信息化时代电子档案规范化管理、开发、利用路径探究

李梦珂

摘 要：社会经济的不断发展以及现代信息技术在档案行业中的不断推广应用，极大地促进了我国档案事业的转变与改革创新。在此背景下，形成以电子档案管理为主、纸质档案管理为辅的现代化管理模式，实现信息化时代电子档案的标准化、规范化管理已成为各机关事业单位面临的重要课题。本文以电子档案规范化管理为切入点，从思想建设、管理体系、干部队伍、信息化应用等角度进行分析研究，找准现存问题，探索可行性解决方案，一起为相关部门单位提供工作支持与决策参考。

关键词：信息化时代；电子档案；规范化

随着档案行业进入大数据时代，工作模式已由纸质档案管理转变为电子档案管理，其管理内容与工作方式随之发生较大变化，在一定程度上带动了我国檔案工作的创新与发展。电子档案管理是借助信息化技术实现档案在归档、分类、开发、利用、存储等流程的智能化处理过程，涉及行业发展的各个方面。这就需要各部门单位档案管理人员立足时代发展与自身工作需要，不断适应新时代、新发展、新要求，创新工作形式，进一步提升电子档案规范化、标准化水平，确保各项工作任务保质保量完成。

1 信息化时代电子档案管理综述

电子档案在行业内广泛应用以及公众档案意识与档案需求的不断提升，在信息化技术的加持下，电子档案管理过程得到进一步优化。不仅实现了档案高效管理与安全存储，而且促进了档案价值的体现与社会公众满意度的提升，充分彰显档案存史资政育人作用。

1.1 电子档案管理内容

1.1.1规范化收集。档案材料散布在单位内部各个业务科室，实现电子档案的精细化管理，首要因素在于完整收集。一旦有缺页、缺项、丢失、损坏的情况，将会形成连锁反应，影响后期各项工作的开展。对于电子档案而言，需要最大程度上实现在线归档、线上加密传输，不断提升档案的整合程度。

1.1.2标准化管理。电子档案管理过程需要分类、著录等流程，需要管理人员将收集的各类电子文件资料按照相关标准制度进行分类组合、重新编制，并对其真实性、完整性进行检测，使其更加条理化，从而能够建立科学有序、合理顺畅的档案数字资源体系，为后期开发利用奠定良好基础。

1.1.3深度化鉴定。电子档案的存放期限一般由实际价值来判断。过去，各单位对档案文件开展鉴定工作较少，其中掺杂各种重复、无用的信息，应集中对其进行销毁，从而提升整体数字档案资源的利用价值。

1.1.4安全化保管。与传统纸质档案不同，各单位需要不断更新优化电子档案的保管介质及安全防护手段，采用光盘柜、存储器、云存储、移动硬盘、光盘等方式做好本单位档案数字资源的保管与备份工作，从而避免因自然因素或人为因素对电子档案文件造成破坏[1]。

1.2 电子档案规范化管理的必要性

1.2.1顺应时代发展。在政策方面，国家颁布的《数字中国建设整体布局规划》《“十四五”全国档案事业发展规划》中对档案数字化建设、信息化管理、智慧化应用、安全化保障等方面提出了明确要求，要逐步建立以电子档案为主导的档案数字资源体系。由此可见，无论在宏观国家发展战略还是在档案行业发展规划上，都将档案的转型升级与改革创新纳入重点，从而为其提供了较好的发展环境。在技术方面，大数据、云计算、人工智能等现代化技术的兴起，使得各机关、企事业单位逐渐实现“互联网+政务服务”和“在线办公”的工作场景，相当数量的行业及单位通过计算机网络的途径开展工作，档案管理由“双套制”向“单套制”转变，实现全流程电子化流转管理，从而对于电子档案管理的质量及实效性也提出了较高的要求。

1.2.2推动长足发展。档案作为各部门单位各项工作及社会活动最原始的真实记录，具有较强的凭证价值与情报价值。部分档案在辅助单位决策、提高服务水平、弘扬传统文化等方面发挥着重要作用，内含较大的社会效益、经济价值和文化意义。这就需要档案管理部门加强电子文件管理，在遵循相关政策及制度的前提下，不断提高规范化与标准化程度，进而做好档案基础性整理工作、数字化工作及信息化管理工作[2]。

2 信息化时代电子档案规范化管理、开发、利用过程存在问题

目前，电子档案在档案行业中的占比已逐渐上升，“存量数字化，增量电子化”的模式也在不断根深蒂固。面对庞大的数字资源，做好其管理工作尤为重要。但是在实际工作开展过程中，在发展理念、管理体系、技术应用、人才培养等方面仍然存在各种各样的问题，需要相关部门单位加以重视。

2.1 管理意识薄弱，整体缺乏合理性

当前，档案工作面临着较多矛盾。例如，对于利用者而言希望能够得到集中、精确、清晰、完整的档案资料，可实际上档案资源库杂乱无章、分散无序。主要原因在于部分单位档案管理者电子档案管理思维不够。认为档案管理属于“临时性”工作，没有充分意识到档案管理与档案服务之间的矛盾，在政策支持、财政资金、人力配备等方面没有针对档案工作给予支持帮助。随着工作业务量的增加，大多单位档案数量呈几何级数上升，造成管理难度的加大。档案信息化、数字化相关工作开展不到位，即使开展了也仅仅以应付检查为目的，得过且过的现象较为明显。使得档案资源电子化程度远远滞后于其他行业的综合水平，难以满足新时代社会公众对档案工作的需求。

2.2 管理体系混乱，整体缺乏科学性

一是组织建设力度不够。由于存在档案“边缘化”的思想，大多部门单位认为仅仅安排一两位同志负责即可。只要确保各类档案能够安全放置库房，无需进行调度。导致领导力度较弱，档案工作的整体规划与实施方案严重缺失，对于各部门的各项业务统筹力度较小，难以达到协同发展的目的。二是制度建设力度不够。部分单位忽视了标准体系建设的重要性，规范化与科学化管理落实较少。已出台的制度往往“纸上谈兵”，执行力不高，并且存在标准设计不科学、涉及业务有缺失、具体流程较模糊等问题[3]。三是日常监管力度不够。单位缺乏对档案管理工作的监督考核，相关工作人员在制度标准实践过程中执行力较差，出现不规范、不到位的问题，在档案收集、管理、利用、服务过程中留下潜在的安全风险。