我国能源安全背景下国有油气企业档案管理工作的开展

张婷婷

摘 要：在能源安全背景下，国有油气企业档案管理需与能源安全战略结合，确保档案完整、安全、可追溯，支持能源政策制定。利用大数据、云计算等技术推进档案数字化，提升管理效率。完善档案管理制度，明确职责和流程，加强保密工作。同时，培养高素质档案人才，提升业务能力。促进档案资源共享与合作，为油气勘探、开发提供决策支持，推动油气行业档案事业共同发展。

关键词：能源安全；档案管理；信息化建设；档案保密；资源共享

一、前言

我国能源安全在当前国际形势下显得尤为重要。随着全球能源市场的不断变化和地缘政治的复杂性增加，确保能源供应的稳定性和多样性成为国家发展的重要基石。同时，随着我国经济的持续增长和人民生活水平的提高，对能源的需求也在不断增加，这对能源安全提出了更高的要求。因此，加强能源战略规划，推动能源结构转型，提升能源利用效率，以及加强与国际能源市场的合作，是我国当前能源安全工作的重要内容。本文主要从国家能源安全角度切入，探讨国有油气企业档案管理工作应如何科学高效地开展，希望能够起到抛砖引玉之积极意义。

二、档案管理与能源安全战略相结合

国有油气企业作为我国能源供应的中坚力量，承担着确保能源稳定供应的重大责任。在这一过程中，档案管理作为企业信息资源管理的核心环节，必须紧密围绕国家能源安全战略展开，确保档案的完整性、安全性和可追溯性，从而为能源政策的制定和实施提供有力支持。

档案管理的首要任务是保障档案的完整性。对于国有油气企业来说，档案不仅包括日常运营的各类文件和数据，还涵盖技术研发、生产经营、市场营销等各环节的重要资料。这些档案是企业历史的真实记录，具有重要的法律、经济和技术价值。完整的档案不仅有助于企业内部各项业务的顺利开展，还能够为政府制定能源政策提供详实的数据支持。为此，企业必须建立科学的档案管理体系，从文件的生成、归档到保存、利用，进行全流程管理，确保每一份档案都能得到妥善处理，不遗漏任何重要信息。

其次，档案的安全性是档案管理的重要内容。油气企业的档案往往涉及国家能源安全的核心机密，任何疏忽都可能带来严重后果。因此，企业必须采取严密的安全措施，防止档案的丢失、损毁和泄露。一方面，要加强档案存储环境的安全性，采用防火、防潮、防盗等多重防护措施，确保档案的物理安全。另一方面，要提升档案管理的信息化水平，利用现代信息技术建立档案管理信息系统，实现档案的数字化和网络化管理，既提高了管理效率，又增强了档案的安全性。同时，企业应建立严格的档案使用权限制度，确保只有经过授权的人员才能访问敏感档案，防止信息外泄。

档案管理的另一个关键目标是确保档案的可追溯性。油气企业在生产经营过程中积累了大量数据，这些数据在能源安全战略实施过程中起着重要作用。通过科学的档案管理，可以实现档案的可追溯性，使每一份档案的生成、使用和变更过程都有据可查。这不仅有助于企业内部的管理和决策，也为政府监管和政策制定提供了可靠依据。为了实现这一目标，企业应当建立完善的档案追溯机制，对每一份档案的全生命周期进行记录和管理，确保档案信息的准确性和时效性。

最后，应发挥档案管理对能源政策的制定和实施的重要支持作用。首先，通过系统的档案管理，可以为政策制定提供丰富的历史数据支持。能源政策的科学性和可行性离不开对历史数据的深入分析，通过对档案数据的整理和分析，政府可以全面了解能源发展的历史和现状，发现其中的规律和问题，为政策制定提供科学依据。其次，在政策实施过程中，档案管理可以提供详实的资料和数据支持，帮助相关部门和人员准确理解和执行政策，确保政策的顺利实施。最后，通过对档案数据的分析，还可以对政策的实施效果进行评估，发现政策执行中的问题和不足，为政策的调整和完善提供依据。

三、强化档案信息化建设

档案数字化是档案信息化建设的基础和前提。传统纸质档案存在易损坏、不易保存、检索效率低等问题，而数字化档案不仅能够长期保存，还能通过信息化手段进行高效管理。国有油气企业应当通过扫描、录入等方式，将纸质档案转化为电子档案，建立档案数字化管理系统。数字化档案管理系统可以实现档案的分类、归档、存储、检索等功能，有效提高档案管理的效率和准确性。同时，数字化档案可以通过备份和异地存储等方式，降低档案丢失和损毁的风险，确保档案信息的安全。

在档案数字化的基础上，信息化建设进一步提升了档案管理的水平。云计算技术则为档案管理提供了强大的存储和计算能力。通过将档案数据存储在云端，企业可以实现档案资源的集中管理和共享，打破传统档案管理中信息孤岛的局面。云计算平台可以提供强大的计算和分析能力，支持海量档案数据的高效处理和分析。此外，云计算平台还具有高度的可扩展性和灵活性，可以根据企业的需求动态调整存储和计算资源，降低档案管理的成本。

档案信息化建设还需要重视档案资源的快速检索和共享。快速检索是档案信息化的重要目标之一，通过建立完善的档案检索系统，可以实现档案信息的快速查找和定位，提高档案利用效率。现代信息技术提供了多种检索手段，如全文检索、关键词检索、模糊检索等，可以根据用户需求灵活选择。同时，档案检索系统应当具备友好的用户界面和便捷的操作流程，方便用户快速获取所需档案信息。

在档案信息化建设过程中，信息安全是不可忽视的重要问题。随着档案数据的数字化和信息化，档案信息面临的安全风险也在增加。因此，国有油气企业应当建立完善的信息安全管理体系，采取有效的安全防护措施，保障档案信息的安全。一方面，要加强档案数据的访问控制，确保只有经过授权的人员才能访问和使用档案信息。另一方面，要采用加密、备份等技术手段，保护档案数据的完整性和机密性，防止档案数据的丢失和泄露。

档案信息化建设不仅是技术的创新，更是管理理念和模式的变革。国有油气企业在推进档案信息化建设过程中，应当重视管理制度的建立和完善。首先，要制定档案信息化建设的规划和方案，明确信息化建设的目标、步骤和措施，确保信息化建设有序推进。其次，要建立健全档案信息化管理制度，规范档案信息的收集、整理、存储、利用等各个环节，确保档案管理工作依法、合规开展。最后，要加强档案信息化的培训和宣传，提高全员的信息化意识和能力，确保信息化建设顺利实施。

四、完善档案管理制度体系

为了确保档案管理工作的规范化和科学化，完善档案管理制度体系是必不可少的环节。建立健全档案管理制度，明确档案管理职责、流程和标准，能够有效提升档案管理水平，保障档案信息的安全性和可靠性。同时，加强档案保密工作，防止档案信息泄露，是维护国家能源安全的重要措施。

首先，完善档案管理制度体系需要从制度建设入手，制定详细、具体的管理规定。档案管理制度应包括档案的收集、整理、归档、保存、利用等各个环节，确保每一个环节都有章可循，有据可依。例如，在档案的收集阶段，应明确哪些文件和数据需要归档，归档的时间节点和要求；在档案的整理阶段，应规定档案的分类标准和整理方法；在档案的保存阶段，应制定档案的存储环境和安全措施；在档案的利用阶段，应规定档案的借阅程序和使用权限。通过细化制度规定，可以有效规范档案管理工作，提高档案管理的效率和质量。

在明确档案管理职责方面，企业应当建立完善的责任分工机制，确保档案管理工作有专人负责，各司其职。档案管理部门是档案工作的核心，应对档案的收集、整理、归档、保存和利用等工作负总责。各业务部门则应根据档案管理制度的要求，配合档案管理部门做好档案的归档和移交工作。同时，企业应当明确档案管理人员的职责和权限，确保档案管理人员能够按照制度规定，履行档案管理职责，保障档案管理工作的顺利开展。

流程规范化是档案管理制度体系建设的另一个重要方面。档案管理流程是档案工作得以有序、高效进行的关键。企业应当根据档案管理的实际情况，制定科学、合理的管理流程，确保每一个档案管理环节都能有条不紊地进行。例如，在档案的归档流程中，可以规定档案的收集、整理、审核和归档的具体步骤和要求，确保档案的完整性和准确性；在档案的借阅流程中，可以规定档案的申请、审批、借阅和归还的具体程序和责任，确保档案的安全和规范使用。通过规范管理流程，可以有效提升档案管理的效率和质量。

标准化建设是档案管理制度体系的重要内容。标准化是实现档案管理规范化和科学化的重要手段。企业应当根据国家和行业的档案管理标准，结合自身的实际情况，制定和实施档案管理标准，确保档案管理工作符合标准要求。例如，可以制定档案分类、编号、存储、保管和利用等方面的标准，确保档案管理工作统一、规范、有序进行。同时，企业应当加强标准的培训和宣传，确保全体员工了解和掌握档案管理标准，按标准要求开展档案管理工作。

在加强档案保密工作方面，防止档案信息泄露是档案管理工作的重中之重。油气企业的档案往往涉及国家能源安全的核心信息，档案信息一旦泄露，可能带来严重的安全风险。为此，企业应当建立严格的档案保密制度，明确档案信息的保密等级和保密要求，确保档案信息的安全。例如，可以规定不同保密等级的档案信息的管理和使用权限，确保只有经过授权的人员才能访问和使用保密档案信息；同时，可以采取技术手段，对档案信息进行加密存储和传输，防止档案信息在存储和传输过程中被窃取和泄露。此外，企业还应当定期对档案保密工作进行检查和评估，发现问题及时整改，确保档案保密工作的有效落实。

在档案管理制度体系建设过程中，培训和宣传工作同样不可忽视。企业应当定期组织档案管理培训和宣传活动，提高全体员工的档案管理意识和能力。通过培训，员工可以系统学习档案管理的制度、流程和标准，掌握档案管理的基本技能，增强档案管理的专业素养；通过宣传，可以让员工了解档案管理的重要性，增强对档案管理工作的支持和配合，营造良好的档案管理氛围。

五、加强档案人才队伍建设

加强档案人才队伍建设是提升档案管理水平的关键一环。重视档案人才的培养和引进，加强档案人员的专业技能培训和职业道德教育，提高档案人员的综合素质和业务能力，是确保档案管理工作高效、规范开展的重要保障。

首先，重视档案人才的培养和引进是建设高素质档案队伍的基础。档案管理是一项专业性很强的工作，涉及文献整理、信息技术、安全管理等多个领域，需要具备综合素质和专业技能的档案人才。国有油气企业应当从战略高度认识到档案人才的重要性，加大对档案人才的培养和引进力度。一方面，企业可以与高校和科研机构合作，建立档案管理专业实习和培养基地，为档案管理工作输送新鲜血液。另一方面，企业应积极引进高层次档案管理专业人才，通过多种途径吸引具有丰富经验和专业素养的档案管理专家和学者加盟，提升企业档案管理的整体水平。

其次，加强档案人员的专业技能培训是提高档案管理水平的关键。档案管理工作随着信息技术的发展不断更新，对档案人员的专业技能提出了更高的要求。企业应当定期组织档案人员参加各类专业培训，提升其业务能力和技术水平。培训内容应涵盖档案整理、数字化技术、信息系统管理、安全防护等多个方面，确保档案人员能够熟练掌握现代档案管理的各项技能。同时，企业还可以邀请业内专家和学者进行专题讲座和现场指导，帮助档案人员了解行业前沿动态和最新技术，开阔视野，提升专业素养。此外，档案人员应鼓励自学和参加相关职业资格考试，通过不断学习和深造，提高自身的专业水平和竞争力。

提高档案人员的综合素质和业务能力是档案人才队伍建设的最终目标。综合素质包括档案人员的专业知识、实践能力、沟通协调能力等多个方面。企业应当注重档案人员综合素质的全面提升，培养其成为既懂专业技术，又具备管理能力和创新精神的复合型人才。通过多种形式的培训和实践锻炼，帮助档案人员提高专业知识水平，增强实际操作能力，掌握先进管理理念和方法。此外，企业应当鼓励档案人员参与各类档案管理项目和科研课题，锻炼其实践能力和创新能力，推动档案管理工作不断创新和发展。业务能力的提升离不开实践经验的积累和理论知识的不断更新。企业应当为档案人员提供更多的学习和交流机会，鼓励其参加国内外档案管理学术会议、行业展览和专业交流活动，了解行业最新发展动态和先进管理经验。

六、促进档案资源的开发利用

档案资源作为企业发展的重要信息资产，其价值远不仅限于保存和归档。通过深入挖掘档案资源，企业可以获得大量有价值的信息，为油气勘探、开发和生产提供科学决策支持。档案编研工作是挖掘档案资源价值的重要途径。企业应组织专业人员对历史档案进行系统整理和研究，分析归纳档案中的数据和信息，形成有针对性的研究报告和决策参考资料。例如，通过对历史勘探数据的分析，可以发现潜在的油气资源区域，优化勘探策略；通过对生产数据的研究，可以总结生产工艺的改进经验，提高生产效率和安全性。

在促进档案资源开发利用的过程中，档案资源的共享和合作同样至关重要。油气行业是一个高度专业化和技术密集型的行业，单靠某一家企业的力量难以全面掌握和利用所有的档案资源。因此，推动档案资源的共享和合作，有助于整合行业资源，实现优势互补，共同推动油气行业的发展。企业应积极参与行业档案资源共享平台的建设，打破信息孤岛，实现跨企业、跨区域的档案资源共享。例如，建立行业档案数据库，将各企业的档案资源进行统一管理和共享，方便各企业查阅和利用。同时，企业还可以通过行业协会、科研机构等平台，与其他企业开展档案管理和利用的合作交流，分享经验和成果，共同提升档案管理水平。

推动档案资源共享和合作不仅有助于提升企业自身的管理和决策水平，还有助于推动整个油气行业的档案事业发展。通过行业内的档案资源共享，企业可以借鉴其他企业的成功经验和先进做法，优化自身的档案管理和利用策略。同时，档案资源的共享还可以促进行业内的技术创新和科研合作，提高整个行业的技术水平和竞争力。例如，通过共享勘探和开发数据，各企业可以共同进行技术攻关，解决行业面临的共性技术难题；通过共享生产和管理经验，各企业可以互相学习，提升生产管理水平和效率。

在实现档案资源共享和合作的过程中，企业还需要重视档案信息的安全和保密问题。档案资源中包含大量的商业机密和技术秘密，必须采取严格的安全防护措施，确保档案信息在共享和合作过程中的安全。企业应建立完善的档案信息安全管理制度，明确档案信息的共享范围和使用权限，防止信息泄露和滥用。同时，企业还应与合作伙伴签订保密协议，明确各方的保密责任和义务，共同维护档案信息的安全。

因此，促进档案资源的开发利用，深入挖掘档案资源价值，积极开展档案编研工作，为油气勘探、开发、生产提供决策支持，是国有油气企业服务国家能源安全的重要举措。通过加强档案资源的共享和合作，推动油气行业档案事业的共同发展，企业不仅可以提升自身的管理和决策水平，还能为国家能源安全战略的实施提供有力支持。这不仅有助于企业自身的发展，更是维护国家能源安全的必要手段。

参考文献：

[1]赵永娜.国有企业档案管理工作质量的提升方法研究[J].办公室业务.2024（7）.

[2]赵硕刚.“十四五”时期全球油气格局变化对我国能源安全的影响及对策建议[J].发展研究.2020（4）.