地方高校兼职档案员素质提升的策略研究

赵霞

摘 要：随着不断发展变化的档案管理需求，地方高校面临档案专业资源有限和人才短缺的挑战。提升兼职档案员的素质，对提高高校档案管理的效率、质量以及对高校信息化建设和运营产生深远影响。文章通过对地方高校档案管理现状的深入分析，揭示了传统兼职档案员管理模式存在的问题，详细阐述了基础知识培训计划、团队合作能力培养培训、数字档案管理培训以及档案保密与伦理培训等关键策略，为地方高校兼职档案员的素质提升提供了理论支持和实践指导。

关键词：地方高校；兼职档案员；素质提升

中图分类号：G275文献标识码：A

在当代信息社会，高校档案不仅是学校历史资料的存储，还是高校决策制定和学术研究的基础。档案管理在推动学校发展、维护信息安全和提高工作效率等方面起到关键作用。然而，地方高校面临资源有限和专业人才短缺的挑战，使得兼职档案员在档案管理中扮演着至关重要的角色。提升兼职档案员的素质，有助于提高档案管理的效率和质量，对整个学校的信息化建设和运营也会产生深远影响。

一、地方高校档案管理现状

1.地方高校档案管理的特点

地方高校档案包括学生档案、行政管理档案和科研档案等，形成了多元的档案管理体系。管理模式仍包括传统的纸质档案和数字化档案，使得管理方式更为复杂。不同高校间的信息化水平差异大，有的已实现较高程度的数字化档案管理，而有的仍在逐步推进。各高校使用各种不同的档案管理系统，有的为自建系统，有的使用通用档案管理软件，导致系统集成和信息共享存在挑战。由于档案涉及学生和员工的个人信息，档案管理需要更强调安全性和隐私保护，确保档案的安全存储和合适的访问权限。同时，科研档案需求逐渐增加，需要更专业的管理系统和技术支持以满足科研活动的发展。社会化服务的特殊性要求地方高校提供开放透明的档案服务。然而，地方高校面临档案专业高水平人才的短缺，未能建立完善的档案专业人才培养机制，也难以吸引和留住在档案领域具有丰富经验和深厚造诣的专业人才。缺乏熟练掌握现代档案管理技术的人才，阻碍了数字化档案管理和信息化建设的推进。在档案人才资源紧缺的背景下，高校兼职档案员应运而生。兼职档案员可以在短期内弥补档案人才紧缺带来的人力短缺问题，为高校档案工作提供必要的支持。他们的参与可以提高档案管理效能，确保档案的及时整理、归档和检索，减轻全职档案员的工作压力。此外，兼职档案员具备不同领域的专业技能，为档案管理团队带来新的视角和经验，丰富整个团队的专业素养。还可以协助高校推进档案数字化转型，利用现代技术提高档案管理的效率和准确性。总之，他们的参与不仅能够填补人才空缺，还能提高档案管理的效能和适应性，给高校档案工作带来积极的影响。

2.地方高校兼职档案员素质现状

在当前的地方高校中兼职档案员的专业背景各异，由于缺乏系统的档案学教育和培训，部分人员对档案工作的基本理论、法律法规及业务规范理解不足，难以适应现代档案管理工作的专业化、标准化要求。例如，对于档案的收集、整理、鉴定、保管以及利用等环节的操作流程与标准可能不够清晰，对《档案法》及其实施办法、《电子文件归档与电子档案管理规范》等重要政策法规的理解不足以及对档案全生命周期管理、档案价值鉴定等方面专业知识的学习不够深入，这些因素可能影响档案工作的合规性、科学性和有效性。同时，由于兼职性质，部分档案员往往无法投入大量时间深入研究和实践档案管理的具体业务操作，如档案信息化处理技术、档案保护技术等，在一定程度上制约了高校档案资源的有效开发和利用。此外，面对日益增长的电子文件、数字档案等新型载体，兼职档案员对于数字档案系统的使用、电子文件的捕获、元数据编目和信息安全防护等方面的操作技能有待提升。高校档案工作是服务教学科研的重要支撑，兼职档案员在服务于教学科研的过程中，往往因角色定位模糊或工作任务繁重而忽视了主动服务意识的培养。他们可能更多关注于基础性的档案管理工作，而对于如何充分挖掘档案信息资源的价值，为师生提供个性化、高效、便捷的服务缺乏深度思考和实践探索。随着信息技术的发展，信息素养已成为档案员必备的基本素质之一。但部分地方高校兼职档案员在信息检索、数据分析和信息安全等方面的知识和技能相对较弱，无法充分利用现代化信息技术手段实施高效的档案管理和信息服务。

3.传统兼职档案员管理模式存在问题

传统兼职档案员素质能力提升的管理模式在新时代档案管理需求下面临着一系列问题，这些问题直接影响着高校档案管理的效率和质量。传统模式下，培训方式相对单一，采用一揽子的培训计划，过于依赖传统课堂培训，缺乏个性化的培训方案，未能充分考虑到兼职档案员的个体差异，难以满足不同兼职档案员的学习需求。随着档案管理领域新技术的不断涌现，兼职档案员需要保持对新技术的敏感性和适应性。然而，传统管理模式下的培训和管理体系未必能够及时引入和培养兼职档案员对新技术的应用能力，导致其在面对新技术时表现相对保守，影响工作效率。随着档案管理领域的数字化转型，兼职档案员需要具备一定的数字化能力，熟练运用数字工具实施档案管理。然而，传统的培训和管理模式未能及时跟上数字时代的步伐，导致兼职档案员在使用电子档案管理系统、云存储等数字工具方面存在较大的困惑和不适应。在档案管理工作中，兼职档案员往往需要与团队中的其他成员紧密合作，共同完成任务。然而，由于缺乏相关的沟通技巧和团队协作经验，兼职档案员可能难以高效地与团队成员沟通、分享信息，并协同完成档案管理工作，不仅影响整体的工作效率，还可能导致信息流失和不必要的误解。同时，在传统管理模式下，兼职档案员难以获得个体发展的机会。缺乏明确的个人发展计划和导师支持，兼职档案员可能感到缺乏职业发展的方向和动力，影响其在档案管理领域的长期投入和成长。此外，传统管理模式未充分注重档案保密和伦理培训，导致兼职档案员在处理敏感信息时的不足之处。还可能缺乏有效的成果评估机制，难以衡量兼职档案员素质提升的具体效果。

二、兼职档案员素质能力提升策略

解决传统管理模式带来的问题需要采用更灵活、个性化的培训方式，整合数字化培训工具，强调沟通与团队合作的培养，提供职业发展支持，并建立有效的成果评估机制，更好地满足兼职档案员的素质提升需求。

1.档案管理基础知识培训

档案管理基础知识培训是提升地方高校兼职档案员素质的关键环节之一，旨在确保兼职档案员具备必要的档案管理技能和知识，以更有效履行其职责。通过制订结构化、系统性的培训计划，涵盖档案管理的基本概念、法规遵从、文件分类和归档原则等内容。应根据实际情况制订计划，既要考虑培训的深度，也要兼顾兼职档案员的时间限制。通过模拟案例和实际操作，让兼职档案员亲身体验档案管理的各个环节。实际操作能够帮助他们更好地理解理论知识，提高实际操作的熟练度。整合现代技术资源，如在线培训平台、虚拟实验室等，以提高培训的灵活性和互动性。通过数字化手段，使培训更具吸引力和实用性。定期评估培训效果，收集兼职档案员的反馈意见，并根据评估结果调整培训计划，通过持续评估和反馈保证培训的持续改进和适应性。针对档案管理领域的法规和政策，特别强化法规意识，了解法规对档案管理的要求，确保其工作符合法定标准。

2.沟通与团队合作能力提升

培养兼职档案员的沟通与团队合作能力可以提高整体档案管理团队的协同效率和工作质量，对于有效的档案管理至关重要。开展沟通技巧培训，包括有效的书面和口头沟通。强调清晰表达和倾听的重要性，以确保团队内外的信息流畅传递。通过团队建设活动，如工作坊、团队项目等，促进兼职档案员之间的协作与互动，有助于建立良好的团队氛围，提高工作效率。引入协同工具，如在线项目管理平台、共享文档系统等，以便团队成员能够更便捷地合作，提高工作协同性。鼓励兼职档案员主动解决问题和提出创新建议，通过问题解决与创新培训，帮助他们提高解决挑战的能力，并激发其创新思维。设计模拟工作场景，让兼职档案员在团队环境中面对真实挑战，有助于提升他们在实际工作中的应变能力和协作水平。组织跨部门合作培训，使兼职档案员了解不同部门的工作需求，促进更广泛的团队合作。

3.技术应用与数字档案管理培训

在提升地方高校兼职档案员素质的策略中，技术应用与数字档案管理占据着关键地位。通过数字化档案管理培训使兼职档案员熟悉数字档案管理系统，包括学习如何使用数字存储、检索和分享档案信息，以提高工作效率。引导兼职档案员使用先进的档案管理软件，帮助其更好地组织、分类和保管档案。强调数字档案管理中的信息安全问题，包括数据备份、权限控制和网络安全，确保兼职档案员了解并遵循最佳的信息安全实践。鼓励并培训兼职档案员在移动设备设施上使用相关应用，以便随时随地实施档案管理，有助于灵活应对工作需求。教授兼职档案员如何使用云存储和共享平台，以便实现实时协作和跨团队的信息共享，提高团队之间的协同效率。培养兼职档案员运用数据分析工具生成报告和提取关键信息的能力，有助于学校决策和评估档案管理效果。

4.档案保密与伦理培训

确保档案保密性和遵循伦理准则是兼职档案员培训中至关重要的一环，通过培训策略可以确保兼职档案员在处理档案信息时遵循最高的伦理标准和法定要求，维护个人隐私和机构的声誉。开展法规和政策培训，提供关于档案管理领域法规和学校政策的培训，强调兼职档案员需要遵循的法定规定和机构内部的政策要求。通过个人隐私保护培训，强调个人隐私保护的重要性，教授兼职档案员如何妥善处理敏感信息，确保档案信息不被泄露或滥用。实施伦理决策培训，使兼职档案员能够在处理档案管理中的复杂情境时做出符合伦理准则的决策。开展保密技术和实践培训，培训兼职档案员使用安全技术，如密码保护、加密等，以确保档案信息的机密性。同时，教授实践方法，如安全文件传输和存储。另外，使用真实案例实施分析和讨论，使兼职档案员更深刻地理解档案保密与伦理的实际应用场景，并提高决策能力。还应定期开展档案保密与伦理方面的复核培训，以适应法规和政策的变化，保持兼职档案员对最新准则和标准的了解。

5. 服务理念与服务能力培养

强化服务意识是提升兼职档案员素质的重要环节。为提高兼职高校档案员的服务水平，需要树立明确的服务理念。服务理念是服务质量的核心，直接影响档案员在工作中的态度和行为。将用户需求置于服务工作的核心，时刻关注用户的体验和满意度，确保服务贴近用户需求。强调专业素养，通过高效的工作流程和操作，提高服务响应速度，确保服务迅速而准确。对于档案管理工作的敏感性，应强调保密原则，确保档案信息的安全可靠，增强用户信任感。鼓励档案员积极创新，不断探索新的服务方式和技术，以适应不断变化的服务环境。具体可通过举办专题讲座、案例分析等活动，引导兼职档案员树立“用户至上”的服务理念，理解档案工作对于教学科研、社会服务的重要性。同时，注重实践操作能力的培养，组织模拟实训、轮岗交流等实战演练，让兼职档案员能够灵活应对各种复杂的服务需求，提高服务质量与水平。

6.兼职档案员职业发展支持

地方高校可建立支持兼职档案员职业发展的全面体系，为兼职档案员提供职业发展支持是确保其长期投入档案管理领域的关键。可以协助兼职档案员制订个人发展计划，明确长远职业目标，并制定达成这些目标的步骤和时间表。提供专业的职业咨询服务，以帮助兼职档案员了解档案管理领域的职业发展机会以及如何提高其在该领域的竞争力。建立导师计划，使有经验的档案管理专业人士能够与兼职档案员合作，分享经验和提供建议，促进其职业发展。鼓励兼职档案员加入档案管理和信息学领域的专业组织，提供与同行交流的机会，并增加对新趋势和发展的了解。提供参加培训和研讨会的机会，以不断更新知识和技能，并扩大专业网络。制定透明的晋升机制，为表现出色的兼职档案员提供晋升机会，激励其更积极地投入档案管理领域。提供资金和资源支持，鼓励兼职档案员参与相关的继续教育课程，以保持其在行业内的竞争力。

7.成果评估与调整

确保兼职档案员素质提升策略的有效性需要开展系统的成果评估和及时调整。设定衡量指标，确定用于评估兼职档案员素质提升的具体指标，如档案管理效率、错误率和团队协作表现等，以建立清晰的评估标准。定期评估，设定定期评估时间表，对兼职档案员实施素质提升的效果评估，及时发现问题并采取相应的改进措施。主动收集兼职档案员的反馈意见，了解培训计划的可行性和实际效果，便于调整培训方案。对比前后数据，比较培训前后的关键数据，如工作效率、错误率等，以量化评估兼职档案员素质提升的实际影响。根据评估结果，及时调整培训计划，如加强某些培训模块、调整培训方法或者改进培训材料培训计划应具有一定的灵活性和适应性，能够根据兼职档案员的实际需求和反馈实施调整。分享优秀兼职档案员的成功经验，激发其他成员的学习积极性。建立健全绩效考核制度，将档案管理的规范化、专业化水平、服务质量、工作效率以及创新成果等因素纳入评价指标，实现以绩定酬，优绩优酬，对于表现优秀的兼职档案员可以给予适当的物质奖励或精神表彰，如优先晋升机会、奖金鼓励和优秀档案员称号等，激发他们的工作热情和职业荣誉感。

三、结语

全面提升地方高校兼职档案员的素质，需要从多维度、多层次实施改革和创新。通过整合档案管理基础知识培训、沟通与团队合作能力培养、技术应用与数字档案管理、档案保密与伦理培训以及档案员职业发展支持等多方面培训策略，构建更为稳健和适应性强的提升体系，将有助于全面提升兼职档案员的素质，为地方高校档案管理的可持续发展做出更大的贡献。

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作者单位：山东交通学院