公共文化单位数字资产管理的必要性

王晓彤

摘 要：将现有以及未来所产生的数字资源进行合理规范化管理、科学化再加工利用是公共文化服务单位特色数字资产的应用发展趋势，也是文化输出不可或缺的数据支持。文章深入研究了数字资产的利用价值和保护意义，探讨了数字资产合理规范管理技术手段的必要性，主要围绕“检全检准”展开研究。

关键词：公共文化单位；博物院；数字资产；管理

中图分类号：G258.2 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2024）05-0111-03

据统计，“十三五”期间，我国成年国民包括书报刊和数字出版物在内的综合阅读率升至81.1%，其中数字化阅读接触率升至79.3%，数字化阅读方式接触率从“十三五”初期的64.0%至末期的79.3%，上升了15.3个百分点。越来越多的读者通过图书馆获取数字文献，数字阅读、手机阅读及移动有声听书成为深受读者喜爱的新型阅读方式。全国各地图书馆纷纷加大了数字资源的建购比例，数字资源的馆藏量日益庞大，如何有效管理和利用数字资源已成为图书馆管理工作必须面对的重要课题。

数字资产是指企业、单位或个人拥有或控制的电子数据形式的非货币性资产。从20世纪90年代起，信息技术发展迅速，数字资产形式多样、技术种类复杂、数据量爆增的现象日益凸显。公共文化服务单位记录和保存了大量的文化数字资产，对社会和人类发展起到了重要的记载和指导作用，建立数字资产管理系统的需求十分迫切。从20世纪90年代起，国外媒体企业开始建设数字资产管理系统，用电子信息化技术手段有效管理数字化信息，使其得到有效管理和利用。欧美报纸行业已基本普及数字资产管理系统，其中英国报纸行业中建设并使用数字资产管理系统的约占68%。数字资产管理系统的建设和使用在信息化社会发展中的重要性已不容置疑。

1 公共文化服务单位数字资产现状

将现有以及未来所产生的数字资源进行合理规范化管理、科学化再加工利用是公共文化服务单位特色数字资产的应用发展趋势，也是文化输出不可或缺的数据支持。本研究以河南省曲剧团、河南博物院为主要调研对象，梳理河南省级公共文化服务单位数字资产保护利用情况及现状，以期助力河南省级公共文化服务单位建设数字资产管理系统，以实现多媒体数字化馆藏有序、资源查询准确，并为其他工作服务系统提供数据支持，有效促进公共文化服务单位数字化保存、管理、再利用等工作的开展。

2 河南省级公共文化服务单位数字资产抽样调研现状

2.1 分散保存，备份不清晰，无专人负责采集、整理、保管

河南省曲剧团属于文艺院团，工作性质较为特殊，数字资产内容种类虽然较少但数量非常庞大，同时存在管理方式传统、不全面等问题。河南省曲剧团的数字资产内容以照片、海报、录像、文档资料为主。据2021年不完全统计数据显示，仅办公室一台电脑保存的照片就有20，000余张，保存方式为电脑分散保存，主要用于宣传工作。档案室储存音视频约130万条，硬盘保存约256G，有专人负责管理，但大量图片和音视频等数字资产存储在个人电脑或手机上，保存分散，一些因没有得到及时保存而丢失，见下页表1。

2.2 数字资产管理意识薄弱

数字资产的整理工作是一个大工程，各方都是建设者、参与者、受益者。据悉，河南博物院于2012年进行论证，2013年投入使用了数字资产管理系统，所有在职人员均可通过系统上传数据，由专人负责审核后加以保存，同时所有有使用需求的工作人员随时可通过系统下载使用。由此看，河南博物院的数字资产管理情况似乎略好一些，但资源上传不及时和自觉上传意识薄弱等问题仍然存在，同时还伴有录入信息不详细、信息混乱等问题，使大数据无法实现“检全检准”。数据链聚合不能得到充分发挥的后果，导致数据使用不够智能和便捷，数字资产管理系统逐渐成为数据存储器，丧失其检索功能。2020年11月，河南博物院投入使用办公系统，可与数字资产管理系统对接使用，数字资产上传的及时性和自觉性由此得到极大提升，见表2。

3 自建数字资产管理系统的必要性

公共文化服务单位的数字资源普遍存储于独立、分散的数据库中，形成了“数据孤岛”，数据库之间缺少有效的数据整合和关联，不利于数字资源的保护、查找和再利用。数字资源的文件格式种类繁多，格式转换不够快速便捷，大量数字资源没有被完整纳入信息化系统进行保存和管理，散落在不同部门和工作人员手中，如果不及时收集就会丢失。

自建数字资产管理系统应根据每个单位的实际情况开展，实现多媒体数字化保存有序、资源“检全检准”，并为其他工作服务系统提供数据支持，有效促进公共文化服务单位资产数字化的保存、管理、再利用等工作的开展。公共文化服务单位应明晰数字资产的界定标准，梳理数字资产属性，及时规范数字资产记录流程，将现有的数字资源进行数据化归类保存，并记录到成熟稳定的媒介上，实现多媒体数据的长期保存和重复加工利用，满足公共文化服务单位多媒体档案的查找与交换利用需求，以及为开展文化输出工作提供有效的历史记录和资源开发、加工、利用服务。

4 自建数字资产管理系统的前期筹备工作

4.1 明确自建数字资产管理系统目的

公共文化单位应结合自身情况，根据数字资产属性进行数字资产管理系统建设，明确自建数字资产管理系统要以馆藏规范和资源科学管理为基础，提供共享服务，以数字资源利用效能最大化为目的，实现公共文化单位数字资源和电子信息的完整和统一管理。

4.2 提高数字资产保护意识

以河南博物院为例，该院每年举办大量文物展览活动，每个部门应有专人负责将宣传照片、文档资料、音视频文件定期上传至数字资产管理系统，尽量避免“数据孤岛”情况的发生，严格系统管理制度，落实机构设置、流程操作、奖惩规定等制度。公共文化单位要对资源的利用情况进行严格把控，保证数字资源的安全性，主要包括病毒防御、网络攻击和版权保护。

4.3 建立完整的数据录入模式

公共文化单位要注重录入信息的准确性和完整性，需要制定完整的审核流程，并由专人负责审核，保证数字资源共享服务的“检全检准”。图1是河南博物院文物藏品的元数据框架。根据此框架来看，基本涵盖了文物藏品的所有信息。公共文化单位在设计本单位的元数据框架时，可以按照自己单位的性质进行专业设计，建立适合本单位完整的数据录入模式。

5 结语

河南省公共文化单位现有的数字资产数量庞大，亟须建立数字资产管理系统对其进行科学管理，使文化资源能真正发挥效能，保障数字资源的安全和有效利用，从而使公共文化单位资产管理的目标得到真正实现。

参考文献：

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