档案数字化存储与管理

孙培胜

在信息化时代，我国机关的档案管理工作正面临着新的挑战与机遇。传统的纸质档案管理效率低、成本高，已经难以满足日益增长的信息存储和档案管理需求。档案数字化存储与管理作为一种先进的管理模式，为机关提供了全新的解决方案，不仅能提高档案管理工作效率，降低管理成本，还能提高档案的利用率。在档案数字化管理中，信息以电子形式存储，可以实现高效检索、共享和保存。通过合理利用数字化手段，可以实现机关档案信息化建设降本增效。

档案数字化存储与管理的内涵

档案数字化存储与管理是一种基于信息技术的档案管理模式，其通过先进的数字技术对档案信息进行管理、检索和利用。档案数字化存储与管理解决了传统档案管理面临的诸多难题，如信息存储空间受限、检索效率低下、共享困难以及难以长期保存等。档案数字化存储的关键是将纸质档案转化为数字格式，并将其存储在电子设备或云端服务器中。档案的存储形式包括文本、图片、音频、视频等。档案数字化管理可以通过数据加密和权限控制等手段，加强信息安全保护，确保档案内容的完整性和安全性。

档案数字化存储与管理使得档案的检索和利用更加高效便捷。通过档案数据库，用户可以根据关键词、日期、文件类型等多种检索方式快速查找所需信息，大大提高了检索的速度和准确性。此外，档案数字化管理可以提供详尽的档案使用记录，为档案的合规性使用和追溯性管理提供有力的技术支持。

机关档案数字化存储与管理的重要价值

第一，档案数字化存储与管理显著提高了机关档案管理工作的效率。传统的纸质档案管理通常需要耗费大量人力和时间用于档案的手动检索、整理和保管，而档案数字化存储与管理将纸质档案以电子形式进行存储，可以实现信息的高效检索、共享和传输，极大地提高了机关的工作效率。

第二，档案数字化存储与管理为机关的档案管理工作提供了更为灵活和安全的数据存储方式。电子档案可以存储在本地服务器或云端平台中，无需占用大量空间，显著降低了机关档案存储和管理的成本。同时，电子档案还能通过数据加密、权限控制等技术手段，实现对档案信息的精确保护，有效降低信息泄露和滥用的风险，保障机关档案信息的安全性。

第三，档案数字化存储与管理有助于推动信息共享与协同办公。电子档案的应用使得不同部门的工作人员之间能够更加便捷地进行信息传输和共享，从而提高机关内部沟通与协作的效率，使得工作决策更及时、有效，为机关的运作提供更为有力的技术支持。

第四，档案数字化存储与管理为机关提供了更为准确和全面的数据支持。通过对电子档案进行统计和分析，机关可以更好地了解自身的工作情况、业务特点和人员信息，把握发展趋势，为各项决策的制定提供科学依据。合理利用档案有助于机关更好地应对内外部挑战，优化资源配置，实现可持续发展。

综上所述，档案数字化存储与管理不仅显著提高了机关的工作效率，降低了管理成本，还促进了信息共享与协同办公，为机关的现代化管理和发展提供了全面的技术支持。

机关档案数字化存储与管理面临的挑战

缺乏完善的档案数字化管理制度

在数字化转型的过程中，机关档案存储与管理普遍面临着管理制度不健全的问题。首先，由于缺乏统一的档案数字化管理制度，档案数据的标准化程度较低。这不仅降低了档案的利用率，还增加了信息管理的难度，导致档案的整合、检索和共享难度较大，影响了档案管理的效率和质量。其次，档案数字化的更新、备份、恢复等环节缺乏统一的管理制度，导致档案管理流程混乱，档案的真实性、完整性受到极大影响。再次，由于技术的不断发展和信息的快速更新，档案数字化管理系统需要进行定期维护和更新。然而，缺乏完善的管理制度，导致现有的档案数字化管理系统过于陈旧，系统升级和更新速度较慢，影响了档案管理的及时性和准确性。最后，电子档案的合规使用、权限控制是档案存储与管理的重点和难点，而缺乏完善的档案数字化管理制度会导致档案的使用不合规，管理环节也会存在诸多漏洞，损害档案信息的完整性和机密性，对机关的安全运行构成潜在的威胁。

档案管理人员的综合素质有待提高

首先，为了满足档案数字化存储与管理的要求，档案管理人员需要熟练掌握档案数字化管理系统的操作方式，了解数据库、网络安全、数据加密等相关知识，确保档案的信息安全。然而，部分档案管理人员受传统档案管理模式的影响，缺乏对数字化技术的深入学习，难以适应机关档案数字化存储与管理的全新工作要求。其次，档案数字化管理涉及档案的建设、分类、检索、存储等专业领域，要求档案管理人员具备扎实的档案学理论知识和实操经验，对档案管理人员的综合素质要求较高，然而，在实际的档案管理工作中，部分档案管理人员的专业性不足，在工作中存在管理不当、责任心不强等问题。最后，档案数字化管理涉及大量的信息和数据，其中包含敏感信息和个人隐私，要求档案管理人员了解相关法律法规，确保档案管理的合规性，以降低信息泄露和滥用的风险，而在实际的档案管理工作中，部分档案管理人员缺乏法律知识和合规性意识，容易造成信息泄露。

档案数字化存储与管理的规范性不足

首先，在档案数字化存储过程中，缺乏统一的标准会导致数据格式、元数据、命名规范等方面的标准和要求不一致，影响档案的标准化。不同机关和管理部门可能会采用不同的存储标准，导致信息交流和档案共享的难度加大。这不仅导致机关和部门之间难以相互协作，也使得档案的长期保存和管理面临诸多挑战。其次，档案数字化存储与管理的标准不统一还可能会导致不兼容的问题。不同的档案数字化存储和管理标准所使用的技术、平台和软硬件工具均不同，可能会导致档案在不同系统间难以兼容，增加了数据迁移和转换的难度。最后，缺乏明确的档案使用规范可能会导致档案的不当使用甚至滥用，影响档案信息的完整性和安全性，甚至会面临档案泄露、损坏等风险。

信息安全与隐私保护的重视程度不足

档案中包含大量的敏感信息和个人隐私，必须高度重视信息安全问题，避免出现数据泄露、滥用以及其他信息安全问题。首先，机关档案系统中存储的信息包含政府决策、行政管理资料、个人信息等，在档案数字化存储和管理过程中必须采取严格的加密措施，避免信息在传输和存储过程中受到未经授权的访问。其次，机关档案系统权限管理不当可能会导致信息被不当获取、修改或删除，甚至造成信息泄露，应严格控制不同用户对档案的访问和操作权限。再次，机关档案系统还面临着黑客攻击、网络病毒等安全威胁，可能导致数据泄露、服务中断等问题，必须采用先进的网络安全技术，如防火墙、入侵检测系统、杀毒软件等，保障系统安全。最后，隐私保护也是档案数字化存储与管理的重中之重，档案中包含大量的个人隐私信息，对于这些敏感信息需要建立严格的隐私保护机制，避免个人隐私泄露。

机关档案数字化存储与管理的实践策略

构建完善的机关档案数字化管理体系

为了进一步加快档案信息化建设，提高档案数字化存储与管理水平，机关必须构建完善的档案数字化管理体系，确保档案数字化管理的高效性、安全性和可持续性。在技术层面，要加大对资金、技术的投入，完善基础设施建设，选择合适的硬件设备和软件系统，提高档案的处理速度、响应速度和整体性能，以满足大规模档案数字化存储和传输需求。在制度建设层面，要进一步完善档案数字化管理制度，明确档案数字化管理的目标和要求，制定健全的管理制度和清晰的管理标准，对档案的采集、整理、存储、检索、共享等环节的操作流程进行明确的规定，降低不当操作的风险，提高档案数字化管理的效率和质量。在权限管理层面，要建立明确的档案访问权限控制机制，对不同部门、不同层级的工作人员设置相应的访问权限，确保档案使用的安全性和合规性。建立权限审核机制，对人员的访问权限进行定期审查和更新，确保机关档案数字化存储与管理的规范性，构建高效、安全、可持续的档案数字化管理体系，推动机关档案管理工作的降本增效。

制定统一的机关档案数字化存储与管理标准

制定统一的机关档案数字化存储与管理标准，有助于规范档案的存储、管理和使用，降低档案存储和管理的风险。因此，要统一档案技术标准，包括数据格式、元数据标准、数字化扫描和存储技术标准等，促进不同职能部门、机构间的信息共享，提高档案的利用率。确保档案的采集、整理、编目、质检等环节规范有序，提高档案数字化建设的效率和质量。在标准内容层面，要建立统一的档案元数据标准，提高档案的检索和利用效率，保证档案的长期保存和可追溯。要建立档案使用标准，包括档案的共享机制、使用规范、检索标准等，确保档案的合法、合规使用，降低不当操作风险。在标准制定层面，应考虑技术的兼容性，确保不同系统和工具之间能够有效协同工作，降低数据迁移和转换的难度，增强档案在不同环境、系统和平台上的可操作性。在标准执行层面，为了确保操作合规，要建立长效的监督与评估机制，定期对档案数字化存储和管理进行检查和评估，确保各项标准得到有效执行，并根据实际情况进行调整和完善。

加强机关档案数字化管理的人才队伍建设

加强机关档案数字化存储与管理的人才队伍建设旨在提高档案管理人员的专业水平与职业素养，以更好地应对档案数字化管理在技术、信息安全等方面面临的复杂挑战。

首先，要建立专业培训体系，为档案管理人员提供系统化的档案管理培训，培训内容应涵盖档案数字化存储与管理、法律法规培训等，让档案管理人员深入学习档案数字化存储与管理的理论知识，树立对档案数字化管理工作的正确认识，提高档案管理人员应对复杂工作任务的能力。其次，制订长期的人才引进和培养计划，定向引进复合型专业人才，为档案管理人员制定长远的职业发展规划，建立健全绩效评估体系，建立人才梯队，培养并选拔优秀的管理人才，提高人才队伍的专业水平。再次，建立知识共享和交流机制，鼓励档案管理人员进行经验分享和技术交流，通过定期组织会议、研讨以及行业交流活动等，可以促进档案管理人员内部的合作与沟通，营造良好的学习氛围。最后，与高校、研究机构等建立密切的合作关系，推动档案数字化管理领域的研究与创新。通过与外部专业机构开展合作，吸纳专业人才，可以及时获取最新的技术和管理方法，为机关档案数字化存储与管理人员提供更多的学习、发展机会。

制定并实施严格的信息安全管理措施

信息安全在档案数字化存储和管理中扮演着重要角色，尤其是针对档案中可能包含的涉密信息，必须要制定并实施严格的管理措施，确保信息安全。

首先，数据加密技术的应用对确保信息安全至关重要。通过对档案进行加密，可以保护敏感信息不被未经授权的人员访问。采用强加密算法和安全密钥管理，即使在档案被窃取的情况下，也可以确保档案不被破解，从而大大增强档案的安全性。其次，采用访问控制技术。可以按照保密等级对访问权限进行限制，根据机关不同员工的工作职责和需要进行精确的权限分配，确保只有拥有访问权限的人员能够访问特定的档案，降低信息泄露和非法访问的风险。再次，采用网络安全技术。通过防火墙、入侵检测系统（IDS）、入侵防御系统（IPS）等网络安全工具，可以有效防范网络攻击和未经授权的访问。虚拟专用网络（VPN）可以用于加密数据传输通道，增强数据传输的安全性。最后，在档案数字化存储及管理的过程中，必须加强安全审计和监测。通过对档案管理日志进行定期审查，可以检测和识别异常行为，及时发现潜在的安全问题，提高档案数字化管理系统的实时响应能力。针对突发的网络安全问题，要制订应急响应计划，包括紧急停机、数据备份与恢复等应急措施，从而迅速有效地应对各类信息安全挑战，最大程度地减少损失。

随着信息技术的飞速发展，传统的纸质档案管理方式已无法满足当前机关对信息处理和存储的需求。档案数字化管理作为一种现代化的档案管理模式，不仅显著提高了机关档案存储和管理的效率，还为信息共享和利用提供了更为便捷的途径。然而在复杂的信息环境下，档案数字化存储与管理也面临着一系列挑战。因此，要构建完善的档案数字化管理体系，进一步完善管理制度，为档案的管理工作提供规范和指引，使档案数字化管理系统的运作更加高效、有序。建立统一的存储与管理标准，同时，要加强对档案管理人员的培训与考核，以适应档案数字化管理的专业性和复杂性要求。加大信息安全管理力度，避免出现信息泄露、非法入侵等网络安全问题，形成更为安全可靠的档案数字化存储与管理模式，真正发挥档案数字化应有的价值，助力机关的现代化管理。

（作者单位：淄博市张店区党员服务中心）