加强信息技术应用，提高企业合同管理水平

陈天

摘 要：本文探讨了信息技术在企业合同管理中的重要性和应用前景，分析了其对企业合同管理效率、合同履约风险、合同履行的透明度、企业数字化转型等方面的影响。通过应用信息技术，企业不仅能够实现合同起草与审批的自动化、合同签署与执行的电子化，还能够智能识别与预警合同风险、集中存储与查询合同台账数据及跟踪与评价合同履行情况，从而提高合同管理水平，有效规避合同风险。

关键词：信息技术；合同管理；自动化

随着全球化的深入发展，国际竞争日益加剧，企业面临着越来越复杂的合同管理挑战。在此背景下，信息技术的应用为企业合同管理提供了新的解决方案，有助于企业更好地应对合同管理的挑战，确保项目的顺利完成。

一、信息技术在企业合同管理中的重要性和应用前景

（一）重要性

一方面，信息技术的应用有助于企业提高合同管理效率。通过应用信息技术，企业可以迅速生成、审批并签署合同，降低人力成本，提高合同管理效率。

另一方面，信息技术的应用有助于企业防控合同风险[1]，提高合同履行的透明度和合规性。通过应用数据分析技术，企业可以及时识别并有效防范合同中的潜在风险，降低履约风险和法律纠纷的发生概率；通过建立统一的合同数据库，企业可以将所有合同数据集中存储于数据库中，以便随时查询和追溯；通过利用合同管理系统的实时监控功能，企业可以实时监控合同的履行情况，及时发现问题并采取有效措施加以解决，以提高合同履行的效率和质量。

（二）应用前景

随着人工智能和大数据等技术不断发展，合同管理系统将变得更加智能，不仅可以自动分析合同内容并提供风险预警及决策建议，还可以与其他业务系统进行数据交互，从而打破信息孤岛，实现数据共享。同时，未来合同管理系统的云端化和移动化趋势也将更加明显，用户可以通过手机、平板电脑等移动设备随时随地进行合同的签署和管理，从而极大地提高合同管理的便捷性和灵活性。需要注意的是，随着信息技术的广泛应用，企业也面临着数据安全和隐私保护问题。因此，未来的合同管理系统将更加注重数据安全和隐私保护。

二、信息技术对企业合同管理的影响

（一）提高合同管理效率

一方面，传统的合同管理方式往往需要频繁的人工操作和大量的纸质文档，合同管理效率较低且容易出错。而通过应用信息技术，企业可以实现合同起草、审批、签署等环节的自动化，克服传统合同管理方式的缺陷，提高合同管理效率。

另一方面，通过应用信息技术，企业还可以对合同进行分类、归档和检索，方便后期快速找到所需的合同信息，进一步提高工作效率。

（二）降低合同履约风险

一方面，通过应用信息技术，企业可以及时识别合同中的潜在风险，从而在合同签署前采取有效的措施加以解决。

另一方面，通过应用信息技术，企业可以对合同履行情况进行实时监控和跟踪，及时发现违约行为和异常情况，并采取有效的措施进行防范和控制。

（三）提高合同履行的透明度

由于所有合同数据都集中存储在数据库中，因此，企业可以实时查询和追溯合同的详细信息、履行进度及相关数据，并了解、分析和评估合同履行情况。除此之外，信息技术的应用还可以为企业解决合同纠纷提供证据支持。

（四）促进企业数字化转型

随着数字化时代的到来，企业数字化转型已成必然趋势。信息技术在合同管理中的应用，不仅有助于企业提高运营效率和市场竞争力，还有助于企业实现合同管理的数字化、智能化，优化合同管理流程，加速推进数字化转型。

（五）为企业决策提供支持

信息技术为企业提供了丰富的数据资源及强大的分析工具。通过应用信息技术，企业不仅可以挖掘和分析历史合同数据，发现其中潜在的价值，从而为未来的合同管理和投资决策提供有力支持[2]，还可以模拟不同的合同场景和方案，进行风险评估和预测，从而制订科学的战略规划。

三、信息技术在企业合同管理中的具体应用

（一）合同起草与审批的自动化

首先，合同管理系统可以根据预设的合同模板快速生成合同草案。企业可以按照法律法规要求、结合过往的合同经验来设计合同模板，并将其上传合同管理系统。如此一来，在合同起草过程中，企业只需在系统中选择合适的合同模板，然后根据实际情况填写或选择关键信息，如合同双方名称、标的物、价格等，最后等待系统自动生成完整的合同草案。例如，企业在起草租赁合同时，只需选择租赁类合同模板并填入租赁物、租期、租金等关键信息，系统便能快速生成一份符合企业要求的租赁合同草案。

其次，合同管理系统的智能填充功能可以进一步简化合同起草过程。智能填充功能可以识别用户输入的关键词，并自动从数据库中检索相关信息进行填充。这不仅能够减少人工输入的工作量，还能够避免因输入错误而导致的信息不一致问题。例如，在填写合同信息时，系统可以自动识别并填充已存储的信息，包括名称、地址、联系方式等，从而确保信息的准确性和一致性。

最后，工作流技术的引入可以实现合同审批流程的自动化。各级审批人员可以在合同管理系统中在线查看合同草案并进行审批操作；合同管理系统会根据预设的审批规则自动流转到下一环节，并将合同草案自动发送至相应的审批人员。这种自动化的审批方式不仅能够加快审批速度，还能够避免因手动流转而导致的延误和失误。例如，销售合同往往需要经过销售经理、财务经理和总经理的审批。基于工作流技术的合同管理系统能够将销售合同草案自动发送至相关人员，并在相关人员完成审批后自动更新合同状态，从而实现合同审批流程的自动化管理。

（二）合同簽署与执行的电子化

由于固有的局限性，如效率低、易丢失、易篡改等，传统的纸质合同签署方式已难以满足现代企业对合同管理高效、安全、便捷的需求。因此，在信息技术的支持下，合同签署与执行的电子化已成为企业合同管理不可或缺的一环。[3]

一方面，电子化签署是指通过采用数字签名、加密等技术手段来确保合同的真实性与安全性。其中，数字签名作为一种电子身份验证方式，可以有效防止合同在传输过程中被篡改、伪造；加密技术则能保护合同内容免受未经授权的访问或窃取。上述技术手段能够共同构建一个安全、可靠的电子化签署环境。

另一方面，电子化执行使合同履行过程更加便捷。企业不仅可以在合同管理系统中实时查看合同状态，了解合同履行的进度和情况，还可以通过系统上传履行证据，如交货单、验收报告等，以更好地监督和管理合同履行过程。这种全过程的电子化管理方式既能够提高合同履行的效率，又能够增强合同管理的规范性。例如，供应商和采购方可以通过电子化方式签署采购合同。在合同履行过程中，供应商可以通过系统上传交货单、产品质量证明等文件，采购方可以在线确认收货并进行付款操作。以电子文档代替传统的纸质文档，能够避免纸张浪费，降低人工操作出错的概率，极大地提高合同履行效率。

（三）合同风险的智能识别与预警

合同风险是企业经营过程中最常见的法律风险之一。尤其是投资类企业，其项目合同往往涉及大额资金、复杂条款和多方利益，因此，合同风险管理的有效性直接关系到企业的经济利益和社会声誉。

一方面，企业可以利用合同风险预警管理系统深度分析各类合同风险。合同风险预警管理系统可以自动扫描合同文本，识别其中的关键条款、异常表述，帮助企业及时发现潜在的合同风险。例如，一些合同可能会存在责任划分模糊、权利义务约定不平等的条款，合同风险预警管理系统可以通过自然语言处理和机器学习算法，迅速定位这些合同中的潜在风险，并提醒合同管理人员加强合同审查。

另一方面，合同风险预警管理系统还可以结合历史数据和风险模型，对合同履行过程中的潜在风险进行实时预警。例如，系统可以根据过去供应商延迟交货的情况，在新合同签订或履行过程中发出预警，提醒采购部门采取相应措施，如增加违约赔偿条款、寻找替代供应商等。这种智能化的风险识别与预警方式不仅能够提高合同风险管理效率，还能够结合大数据和机器学习技术，不断优化算法，进一步提高风险识别的准确性和风险预警的及时性。

（四）合同台账数据的集中存储与查询

合同台账数据管理是企业合同管理的关键环节。随着信息技术的引入，尤其是合同台账数据集中存储与查询技术的出现，企业合同管理发生了革命性的变化。

首先，通过建立统一的合同数据库，企业可以将所有合同数据集中存储在一个平台上。这种集中式的存储方式不仅能够确保数据的完整性和一致性，还便于后续查询和使用。无论是合同的基本信息、履行情况还是相关附件，都可以在统一的合同数据库中进行检索。

其次，通过应用数据分类和索引技术，企业可以快速查找所需的合同信息。例如，通过关键字搜索、条件筛选等方式，企业可以迅速找到符合特定条件的合同数据，如在某个时间段内签订的合同、与某个供应商签订的合同等，提高数据检索的效率和查询结果的准确性。

最后，集中式存储和查询方式为企业加强内部控制与合规管理提供了有力支持。通过实时监控和分析合同数据，企业可以及时发现潜在的风险和问题，并采取有效的措施进行防范和纠正，从而确保合同管理流程符合法律法规要求，降低合规风险。

（五）合同履行的跟踪与后评价

在合同履行过程中，通过利用合同管理系统的跟踪功能，企业可以实时监控项目进度、质量及成本等，了解各项任务是否按计划完成，以及是否存在延期风险等。同时，合同管理系统还能自动生成质量报告，记录合同履行过程中的质量问题和采取的改进措施。以建筑工程合同为例，建筑企业质量管理部门可以通过合同管理系统记录施工过程中出现的质量问题，并跟踪整改过程，确保工程质量达标。同时，建筑企业成本管理部门可以利用合同管理系统的成本跟踪功能，实时监控工程项目的成本变化，防止成本超支。

在合同履行结束后，企业可以利用合同管理系统进行后评价，包括评价合同履行的效率、质量、成本等。通过后评价，企业可以总结合同履行過程中的经验教训，为后续相关工作提供参考。

四、结语

综上所述，信息技术在合同管理中的应用不仅可以提高企业合同管理效率和合同履行的透明度，降低合同履约风险，还可以推动企业的数字化转型，为企业决策提供有力支持。因此，企业应积极引入先进的信息技术，全面优化合同管理流程，进一步提高合同管理质量，进而在市场竞争中保持竞争优势。未来，随着科技的不断进步和应用场景的不断拓展，信息技术在企业合同管理中的重要性将进一步凸显。

参考文献：

[1] 吴红松.信息化技术在项目实施管理中的应用[J].化工管理，2022（05）：151-153.

[2] 朱磊峰.探究信息化技术在水利工程施工管理中的运用[J].水电水利，2023，7（06）：139-141.

[3] 王刚.论项目管理在企业信息化项目实施中的运用研究[J].中文科技期刊数据库（全文版）工程技术，2022（10）：5-8.

（作者单位：中铁投资集团有限公司）