档案信息化建设的新思路

李雪英?蔡秀梅

信息时代下，档案信息化建设已成为档案事业发展的有效途径。档案信息化建设不仅能提升档案管理效能，还能提供更便利的档案服务。然而，在这一过程中也存在一些潜在问题。现阐述档案信息化的定义和应用价值，分析当前档案信息化建设中存在的不足，并提出相应的应对策略。

档案信息化建设有助于提升档案管理水平。过去，档案管理工作主要依赖人工管理，这种模式效率不高且无法确保准确性，这严重阻碍了档案管理工作的长期发展。为推动档案管理工作的持续进步，有必要全面审视档案管理工作中存在的问题，紧跟时代发展步伐，提升档案管理的信息化水平。

档案信息化的定义和应用价值

定义

档案信息化是指将信息技术应用于档案管理工作的全流程，包括档案的数字化转换、网络化传播、智能化管控及高效利用等环节。此过程涉及档案的收集、整理、存储、检索、利用和研究等多方面，目的在于实现档案资源的数字化、网络化和智能化。档案信息化的核心内容包括以下四方面。第一，数字化转换。将传统纸质档案转换为数字化格式，包括图像、文本、音频、视频等，以适应存储、传播和检索的需求。第二，网络化传播。借助计算机网络，实现档案信息的快速、广泛传播，提升档案资源的利用率。第三，智能化管控。运用人工智能技术，实现档案的自动分类、检索和推荐等功能，提升档案管理效能。第四，高效利用。依托现代信息技术，深入挖掘档案信息的价值，为社会各领域提供丰富、及时、准确的服务。

应用价值

1.提升档案管理效率

档案信息化能够提升档案管理效率，实现档案的快速检索、方便查询和高效利用。这不仅大幅缩短了档案管理人员与用户所需的时间，也促使档案的管理和利用变得更加简便。此外，档案信息化还有助于推动档案的规范化、标准化，进一步提高管理档案的效率。在此过程中，档案管理人员能够更专注于挖掘和保护档案的价值，为用户提供更专业和高效的服务。

2.推动档案资源共享

档案信息化为档案资源共享提供了坚实的技术保障，通过构建档案信息资源共享平台，实现各类档案资源的整合与互联互通，使得用户可以跨地区、跨部门、跨层级获取所需档案信息，既提升了档案资源的利用率，也充分发挥了档案的价值。在此基础上，各级档案行政管理部门可开展合作，共同推进档案资源的开发与利用，为用户提供更为多样化的档案服务。

3.保障档案安全

信息时代下，档案安全的重要性日益凸显，档案信息化有助于确保档案的安全性，通过利用信息技术，如数据加密、防火墙、入侵检测等，对档案数据泄露、篡改等安全风险形成有效防控。此外，通过定期备份和存储数据，确保档案信息的完整性和可靠性。在此基础上，还需加大对档案信息化设施的维护和管理力度，保障档案信息化建设的可持续发展。

4.推动档案学术研究

档案信息化为档案学研究提供了丰富的数据资源。通过深入挖掘和分析庞大数据库中的档案信息，专家和学者能够洞察档案所承载的历史规律和社会现象，为档案学及相关领域的研究提供依据。此外，档案信息化还有助于推动档案学科与其他学科的交融互鉴，激发档案学研究人员的创新活力。在此过程中，培养一支兼具专业素养和跨学科视野的档案学术研究团队，对于提升档案管理水平具有深远影响。

档案信息化建设中存在的问题

信息化技术应用不足

在档案信息化建设过程中，有些单位对现代信息技术的应用尚不充分，从而阻碍了档案数字化、网络化、智能化的进程。具体表现在两个方面。第一，数字化设备落后。部分单位的数字化设备陈旧，无法满足档案数字化处理的需求。这不仅影响了档案数字化工作的效率，也降低了档案数字化成果的质量。第二，缺乏专业软件支持。部分单位未采用专业档案管理软件，导致档案信息化管理效率偏低。

档案管理流程不够规范

档案管理流程的规范性在档案信息化建设中非常重要。严谨的档案管理流程可以确保档案资源的完整和准确。但部分单位在档案管理流程上存在不规范现象，具体包括两方面。第一，档案收集不齐全。在档案收集环节存在疏漏，导致档案资料不完整，降低了档案的利用率，为后续的档案管理工作造成不便。第二，档案分类不明确。档案分类混乱，导致档案查询及管理工作较为困难。

信息化人才培养不足

档案信息化建设是当前档案管理领域的重要任务，其核心在于培育一支既掌握档案管理基础理论和技术，又熟悉信息化建设各个环节的专业队伍。然而，现实情况中，部分单位在信息化人才培养方面存在不足，严重阻碍了档案信息化建设的步伐。首先，专业人才短缺，这是制约档案信息化建设的主要因素。信息时代下，复合型人才资源严重匮乏，具备丰富的档案管理知识和信息技术技能的专业人才较少，阻碍了档案信息化建设的推进。然而，档案管理人才市场供求失衡，面临招聘不到合适人才的困境。其次，培训机制不完善也是阻碍档案管理人员信息技术水平提升的重要原因。许多单位在信息技术方面的培训不足，这使得档案管理人员在信息技术方面难以提升自身能力，进而阻碍档案信息化建设进程。此外，缺乏有针对性的培训机制，这使得档案管理人员在面对新技术和新政策时，难以迅速适应和掌握，从而降低了整体的工作效率。

信息化安全保障不足

在档案信息化建设的过程中，信息安全问题日益凸显。信息安全问题不仅对档案数据的完整性、保密性构成威胁，也会对档案事业发展造成严重影响，部分单位在信息安全方面存在不足，亟须引起高度关注。首先，安全意识相对薄弱。在档案信息化建设过程中，对信息安全的重要性认识不足，仅关注档案数据的采集、整理和存储，忽视了信息安全的重要性，加大了档案数据泄露的风险，一旦遭受网络攻击，档案数据可能遭受严重损失。其次，安全保障措施不够完善。在信息化建设过程中，未能构建健全的信息安全防护体系，信息安全防护能力较弱，档案数据更容易受到网络攻击。一旦被攻击，档案数据有可能会被窃取、篡改或泄露，给档案工作造成难以估算的损失。

档案信息化建设的对策

信息时代下，传统的档案管理模式已经无法满足时代发展的需求，档案信息化建设势在必行，具体对策如下。

加强信息化技术应用

1.更新设备

档案信息化建设需要投入大量资金，以满足现代化管理的需求。为了提升档案数字化处理的效能，需要采取一系列积极措施。例如，升级档案管理设备，通过这种方式，能够确保档案管理工作高效完成，以适应日益发展的信息时代。可以引入档案管理多功能一体机，该设备集扫描、打印、复印等多种功能于一体，能够提供“一站式”服务，从而降低人力和时间成本，提高档案管理效率，提升档案工作管理的现代化水平，确保档案管理工作顺利进行。

2.引入专业软件

信息时代下，档案管理现代化的重要性不言而喻，为了提升管理效率和质量，引入专业的档案管理软件至关重要。档案种类趋于多样化，包括数据、资料、政策文件等方面。档案管理软件应具备自动收集、整合、分类等功能，为档案管理人员制定决策提供有力支持。

规范档案管理流程

1.完善档案收集制度

建立完善的档案收集制度对档案资料的管理与保护具有重大意义，不仅有助于确保档案资料的完整性、精确性与时效性，同时也能提升档案管理工作的效率。因此，需要制定严格的规章制度，明确档案资料的范畴、标准及时间节点，确保档案管理工作的针对性和准确性。强化与各职能部门的沟通与协作，并对档案收集工作进行监督与引导，促使档案管理人员全面、精确地获取所需信息，避免遗漏和失误，从而提高档案资料的质量，确保档案管理工作顺利进行。

2.明确档案分类标准

制定科学合理的档案分类标准同样具有重大意义。实用且可操作性强的档案分类标准不仅能够确保档案分类的科学性，还能提升档案管理工作的效率。档案分类标准的关键内容在于明确各类档案的归档范围、保管期限及存储要求。这有助于实现档案的有序管理，确保档案的完整性与易查性。同时，还需关注档案分类标准的实时性与灵活性，以便根据实际情况进行调整与优化。

加强信息化人才培养

1.引进专业人才

推进档案信息化建设是当前各领域重要的发展任务之一，迫切需要引进更为专业的档案管理人才。拥有丰富经验和信息化技能的专业人才能够显著提升档案管理水平。在选拔这类人才时，应重点关注以下几个方面。首先，档案管理人才应具备较高的专业素养和扎实的档案管理理论知识。其次，档案管理人才应具备实际操作能力，熟练运用各类信息化工具，高效处理档案数据。最后，档案管理人才应具备创新能力，在档案信息化建设过程中，不断探索新方法，推动档案管理工作高质量发展。为吸引并留住专业人才，相关单位应当提供舒适的工作环境和合理的薪资待遇。一方面，舒适的工作环境有助于专业人才充分发挥个人潜能，提高工作效率；另一方面，合理的薪资待遇能激发人才的工作积极性，促使其投身于档案信息化建设事业中。

2.建立培训机制

第一，在职培训。针对档案工作人员开展有针对性的在职培训，旨在提升档案管理人员的信息化素养以及档案管理能力。培训内容可涵盖档案管理理论、信息化技术、信息安全知识等。通过定期举办培训活动，促使档案管理人员不断更新知识体系，提升个人综合素质。

第二，制订人才培养方案。鼓励档案管理人员前往国内外相关机构深造，学习先进的档案管理理念与技术。同时，实施青年人才培养项目，激发青年档案管理人员的创新潜能，为档案信息化建设注入新的活力，提升档案管理和服务水平。

加强信息安全保障

1.增强安全意识

在档案信息化建设过程中，信息安全至关重要。因此，应当增强档案管理人员的信息安全意识，使其明确信息安全的重要性，针对不同工作岗位，开设相应的信息安全培训课程，使档案管理人员了解信息安全的基本知识和防范措施。

2.建立防护体系

第一，完善制度。为了确保档案信息安全，必须制定完善的档案管理制度，明确信息安全责任人并定期信息安全管理制度，以适应信息时代发展，信息安全管理制度应当涵盖资产、系统、人员和活动的管理等各方面。要制订有针对性的制度，完善组织架构，明确各部门职责，建立激励机制，加强培训和交流。要制定严格的标准和流程，确保档案资源的安全性。要实施有效的防护措施，包括网络安全、数据备份等。要制订应急预案和演练方案，提高档案管理人员的应对能力。要紧跟国内外发展趋势，开展风险评估，加强跨部门协作和沟通，确保制度更具针对性和可操作性。

第二，技术防护。在数字化时代，档案管理信息系统的安全至关重要。为保护档案数据，需采用先进的网络安全技术，通过引入防火墙、入侵检测系统等，定期进行安全检查和漏洞修复，确保系统的安全稳定运行。

首先，需认识到网络安全在档案管理工作中的重要性。数据是一种宝贵的资产，数据受损或被篡改将造成重大损失。因此，需采用先进的技术加固系统，防范外部攻击。部署防火墙是保障网络安全的重要手段，能阻止未经授权的访问和恶意攻击，确保内部数据安全。入侵检测系统能够实时监测日志和网络流量，可以及时发现可疑行为并发出警报。

其次，定期进行安全检查和漏洞修复也是必要的措施。发现漏洞后应及时修复，确保系统稳定运行。同时，加强用户安全教育，增强用户的网络安全意识，避免因人为因素导致的安全事故，为档案管理工作提供更可靠、安全的保障。

第三，数据保护。要建立完善的数据安全防护体系，实施全方位、多层次的防护措施，对重要档案数据进行加密存储和传输，以防止数据泄露。同时，定期备份关键数据以防丢失，并加强对敏感数据的访问控制，只有授权人员有查看和操作的权限，从而有效防止数据泄露，确保数据的安全和可靠。此外，需要密切关注数据安全领域的最新发展，不断调整和优化安全策略，以应对日益严峻的数据安全挑战。

档案信息化建设是现代档案事业发展的必然趋势。针对档案信息化建设存在的问题，应当采取有力措施，加强信息化技术应用、规范档案管理流程、加强信息化人才培养和信息安全保障，助力档案信息化建设更好发展。

（作者单位：吉林省白城市农业科学院）