以流程引擎提升高校网上办事大厅教务服务质量的探索与实践

赵雅楠　叶艳明　高扬

摘要：网上办事大厅以流程引擎为核心，通过对学校业务的重新整合和流程再造，简化办事流程，提高办事效率。文章以北京科技大学学籍变更申请流程为例，通过向教务部门了解学籍变更事项的现状，调研各学院教务工作人员、辅导员以及学生对该事项办理的需求，对该事项线下办理流程进行梳理，借助基于流程引擎的网上办事大厅，搭建流程事项、配置权限、发送消息通知，实现信息共享与协同办公，极大地提高了师生需求的响应能力，实现速度快、成本低的办事模式。

关键词：流程引擎；办事大厅；教务服务；学籍变更

中图分类号：TP311 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2024）14-0014-04 开放科学（资源服务）标识码（OSID） ：

0 引言

2018年4月，教育部发布了《教育信息化2.0行动计划》。文件中提到了：要推进教育“互联网+政务服务”，实现“一张表管理”和“一站式服务”，切实让百姓少跑腿、数据多跑路。2023年2月，怀进鹏部长在世界数字教育大会的演讲中也提到：发展数字教育，重在应用为王、服务至上。正是在这个大背景下，高校的信息化建设开始转向重视师生体验、优化业务流程方面发展。越来越多的高校开始建设一站式网上办事大厅，学校整体的行政管理与服务开始由管理型、单一型向服务型和复合型转变。

在教育数字化转型的趋势下，网上办事大厅业务流程建设是可以助推全校师生办事流程发生重大变革的重要力量[1]。网上办事大厅可以使得日常服务的手工操作量大大降低。作为业务服务人员，网上办事大厅能使他们从繁杂的实务工作中解脱出来，将更多的时间投入职能工作研究中，进而提高自身的工作思考[2]，再反馈到网上办事大厅的流程中，对流程进行优化，充分发挥网上办事大厅流程平台复用的最大化价值。

本文的研究从高校教务服务工作入手。教务服务工作多数是没有信息系统支撑的，例如学生请销假、在读证明、转导师申请、转专业申请、休退学申请等。这些流程中涉及大量的跑腿签字环节，既耗费了师生的精力又增加了办事的难度。网上办事大厅以流程引擎为核心，通过对学校业务的重新整合和流程再造，可以快速构建服务，简化办事流程，进而，减少办事过程中“来回跑、不断找”的现象，为全校师生提供更加便捷、具有丰富功能的网上办事大厅应用和身份认证，解决各部门的管理和服务问题，同时办事大厅还能够突破部门之间的界限，完善服务流程，不管是教工还是学生都能够感受到流程再造带来的便利，并在事项办理过程中自觉优化流程推进工作进度，形成良性闭环生态[3]。

接下来，本文将以北京科技大学（以下简称“北科大”） 学籍变更申请流程为例，通过对该流程进行梳理，借助基于流程引擎的网上办事大厅，对流程进行整合和再造，提高教务服务的质量，实现信息共享与协同办公。

1 研究方法与内容

网上办事大厅赋予师生用户的，不仅仅是一个系统、一个应用。作为用户，我们可以开放思维，通过网上办事大厅平台提供的碎片化的服务、应用化的组件以及自动化的接口，像搭积木一样，依据学校的实际情况，梳理线下的办事流程以及办事过程中需要填写的表格，借助可视化的工具，创建线上审批流、权限配置、消息通知、流程跟踪、资料归档[4]。以流程驱动数据流转和服务定制，实现教务管理的规范化、标准化与自动化[5]。

1.1 业务线下流转的流程梳理

1.1.1 网上办事大厅整体需求分析

1） 系统功能需求。网上办事大厅的服务对象是全校师生，它可以将管理服务流程中的资源提取与业务整合融入一起，为师生提供一站式的服务。系统要将用户与权限管理、流程监控、流程处理、表单服务这四项基本功能赋予业务管理服务者。

2） 各类型用户的功能需求。基于办事大厅的使用情况，我们将用户分为三类：师生用户、业务部门办事员、系统管理员。师生用户需要填写和查看的权限。业务部门办事员需要审批、效能监督、报表查询和导出的权限。系统管理员需要配置流程、效能监督、分配用户权限、报表制作等权限。

1.1.2 流程平台需求分析与架构设计

通过与研究生院、教宿科、财务处、图书馆、学生处、贷款办以及学院的多次沟通，梳理了研究生学籍变更的流程，以及各个部门在该事项中的需求。

研究生学籍变更分为休学、退学、博转硕三种情况。近三年，北科大学籍变更的研究生（含留学生）人数较多，各类型人数比如图1所示。

1） 休学申请。①学生需填写《休学申请》纸质版，并在所在学院签字盖章后，通过办事大厅提交线上申请。②研究生院培养办接收签字盖章后的纸质版《休学申请》，在办事大厅线上申请中完成审批，进入图书馆、学生处、贷款办、教宿科、财务处、信息办等多部门并行审批环节。③多部门审批完成后，审批结果反馈至学院辅导员处，学生休学申请完成。

2） 退学申请。与休学申请流程基本相似，增加了户口办和档案馆的审批环节。

3） 博转硕申请。与休学流程基本相似，区别在于：研究生院审核完成后，其他各部门无须审核，只需了解学生的学籍变更，并完成本部门对应学生信息的变更。

通过对这三项事项的需求解析，我们对学籍变更事项进行了架构设计，如图2所示。对于办事大厅的业务，可分为4个部分，即发起者、平台本身、审批者以及发起者与所属部门之间的关系。

在发起者从用户端进行登录，输入学工号密码后验证身份，不同的用户组的权限不同。用户身份确认后，可以通过数据源带入个人基本数据信息。发起者也可以委托他人帮助管理，也就是用户输入相关信息并通过验证后即可登录，不同用户有着不同的权限功能，保存于不同的用户组。

1.2 业务线上流转的表单设计

业务在线上流转的过程中，需要通过表单来展示用户信息。本着“尽可能让用户少填写，数据多从业务数据中抓取”的原则，作为表单的设计者，要熟练掌握设计表单所需的各类控件功能，以及外挂控件的使用，熟悉数据源功能，对于申请者的基本信息，采用数据源带入。

学生在进入申请后，首先看到的是办理提醒及流程说明，经学生本人确认后，进入采用流程引擎设计的休学申请表单中。

在休学表单中，当申请人发起申请后，系统自动带入申请人的学号、姓名、联系电话、学院、专业等基本信息。学生手动填入导师和辅导员信息，方便下一步流程搭建时，能够及时知会导师和辅导员该生的办理进度。

基本信息完成后，是请假信息，包括个人休学期限、休学原因以及是否退宿等必填项的填写。填写完成后可提交申请。

退学和博转硕表单内容和设计思路与休学相似。

详见图3，学籍变更表单设计流程图。

1.3 业务线上流转的流程搭建

线上流转的流程就是流程控制，要通过控制信息流的指向，引导流程模型依据不同的状态和对应的指向来控制流程的流向。研究生休学申请的流程状态模型如图4所示。

该流程中包含了条件节点判断、并行节点开始、并行节点合并、状态迁移动作4个基本元素。在流程设计中，可以对每一个环节进行属性配置。

休学、退学和博转硕流程公开透明，申请人、申请人的学院级管理员以及流程中所涉及的部门均可实时查看业务流程进展以及各个审批节点的状态，还能一键催办，提高办事效率。

1.4 业务线上流转的权限配置

通过流程引擎，可以很方便、准确地对每个步骤的审批人进行权限配置。学生学籍变更事项中每个环节的审批人在线下处理过程中的常用方法转为线上审批后对应的权限配置如下：

1） 限定每个环节的办理部门和办理人员。2） 强制短信提醒办理人员进行业务处理。3） 办理人员可以依据办理情况预置审批用语。4） 结合办理事项做出下一步流程动作设置。5） 超时未审批时，发送短信提醒审批人。

除此之外，对于同一部门有多人审批的情况，可以通过竞争、会签（并行/顺行）来设置审批人的参与方式，主导审批流程走向。可以说线上流转的权限配置在整个事项中发挥着中枢的作用，它促使流程的运转更加省时和高效。

1.5 业务整合和数据归档

1） 业务整合。为了便于师生操作，业务可以按照专题进行分类整合，师生可以通过进入某个专题页面，快速找到与自己有关的事项入口。

2） 数据归档。业务完成后，所有的数据都会进行电子版归档，且保存时间较长，便于各业务部门随时查看。另外，考虑到个别部门，比如档案馆，学生档案的邮寄地址可能会有更改，我们还对档案馆开放了数据修改功能，允许部门的管理员对数据进行再次修改，并保存修改记录。

2 建设效果

自2023年9月28日上线至2023年12月18日，研究生休学共有25人次完成办理，退学共有9人次完成办理。通过数据显示，研究生休退学排在前两位的原因是：身体状况和出国交流。那么这部分学生在办理休退学时，很少是本人到学校来办理学籍变更手续，多数为委托办理。对于身体状况出问题的学生，他们在寻找委托人方面也存在问题，可能羞于让同班同学知道自己的情况，所以只能委托辅导员办理，辅导员作为委托办理人要携带各类证明材料在学校各部处之间奔走，辅导员还有自己的本职工作，通常休退学流程办下来需要至少一周的时间。对于出国交流的学生，他们除了要办理休退学手续，还需要办理出国手续，遇到该流程办理老师不在岗的情况，他们还要多次跑才能完成办理。自从休退学流程在办事大厅上线后，申请休退学的学生本人可以在网上进行办理，不用再委托他人，而且自己可以实时看到办理进度。申请人的导师和辅导员也可以在线查询办理情况，极大地为休学退提供了便捷的办理环境，同时也缩短了事项办理时间，平均2天可以完成休退学办理手续。真正地做到了让数据多跑路，让师生少跑腿。

3 结束语

从师生角度来看，他们在办理业务时，会遇到业务入口多，办理流程复杂，重复数据多次填写，等待时间长等问题。基于流程引擎的办事大厅可以简化办事流程，将分散的服务集中化，将管理本位转为服务本位，以人为本，由数据中心提供基础的数据，通过用户反馈迭代优化办事流程，让“我为师生办实事”更加有温度。

从教务服务部门角度来看，这种基于流程引擎的网上办事大厅提供了可视化、所见即所得的表单设计能力，无须代码，用平台提供的控件即可按照业务的需要，快速搭建流程，极大地降低了流程引擎类服务事项的开发成本，提高了需求的响应速度，同时能够实现多部门联合办公，师生也能看到事项的办理进度，有效地应对了在教务工作中大量的、个性化的服务流程，让“我为师生办实事”更有力度。

从学校信息化整体发展来看，以流程引擎为基础的网上办事大厅符合教育数字化转型的需求，办事速度快、消息通知实时、办理流程可监督等功能极大地提升了用户体验，具有非常高的推广价值。以流程引擎为基础的办事大厅具有灵活性、可塑性，弥补了教务系统在教务服务与管理方面的不足，与教务系统相辅相成，让“我为师生办实事”更有深度。

参考文献：

[1] 许晓光.高校网上办事大厅业务流程建设的设计与实现[J].软件，2023，44（9）：184-186.

[2] 赵婕.基于流程引擎的高校网上办事大厅设计与实现[J].产业与科技论坛，2023，22（19）：269-270.

[3] 张芳.高校智慧校园的建设实践及创新应用：以中央财经大学为例[J].现代教育技术，2022，32（4）：113-125.

[4] 孙珊珊.基于流程引擎的高职院校网上办事大厅的设计与实现[J].电脑知识与技术，2023，19（16）：47-50.

[5] 姜庆伟.基于流程引擎的一站式办事大厅公车服务研究与实现[J].电子技术与软件工程，2021（5）：134-135.

【通联编辑：唐一东】

基金项目：北京科技大学2022 年度研究生教育教学改革项目（项目编号：2023JGC010） ；北京科技大学科技与文明中外人文交流研究开放课题（编号2022KFTS006）