新时期住宅专项维修资金档案的管理及运用探讨

摘 要：目前，建筑事业的快速发展带动了对住宅专项维修资金的管理水平和使用效益要求的提升。住宅专项维修资金的归集、核算和使用等工作，关系到广大居民的切身利益，是利国利民的好事。本文阐述了住宅专项维修资金档案管理的意义，分析了管理中存在的问题，探讨了有效的管理开发利用途径，旨在为相关工作提供帮助，促进住宅行业的可持续发展。

关键词：住宅专项维修资金；档案管理运用

对住宅专项维修资金的档案进行管理，既能使有关部门对其使用状况有一个全面的认识和掌握，又能使业主更好地维护自己的合法权利，对调解业主和物主之间的矛盾和争议都能起到很好的作用，更好地适应现代建设事业的发展需要。但是，就当前的状况而言，资金档案的管理和使用中还存在着许多问题，有必要对其进行改进和完善。

一、住宅专项维修资金档案管理的意义

首先，对管理者而言，通过对住宅专项维修资金档案的管理，可以让他们对资金的运用状况进行实时的了解，从而全面地把握维修投资强度和运用规模，极大地提升资金管理工作的水平，最大限度地降低资金配置不合理以及浪费等问题出现的概率。其次，从资金管理部门和业主的角度出发，科学管理住宅专项维修资金的档案能够有效保障他们的合法权利，最大限度地减少业主和物业部门因不合理管理而产生的冲突。在保障业主权益的同时规范管理部门的行为，实现两者的合作共赢。最后，从宏观层面出发，以住宅专项维修资金档案为对象开展科学的管理工作，能够为广大民众带来一定的好处。它可以更好地适应当前时代对为民服务工作的需要，为业主查找自己需要的档案资料提供便利。

二、住宅專项维修资金档案管理中的问题

（一）管理体系有待完善

从目前住宅专项维修资金档案管理的状况来看，最突出的一个问题就是总体管理水平不高。大多数住管理人员都没有很强的专业管理能力，加之没有一个完善的住宅专项维修资金档案管理体系，没有对管理工作的流程、责任进行明确，对管理工作的落实造成了极大的阻碍[1]。

（二）管理标准有待统一

当前，全国各地的住宅专项维修资金档案的管理工作均面临着没有统一规范的问题。如果没有统一的文件规范，就不能很好地落实管理工作，更别谈档案管理工作的深层次进行。另一方面，目前对档案资料的收集和整理工作还处于初级阶段，对其进行的开发和使用效果不佳，在某种程度上加大了管理工作的难度也不利于对住宅专项维护资金档案进行数字化管理。

（三）人员素养有待增强

近年来，在信息科技的飞速发展下，住宅专项维护资金的数字化程度也在逐步提高，这就需要档案管理者既要有较强的信息化管理知识和业务能力，又要对住房专项维护资金档案管理的工作程序有一定的了解，提高他们的综合素质和管理能力。但是，就住房专项维修资金档案的管理现状而言，存在着管理队伍素质不高、专业知识水平低下、不具备专业业务能力等问题，对档案管理工作的信息化发展造成了极大的阻碍。

三、住宅专项维修资金档案管理开发利用的途径

（一）优化管理制度

当前，要切实做好住房专项维护资金档案的管理和使用，必须持续改进和健全管理体制。相关部门要结合当前的房地产管理方式和发展特征，建立一套科学、合理的住房维修资金档案管理体系。在这个过程中，需要对市场发展的状况和需要做出正确的判断，并聘请专业的资金档案管理专家和技术人员对档案管理制度进行完善，以此来推动管理工作的可持续高质量发展。

（二）加强法制管理

首先，在强化法律制度管理的基础上，根据其管理特征，制订一套科学、合理、可行的管理法律法规，并对管理工作进行针对性安排，使管理更加有效。其次，在档案管理的法规文件中，对各方面的责任进行规定，由物业服务部门对其进行组织、申请、组织，经资金管理部门审核无误后，将资金拨付到建筑企业。最后，在制定法规性管理文件时，要明确规定各个工作的具体内容、管理原则以及方法等。

（三）开展标准化管理

要使住房专项维修资金档案的管理工作更加科学、统一、规范化，必须要进一步完善和规范管理标准，这里面包含对档案信息的收集、分类和编号，以及档案管理的依据和要求[2]。在多年的档案管理实践中，对住房专项维护资金档案进行规范化的管理，既能更好地明确管理的方式，又能使档案的管理水平得到提升，加强各部门的管理理念。

（四）构建数据库查询系统

从住房专项维护资金的档案管理现状出发，要使其更好地发挥作用，必须运用科技手段，构建专用数据库查询系统。对纠错系统进行高效利用，提高档案管理和利用的精度和有效性，对其蕴含的信息资源进行充分挖掘利用。在此期间，各级档案部门要按照房屋修缮需要的经费，做好相关的资料登记工作，尽量使资金档案信息能够最快、最正确地传递到档案管理的每一个步骤。管理人员还可以借助先进的电子设备，如扫描仪等，向数据查询系统输入完整的档案信息，并且增加调阅和查询等多个功能，以房屋的位置、产籍号、名字作为查询的出发点，从而更好地满足用户的需求。使现代电脑科技的分类和查询能力得到最大程度的发挥，并顺利地构建出一个完整的档案数据库。此外，借助Oracle数据库设计后台，用多层次的体系结构对系统进行完善，能够达到提升系统使用便利性的目的。Oracle是一种规模较大、分布较广的分布式数据库，能较好地解决用户对数据的查询需要，能有效处理千亿级的数据。

（五）加大人员培训力度

在现代科技的推动下，住房专项维护资金的档案信息资源的建设和使用是一项技术性很强的工作，相关人员需要有很强的专业知识和技能。所以，要想让档案管理者尽快地跟上现代社会的发展潮流和需求，就必须要强化对档案管理者的培养，对其进行理论知识的更新，让他们不断地学习法律、计算机技术等多个领域的知识。还需要在不断地学习和训练中，改变自己的观念，掌握好现代化的档案管理方式。需要注意的是，在对相关管理人员进行培训的过程中，为确保培训工作的效率和有效性，要持续开展培训工作，尽量避免培训中断的情况。从而在达到全方位提升人员管理利用能力的目的的同时，保障工作队伍充足的人才储备，进一步落实管理利用工作，促进工作质量的持续提升[3]。

四、结语

综上所述，科学管理和合理利用住宅专项维修资金档案是新时期市场经济繁荣发展以及城市化进程加快的必然要求。在具体的工作实践中，相关部门和人员要立足实际，通过健全管理制度、开展标准化管理、构建数据库查询系统以及人才培养等途径，切实提高档案管理水平，提高开发强度和使用效益，为城镇化建设以及建筑业的可持续发展保驾护航。

参考文献：

[1]李国强.住宅专项维修资金档案电子化管理探索——以日照市智慧维修资金信息化建设应用为例[J].中国房地产，2022，（19）：59-64.

[2]沈扬.住宅专项维修资金档案的管理及开发利用[J].办公室业务，2019，（06）：147-148.

[3]谢幼平.住宅专项维修资金档案的管理及应用研究[J].城建档案，2018，（07）：43-44.

作者简介：陈妍玲（1988—），女，汉族，湖北省当阳市人，硕士研究生，助理馆员，研究方向：档案管理。