基于RPA的财务共享服务中心费用报销流程优化探究

赵敬兰

【摘要】基于大数据与人工智能的应用现状与发展趋势，大中型企业积极引进智能化技术，以提升企业的经营能力。机器人流程自动化技术（RPA）的发展，为企业财务共享服务中心的应用提出了新的方向。文章通过对企业财务共享服务中心费用报销流程的现状分析，提出将RPA技术应用到费用报销业务流程中，代替其中可重复、有规律、工作量大的人工工作等相关建议，从而优化费用报销流程，提高企业财务管理水平。

【关键词】大数据；RPA；财务共享；费用报销

【中图分类号】F275

★ 基金项目：2021年重庆开放大学（重庆工商职业学院）科研项目“基于RPA的财务共享服务中心的财务管控研究”（NDYB2021-40）。

一、引言

随着经济全球化竞争的加剧和信息技术的高速发展，为了减少经营成本，提高财务管理的有效性，大型集团企业设立财务共享服务中心已成为一种趋势，可以将分布在各地的分公司和分部中发生的大量重复的、标准化的工作都集中在一个地点的财务共享服务中心完成，从而实现规模效益，规范公司的管理[ 1 ]。作为近年来大数据技术代表之一的机器人流程自动化（Robotic Process Automation，以下简称RPA）在众多分工明确、程序规范的财务共享服务中心中能够很好地运用，而且已经被证明可以在各行业中提高企业的经营效率，降低人力成本[2]。

在数字经济的带动下，企业的财务管理可以将先进的技术和自身的经营方式结合起来，以助力企业长远发展。费用报销作为集团企业日常工作中一个重要的部分，涉及到企业的每位员工，并且发生的频率很高，集中到财务共享中心完成可提高费用报销的效率，对降低人工成本和提高企业管理水平具有重要作用[ 3 ]。如何结合企业发展实际，充分运用RPA等自动化技术到企业费用报销业务操作流程当中，是一个亟待解决和思考的问题。

二、财务共享中心费用报销流程的现状

近年来，随着企业规模的不断扩大，企业相关的费用报销数量也随之增多。建立了财务共享服务中心的企业在进行报销的时候，可以选择在电脑端或者手机端操作，报销速度和便利性较之前大幅度提升。在财务共享服务模式下，财务组织得以重组优化，费用报销流程得以再造，使得流程化和标准化较强的报销工作完成效率提高[ 4 ]。

财务共享中心配有费用报销小组，设立了票据初审、单据稽核、费用核算和计算等多个岗位，分公司和分部的员工在财务应用平台上填写报销单据和上传原始凭证以提交报销申请，然后集中在财务共享服务中心进行票据审核、资金结算等工作。但在费用报销流程中，大量的纸质发票、ORC扫描技术应用不广泛和存在大量审批流程等原因会导致财务共享服务中心仍存在大量重复性高的工作，加大了企业的人工成本和降低了企业财务管理效率。

三、财务共享服务中心费用报销流程的问题分析

（一）纸质单据增加报销成本

目前，仍有很多企业将纸质单据作为报销的主要凭证，各分公司的报销人员在填制报销单后交由部门领导进行审核，再将一段时间内的原始凭证邮寄到财务共享中心，由共享中心初审岗的财务人员审核原始凭证及交接单的一致性和真实性。几年前我国就一直在积极推动电子发票的使用，提倡企业和个人在消费过程中开具电子发票，提高发票的无纸化率，但是目前在企业中依然存在大量的纸质发票。由于普遍费用报销的员工与财务共享服务中心不在一个地方，员工必须将纸质发票统一收集起来后邮寄到财务共享服务中心，增加了报销的成本。

财务共享服务中心票据初审岗的员工要对纸质发票进行逐一审核，检查发票是否有破损脏污等问题，对不清晰的纸质发票扫描件、错误的发票内容填写等有问题的报销单进行退单处理，需要耗费大量的时间和精力。此外，纸质发票可能存在破损、丢失等现象，由于很多发票都具有唯一性，需要妥善的保存及粘贴处理，其过程比较繁琐，会造成人力和资源的浪费。同时，针对一些特殊的业务，比如员工培训通知单需要领导签字之后作为原始纸质报销单据，需要在各部门直接传递审核，也会很大程度地降低报销效率。这种单一的、重复的财务工作会耗费大量的资金和人力，从而影响到财务人员的工作效率。

（二）发票关键信息提取工作量较大

随着经济的快速发展，越来越多的集团企业都面临着票据数据和信息采集带来的困难。目前，很多报销人员在填写报销单的时候都是手工填写报销发票的内容，例如发票的日期、金额、事项等。虽然有的公司利用扫描软件等工具能快速识别发票信息，但是应用并不广泛。在税务局的网站，可以根据增值税专用发票和增值税普通发票的代码和号码等信息输入，实现对发票信息真伪的查询，人工工作量较大。对于定额发票、手写发票、火车票等无法自动查验发票信息，需要报销人员根据报销事项，逐一填写发票信息，手工填写的错误率较高。

此外，由于发票信息是手工录入的，财务共享服务中心工作人员在审核报销单时，需要对比发票信息与报销单的内容是否一致，增加了审核的工作量。并且，传统的报销方式存在重复打印、重复报销等问题，这些都是人工审核过程中难以辨别的。尤其是在对各种类型发票的真实性进行审查时，要花很多时间去手工扫描、识别、核对等，由于缺乏智能终端，无法提取和处理关键信息，造成了人力资源的碎片化和低价值的浪费。

（三）辨别费用报销附件是否合规有一定难度

费用报销附件为原始凭证，附件是确认费用真实性的主要依据。报销的附件包括发票、车票、机票等符合费用报销要求的凭证。因为各城市的具体情况不同，必须认真审核报销附件，排除不合格因素。费用报销附件的不合规也分为形式上的不符合和本质上的不符合。形式上的不符合是指附件的种类和其他财务方面的不规范，例如报销人使用无税务监制章的发票。本质上的不符合，比如分公司员工在报销差旅费的时候，所提供的车票是否为本次出差的车票，餐饮发票、住宿发票是否符合报销标准，以及同一项目的报销人员与项目人员的名单等。同时要对发票进行真伪鉴定，必须在税务部门的网站进行的查询，以防止伪造。财务共享中心工作人员应全面审查发票上的各项内容，報销后的电子发票，依然可以储存在报销人员的电脑、手机或邮箱里，因此可能存在虚报的虚假票、重复报销电子发票等违法行为。当前，对电子发票进行核对的主要方式是由财务工作人员登录国家税务机关的发票核对平台进行人工扫描和核对，从而造成了大量的重复劳动，大大降低了报销的及时率。

（四）费用报销审批工作量大

费用报销审批是报销流程中的关键环节。

对报销项目的辅助材料的识别、发票的真实性和流向的识别、审核和记账是财务共享服务中心财务人员的重要工作。财务共享服务中心的稽核人员按报销事由手工选取账目，检查相关资料是否完善、发票日期是否准确等，并与款项的支付方向是否相符。在这个过程中，财务共享中心的稽查员必须认真处理每一个细节，其庞大的工作量会花费更多的时间和精力，导致工作效率的下降。

（五）报销款支付不及时

当前，财务共享中心在支付部分没有建立员工信用评级体系，当报销单累积到一定数量时，不能对各部门的资金进行分流，导致员工在报销和领取工资的过程中会有很长的一段时期。如果没有按时支付报销款，不仅会影响到职工的工作热情，还会严重地影响到公司的人员稳定性。

由于在申报和付款时，没有事先对员工的信用级别进行分流，造成了大量未报销单据积压，致使基层工作人员出现了发票与报销内容不一致、循环重复退单、报销单号与凭证混乱等问题。另一方面，由于报销工作很多都累积到月末，短时间内工作量剧增，会让报销工作人员产生巨大压力，可能导致员工辞职率上升，影响财务共享服务中心的人员稳定性。

四、基于RPA的财务共享中心的费用报销流程优化

通过以上对费用报销流程的现状和问题分析，发现在集团企业的费用报销流程中存在着重复性高、单一标准化的人工环节。因此，目前财务共享服务中心的费用报销流程应该从大量依赖人员手动操作转变为自动化、灵活化、低成本化的工作。RPA技术的迅速发展应用到费用报销流程中，能解决重复性高、单一标准化人工环节的问题，并且可以使用电子发票代替大部分纸质发票，运用ORC自动扫描技术、根据报销人员不同的信用评级决定报销顺序等方式提高费用报销效率。RPA技术在费用報销流程中的应用大致如下。

（一）智能提取发票关键信息

对于纸质发票在保管和邮寄途中可能会出现的丢失及损坏问题，分公司报销人员可以将纸质发票进行扫描整理，并由分公司的财务人员统一汇总，再定期通过电子邮件的形式打包发送给财务共享服务中心。利用RPA自动下载、归集、筛选出各分公司的发票报销单据，再通过ORC扫描所有的报销单据和发票，经整理汇总，完成初步处理任务。通过RPA对重要的发票信息进行提取，实现对报销单据的自动生成。报销人员登录公司支付系统，检查RPA自动产生的费用报销申请表，核对无误后可以确认报销申请。通过RPA智能提取发票关键信息，可以大大地提高填写报销单的速度、增大录入报销单录入正确率及减少后期的核对发票与报销单是否对应的工作量。

（二）智能核验发票真伪

报销发票在费用报销的过程中需要对其真实性进行核验，相比之前需要手工登录税务局网站核验增值税发票的真伪，利用RPA技术会极大地提高发票核验效率。RPA技术可以按照预设的规则自动进行核验，辨别发票的真伪。通过“启动活动”规则，添加国家税务总局的网址，设置登录网站，再通过“ORC识别”规则来提取报销发票中的如发票编码、日期、号码等需要录入的信息，最后通过“网页要求”规则接口去自动输入网站中需要填写的验证码，可以自动验证发票的真实性。对于未核验通过的发票，RPA将发送核验未通过的信息给分公司报销人员，报销人需要寻找未通过原因并重新填写费用报销单。对于核验通过的发票，将跟报销单的相关数据进行一致性对比，一致后将转入下一步费用报销流程。因此，财务共享中心工作人员将会大大减少核验发票真伪的工作量，以提高发票管理的效率。

（三）智能审核单据及支付报销款

财务共享中心的工作人员通过RPA，将提交的申请表和附件中的重要资料，例如员工编号、项目编号、报销金额、发票名称等，与系统内的报销标准相比较，判定是否合理；通过采集到的发票代码、发票号、发票日期、购方税号、销方税号、金额、税额等信息，自动登录全国增值税发票查询系统，对发票进行归类；通过对预算表的阅读，确认款项与预算相符，然后自动输入并进行审核。审核完毕，系统会生成一张支付凭证，RPA机器人会按照订单的要求，将支付信息输入到系统中，然后在网上银行进行付款。一旦审核通过，系统就会自动生成一份付款单，结算中心会根据付款信息在指令池中生成相应的付款指示，将订单发送给相关人员，然后财务人员负责对款项的支付及账户的资料进行核对，审核合格后，将根据信用期限将其归类。按照信用级别的先后次序，实时发送付款通知，将付款凭证送到等待付款中心，如果没有银行和企业的直接联系，财务机器人会自动运行支付流程，再向银行发出付款申请。

（四）智能进行账务处理

在支付之前，相关的报销人员会在支付过程中选择自己常用的一种支付方式，如内转、入卡、电汇、支票等，在支付人确认后，自动生成相应的支付凭证，然后自动提交、审核，由财务机器人提交给公司的管理层进行审核。在报销流程结束后，报销单将会推送给财务共享服务中心的记账会计，RPA可以根据审核通过的报销单自动完成记账业务，极大提高工作效率。

五、结语

RPA的运用，使企业财务共享服务中心的运作方式发生了革命性的变化。文章针对目前财务共享中心费用报销流程的现状和问题进行分析，将RPA技术应用于提取发票信息、核验发票真伪、智能支付和账务处理等方面，可以提高工作效率，加强预算管理，减少人工成本，提高企业财务管理的效率和质量。

主要参考文献：

[1]陈磊.财务共享服务助力企业财务转型的探讨[J].财务与会计，2022（22）：62-64.

[2]王厚明.RPA助力企业财务数字化转型[J].中国注册会计师，2021（05）：93-95.

[3]周奇凤.财务共享模式下费用报销管理探析——以重庆钢铁为例[J].财会通讯，2020（04）：102-105+114.

[4]曲京山，张晶，李玉松.财务共享模式下的高校科研管理改进研究[J].会计之友，2020（20）：87-92.

责编：杨雪