数字化视域下事业单位档案管理提升对策研究

[摘 要]本文针对数字化时代下事业单位档案管理面临的挑战和问题，提出了一系列有效的对策，以提高档案管理的效率和质量。本文从在数字化时代开展档案管理工作的意义为出发点，分析了数字化视域下事业单位档案管理存在的问题，针对这些问题提出了提高事业单位档案管理数字化水平的有效策略，旨在为事业单位提高数字化档案管理水平提供理论依据。

[关键词]数字化；事业单位；档案管理

随着信息技术的快速发展和数字化时代的到来，档案管理已经成为事业单位管理中不可或缺的一部分。良好的档案管理不仅可以提高工作效率，还可以保障工作质量和管理安全。然而，在数字化视域下，事业单位档案管理面临着诸多挑战和问题，需要制定相应的对策来提升管理

水平。

一、开展档案管理工作对事业单位的意义

（一）简化工作流程

在事业单位内部，涉及大量的文件、资料、信息等需要妥善管理和保存。而传统的人工管理方式往往效率较低，易出现文件遗失、信息混乱等问题。因此，开展档案管理工作对于简化事业单位的工作流程至关重要。首先，档案管理的数字化能够使得文件检索更加便捷高效。传统的手工管理方式往往需要大量的人力物力去进行文件的整理、存储和检索，而数字化档案管理系统则可以通过关键词检索、分类存储等功能，迅速找到所需文件，节省了大量的时间成本[1]。其次，数字化档案管理可以降低档案管理的成本。传统的档案管理方式需要购买大量的文件柜、存储设备以及耗费人力去维护。而数字化档案管理系统则可以将文件数字化存储在服务器上，节省了大量的空间成本，同时也减少了纸张、墨盒等耗材的使用，降低了管理成本。最后，数字化档案管理还可以提高工作的灵活性和效率。在传统的手工管理方式下，档案只能在固定的地点和时间被访问，而数字化档案管理则可以实现随时随地、跨部门共享的功能，使得工作人员可以更加灵活地处理工作，提高了工作的效率。

（二）提高工作质量

在事业单位的运转中，工作质量直接关系到其服务水平、行政效能以及对社会的责任履行程度。开展档案管理工作对提高事业单位的工作质量具有重要意义，这涉及档案管理的专业性、规范性以及信息安全性等方面。首先，档案管理的规范性能够提升事业单位的工作质量。在传统的档案管理方式下，由于文件管理缺乏统一的规范标准，容易导致文件错乱、遗失、丢失等问题，进而影响到工作的正常开展。而引入专业的档案管理制度和规范，通过数字化手段对文件进行分类、归档、备份、销毁等管理操作，能够保障文件的完整性、准确性和可靠性，有效提升了工作质量。其次，数字化档案管理系统具备较高的信息安全性，可以保护重要信息的安全性和完整性，从而提高了事业单位工作的保密性和完整度。在数字化档案管理系统中，可以通过权限管理、加密技术等手段，对文件进行严格的权限控制和安全防护，防止未经授权的人员篡改、窃取或破坏文件信息，保障了文件的安全性。

（三）拓宽管理方式

传统的档案管理方式往往局限于纸质档案的存储和管理，而数字化档案管理系统则为管理方式的拓宽提供了广阔的空间。首先，数字化档案管理系统使得管理方式更加灵活、多样。传统的纸质档案管理方式受限于物理空间和时间，档案只能在特定地点和特定时间内被访问和管理。而数字化档案管理系统可以实现信息的网络化存储和共享，工作人员可以通过互联网随时随地访问和管理档案，极大地提高了管理的灵活性和便利性。其次，数字化档案管理系统拓宽了管理方式的信息化程度。随着信息技术的发展，数字化档案管理系统具备了强大的信息处理和管理功能，可以对档案信息进行数字化处理、智能化分析和统计，为管理决策提供更加全面和准确的数据支持。例如，系统可以通过数据挖掘技术分析历史档案数据，发现工作中的潜在问题和趋势，为管理者提供科学的决策依据，进一步提升了管理的精确性和效率。此外，数字化档案管理系统还拓宽了管理方式的安全性。传统的纸质档案管理方式存在文件遗失、损坏、泄密等安全隐患，而数字化档案管理系统可以通过加密、权限控制等技术手段，对档案信息进行严格的安全保护，防止文件的非法篡改、窃取和泄露，有效保障了信息的安全性和完整性。

二、数字化视域下事业单位档案管理存在的问题

（一）相关人员档案管理意识薄弱

在事业单位中，存在着相关人员档案管理意识薄弱的问题，这给档案管理工作带来了一系列的挑战和隐患。首先，由于相关人员对档案管理的意识不强，容易导致对档案的管理工作缺乏重视。他们可能会忽视档案管理的重要性，以致档案管理工作变得随意和混乱，甚至出现档案丢失、错乱等情况。例如，一些工作人员可能会随意更改文件的存放位置、遗失重要文件，或者没有及时更新档案信息，导致档案的完整性和准确性受到威胁。其次，在没有形成良好的档案管理意识的情况下，即便有相关的档案管理规范和制度，工作人员也可能不会严格按照规范进行操作，而是根据个人的主观意愿或临时需要进行处理档案，容易造成管理规范的混乱和失效[2]。例如，一些工作人员可能会将机密文件存放在不安全的地方，或者未按照规定的程序进行文件的归档和备份，导致档案管理工作的失控和混乱。最后，在数字化时代，档案管理工作已经发展到了需要数字化管理的阶段，而如果相关人员对数字化档案管理的重要性和必要性缺乏认识，容易导致档案管理工作的滞后和落后。例如，一些工作人员可能仍然坚持使用传统的纸质档案管理方式，而未能及时跟进数字化档案管理的发展趋势，导致档案管理工作效率低下、信息传递不及时、处理不便捷等问题。

（二）缺乏数字型档案管理人才

在数字化视域下，事业单位普遍存在着缺乏数字型档案管理人才的问题，这一问题给档案管理工作带来了一系列挑战和难题。首先，缺乏数字型档案管理人才使得事业单位难以适应数字化档案管理的要求和发展。随着信息技术的快速发展，档案管理已经由传统的纸质档案管理向数字化档案管理转变，对档案管理人员的素质和能力提出了更高的要求。然而，现实中很多事业单位的档案管理人员仍然停留在传统的纸质档案管理水平上，缺乏数字化档案管理的相关知识和技能，导致无法有效地应对数字化档案管理的挑战，影响了档案管理工作的质量和效率。其次，缺乏数字型档案管理人才也制约了数字化档案管理技术的应用和推广。数字化档案管理涉及信息技术、网络技术等多方面的知识，需要档案管理人员具备一定的技术水平和专业能力才能有效的操作和应用。然而，由于缺乏数字型档案管理人才，事业单位往往无法充分发挥数字化档案管理技术的优势，导致数字化档案管理系统的推广和应用受到一定的阻碍，无法发挥其应有的作用。最后，缺乏数字型档案管理人才还容易造成档案信息安全风险。在数字化档案管理系统中，涉及大量的机密和重要信息，需要专业人士负责信息安全和保护工作，防止信息泄露、篡改等安全问题发生。然而，如果事业单位缺乏数字型档案管理人才，就无法有效保障档案信息的安全性，可能会给单位带来不可预测的风险和损失。

（三）档案管理数字化水平低，缺乏安全性

由于档案管理数字化水平低，事业单位可能采用的是传统的数字化档案管理系统，其功能较为简单、界面不友好、操作复杂等，难以满足复杂多样的档案管理需求。例如，一些数字化档案管理系统可能只能实现简单的档案存储和检索功能，而无法支持数据分析、权限管理等高级功能，导致档案管理工作的效率和质量无法得到有效提升。缺乏安全性是档案管理数字化水平低的一个重要表现。数字化档案管理系统中存储着大量的机密和重要信息，包括个人隐私、企业机密等，如果系统缺乏有效的安全保护措施，容易受到黑客攻击、病毒感染等安全威胁，导致档案信息泄露、篡改等问题。此外，档案管理数字化水平低还可能导致信息化管理水平低下[3]。在数字化时代，信息化管理已成为事业单位提高管理效率、服务水平和竞争力的重要手段，而档案管理作为信息化管理的重要组成部分，其数字化水平低意味着信息化管理的整体水平也较低。

三、提高事业单位档案管理数字化水平的有效策略

（一）定期组织培训，提高相关人员档案管理意识

为了提高事业单位相关人员的档案管理意识，定期组织培训是一种非常有效的策略。培训旨在向相关人员传达档案管理的重要性、方法和标准，使其能够正确理解档案管理工作的意义，并具备相关的知识和技能来进行档案管理工作。首先，培训内容应包括档案管理的基本知识。通过介绍档案管理的基本概念、原则、流程和方法，让相关人员了解档案管理的基本要求和标准，建立起正确的档案管理观念。例如，培训可以介绍档案的分类、归档、检索、保管和销毁等基本流程，使相关人员能够清楚地了解如何正确处理和管理档案[4]。其次，培训内容还应包括数字化档案管理的知识。随着信息技术的发展，数字化档案管理已成为事业单位档案管理的重要方式，相关人员需要了解数字化档案管理的基本原理、技术和方法。培训可以介绍数字化档案管理系统的基本功能、操作方法和安全保护措施，使相关人员能够熟练地运用数字化档案管理系统进行工作。此外，培训还应包括档案管理的法律法规和政策。相关人员需要了解档案管理的法律法规和政策，明确档案管理的法律责任和义务，遵守档案管理的相关规定和标准。培训还可以介绍国家和地方档案管理的法律法规和政策，让相关人员了解档案管理工作的法律依据和要求，增强其法律意识和规范意识。

（二）引入数字化人才，健全档案管理队伍建设

为了提升事业单位的数字化档案管理水平，引入数字化人才并健全档案管理队伍至关重要。首先，事业单位可以通过人才引进、外包等方式，引入具备数字化档案管理专业知识和技能的人才。这些人才应当具备良好的信息技术背景，熟悉数字化档案管理系统的操作和应用，了解数字化档案管理的相关政策、法规和标准。他们可以担任数字化档案管理的技术支持、系统开发、数据分析等职责，为事业单位提供专业的技术支持和服务，提高数字化档案管理系统的使用效率和管理水平。其次，事业单位可以通过内部培训、外部合作等方式，提升现有档案管理人员的数字化档案管理能力。针对已有档案管理人员，可以开展针对性的培训和学习，使其了解数字化档案管理的基本概念、技术和方法，掌握数字化档案管理系统的操作技巧，提高其数字化档案管理能力和水平。此外，还可以与外部专业机构或高校合作，开展数字化档案管理相关课程或研修班，提供更加系统、专业的培训和学习机会，进一步提升档案管理人员的数字化能力。再者，事业单位应该建立健全的人才激励机制和培养体系，为数字化人才的引进和培养提供持续的动力和支持。可以通过提供良好的薪酬待遇、晋升机会、培训学习、技术交流等方式，吸引和留住数字化人才，激发其积极性和创造性。同时，还应该建立健全的职业发展通道和人才培养计划，为数字化人才提供广阔的发展空间和成长平台，使其在事业单位的档案管理领域得到充分发展和

提升。

（三）健全档案管理机制，提升数字化水平

要提升事业单位的数字化档案管理水平，事业单位需要健全档案管理机制。首先，事业单位需要建立完善的档案管理制度和规章制度。这些制度应当包括档案管理的基本原则、组织架构、职责分工、工作流程、权限管理、安全保障等内容，明确各个环节的责任和义务，规范档案管理工作的开展[5]。例如，制定档案管理手册、规范档案管理流程，明确各部门的档案管理职责和操作规范，提高档案管理工作的规范性和统一性。其次，事业单位需要建立数字化档案管理系统，并不断完善和优化系统功能。数字化档案管理系统是数字化档案管理的核心工具，应当具备便捷地存储、检索、分享、安全等功能，以满足不同部门和人员的需求。例如，系统应当支持多种文件格式的存储和检索、权限控制、版本管理、数据备份等功能，保障档案信息的安全性和完整性，提高档案管理工作的效率和质量。

结束语

展望未来，随着数字技术的不断进步和数字化档案管理理念的不断深化，我们有信心通过健全管理机制、培养专业人才、推广数字化技术等措施，进一步提升事业单位档案管理水平。相信在全体工作人员的共同努力下，数字化档案管理将为事业单位带来更高效、更安全、更便捷的管理体验。

参考文献

[1]苏曦.数字化档案管理在事业单位中的应用分析[J].兰台内外，2024（1）：19-21.

[2]邓艺琳.事业单位档案管理信息化模式构建路径探析[J].办公室业务，2024（2）：43-45.

[3]郑濮馨.如何做好事业单位人事档案管理[J].办公室业务，2024（1）：47-49.

[4]王珊.事业单位档案管理工作的优化方法分析[J].兰台内外，2023（36）：54-56

[5]李莎莎.数字化背景下推进事业单位档案管理工作提升的策略[J].四川劳动保障，2023（12）：12-13.

作者简介：安茜雯（1988— ），女，汉族，湖北武汉人，长江武汉航道局，助理馆员，本科。

研究方向：档案信息化。