的历史记录，它与纸质档案一样，具有同等的法律效力，这已为2020年新发布的《中华人民共和国档案法》所明确规定。电子档案同样能发挥事后的查实凭证价值、科学的历史研究价值和司法上的证据价值，但电子档案所有这些价值发挥的一个重要基础是其真实性，离开或失去了真实性，电子档案的这些价值无法发挥，尤其是司法上的证据价值，真实性要求最为严苛，不容有丝毫瑕疵，必须达到控辩双方都能接受。

伴随着人类科学技术的发展，记录信息的载体类型也发生了变化。电子档案是人类社会实践活动信息直接记录于电子载体上而生成的档案，它与传统的纸质档案一样，真实性是其本质属性，是它安身立命之本，同样重要。

3.2 当下的档案室和档案馆所出具的电子档案通常难以让法官采信

3.2.1 法律规定证据必须具有真实性。《中华人民共和国刑事诉讼法》（2012年3月14日修正）第四十八条规定：“可以用于证明案件事实的材料，都是证据。证据包括：（一）物证；（二）书证；（三）证人证言；（四）被害人陈述；（五）犯罪嫌疑人、被告人供述和辩解；（六）鉴定意见；（七）勘验、检查、辨认、侦查实验等笔录；（八）视听资料、电子数据。证据必须经过查证属实，才能作为定案的根据。”我们看到我国的刑事诉讼法在陈述证据的八大法定形式时，强调证据的真实性要求，并明确规定电子档案（电子数据）与纸质档案（书证等）都是证据。

《中华人民共和国民事诉讼法》（2012年8月31日修正）第六十三条规定：“证据包括：（一）当事人的陈述；（二）书证；（三）物证；（四）视听资料；（五）电子数据；（六）证人证言；（七）鉴定意见；（八）勘验笔录。证据必须查证属实，才能作为认定事实的根据。”我们看到我国的民事诉讼法在陈述证据的八大法定形式时，同样强调了证据的真实性要求，并明确规定电子档案（电子数据）与纸质档案（书证等）都是证据。

《中华人民共和国行政诉讼法》（2014年11 月1日修正）第三十三条规定：“证据包括：（一）书证；（二）物证；（三）视听资料；（四）电子数据；（五）证人证言；（六）当事人的陈述；（七）鉴定意见；（八）勘验笔录、现场笔录。以上证据经法庭审查属实，才能作为认定案件事实的根据。”我们看到我国的行政诉讼法在陈述证据的八大法定形式时，也同样强调了证据的真实性要求，并明确规定电子档案（电子数据）与纸质档案（书证等）都是证据。

所谓数据，是指对客观事物进行记录并可以鉴别的未经加工的原始素材，是对客观事物的性质、状态以及相互关系等进行记载的物理符号或这些物理符号的组合。数据是可识别的、抽象的符号。所谓电子数据，是指所有能输入计算机并被计算机程序处理的符号的总称，是电子环境下生成的未经加工的原始素材。所以，电子数据本质上具有真实性，可以成为证据。可见，电子数据与电子档案本质上都具有真实性，具有保存价值的电子数据归档后就能成为电子档案，电子数据与电子档案均具有成为证据的必要条件。

证据必须查证属实方可，这是当然的。试想，如果证据伪造、证据失去真实性，或证据真实性存疑或证据真实性难以查证，证据又如何可能作为认定案件事实的根据呢？所以，证据“三性”中最核心的是真实性。可是，纸质档案与电子档案查证属实难易程度完全不同。

3.2.2 纸质档案查证属实易。由于纸质载体上的信息一旦被改动，便会留下改动的痕迹，所以，对待纸质档案，一方面，我们应尽力防止其信息被改动；另一方面，我们可以通过观察其载体上的信息是否留有被改动的痕迹，来判断其是否具有真实性。正因如此，在纸质时代，档案室和档案馆出具的档案原件或盖章后的复制件就能证实它具有真实性，也能为法官所采纳，具有证据价值，可以为控辩双方提供证明案件客观事实的重要依据。一句话，纸质档案查证属实易。

3.2.3 电子档案查证属实难。电子载体上的信息则完全不同，一方面，电子载体上的信息十分易变，随着时间的推移，过不了多久，电子载体上的数据会有丢失现象发生，尤其是实施信息改动的主体和概率大增，不仅生成者本人能改，而且黑客和病毒也能改；另一方面，也是更为关键的，电子载体上的信息改动后却不留任何改动痕迹，似乎依然如初，这就为我们判别电子档案信息是否具有真实性带来极大的困难。改动与没改动在表面上看不出区别，简单地说，我们不能像纸质档案那样，通过载体上是否留有改动痕迹来判别电子档案是否具有真实性。事实上，没经任何改动的电子档案在司法案件审理中也难以被法官采信，因为它存有被改动的可能性，所以，我们必须创新手段和方式来判别电子档案的真实性。总之，电子档案查证属实难。

3.2.4 当下的档案室和档案馆所存的电子档案通常难以采信。目前，我们的档案室和档案馆所存的电子档案，虽然法律要求“来源可靠、程序规范、要素合规”，但其管理在很大程度上仍是继续沿用纸质档案时期所采用的管理理念进行的，尤其在电子档案的真实性维护上。电子档案，既不能像纸质档案那样防改，也不能通过观察载体上是否留有改动痕迹来判断其是否仍有真实性，但目前我们也没有提供创新的特别的手段和方式来固化与验证其是否具有真实性，尽管部分档案工作者一再强调以档案人的职业道德为担保，要求社会信任档案管理部门出具的电子档案的真实性，但当下的档案室和档案馆所存的电子档案在严密的司法案件审理中其真实性是站不住脚的，是不会被法官采纳的，事实上法官通常也不会采纳，因为它通常难以取信，除非能够充分证明其真实可信。

3.3 “存证平台”的出现

3.3.1 电子时代法治社会解决电子档案的真实可信问题刻不容缓。当下社会是法治社会，我们依法治国，各种社会的、市场的和行政管理中的纠纷与案件常需要通过司法来解决，司法案件能否公正顺利地审理主要取决于我们是否掌握有充分的相关证据，而证据的关键是证据能否查证属实。简单地说，所谓查证属实就是证据的真实性能否得到充分的查实与证明，如果能，则能成为证据，为查明案件事实真相提供可信的依据；如果不能，则不能成为证据。可见，电子时代如果不能有效解决电子档案的真实可信问题，那么，电子时代的法治社会可以说面临挑战。总之，电子时代法治社会解决电子档案的真实可信问题刻不容缓。

3.3.2 “存证平台”随之出现。一方面，电子时代法治社会解决电子档案的真实可信问题刻不容缓；另一方面，当下的档案室和档案馆所存电子档案的真实性存疑，难以让法官采信，于是一些档案界之外的社会有识之士敏锐地看到了问题所在，发挥他们的聪明才智，创建了能有效解决电子档案真实可信问题的“存证平台”，这从上述为“存证平台”特别指出的要点可以得到清晰体现与反映。

3.3.3 “存证平台”解决电子档案真实可信的基本原理。由于电子数据极易改动，且改后不留任何改动痕迹，我们无法像纸质档案那样来发现与验证电子档案的真实性与否，从而简单地解决电子档案的真实可信性问题，那么我们自然必须靠创新理念与手段来解决。“存证平台”解决电子档案真实可信性问题的基本原理是利用电子数据的哈希值有效判断电子数据是否被改动，从而有效解决电子数据的真实可信。

科学家发现，任意大小的电子数据都可通过一定的算法（如消息摘要算法MD2，MD3，MD4和MD5，安全散列算法SHA-1，SHA-2，SHA-3等）运算求出它的哈希值（也称电子数据的特征值或基因值），哈希值极其短小（如128位二进制，通常可用16进制表示为32个字符），且哈希值与电子数据之间一一对应，只要电子数据没变，那么它的哈希值就不会变，只要电子数据有一丝变化，那么它的哈希值就会变，即哈希值与电子数据之间呈现高灵敏性。于是，我们就可以通过比较同一电子数据前后二次哈希值的相同与否，来发现电子数据的变化与否，如果相同，则说明电子数据没有变；如果不相同，则发现这个电子数据已发生了变化，可能被改动或数据丢失，采用这种方法来发现与验证电子数据的改动或变化与否，就能有效解决电子数据的真实可信（注意：二次哈希值必须采用相同的算法）。

需要特别指出的是，哈希值也是电子的，因此，如何有效解决哈希值的防改与真实性维护同样至关重要。一般情况下，我们可采用区块链链上链下协同工作，即采用电子数据与哈希值分离的方式，链上只保存电子数据的哈希值，以实现链上哈希值的防篡改，真实可信，而电子数据本身则保存在链下。当我们需要时，只需采用相同算法再次计算出电子数据的哈希值，与链上的哈希值比对，就能明确知道电子数据是否有变化了，即就能明确知道电子数据真实与否。当然也可以把哈希值打印成纸质后盖章的方式进行。

4 档案界必须高度警惕“存证平台”的出现

纸质时代，作为集中存放与管理档案的专门机构——档案室和档案馆本质上就是一个公认的“存证平台”，它们出具的档案真实可信，能为法官采信，为司法案件公正顺利地审理提供案件事实的根据。

《电子文件归档与电子档案管理规范》（ G B / T18894-2016）明确规定电子档案依然实行集中管理，且由档案管理部门负责。2020年最新出台的《中华人民共和国档案法》是针对各种载体类型和各种记录方式的档案，自然包括用电子载体和数字记录形成的电子档案，且规定由档案管理部门负责集中管理。所以，到了电子时代，法律和法规明显规定集中存放与管理电子档案的专门机构依然是档案室和档案馆。

但由于档案室和档案馆因循守旧，没有根据电子文件与电子档案的特点与时俱进地开展电子档案的真实性维护，所以，时至今日，让档案室和档案馆出具的电子档案的真实性仍难以可信。当下，出于解决电子数据与电子档案真实可信的“存证平台”已出现，如果我们档案界没有一定的警觉，继续不作为，那么，假以时日，我们的档案室和档案馆在电子时代完全有丧失“存证平台”功能的可能。

笔者认为，作为集中存放与管理档案的专门机构——档案室和档案馆本质上就是一个公认的“存证平台”，这不仅是法律赋予档案室和档案馆的天职，而且在纸质时代是，在电子时代应该且必须依然是，在将来的载体时代也还是。简言之，档案室和档案馆的“存证平台”功能与使命应该在任何载体时代都是，关键是我们必须在任何载体时代都与时俱进地解决好档案真实性维护，让档案室和档案馆出具的档案真实性始终可信。

总之，电子时代档案管理部门之外的“存证平台”出现应引起我们档案界的高度警觉，千万不能让档案室和档案馆在电子时代丧失“存证平台”功能和阵地，而应让档案室和档案馆在任何载体时代都始终坚守“存证平台”的功能和阵地。