数字中国视野下档案管理数字化发展路径研究

董慧珠

摘要：数字中国视野下，如何充分利用数字技术，促进档案管理水平获得全方位提升，是当下需要着重探究的事宜。但从如今档案管理实况来看，数字化建设步伐相对滞后，数字化管理系统不完善，管理人才严重不足，管理理念较为老旧，与社会数字化发展需求不相匹配。基于此，本文对档案管理数字化发展的必要性进行探究，指出档案管理数字化发展的不足，提出切实可行的档案管理数字化发展路径。

关键词：数字中国；档案管理；数字化发展

引言

我国一直以来都非常重视档案管理工作，以往的档案管理大多都是手工化的，管理过程极为繁琐，工作量繁重，整体的执行效率不高，还时常出现档案丢失的问题。数字化技术的出现，可有效突破传统档案管理的局限性，提升档案管理效率，缓解档案管理人员的压力，缩减不必要的支出，引导档案管理工作创新发展。因此档案管理的数字化创新是有必要性的，各机构都应对此引起重视，树立数字化发展意识，切实加强档案数字化管理，为数字中国的建设贡献绵薄之力。

一、数字中国视野下档案管理数字化发展的必要性

数字化发展已是各行业的必然发展之趋，更新档案管理理念，创新管理模式，巧借数字化手段提升管理效率，减少档案管理资源损失，是必要性的工作。

（一）顺应时代发展的趋势

数字化技术的发展，使得档案管理获得新的发展机遇，其的应用价值是不言而喻的。首先，数字化是全新的发展理念，可为档案管理提供新的可能性，更好地推动档案管理的智能化发展，真正地实现无纸化管理。其次，数字化技术为档案管理历史遗留问题解决提供助力，为档案管理人员的岗位价值提升奠定良好基础[1]。最后，档案管理数字化意味着时代在进步，是跟上时代的发展步伐，引领社会创新发展。

（二）有助于档案管理效率提升

档案管理数字化的新型模式，可充分利用数字技术提升档案管理的效率。如数字技术可使得档案管理实现数字化索引处理，在调查调取过程中索引工具的应用可快速定位，查阅时间大幅缩减，更好地保障工作成效。数字化技术拥有众多优势，将其和档案管理紧密衔接，还可把复杂的人工操作转化成数字系统操作，消除人工机械重复的缺陷。可见，数字化的形式可使得档案管理效率获得有效提升，档案工作者的职能也得以优化。

（三）缩减不必要的成本支出

档案数字化建设过程中，缩减不必要的支出也是必须遵从的原则。短期文件可直接利用电子形式来管理，无需纸质归档，可使得资料室空间利用更为科学，管理成本也可大幅缩减。事实上，只有部分重点材料应纸质归档，大多数佐证材料都可系统归档，这可节省一笔不小的开支。通过对档案管理流程进行优化，不仅可凸显重点材料的价值，也可降低档案管理者的压力，还可延伸管理范围，确保和信息化发展要求相契合。

二、数字中国视野下档案管理数字化发展现状

数字中国强调的是各行各业都积极开展数字化建设工作，档案管理作为一项非常重要的工作，加强数字化建设已是必然之趋。但从如今我国档案管理数字化发展状况来看，还存在优秀管理人才不足、数字化管理设备更新缓慢、数字化档案管理利用率偏低等问题，这些都导致数字化发展状况不如人意，还有很多需要改进的地方。

（一）数字化档案管理人才缺口较大

现如今，档案管理已逐步朝着数字化管理方向转变，手工管理方式已逐步被淘汰，但在具体转型过程中还存在下述问题。首先，传统档案管理人员工作相对吃力。大部分传统档案管理者年纪偏大，对计算机不够熟悉，甚至部分管理者完全没使用过计算机，所以数字化转型对他们来说需承受较大的压力，工作执行难度也会随之加大。其次，年轻人普遍不喜欢档案管理工作。若是让年轻人负责档案管理工作，此种机械化重复的工作会让他们感到非常枯燥，很快就会失去热情。所以，当下的年轻人基本上都不会应聘档案管理工作，即便有也是短期性的。最后，缺乏专业档案人才。如今档案管理数字化人才相对不足，导致档案管理事业无法获得进一步发展，此种现象之下管理效率偏低，且容易發生各种错误，由此引发各种各样的问题[2]。若要使得此现象获得改变，就应着重提升老员工的业务水平，尤其是加强数字化培训，确保所有老员工都可肩负起数字化管理的重任。当然，外部人才的引入也非常重要，需要有新鲜血液的补充，才可长久保持管理效率，为数字化管理的转型奠定基础。

（二）档案管理数字化设备建设滞后

当前，档案的数字化管理已逐步投入使用，为确保管理工作开展得更加顺利，数字化管理设施的投入建设是必不可少的。由于数字化设备的投入，短期内很难看到回报，所以大多数单位都不愿在此方面增加投入，担心无法看到回报。所以，数字化管理推进过程中，资金是当中需要突破的一大难关，由此使得推广应用成效不如人意。部分单位尽管已引入数字化设备，但很多如计算机、扫描仪等设备都是相对老旧的，尤其是那些运行十分缓慢的设备，是很难完成数字化管理转型的。因此，若各单位不转变认知，尽快引入先进设备手段，将很难真正实现档案管理的数字化发展。

（三）数字化档案管理利用率偏低

数字化档案管理由于普及度较低，整体利用率也偏低，导致实际的应用价值难以真正体现出来。不仅是因为人们数字化应用能力不高，档案管理流程科学性不足也是当中非常重要的原因。总之，档案管理引入数字化理念，还尚且处于初步探索状态，技术的应用较为机械化。同时，部分档案管理者对数字化管理设备了解不够深入，还需进一步熟悉智能化设备，否则很难真正高效利用这些设备，自然管理和预期效果也有较大的差距。不可否认，数字化档案管理当下的推行力度也相对不足，政策导向较为明显，整体的推进过程过于被动化，部分基层管理人员由于不了解数字化的作用，还会对其的推行产生抵触情绪。

三、数字中国视野下档案管理数字化发展路径

数字中国视野下，各行业领域都需要开展数字化建设工作，档案管理领域也不例外。数字化档案管理并非一朝一夕可以完成的任务，而是需要逐步由传统管理模式过渡至数字化模式。若要使得该工作稳步高效推进，就应明确数字化档案管理现存的不足，并针对性地改进问题。

（一）积极应用开放共享发展理念

数字化时代下，档案数据可开放共享具有下述特点：首先，零距离。档案部门可利用远程设备和用户沟通，了解用户的需求为其提供个性化服务，为信息利用率的提升做好铺垫。其次，开放性。档案资源数据共享面向的不单是档案馆，当中有不少用户是非档案管理领域的人员，这便使得传统管理模式会迎来较大的挑战，对档案的高度共享造成不利影响。最后，去中心化。档案馆在数字化时代下，可通过计算机技术实施分布式管理，人们利用第三方平台搜索资源，可为档案的高效管理提供良好条件[3]。总之，档案管理工作开展中，还体现出不匹配新时代发展理念的问题，由此使得档案管理质量难以获得有效提升。与此同时，等级制管理的实施，会使得档案信息更加难以实现高度共享。因而优化共享建设是一项极为重要的工作，档案管理部门必须高度重视此项工作，充分利用数字化优势来收集完整的档案信息，加快推进档案信息体系建设工作。

（二）构建完善的档案管理数字化平台

数字化技术的出现，可促使档案管理大幅提升管理效率，必须充分利用数字技术优势，打造科学完善的档案管理平台。平台建设过程中，要尤为重视运行流程的建设，应体现出流程的信息化特性，只有保障流程真正实现信息化，才可为档案管理数字化的实现提供良好助力。具体建设时，应主要由下述几方面着手：一方面，需要针对档案信息化专门设置运行软件，如此才可为信息化工作开展做好铺垫，信息化软件旨在处理流程中的图片和信息，如此可使得档案处理时间大幅缩减，对工作效率的提升也非常有利[4]。另一方面，管理流程制定时需遵从相应的原则，确保流程的科学性。只有所选择的管理方式切实合理，才可提升信息处理的效率，信息处理的成果也和预期更为贴近。如此才可使得档案管理更为标准，档案管理数字化目标也可切实达成。

（三）工作对象实施全面化数据管理

步入数据时代之后，档案资源管理日渐智能化，若继续沿用传统档案管理形式，数据丢失的概率将大幅提升，管理效率自然也不符预期。加之自然环境以及管理人才等各种因素影响，使得海量的档案信息管理难度进一步加大。所以，在档案管理工作当中引入数字技术，可引领管理模式朝着多元化方向发展，为管理安全性的提升提供良好助力。工作对象数据化，也是数字时代极为显著的一大特征，信息技术可促进档案信息高效流通，很多信息资源的处理也日渐专业化，由此备受各企业的青睐，并纷纷将其作为企业运作状况改善的手段。在推动档案信息化建设时，存量数字化及增量电子化是需着重落实的两项工作，巧妙利用数字技术推动两项工作能够顺利开展，促进档案的外延化，为收集管理效率的切实提升奠定基础。

（四）定期维护与更新专业管理设备

档案管理工作朝着数字化管理方向转型过程中，若是缺乏资金投入或是专业设备，便很难推动工作的顺利开展，因而必须加大资金投入力度，还应注重设备的引入与更新。企业在数字化管理转型时，资金投入不足自然无法为设备的更新提供支撑力，此种现象下是很难推进数字化管理发展的，还容易使得企业和时代发展趋势不相匹配，反而在走下坡路的现象出现。因此，各单位都应高度重视此问题，尽可能增加资金投入，保障数字化管理的推进更加顺利。专业软件设备及完善的硬件建设，都是档案数字化管理不可缺少的基础，两个方面缺少任何一个都不行。对于计算机软件，应积极开展研发工作，借鉴其他企业成功的经验，但不可直接照搬，需基于自身的状况来开展建设工作。确保软件可高效投入使用，为档案管理质量提升起到显著的推动效用。对于硬件设备，不可将先进设备的购置作为唯一的目标，还应对现有的设备定期维护和优化，如此可使得资金应用更为合理，设备寿命也会得以延长，对管理效率提升也可发挥显著作用[5]。档案数字化管理当前尚处于初步推行状态，还需要进一步磨合，需在日常实践过程中逐步解决存在的问题，促进数字化管理日渐完善，打造更为科学的数字化体系，真正地实现高质量管理。

（五）注重引入与培养数字化管理人才

相比于传统的档案管理，档案管理数字化工作内容有了很大的变化，从前信息的记录都是应用纸质材料，如今都是电子版档案，且电子材料保存的电子设备也有所不同，有的会利用硬盘备份，有的则利用U盘，储存的方式日渐多样化。若储存设备受潮、进水都会使其遭受破坏，电子档案也会损坏或丢失。所以，档案储存过程中必须利用多种设备来备份，且不同设备的放置位置也需分开，如此档案才可长久完整保存[6]。因此，也不断提升对档案管理工作者的数字水平要求。由于数字化档案管理属于新兴事物，众多企业此方面的专业人才缺口巨大，导致管理工作效率很难获得提升。针对此現象，各单位应定期开展档案管理人员的培训与考核工作，尤其是数字化管理的培训必须着重加强，并在每一次培训后都安排严格的考核，通过考核的人员才可继续上岗工作，并对表现优异的人员提供相应的物质或精神奖励。相同的，对于考核未通过的人员，必须要求其继续参与培训直至考核通过，而那些屡次考核不通过，表现状况始终很差的，可给予严厉的处罚，除扣除奖金、降薪等做法外，必要的还可辞退该员工。需要注意的是，不仅要对老员工开展数字化管理培训，还需要积极引入新员工，尤其是年轻的熟悉计算机知识的，通过不断注入新鲜血液，用以保证数字化档案管理工作的顺利推进。老员工有着丰富的档案管理经验，新员工的计算机水平较高，两者都有着各自的优点，可在相互帮助以及紧密配合之下，促进档案管理加快数字化转型步伐。

结语

综上所述，档案管理必须顺应数字中国建设发展要求，积极开展数字化建设工作。从如今的档案管理数字化建设工作实况来看，虽然相比于传统档案管理模式，已大幅提升管理效率，但还存在较多的问题，具体的实践成效和预期差距较大。因此，各单位都应转变自身的认知，提升对档案管理数字化发展的重视度，不断优化组织架构，加大数字化转型资金投入力度，定期维护与更新数字化设备，积极开展数字化管理人才的培养工作，更好地满足数字化发展需求，为确保档案数字化建设质量创造良好条件，也为我国实现社会主义现代化建设作出积极的贡献。

参考文献：

[1]张什.高校文书档案管理规范化建设与高质量发展的思考[J].北京联合大学学报，2024，38（01）：42-46.

[2]梁薇.大数据时代数字化档案的管理开发及利用[J].现代企业，2024（01）：24-26.

[3]林雅娟.档案管理工作数字化转型的策略研究[J].参花，2024（03）：155-157.

[4]高晗.数字中国建设背景下档案管理的数字化转型研究[J].才智，2024（02）：185-188.

[5]杨琛.信息化背景下文书档案管理工作的创新研究[J].才智，2024（02）：189-192.

[6]黄明.数字化人力资源管理人才培养存在的问题及对策[J].黑河学院学报，2023，14（01）：72-74.

（作者单位：上海海关学院）

（责任编辑：豆瑞超）