农林科研院所档案管理工作的思考

高小惠，于 欣，刘一锦，窦 爽，郑 璐

（辽宁省旱地农林研究所，辽宁朝阳 122000）

0 引言

农林科研院所是我国重要的科学研究机构，承担着我国农林业科学研究、技术创新、科技推广、成果转化与乡村振兴等任务，代表了我国的农林科学技术水平，有效推进了我国农林业的增产增收，为我国农林事业的发展做出了巨大贡献。在农林科研院所的发展过程中，档案是必不可少的。档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，能直接有效地记录一个单位的发展历史、组织的各项活动，并为单位后续的相关活动提供有效参考[1]。对于农林科研院所而言，在实际管理工作中会产生文书档案、科研档案、会计档案、人事档案、实物档案、声像档案等大量档案资料，如何合理高效地利用农林科研院所档案，从而更好地为单位服务，是当前农林科研档案管理人员的工作重点[2]。

1 农林科研院所档案管理的意义

1.1 有利于各项工作的顺利开展

做好文书、会计档案的管理工作，有利于农林科研院所规范化管理，也为后续各项工作的开展提供了参考。对单位收到和发出的各类公文等文书档案及各部门开展业务的资料进行规范化整理，使单位能够明晰往年所开展的各项工作完成情况，及时掌握研究方向和研究内容，找出工作亮点、重大工作进展以及存在的问题，便于领导层做出科学合理的决策，制定下一年度工作计划、工作清单，更好地规划未来的发展方向，扎实推动各项工作稳步开展。另一方面，也有助于满足单位因面对各项检查而查阅档案的需求，如巡视、纪检的各项审计检查，本单位及上级主管部门负责人的任中和离任审计，本单位年度财务审计，各类项目审计，其他项目检查和绩效考核检查等等[3]。

1.2 有利于科研业务发展

一是促进科研项目的开发。农林科研院所的科研档案是在农林科研生产活动中的历史记录，包括科研项目从立项到验收期间种种数据报告等资料，是科研人员在科研工作中所形成的真实数据，为新项目的开发提供了借鉴与参考。二是促进农林科技成果的转化和推广。农林科技成果的转化和推广是农林科研单位的重要工作，做好档案管理工作，可以更好地整合和利用农林科技成果和技术文献，促进农林科技成果的转化和推广，提高生产效益[4]。

1.3 有利于科技人才引进和培养

一方面，做好人事档案管理工作，可以有效梳理本单位各类人员基本情况，如年龄职称分布、学历专业层次、专业技术水平，明晰饱和岗位与急需的欠缺岗位人员，合理制定本单位的人才引进及培养计划。另一方面，农林科研档案整合了各类农林专业技术和知识，为科研人员的培养提供重要的参考和支持，通过科研档案科研人员可以更加深入地了解专业技术和知识，提高生产的效率和质量[3-4]。

2 农业科研院所档案管理存在的不足

2.1 档案管理意识不强

农林科研院所涉及的档案种类繁多，在档案的收集整理过程中往往需要与职能部门、业务科室等多个部门进行交接，经手工作人员的重视程度影响着档案收集的时效性及完整性。有些农林科研院所存在“重科研、轻档案”的思想，部分工作人员甚至包括部分领导干部对档案管理工作的认识都存有一些误区，他们认为档案工作就是简单的文件收集归档工作，无法直接给单位带来经济和社会效益，只要完成保管查阅功能即可。尤其是科研档案，科研档案有别于其他档案，具有周期性长、资料分散等特点，科研人员往往更注重科学研究与科技成果等方面，而忽视科研档案的收集与归档，不能及时将具有保存价值的材料及时交接给档案管理人员，长此以往，易造成资料的遗失遗漏，导致科研档案流失严重[5]。

2.2 档案队伍专业化水平不高

农林科研院所缺少档案专业人才，大多数专职档案员是非档案专业出身，并未接受过系统专业的档案知识教育学习，相关档案知识多为后期自学，距离专业档案管理人员存在较大差距，不具备承担档案科技项目的能力，无法对档案进行更深入的研究。各科室配备的兼职档案员往往身兼数职，工作繁重，没有太多的时间、精力投入档案工作，对档案业务也缺乏专业的知识和技能，难以保质保量地完成档案管理工作[6]。另外，现今农林科研院所的档案员普遍年龄偏大，对于新设备新事物接受度较低，容易墨守成规，缺乏创新性，难以适应高速发展的现代信息技术。

2.3 档案信息化不足

随着大数据时代的到来，计算机信息技术在档案管理中的应用也越来越广泛，档案管理人员可以利用计算机进行数据的统计分析，提升工作效率。目前，农林科研院所已经陆续开展了档案信息化管理工作，但部分院所停留在初期探索阶段，实际上还是以纸质档案为主，这是因为：一是我国档案信息化建设起步较晚，农林科研院所档案大多历时久远，档案资料存量大，档案信息化工作体量大，导致信息化建设进度缓慢。二是在硬件设施基础上未满足专业的档案信息化设备管理要求，在软件上缺乏实用性强、易操作且安全可靠的信息化管理系统。三是档案管理人员对于相关系统设备的操作使用开发不够彻底，电子档案利用率低。四是在需要查证利用时，电子档案往往不具备纸质档案“白纸黑字”的直观性，其真实性容易受到质疑[7]。

2.4 档案利用率低

当前，农林科研院所的档案普遍侧重于收藏保管方面，档案资料的查阅利用也仅停留在浅表层，缺乏深度的使用与挖掘，这是因为：一是宣传力度不足，大众对于档案的作用和价值认知并不全面，更多的认知在于档案的收藏保护作用，而忽略了档案的开发使用价值。二是受众者少，农林科研院所档案具有专业性，使用者往往局限于相关专业的科研人员。三是档案管理人员缺乏档案资料的编研能力，导致借阅者往往查不到自己想要的信息。四是现代科学技术发展迅速，知识更新迭代，通常科研项目需历时几年结题，形成完整档案周期长，归档不及时，致使数据具有滞后性，参考价值低[8]。

3 推动农林科研院所档案高效管理的建议

3.1 建设标准化档案室

建设一个高标准的综合档案室是农林科研院所档案管理工作开展的基本保障，农林科研院所应将档案室的建设纳入到单位常规基础设施建设，遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则，在场地和资金上为其提供支持，使档案室建设达到标准。建设标准化档案室要做到以下两个方面：一是档案管理用房的选址，档案管理用房一般包括档案库房、办公室、阅览室三部分，档案管理用房需满足档案用房 “三分开”的要求，做到相互联系又有所分隔，三室相邻设置，远离卫生间、配电房等存在安全隐患的场所。二是硬件设施的配备，综合档案室应配备专业设备，如档案密集架、电脑、扫描仪、空调、防磁柜、防盗门、遮光窗帘、加湿器、烟雾报警器、二氧化碳灭火器、监控系统等，满足档案管理工作开展的基本需求的同时加强安全防范措施[9]。

3.2 提升档案意识

3.2.1 构建档案管理制度体系

做好档案管理工作，构建健全的档案管理制度非常必要。我国先后制定实施了《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《科学技术档案工作条例》等法律条例，明确规定了档案工作的方方面面，让档案管理工作有章可循、有法可依。农林科研院所应立足于本单位管理现状，实行档案集中统一管理原则，建立全面的档案管理制度，成立档案领导小组，由单位领导分管档案工作，明确专兼职档案员的岗位职责。如，各部门兼职档案员应依据归档范围和时限，定期主动收集资料，按时向档案室移交；专职档案员负责对移交的资料进行系统的整理、分类、立卷、归档[10]。另外，保密是档案工作中非常重要的一个方面，档案中包含着组织和个人的一些信息，如果公开或者或滥用，将会造成严重损害，而有些科研档案一旦泄漏，容易产生知识产权纠纷，因此也应建立严格的档案保密制度、借阅制度、销毁制度等。

3.2.2 加强宣传引导

充分利用国际档案日、法制宣传日等重要宣传节点加强对档案工作的宣传，依托单位门户网站、微信公众号、电子屏等平台，通过标语、海报、微信群推送信息等方式进行档案法律法规的普及宣传。参加档案知识竞赛、征文等活动，提升档案专业知识，展示档案工作成果，宣扬档案典型事迹，增进单位人员对档案的了解和对档案价值的认同，改变错误的思想观念，真正认识到档案管理工作的重要性和必要性，营造重视档案工作、支持档案工作的良好氛围[11]。

3.2.3 健全考核机制

农林科研院所应结合单位实际，制定相应的档案工作考核机制，将档案管理工作纳入单位绩效考核指标中。明确责任人、监督人，并开展相应措施提升档案管理人员的积极性与主动性。如，为档案管理人员提供成长空间，在人事任免上可以大胆提拔任用表现优异的档案人才，让档案管理工作有“盼头”、有“奔头”；将档案管理工作与年度考核、职称评聘、评优评先等挂钩，激发档案管理人员的工作积极性及自觉性，在根本上引起档案管理人员的重视[12]。

3.3 加强档案队伍人才建设

要想高质量开展档案管理工作，离不开一支高素质专业化的档案管理队伍。加强档案队伍人才建设可以从以下两个方面开展：一是吸纳专业人才，在每年的招聘计划中，合理规划配置档案人才队伍，设置相关岗位，从高校和社会上招录具有档案专业经验的高层次人才，为档案管理队伍注入新鲜血液，优化档案队伍的学历结构、专业结构和年龄结构[13]。二是加强培训，档案业务培训有助于档案人员学习新技术、新知识、新设备，快速走向专业化。农林科研院所应针对专兼职档案员制定科学的培养计划，依托档案局等部门开展的各项档案专业教育培训，学习档案专业知识，扎实档案实操技能。与此同时，派遣专职档案员到省、市档案馆、档案局等专业机构进行参观和学习，学习其管理方法及经验，提升综合能力。

3.4 加快推进档案信息化建设

3.4.1 加大信息化建设资源配置投入

在大数据的时代背景下，档案信息化建设是顺应时代发展的必然选择，农林科研事业单位在档案信息化建设资金方面应给予支持，结合单位实际情况，引进数字档案管理系统或平台，配置必备的硬件设备，包括信息化建设所需服务器、采集设备、存储设备、终端设备等。推进构建系统完备、高效实用、安全可靠的档案信息化基础设施，提升档案信息化能力。农林科研事业单位也应重视后期数字档案管理系统平台的更新维护，确保信息化工作持续开展[14]。

3.4.2 加强档案安全防控

安全问题是档案信息化建设的重中之重，农林科研院所档案有的属于涉密材料，保证档案信息化工作的安全性十分重要。一是建立安全保密防护系统，设立档案信息化专用设备，与其他工作设备分开使用，设置相关权限，利用身份验证、密码等方式对档案资料信息进行加密保护，提升档案信息化的可靠性和安全性[15]。二是提升档案管理人员的保密意识，档案管理人员是档案资料安全防控的第一道防线，定期对档案管理人员进行保密教育，加强保密意识。三是加强档案信息化工作的监管，对档案信息化设备及管理系统定期开展排查工作，防止网络安全漏洞等隐患问题。

3.4.3 提升档案信息化利用率

将农林科研资料充分开发与利用，实现科研档案信息资源共享，既有助于加深档案管理信息化程度，也是档案信息化建设的最终目标。农林科研院所的档案资料包含着大量的科研资源，开发利用价值极高，可以为农林科研工作者、生产者提供参考，进而提升经济效益与社会效益。未来，农林科研院所也可以建立档案资源信息共享平台，借助计算机、互联网等现代化工具将科研档案资料进行编研并上传至共享平台，方便相关从业者查阅，使农业科研档案由“馆藏”走向社会，由封闭管理走向开放服务，提升农林科研档案资源利用率[16]。